C. Thực hiện quyết định của cơ quan hải quan
3.3.2Kết quả phỏng vấn chuyên gia
b) Phân tích dữ liệu
3.3.2Kết quả phỏng vấn chuyên gia
Từ cuộc phỏng vấn với giám đốc cho biết, công ty kết hợp sử dụng cả thuê công ty bên ngoài để nhập hàng từ Tân Thanh. Giám đốc cho biết: thời gian nhập hàng trung bình là khá dài, nên số lần giao trễ hàng cho khách là khá cao. Với các dây chuyền máy móc lớn, khi mà thời hạn giao cho khách quá sát, hay nhân viên phòng XNK đang lo các lô hàng khác trên cửa khẩu thì công ty sẽ thuê người ngoài để kịp tiến độ tránh không bị phạt với khách hàng nội địa.
Giám đốc chủ yếu kiểm soát qua báo cáo bằng miệng, qua ghi chép của phòng hành chính khi nghe điện báo cáo của nhân viên trên Lạng Sơn và chỉ khi nào thực hiện xong thì nhân viên XNK lập văn bản báo cáo các và quyết toán chi phí. Giám đốc trả lời việc thực hiện nhập hàng trên Tân Thanh xa với Hà Nội, những bất ngờ xảy ra khó lường trước và nếu nhân viên XNK không ứng phó kịp thời có thể gọi điện vừa báo cáo lại vừa xin ý kiến cấp trên.
Sự thay đổi nhân sự của phòng XNK có là nguyên nhân làm số lượng hợp đồng thực hiện có sai sót chiếm tỷ lệ rất cao không? Giám đốc trả lời: có, nhưng
không là nguyên nhân chính. Nhân viên mới vào thường mất một thời gian để va vấp với những thực tế xảy ra và để xây dựng mối quan hệ với các cơ quan hữu quan.
Hơn thế nữa, do thiếu sự chia sẻ thông tin giữa các phòng ban đặc biệt là phòng kinh doanh, phòng phiên dịch và phòng XNK nên đã xảy ra các trường hợp đáng lẽ không xảy ra.
Từ cuộc phỏng vấn với các nhân viên trong phòng XNK, khó khăn về thời gian, hồ sơ hải quan và kiểm hóa là khó khăn nhất. Thông thường việc nhập hàng không thể tiến hành xong trong một ngày. Ngày đầu tiên chỉ có thể làm: sang bên Pò Chài kiểm tra số lượng, kí mã hiệu hàng, số lượng các phụ tùng kèm theo. Đến hôm sau thì mới bắt đầu khai hải quan điện tử, làm thủ tục hải quan và xuất trình hàng hóa để kiểm hóa. Và với một số mặt hàng có xảy ra sự khác biệt trong áp mã HS cho hàng hóa của doanh nghiệp và hải quan diễn ra. Đối với các mã khác biệt, hải quan không chấp nhận mã HS mà doanh nghiệp áp, bắt buộc doanh nghiệp phải thay đổi điều đó có nghĩa là nếu hàng hóa này thuộc giấy phép của BCT thì doanh nghiệp phải xin giấy phép lại và làm lại hoàn toàn giấy tờ. Trưởng phòng XNK đánh giá: trường hợp như vậy không phải là không xảy ra, khi đó phải cử nhân viên về Hà Nội xin giấy phép hoăc gọi điện cho nhân viên ở nhà làm hồ sơ xin Bộ Công Thương. Rất mất thời gian khi hàng đã về đến Pò Chài và tăng thêm chi phí cho công ty khi phải áp mã HS khác và các chi phí cho sự sửa đổi này. Hơn thế nữa, các mã HS áp thường thuế suất cao, doanh nghiệp khó chấp nhận nhưng nếu không áp mã HS của hải quan thì dẫn đến đề nghị một bên trung gian đứng ra quyết định, quá phức tạp và mất thời gian cho nên doanh nghiệp thường quyết định áp mã hàng hóa mà hải quan yêu cầu. Việc này làm cho các giấy tờ hải quan như: phụ lục tờ khai, giấy phép BCT phải làm lại. Khi được hỏi về nguyên nhân hàng của công ty đều bị kiểm hóa toàn bộ, trưởng phòng XNK cho biết: do chúng ta gặp nhiều sai phạm trong khi làm thủ tục hải quan, tạo ra sự nghi ngờ cho nhân viên hải quan và những sai phạm trong quá khứ nên hàng luôn vào luồng đỏ để kiểm hóa của hải quan.
Hơn thế nữa, khi lỗi sai quá nặng, về phải đàm phán với bên đối tác hủy hợp đồng cũ, thay bằng hợp đồng mới để phù hợp với tình trạng hàng hóa thực tế thì lại phải tiến hành hủy tờ khai. Rất mất thời gian và công sức cho nhân viên XNK.
Các nhân viên xuất nhập khẩu thường gọi điện báo cáo tình hình và nghe chỉ đạo từ công ty đối với các vấn đề phát sinh. Nhưng chủ yếu nhân viên là dựa vào sự nhanh nhạy xử lý vấn đề của cá nhân để giải quyết. Điều đó cũng là một khó khăn khi nhân viên chưa có kinh nghiệm nhiều.
Khi đề cập đến vấn đề hoàn thiện bộ hồ sơ hải quan, những khó khăn gặp phải khi nhập hàng các thiết bị điện, nhân viên XNK cho biết: các giấy tờ phải có sự logic rất cao. Bất kỳ một sự không phù hợp nào dù là nhỏ nhất đều không được chấp nhận. Khi bên bán làm giấy tờ sai logic như: sự không thống nhất giữa hợp đồng, hóa đơn thương mại về: tên người bán, giá bán, tên hàng do kỹ năng và hiểu biết về luật pháp của bên bán kém.
Việc thuê nhân viên đo lường từ Chi cục đo lường tỉnh Lạng Sơn được thực hiện khá dễ dàng. Trưởng phòng XNK cho biết đó là do nhận được sự cộng tác tích cực từ phía chi cục đo lường Lạng Sơn.
Việc thực hiện việc nhập khẩu gặp rất nhiều vướng mắc bao gồm cả yếu tố khách quan và chủ quan. Việc thực hiện thành công hợp đồng nhập khẩu là do sự nhạy bén và linh hoạt của nhân viên nhập khẩu là chủ yếu. Sự nhạy bén thể hiện ở việc chủ động đối phó với các biến động của khách quan, vận dụng sự khéo léo cá nhân trong mối quan hệ cá nhân để hoàn thành công việc. Sự trợ giúp của ban giám đốc và quản lý là rất cần thiết đối với nhân viên.