2.1. Về điều kiệu trở thành ngƣời đại diện theo ủy quyền của đƣơng sự
2.1.2. Điều kiện về hình thức
mãn các điều kiện về nội dung như đã trình bày ở trên và họ phải tuân thủ các điều kiện về hình thức mà pháp luật quy định. Khoản 2, Điều 142 BLDS quy định “Hình thức ủy quyền do các bên thỏa thuận, trừ trường hợp pháp luật quy định việc ủy quyền phải lập thành văn bản” [36]. Tuy nhiên, hiện nay BLTTDS chưa có quy định cụ thể về hình thức của việc ủy quyền tham gia tố tụng là giấy ủy quyền, hợp đồng ủy quyền hoặc giấy giới thiệu – đối với cơ quan, tổ chức, do vậy việc xác nhận hay công chứng, chứng thực đối với loại văn bản này cũng dường như còn bỏ ngỏ. Theo quy định tại Điều 48 NĐ 75/2000/NĐ-CP thì chỉ với những việc ủy quyền có thù lao, có nghĩa vụ bồi thường của bên được uỷ quyền hoặc để chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản phải được lập thành hợp đồng ủy quyền, ngoài ra thì có thể lập thành giấy ủy quyền và chỉ cần người ủy quyền ký vào giấy ủy quyền [8, Điều 48].
Bên cạnh đó, Điều 18 Nghị định 04/2013/NĐ-CP ngày 07/01/2013 hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng chỉ đặt ra đối với việc công chứng Hợp đồng ủy quyền:
Việc ủy quyền có thù lao, có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền hoặc để chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản phải được lập thành hợp đồng ủy quyền. Khi công chứng các hợp đồng ủy quyền liên quan đến bất động sản, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia [9].
Thực tiễn công tác tại cơ quan công chứng của tác giả luận văn này cho thấy, TA thường chấp nhận việc ủy quyền của đương sự thông qua Giấy ủy quyền lập tại cơ quan công chứng. Trường hợp chứng thực thì Ủy ban nhân dân chỉ chứng thực chữ ký của của người ủy quyền, chứ không chứng thực nội dung giấy ủy quyền và thực tế hiện nay Ủy ban nhân dân cũng từ chối chứng thực Giấy ủy quyền. Đặc điểm của giấy ủy quyền là tính chủ động, nội dung linh hoạt, bố cục tùy nghi và chỉ cần có chữ ký, đóng dấu của bên ủy quyền. Đa số trong hầu hết các trường hợp, việc ủy quyền dưới hình thức giấy ủy quyền không ghi mức thù lao, hiệu lực của
giấy ủy quyền chỉ phát sinh khi bên nhận ủy quyền chấp thuận nội dung đó và cũng chỉ thực hiện nghĩa vụ trong phạm vi ủy quyền, ngoài phạm vi đó họ không chịu trách nhiệm. Nhược điểm của hình thức ủy quyền này là thể hiện ý chí đơn phương; trong giấy ủy quyền khó mô tả được hết những công việc phải thực hiện, dẫn đến có trường hợp đã thực hiện một vài công đoạn họ lại tiếp tục không thực hiện vì một lý do nào đó, gây chậm trễ, thiệt hại cho các bên và cho cả cơ quan tiến hành tố tụng, bởi vì việc từ chối nhận ủy quyền của bên được ủy quyền hoặc việc từ bỏ ủy quyền của bên ủy quyền trong trường hợp này rất dễ dãi, các bên không cần phải đến phòng Công chứng hoặc UBND để làm thủ tục chấm dứt, mà chỉ cần có văn bản thể hiện từ chối/ từ bỏ việc ủy quyền là đủ; ngoài ra một nhược điểm lớn nữa của hình thức ủy quyền bằng giấy ủy quyền là không có cơ chế bồi thường cụ thể khi có tranh chấp. So với hình thức giấy ủy quyền, việc ủy quyền bằng văn bản dưới hình thức hợp đồng ủy quyền thể hiện tính chặt chẽ hơn. Ưu điểm nổi bật của hình thức này là cơ sở pháp lý vững chắc, có điều khoản và chế tài cụ thể, quyền và nghĩa vụ của các bên được thể hiện rõ trong hợp đồng ủy quyền.
Trong thực tiễn giải quyết vụ việc dân sự mà có đương sự là cơ quan, tổ chức, có trường hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó không lập giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền mà thông qua giấy giới thiệu với nội dung ủy quyền cho cán bộ, nhân viên của cơ quan, tổ chức mình tham gia tố tụng với tư cách người đại diện theo ủy quyền của cơ quan, tổ chức. Vậy có nên coi đây là văn bản ủy quyền tham gia tố tụng không? Có quan điểm cho rằng không chấp nhận đây là văn bản ủy quyền tham gia tố tụng, bởi lẽ những nội dung trên giấy giới thiệu không thể hiện nội dung ủy quyền, phạm vi ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của cơ quan, tổ chức, nó chỉ có ý nghĩa xác đinh người được giới thiệu là người của cơ quan, tổ chức. Mặt khác cũng không có căn cứ xác định chữ ký trong giấy giới thiệu là chữ ký của người đại diện theo pháp luật của cơ quan, tổ chức [19]
Như vậy, có thể thấy khi tham gia tố tụng người đại diện theo ủy quyền phải nộp cho TA văn bản ủy quyền và trong một số trường hợp việc ủy quyền phải được lập thành hợp đồng và phải được công chứng, chứng thực, hình thức ủy quyền có
thể là hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền do các bên thỏa thuận. Khi tham gia tố tụng với tư cách là người đại diện theo ủy quyền của đương sự tại TA thì ngoài văn bản ủy quyền, người đại diện theo ủy quyền phải có những tài liệu, giấy tờ cần thiết nộp cho TA để chứng minh mình là người đại diện theo ủy quyền của đương sự như chứng minh thư nhân dân, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu…