C. Thực hiện quyết định của cơ quan hải quan
4.3.1Lựa chọn phương thức điều hành và giám sát phù hợp
b) Phân tích dữ liệu
4.3.1Lựa chọn phương thức điều hành và giám sát phù hợp
Để điều hành và giám sát đạt được hiệu quả cao thì đối với công ty hiện nay việc áp dụng phần mềm quản lý trên máy vi tính để điều hành là có hiệu quả nhất. Tất cả các hợp đồng, các giấy tờ đều chỉ được lưu dưới dạng giấy tờ cất trong tủ. Như thế, trong thời gian ngắn thì có thể nhớ được các công việc cần làm nhưng về lâu dài thì mọi việc khó có thể làm đến nơi đến chốn. Công ty nên cập nhật mọi thông tin về hợp đồng, về các công việc cần làm. Như thế, nhân viên phòng XNK sẽ nhận được thông tin về lô hợp đồng này một cách tổng quát nhất, dù ai được chuyên trách công việc gì cũng có được cái nhìn tổng thể về hợp đồng nhập khẩu bất kỳ. Hơn thế nữa, ban giám đốc cũng sẽ thường xuyên cập nhật các công việc cần phải đôn đốc, chỉ đạo công việc sát sao hơn. Các giấy tờ cần phải làm, phải nộp cho các cơ quan hữu quan khi nào đến hạn sẽ được báo động.
Một lợi thế nữa khi dùng phần mềm quản lý là tổng hợp được các thông tin như: ngày phải giao hàng cho khách, do đó tính toán được lượng hàng có thể về ghép cho một đợt nhập hàng, tên người bán và các sai phạm trong quá khứ, những điều cần chú ý….Nên có biện pháp thúc giục bên xuất khẩu giao hàng đúng như hợp đồng hai bên đã ký kết. Công việc này giúp nhân viên thực hiện tốt hơn nhiệm vụ của mình tránh được tình trạng mở các bộ tờ khai lẻ tẻ, thuê xe riêng rẽ. Và tạo sự chủ động trong công việc.
Phương thức giám sát thông qua phương thức gọi điện tuy không hữu dụng trong một số trường hợp, nhưng dù sao nó vẫn là phương thức chính được áp dụng ở công ty hiện nay. Do khoảng cách địa lý nên việc thực hiện phụ thuộc rất nhiều thái độ cộng tác của bên bán – bên xuất khẩu. Tuy nhiên, công ty nên thể hiện thái độ cứng rắn nhưng mềm mẻo khi vừa đe dọa, vừa dỗ dành đối tác. Để đối tác thấy phải có trách nhiệm để thực hiện các điều kiện hai bên đã ký kết. Đặc biệt, với bên bán là công ty thương mại lấy hàng từ công ty sản xuất sau đó xuất thẳng sang Việt
Nam thì nên yêu cầu họ gửi các hình ảnh chứng minh về hàng hóa như: quy cách đóng gói, bảng ký mã hiệu hàng hóa, chụp phần ngoài của hàng hóa....để chứng minh chắc chắc hàng hóa có đủ tên, ký hiệu Model, tem mác, thông số kỹ thuật chính xác. Và gửi hình scan hay hình ảnh chụp các chứng từ trước khi gửi cho công ty chuyển phát nhanh hay người vận tải để công ty kiểm tra trước và nếu có sai sót thì sửa chữa kịp thời.
Và giám sát việc hoạt động của chính các nhân viên phòng XNK thông qua việc giám sát chéo. Một người làm nhưng để nhân viên khác kiểm tra, kiểm chứng lại đặc biệt là đối với nhân viên mới. Việc giám sát chéo này giúp các nhân viên tự học hỏi lẫn nhau, nâng cao khả năng hoàn thiện các chứng từ và môi trường làm việc thêm thân thiện.