Hoạt động mua bán diễn ra giữa Công ty và ng-ời tiêu dùng phải qua 2 khâu trung gian là ng-ời bán buôn và ng-ời bán lẻ. Đây là loại kênh phân phối dài, góp phần tạo điều kiện mở rộng thị tr-ờng, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất và tiền vốn. Công ty Lực l-ợng bán hàng của công ty Ng-ời bán buôn Ng-ời bán lẻ Khách hàng (ng-ời sử dụng )
Kênh này chủ yếu là phục vụ thị tr-ờng ngoại tỉnh nh-: Thái Nguyên, Hải Phòng, Hà Tây, Vĩnh Phúc… Những ng-ời bán buôn là các công ty hoặc các cá nhân nhập hàng của Công ty theo giá bán buôn rồi phân phối cho các nhà bán lẻ.
3. Công tác lập kế hoạch bán hàng và mua hàng 3.1. Công tác lập kế hoạch bán hàng 3.1. Công tác lập kế hoạch bán hàng
3.1.1. Căn cứ lập kế hoạch bán hàng
- Căn cứ vào các dự báo khả năng phát triển kinh doanh của Công ty kỳ kế hoạch: về thị tr-ờng và khách hàng có nhu cầu và khả năng về mặt hàng kinh doanh.
- Căn cứ vào chiến l-ợc kinh doanh của Công ty, của thị tr-ờng mục tiêu. - Căn cứ vào kêt quả điều tra nắm nhu cầu của khách hàng, phát triển thị tr-ờng và khả năng, biến động của nguồn hàng.
- Căn cứ vào phân tích kết quả thực hiện kế hoạch l-u chuyển năm báo cáo và các năm tr-ớc.
- Căn cứ vào phân tích khả năng cung ứng hàng hóa của doanh nghiệp cạnh tranh và mặt hàng thay thế.
3.1.2. Trình tự lập kế hoạch bán hàng
Kế hoạch bán hàng do phòng kinh doanh của công ty lập d-ới sự chỉ đạo của giám đốc. Trình tự lập kế hoạch bao gồm ba b-ớc:
B-ớc 1: Chuẩn bị lập kế hoạch.
Vào đầu quý IV, tr-ớc khi kết thúc năm báo cáo Công ty đã chuẩn bị lập kế hoạch cho năm sau trên cơ sở thu nhập nghiên cứu, đánh giá và lựa chọn ra các tài liệu tin cậy, phân tích các tài liệu dự báo, phân tích môi tr-ờng kinh doanh, khả năng phát triển của đối thủ cạnh tranh cũng nh- xu h-ớng nhu cầu mặt hàng và mặt hàng thay thế.
B-ớc 2: Trực tiếp lập kế hoạch
Dựa trên các số liệu tinc ậy trên công ty tiến hành tính toán các chỉ tiêu, cân đối các mặt hàng, phát hiện và dự kiến các biện pháp khắc phục sự mất
cân đối.
B-ớc 3: Trình duyệt, quyết định kế hoạch chính thức.
kế hoạch sau khi đ-ợc lập ra để có thể trở thành kế hoạch chính thức thì kế hoạch thì đó phải đ-ợc ban lãnh đạo xem xét và phê duyệt.
3.2. Mua hàng
Mua hàng là điều kiện tiên quyết để thực hiện kế hoạch bán ra và dự trữ hàng hóa. Mua hàng ở Công ty phải nhằm mục đích bán đ-ợc hàng. Bán hàng đ-ợc nhanh, đ-ợc nhiều Công ty sẽ tăng đ-ợc doanh thu, tăng lợi nhuận và sử dụng vốn có hiệu quả nên hàng hóa mua về phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng, phải mua hàng kịp thời, đúng với yêu cầu, giá cả hợp lý. Vì vậy, trong kế hoạch mua hàng phải tính toán, cân nhắc, lựa chọn các loại hàng, nguồn hàng, bạn hàng tin cậy để đảm bảo an toàn vốn kinh doanh và đảm bảo yêu cầu kinh doanh của Công ty trong kỳ kế hoạch.
Để đảm bảo cung ứng sản phẩm hàng hóa cần thiết, đúng chất l-ợng và kịp thời theo yêu cầu của khách hàng. Muốn đáp ứng đ-ợc yêu cầu này trong quá trình tổ chức mua sắm và quản lý hàng, Công ty cần phải xác định rõ là phải mua cái gì? chất l-ợng ra sao? số l-ợng bao nhiêu? mua lúc nào, ở đâu?
ở Công ty TNHH TM Phú Đức quá trình mua hàng và quản lý hàng tổ chức khá khoa học từ khâu kế hoạch cho đến khâu tổ chức mua sắm quản lý.
Hàng ngày giám đốc nhận đ-ợc các báo cáo về l-ợng xuất, nhập, tồn kho của ác hàng tr-ởng và các nguồn cung ứng. Từ đó giao bộ phận kinh doanh thống kê ra từng danh mục hàng hóa có nhu cầu, số l-ợng nhu cầu của mỗi loại vẩt t- và phân phối nhu cầu theo thời gian, thời điểm của nhu cầu. Trên cơ sở kết quả của quá trình xác định nhu cầu ng-ời ta cần tiến hành các kế hoạch yêu cầu hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty.
* Cong ty th-ờng mua hàng theo hình thức mua theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế ký tr-ớc:
Để có hàng hóa, dựa vào mối quan hệ kinh doanh sẵn có, hoặc chào hàng của ng-ời cung cấp Công ty phải đặt hàng với các doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh hoặc doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Đơn hàng là yêu cầu cụ thể về loại hàng hóa mà Công ty cần mua bảo đảm nguồn hàng cung ứng cho khách hàng.
Đối với hàng hóa có nhiều quy cách, cỡ loại, nhiều dạng, kiểu… khác nhau thì đơn hàng là bản phụ lục hợp đồng để hai bên mua bán ký kết và thực hiện việc giao nhận.
Mua hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và thực hiện việc giao nhận hàng có chuẩn bị tr-ớc, có kế hoạch trong hoạt động kinh doanh. Hình thức mua hàng này giúp Công ty ổn định đ-ợc nguồn hàng, có nguồn khá chắc chắn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Công ty cần quan tâm, theo dõi, kiểm tra, giúp đỡ và hợp tác chặt chẽ với đơn vị nguồn hàng để thực hiện đúng hợp đồng đã ký.
Tình hình nhập hàng của công ty về các mặt hàng cụ thể đ-ợc thể hiện qua bảng sau:
Bảng 4: Bảng kê hàng hóa nhập qua các năm
Đơn vị: đồng Năm Chỉ tiêu 2002 2003 2004 - Hộp vuông 22.325.942.370 12.848.558.528 4.154.354.832 - Hộp chữa nhật 14.880.628.330 6.736.540.000 3.605.481.684 - ống tròn 3.559.856.724 6.080.773.548 13.879.777.680 - Con tiện thép 15.087.864 0 0 - Xà gồ 1.436.550.576 3.474.378.686 5.183.876.600 - Hàng hóa khác 4.372.154 7.462.310 9.321.860
Nguồn: Bảng kê xuất - nhập - tồn kho của công ty
Nhìn chung các sản phẩm thép hộp vuông, hộp chữ nhật, con tiện thép qua các năm 2002 - 2003, 2004 đều giảm. Cụ thể: nbăm 2002 sản phẩm hộp vuông nhập về là 22.325.942.370 đồng, đến năm 2004 là 4.154.354.832 đồng
giảm 81.4%; năm 2002 sản phẩm thép hộp chữ nhật nhập về là 14.880.628.330 đồng, năm 2004 là 3.605.481 đồng giảm 75,8%. Còn sản phẩm ống tròn, xà gồ và các hàng hóa khác lại tăng lên, cụ thể là: năm 2002 sản phẩm ống tròn nhập về là 3.559.856.724 đồng, năm 2004 là 13.879.777.680 đồng tăng 289,9%; sản phẩm xà gồ năm 2002 nhập về là 1.436.550.576 đồng, năm 2004 là 5.183.876.600 đồng tăng 260,9%; hàng hóa khác năm 2004 nhập về tăng 113,2% so với năm 2002.
4. Công tác giao dịch đàm phán và ký hợp đồng
Nền kinh tế thị tr-ờng luôn tạo ra cơ hội và nguy cơ cho các chủ thể kinh doanh. Để có thể thành công trong kinh doanh, có thể thích ứng đ-ợc hàng trăm ngàn tình huống khác hau để ít mắc sai lầm nhất, ứng phó kịp thời và có hiệu quả nhất thì một trong những vấn đề đặt ra đối với doanh nghiệp là phải giỏi giao dịch, đàm phán.
Công ty TNHH th-ơng mại Phú Đức chỉ kinh doanh buôn bán với các doanh nghiệp trong n-ớc nên công ty đã lựa chọn hình thức giao dịch trực tiếp. Hình thức này giúp cho quá trình giao dịch giữa khách hàng và Công ty diễn ra nhanh chóng, đồng thời Công ty sẽ có đầy đủ thông tin về thị tr-ờng và khả năng trực tiếp chi phối thị tr-ờng sẽ tốt hơn.
Đối với những khách hàng truyền thống, kahchs hàng mua buôn thì Công ty tiến hành giao dịch ở văn phòng của Công ty. Cửa hàng của công ty chuyênt hực hiện chức năng bán lẻ, song có nhiều tr-ờng hợp có thể bán buôn theo yêu cầu của khách hàng và còn là văn phòng đại diện của Công ty. Do đó vấn đề giao dịch ở cửa hàng cũng đ-ợc Công ty quan tâm.
Trong hoạt động bán hàng Công ty th-ờng sử dụng ba ph-ơng thức đmà phán chủ yếu: Đàn phán qua điện tín, Đàm phán qua điện thoại và gặp gỡ đàm phán trực tiếp. Khi mở đầu quá trình giao tiếp Công ty sử dụng ph-ơng thức th- tín dụng, khi cần thoả thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ thì Công ty sử dụng ph-ơng thức đàm phán qua điện thoại, còn khi muốn đạt đ-ợc kết quả nhanh chóng dứt
điểm cuộc đàm phán đã kéo dài thì Công ty sử dụng ph-ơng thức đàm phán trực tiếp.
Các giao dịch mua bán cuối cùng phải đi đến ký kết hợp đồng mua bán. Hợp đồng mua bán là những thoả thuận bằng văn bản hoặc tài liệu giao dịch giữa Công ty với khách hàng trong quá trình mua bán thép. Sự thoả thuận này quy định rõ quyền hạn và nghĩa vụ của mỗi bên trong quá trình thực hiện các hành vi mua bán. Trong quá trình kinh doanh thép Công ty th-ờng sử dụng các loại hợp đồng: hợp đồng mua bán thép, hợp đồng vận chuyển thép…
5. Thực hiện hợp đồng
Bản hợp đồng bắt đầu có hiệu lực từ khi Công ty khách hàng cùng tham gia ký kết. Hai bên phải có nghĩa vụ thực hiện đúng nh- nội dung đã cam kết trong hợp đồng. Vì vậy ngay sau đó Công ty tiến hành chuẩn bị hàng theo đúng nội dung trong hợp đồng. Hàng hóa này đ-ợc kiểm tra kỹ tr-ớc khi giao. Trên cơ sở khối l-ợng hàng giá trị hàng mà khách hàng mua Công ty sẽ quyết định ph-ơng tiện vận tải tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng. Sau đó Công ty tiến hành giao hàng và thu tiền theo điều kiện thanh toán thoả thuận trong hợp đồng.
6. Các hoạt động hỗ trợ bán hàng
Để tồn tại và phát triển trong cơ chế thị tr-ờng các doanh nghiệp cần phải ứng dụng các công cụ yểm trợ bán hàng. Cũng nh- các công ty khác, Công ty TNHH TM Phú Đức muốn đứng vững trên thị tr-ờng, muốn thắng thế trên thị tr-ờng cạnh tranh, muốn tăng c-ờng và phát triển không ngừng thì một vấn đề không thể thiếu đ-ợc là phải ứng dụng xúc tiến th-ơng mại vào quá trình bán hàng khi đó bán hàng sẽ trở nên thuận lợi hơn, doanh số có điều kiện tăng lên, mục tiêu của quá trình kinh doanh mới có khả năng thực hiện đ-ợc. Làm tốt hoạt động quảng cáo, khuyến mãi, hội chợ triển lãm, bán hàng cá nhân, quan hệ công chúng, công ty mới có khả năng thu hút đ-ợc khách hàng, nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty, qua đó có điều kiện mở rộng kinh doanh và phát triển kinh doanh. Nh-ng hiện nay do quy mô kinh doanh ch-a lớn lắm,
ch-a có nhân viên chuyên về marketing, hơn nữa kinh phí của Công ty giành cho công tác này còn hạn hẹp, các hình thức giới thiệu sản phẩm của Công ty rất đơn giản: Biển báo tại cửa hàng, fax, hoặc thông qua đội ngũ nhân viên bán hàng của Công ty.
Tuy nhiên, trong những năm gần đây, hoạt động kinh doanh của công ty luôn có những chuyển biến tốt đẹp. Nền kinh tế thị tr-ờng cùng với những thay đổi tích cực trong luật và các chính sách của Nhà n-ớc đã tạo hành lang thông thoáng cho Công ty có một chỗ đứng trên thị tr-ờng. Song tình hình cạnh tranh gay gắt giữa các công ty th-ơng mại trên địa bàn Hà Nội và một số tỉnh lân cận cũng nh- hàng hóa nhập khẩu của ngành thép đang đặt ra thử thách rất lớn đối với công ty, buộc công ty muốn tồn tại và phát triển phải xây dựng cho mình một chiến l-ợc kinh doanh h-ớng vào thị tr-ờng, phục vụ đ-ợc kịp thời nhu cầu của thị tr-ờng để xây dựng cho kế hoạch đầu vào, đầu ra, hợp lý và phù hợp với thế và lực của công ty.
Để ổn định kinh doanh, bảo đảm việc làm và thu nhập ngày càng tăng cho ng-ời lao động, công ty đã rất cố gắng để mở rộng thị tr-ờng, tăng sản l-ợng tiêu thụ hàng năm để đáp ứng cho thị tr-ờng trong thành phố Hà Nội và các tỉnh lân cận.
Sau đây là một số kết quả cụ thể về tình hình kinh doanh của Công ty trong thời gian qua:
Bảng 5: Một số kết quả hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty
Đơn vị tính: triệu đồng Năm Chỉ tiêu 2002 2003 2004 So sánh (%) 2003/2002 2004/2003 Tổng doanh thu 12.418,82 17.529,96 31.702,66 141,16 180,85 Nộp ngân sách 219,54 304,34 560,43 138,63 179,17 Lợi nhuận 466,52 782,59 1.441,11 167,75 184,15
0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 2002 2003 2004 Năm thực hiện Triệu đồng 0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600
Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004
Nộp ngân sách Lợi nhuận