Theo quy định tại Điều 184 của BLTTDS, thành phần phiên hòa giải bao gồm:
- Thẩm phán chủ trì phiên hịa giải; - Thư ký Tịa án ghi biên bản hòa giải;
- Các đương sự hoặc người đại diện hợp pháp của các đương sự; - Người phiên dịch, nếu đương sự không biết tiếng Việt.
Trong một vụ án có nhiều đương sự, mà có đương sự vắng mặt trong phiên hịa giải, nhưng các đương sự có mặt vẫn đồng ý tiến hành hịa giải và việc hịa giải đó khơng ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của đương sự vắng mặt thì Thẩm phán tiến hành hòa giải giữa các đương sự có mặt; nếu các đương sự đề nghị hỗn phiên hịa giải để có mặt tất cả các đương sự trong vụ án thì Thẩm phán phải hỗn phiên hịa giải [34].
Rõ ràng, PLTTDS quy định trách nhiệm hòa giải của Tòa án nhưng thực chất đó là trách nhiệm của Thẩm phán được phân công giải quyết vụ việc. Trong quá trình giải quyết vụ việc, Thẩm phán được phân công luôn là người chủ động bố trí thời gian và nội dung của các buổi làm việc. Thẩm phán cũng là người trực tiếp chịu trách nhiệm trước cấp trên và Nhà nước về kết quả giải quyết vụ việc được phân công. Do vậy, trong phiên hịa giải chính thức, bắt buộc Thẩm phán được phân cơng giải quyết vụ việc phải giữ vai trị là người chủ trì. Hơn nữa, chỉ có Thẩm phán được phân công giải quyết vụ việc mới là người nắm rõ nhất về toàn bộ những vấn đề cần giải quyết và những vấn đề liên quan trong vụ việc. Do đó, với vai trị là người thứ ba trung gian hịa giải, Thẩm phán phải có mặt mới có thể đưa ra được những đề nghị
hợp lý để các bên đương sự có thể hịa giải được với nhau. Tại khoản 4 Điều 41 của BLTTDS quy định một trong những nhiệm vụ và quyền hạn của Thẩm phán là: "Tiến hành hòa giải để các đương sự thỏa thuận với nhau về việc giải quyết vụ án theo quy định của Bộ luật này; ra quyết định công nhận sự thỏa thuận của các đương sự" [34].
Sự có mặt của Thư ký Tịa án trong phiên hịa giải là để ghi biên bản hịa giải. Thư ký có trách nhiệm ghi lại tồn bộ nội dung phiên hịa giải, phản ánh trung thực tồn bộ nội dung phiên hịa giải vào biên bản hịa giải. Đồng thời, sự có mặt của Thư ký trong phiên hòa giải cũng là để đảm bảo tính khách quan, trung thực của phiên hòa giải. Nếu để cho Thẩm phán vừa hòa giải vừa ghi biên bản thì rất có thể Thẩm phán sẽ ghi theo ý chí chủ quan của họ. Vì vậy, sự có mặt của Thư ký trong phiên hòa giải cũng là bắt buộc.
Thực tế tại TAND cấp huyện, đơi khi việc hịa giải chỉ do một mình Thư ký tiến hành và sau đó Thẩm phán ký hợp lý hóa hồ sơ. Hoặc ngược lại, có những trường hợp khi hịa giải chỉ có một mình Thẩm phán vừa hòa giải vừa ghi biên bản hòa giải. Những trường hợp như vậy được xác định là đã vi phạm nghiêm trọng thủ tục tố tụng.
Các đương sự là chủ thể chính của phiên hịa giải, sự có mặt của đương sự khi hòa giải là một yêu cầu bắt buộc. Xuất phát từ nguyên tắc tôn trọng quyền tự định đoạt của đương sự, chỉ có đương sự mới có quyền thỏa thuận với nhau về việc giải quyết vụ án. Một trong những quyền, nghĩa vụ của đương sự được quy định tại điểm e khoản 2 Điều 58 của BLTTDS là: "Tự thỏa thuận với nhau về việc giải quyết vụ án; tham gia hòa giải do Tòa án tiến hành" [34].
Đương sự theo quy định tại Điều 56 của BLTTDS bao gồm: nguyên đơn, bị đơn và người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan.
Nguyên đơn trong vụ án dân sự là người tham gia tố tụng khởi kiện vụ án dân sự bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình, lợi ích cơng cộng, lợi ích
của Nhà nước thuộc lĩnh vực phụ trách hoặc được người khác khởi kiện vụ án dân sự yêu cầu Tịa án bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của họ. Nguyên đơn tham gia tố tụng mang tính chủ động hơn các đương sự khác. Hoạt động tố tụng của nguyên đơn có thể dẫn đến việc làm phát sinh, thay đổi hoặc đình chỉ tố tụng.
Bị đơn trong vụ án dân sự là người tham gia tố tụng để trả lời về việc kiện do bị nguyên đơn hoặc người khác khởi kiện theo quy định của pháp luật. Việc tham gia tố tụng của bị đơn mang tính bị động chứ khơng chủ động như nguyên đơn. Tuy nhiên, hoạt động TTDS của bị đơn cũng có thể làm thay đổi quá trình giải quyết vụ án.
Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trong vụ án dân sự là người tham gia tố tụng vào vụ án dân sự đã phát sinh giữa nguyên đơn và bị đơn để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Việc tham gia tố tụng của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có thể là do họ chủ động hoặc do yêu cầu của đương sự khác hoặc do yêu cầu của Tịa án. Họ khơng khởi kiện như nguyên đơn và cũng không bị kiện như bị đơn. Họ tham gia tố tụng là do họ có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến vụ án dân sự. Chẳng hạn, quyền địi bồi hồn giữa các đương sự là một trong những căn cứ chủ yếu để người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan tham gia tố tụng như quyền của chủ phương tiện đối với người lái xe trong trường hợp chủ phương tiện bồi thường cho người bị hại do lái xe gây ra...
Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan bao gồm hai loại: Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan tham gia tố tụng độc lập và người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan tham gia tố tụng khơng độc lập. Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan tham gia tố tụng độc lập có đủ điều kiện pháp lý để khởi kiện vụ án dân sự nhưng do vụ án dân sự đã xuất hiện giữa nguyên đơn và bị đơn nên họ phải tham gia tố tụng để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của họ, nếu khơng việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của họ sau đó sẽ gặp khó khăn
hơn. Yêu cầu của họ có thể chống lại cả nguyên đơn và bị đơn. Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan tham gia tố tụng khơng độc lập có quyền và lợi ích phụ thuộc vào nguyên đơn hoặc bị đơn nên việc tham gia tố tụng của họ phụ thuộc vào nguyên đơn hoặc bị đơn. Tuy nhiên, khi tham gia tố tụng, họ vẫn có quyền quyết định trong phạm vi quyền lợi của họ.
Trong việc dân sự, đương sự bao gồm: Người yêu cầu, người bị yêu cầu và người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan.
Người yêu cầu trong việc dân sự là người tham gia tố tụng đưa ra yêu cầu về giải quyết việc dân sự. Việc tham gia tố tụng của họ cũng chủ động như ngun đơn. Họ có lợi ích pháp lý độc lập, được đưa ra yêu cầu cho Tòa án giải quyết như nguyên đơn trong vụ án dân sự. Tuy nhiên, yêu cầu của họ chỉ giới hạn trong phạm vi yêu cầu Tịa án cơng nhận hay khơng cơng nhận một sự kiện pháp lý làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt các quyền, nghĩa vụ của họ hoặc công nhận quyền, nghĩa vụ của họ.
Người bị yêu cầu trong việc dân sự là người tham gia tố tụng để trả lời về các yêu cầu của việc dân sự. Việc tham gia tố tụng của họ cũng bị động như bị đơn. Hoạt động tố tụng của họ có tính độc lập và có thể làm thay đổi q trình giải quyết việc dân sự. Trong một số trường hợp, chỉ có người yêu cầu mà khơng có người bị u cầu.
Người có liên quan trong việc dân sự là người tham gia tố tụng vào việc dân sự để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của họ hoặc trả lời về những vấn đề liên quan đến quyền, nghĩa vụ của họ. Việc tham gia tố tụng của họ có thể là do họ chủ động hoặc theo yêu cầu của đương sự khác hoặc theo yêu cầu của Tòa án như trong vụ án dân sự.
Hiện nay, trong BLTTDS chưa có định nghĩa về người yêu cầu và người bị yêu cầu trong việc dân sự. Hơn nữa, các quy định của BLTTDS cũng không rõ ràng. Theo quy định của các Điều 313, 316... tại Phần thứ năm của
BLTTDS thì người liên quan trong việc dân sự còn bao gồm cả người bị yêu cầu trong việc dân sự [61, tr. 110].
Theo quy định tại Điều 184 của BLTTDS thì thành phần tham gia hịa giải bắt buộc phải có nguyên đơn, bị đơn và những người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan. Tòa án chỉ tiến hành hòa giải vắng mặt một hoặc một số đương sự khi vụ án có nhiều đương sự, các đương sự có mặt vẫn đồng ý tiến hành hòa giải và việc hịa giải đó khơng ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của đương sự vắng mặt. Ngược lại, nếu các đương sự có mặt đề nghị hỗn phiên hịa giải để có mặt tất cả các đương sự trong vụ án thì Thẩm phán phải hỗn phiên hịa giải.
Ngồi ra, pháp luật cũng quy định người đại diện hợp pháp của đương sự có quyền tham gia hịa giải. Người đại diện của đương sự tham gia tố tụng vừa có tác dụng bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự, nhất là trong trường hợp đương sự bị hạn chế hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự, lại vừa có tác dụng làm rõ sự thật về vụ việc dân sự.
Người đại diện của đương sự cũng rất đa dạng, bao gồm: người đại diện theo pháp luật, người đại diện do Tòa án chỉ định và người đại diện theo ủy quyền.
Người đại diện theo pháp luật là người đại diện tham gia tố tụng để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho đương sự theo quy định của pháp luật, bao gồm: cha, mẹ của con chưa thành niên; người giám hộ của người được giám hộ; người đứng đầu cơ quan, tổ chức; chủ hộ gia đình và cá nhân, tổ chức khởi kiện để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người khác. Tuy nhiên, đối với người khơng có năng lực hành vi tố tụng, người là đương sự trong cùng một vụ án đối với người được đại diện mà quyền, lợi ích của họ đối lập với quyền, lợi ích của người được đại diện hoặc đang là đại diện cho một đương sự khác mà quyền, lợi ích của đương sự đó đối lập với quyền, lợi ích của người được đại diện thì sẽ khơng được đại diện cho đương sự. Người
đại diện theo pháp luật của đương sự đương nhiên được tham gia phiên hòa giải do Tòa án tiến hành.
Người đại diện do Tòa án chỉ định là người đại diện tham gia tố tụng để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự theo sự chỉ định của Tòa án. Tuy nhiên, theo Điều 76 của BLTTDS, Tòa án chỉ tiến hành chỉ định người đại diện cho đương sự tham gia tố tụng khi đương sự bị hạn chế năng lực hành vi dân sự mà khơng có người đại diện hoặc người đại diện theo pháp luật của đương sự không được đại diện theo quy định tại khoản 1 Điều 75 của Bộ luật này.
Người đại diện theo ủy quyền là người đại diện tham gia tố tụng để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự theo sự ủy quyền của đương sự. Phạm vi tham gia tố tụng của người đại diện theo ủy quyền chỉ bó hẹp trong giới hạn ủy quyền. Pháp luật quy định những người là cán bộ, cơng chức của ngành Tịa án, Kiểm sát, Cơng an không được là người đại diện theo ủy quyền của đương sự. Việc ủy quyền trong trường hợp này phải được lập thành văn bản theo đúng quy định của pháp luật.
Vì người đại diện của đương sự là người thay mặt đương sự để giải quyết những vấn đề vướng mắc, tranh chấp trong vụ việc nên khi hòa giải, họ phải là chủ thể chính tham gia phiên hịa giải.
Từ sự phân tích trên, có thể thấy rằng đương sự (hoặc người đại diện của đương sự) là chủ thể chính trong phiên hịa giải nên họ phải có mặt để tham gia phiên hòa giải. Nếu đương sự vắng mặt thì cần phân biệt từng trường hợp cụ thể để giải quyết cho đúng với những quy định của pháp luật.
Trường hợp nguyên đơn đã được Tòa án triệu tập hợp lệ đến lần thứ hai mà vẫn vắng mặt thì bị coi là từ bỏ việc khởi kiện và Tịa án ra quyết định đình chỉ giải quyết vụ án theo quy định tại điểm e khoản 1 Điều 192 của BLTTDS.
Trong trường hợp vụ án có nhiều nguyên đơn thì sự vắng mặt của nguyên đơn sẽ được xử lý như sau:
- Đối với vụ án có nhiều nguyên đơn nhưng các nguyên đơn đều có yêu cầu chung đối với bị đơn:
+ Nếu tất cả các nguyên đơn đều được Tòa án triệu tập hợp lệ đến lần thứ hai mà vẫn vắng mặt thì Tịa án căn cứ vào điểm e khoản 1 Điều 192 của BLTTDS để ra quyết định đình chỉ giải quyết vụ án.
+ Nếu chỉ có một hoặc một số ngun đơn vắng mặt thì Tòa án lập biên bản về sự vắng mặt của đương sự khơng hịa giải được và đưa vụ án ra xét xử.
- Đối với vụ án có nhiều nguyên đơn nhưng yêu cầu của các nguyên đơn là độc lập thì Tịa án sẽ đình chỉ giải quyết yêu cầu của nguyên đơn vắng mặt, còn đối với các nguyên đơn khác thì vẫn hịa giải bình thường.
Theo tác giả, quy định trên là chưa phù hợp, bởi lẽ nếu nguyên đơn vắng mặt nhưng có lý do chính đáng hoặc có văn bản thể hiện họ từ chối hịa giải thì Tịa án phải giải quyết theo trường hợp khơng tiến hành hòa giải được vì đương sự từ chối hịa giải chứ khơng thể ra quyết định đình chỉ giải quyết vụ án.
Trường hợp bị đơn đã được triệu tập hợp lệ đến lần thứ hai mà vẫn vắng mặt thì theo khoản 2 Điều 60 của BLTTDS, Tòa án giải quyết vắng mặt bị đơn.
Trường hợp vụ án có nhiều bị đơn thì sự vắng mặt của bị đơn được xử lý như sau:
+ Nếu vụ án có nhiều bị đơn mà tất cả các bị đơn đều vắng mặt hoặc một số bị đơn vắng mặt thì Tịa án lập biên bản xác nhận sự vắng mặt đó rồi đưa vụ án ra xét xử. Nhưng nếu các bị đơn có mặt chấp nhận thi hành tồn bộ nghĩa vụ đối với ngun đơn thì Tịa án vẫn có thể tiến hành hòa giải giữa nguyên đơn và các bị đơn có mặt. Ví dụ: Bà Nguyễn Thị Bé kiện địi nợ với
bốn chị em bà N, M, P, Q vì họ cùng vay tiền bà Bé. Khi Tòa triệu tập hòa giải, bà N và bà M vắng mặt, chỉ có mặt bà P và bà Q. Bà P và bà Q chấp nhận gánh toàn bộ số nợ mà bốn chị em đã vay của bà Bé. Vì vậy, Tịa án vẫn tiến hành hòa giải và nếu hịa giải thành sẽ ra quyết định cơng nhận sự thỏa thuận của các đương sự.
+ Nếu vụ án có nhiều bị đơn nhưng mỗi bị đơn có nghĩa vụ riêng biệt hoặc có nghĩa vụ chung theo phần thì Tịa án vẫn tiến hành hòa giải giữa nguyên đơn với những bị đơn có mặt nhưng vẫn phải lập biên bản đối với bị đơn vắng mặt và đưa vụ án ra xét xử. Phần hòa giải thành giữa nguyên đơn với những bị đơn có mặt sẽ được ghi nhận trong bản án.
Trường hợp vắng mặt người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có yêu cầu độc lập thì Tịa án đình chỉ giải quyết yêu cầu của họ. Bởi theo quy định tại khoản 2 Điều 61 của BLTTDS, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có