Cấp, tống đạt, thông báo VBTT là công cụ hữu ích giúp các cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan thi hành án giải quyết vụ việc và đƣa nội dung văn bản tố tụng vào thi hành đƣợc nhanh chóng và đúng đắn. Hơn thế nữa nó còn bảo đảm cung cấp các thông tin cần thiết cho cá nhân, cơ quan, tổ chức liên quan để bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Về nguyên tắc, cơ quan nào ban hành ra VBTTDS thì cơ quan đó có nghĩa vụ thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo cho đƣơng sự và những ngƣời tham gia tố tụng. Nhƣng các cơ quan này không đƣợc thực hiện nghĩa vụ một cách tuỳ tiện.
Bên cạnh đó, có những trƣờng hợp ngƣời tham gia, thực hiện cấp, tống đạt, thông báo văn bản TTDS không phải là ngƣời thuộc các cơ quan ban hành ra VBTTDS mà họ chỉ tham gia với tƣ cách hỗ trợ, giúp đỡ các cơ quan này. Xuất phát từ nhu cầu thực tế cũng nhƣ thực hiện chủ trƣơng cải cách tƣ pháp đƣợc nêu tại Nghị quyết 49-NQ/TW ngày 02/06/2005 của Bộ Chính trị về Chiến lƣợc cải cách tƣ pháp đến năm 2020 đã xác định rõ nội dung: “Tiếp
tục hoàn thiện thủ tục tố tụng dân sự. Nghiên cứu và phát triển các loại hình dịch vụ từ phía nhà nước để tạo điều kiện cho các đương sự chủ động thu thập chứng cứ chứng minh, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình…từng bước thực hiện việc xã hội hóa và quy định những hình thức, thủ tục để giao cho tổ chức không phải là cơ quan nhà nước thực hiện một số công việc thi hành án” mà chế định về Thừa phát lại quy định trở lạimang tính tất yếu, phù
động theo yêu cầu của công dân để ghi nhận các sự kiện pháp lý, lập các vi bằng làm chứng bảo vệ quyền lợi của ngƣời yêu cầu hoặc tổ chức thi hành quyền lợi của đƣơng sự theo phán quyết của Tòa án. Nhƣ vậy, thông qua hoạt động của thừa phát lại, ngƣời dân có thể chủ động bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Thừa phát lại ra đời đã tạo cho ngƣời dân có thêm điều kiện lựa chọn phƣơng thức cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng một cách phù hợp, giảm tải cho hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc. Căn cứ Điều 146 BLTTDS, LTHA và Điều 1, Điều 2 Nghị định số 61/2009/NĐ-CP ngày 24/07/2009 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại thực hiện thí điểm tại thành phố Hồ Chí Minh thì chủ thể có nghĩa vụ cấp, tống đạt, thông báo VBTTDS gồm Toà án, VKS, cơ quan THA, văn phòng Thừa phát lại. Trong đó việc thành lập, cơ cấu tổ chức và hoạt động của văn phòng Thừa phát lại đƣợc thực hiện theo những quy định và tiêu chuẩn cụ thể mà pháp luật quy định.