Điều 183 của BLTTDS quy định: "Trước khi tiến hành phiên hòa giải, Tịa án phải thơng báo cho các đương sự, người đại diện hợp pháp của đương sự biết về thời gian, địa điểm tiến hành phiên hòa giải, nội dung các vấn đề cần hòa giải" [34].
Theo quy định tại Nghị quyết số 02/2006/NQ-HĐTP ngày 12/5/2006 của HĐTP TANDTC thì Tịa án phải ra thơng báo về phiên hịa giải bằng văn bản theo đúng mẫu quy định để gửi cho các đương sự. Trong Thông báo về phiên hịa giải, cần phải có những nội dung sau: họ, tên, địa chỉ của người được thơng báo; thời gian, địa điểm hịa giải; nội dung các vấn đề cần hòa giải và cần phải ghi rõ "Nếu người được thơng báo khơng có mặt đúng thời gian, địa điểm ghi trong thơng báo này để tham gia phiên hịa giải, Tịa án sẽ tiếp tục giải quyết vụ án theo quy định của pháp luật tố tụng dân sự" [56].
Việc gửi Thơng báo về phiên hịa giải cho các đương sự phải tuân thủ đúng theo quy định tại các điều từ 146 đến 156 của BLTTDS. Theo đó, Tịa án có thể tống đạt trực tiếp cho đương sự hoặc thông qua bưu điện hoặc ủy ban nhân dân xã. Nếu đương sự cố tình khơng nhận, Tịa án phải tiến hành thủ tục niêm yết công khai. Trường hợp đương sự vắng mặt tại địa phương mà không rõ địa chỉ nơi cư trú hiện tại của đương sự thì phải thực hiện việc thơng báo trên phương tiện thông tin đại chúng. Song dù bằng phương thức nào thì Tồ án cũng phải có tiệncăn cứ là đã thông báo hợp lệ đến đương sự. Nếu khơng có căn cứ chứng minh đương sự đã được triệu tập hợp lệ thì sẽ rất khó khăn trong những trường hợp đương sự vắng mặt.
Để việc hòa giải đạt kết quả cao, trước khi quyết định mở phiên hòa giải, Thẩm phán phải nghiên cứu thật kỹ hồ sơ, xác định rõ những vấn đề quan trọng của vụ việc như xác định quan hệ pháp luật bị xâm phạm hay đang tranh chấp, tư cách đương sự tham gia tố tụng, những tài liệu chứng cứ cần thiết chứng minh sự thật trong vụ án... Ngoài ra, Thẩm phán cũng cần phải tìm hiểu về các vấn đề khác liên quan đến vụ việc như mối quan hệ giữa các đương sự, quan điểm của những người dân trong khu vực khi nhìn nhận sự việc đó... Tuy nhiên, PLTTDS của ta hiện nay chưa có quy định về trách nhiệm chuẩn bị này của Thẩm phán. Hơn nữa, cũng khơng có quy định về số lần hịa giải nên có Thẩm phán ngại hịa giải thì chỉ mở phiên hòa giải một lần, nếu khơng hịa giải được thì đưa vụ án ra xét xử ngay; ngược lại, có những Thẩm phán do khơng có sự chuẩn bị kỹ lưỡng nên khi tiến hành hòa giải đã không đưa ra được những giải pháp phù hợp để các đương sự tự thỏa thuận với nhau, do vậy có thể mở phiên hịa giải rất nhiều lần. Đơi khi việc hịa giải diễn ra quá nhiều lần mà không đạt được kết quả sẽ khiến cho đương sự mệt mỏi, thiếu sự tin tưởng vào năng lực giải quyết của Tòa án nên việc giải quyết sẽ càng khó khăn hơn.
Sau khi đã tống đạt thơng báo về phiên hịa giải cho tất cả các đương sự, đến đúng thời gian ghi trong thơng báo, Thẩm phán và Thư ký phải có mặt tại địa điểm đã ghi trong thơng báo để sẵn sàng cho việc hịa giải.
2.2.2. Các quy định về tiến hành phiên hòa giải vụ việc dân sự Tại phiên hòa giải, Thư ký tiến hành kiểm tra sự có mặt, vắng mặt của các đương sự được triệu tập đến phiên hịa giải, sau đó báo cáo sự có mặt, vắng mặt của các đương sự với Thẩm phán chủ trì phiên hịa giải.
Sau khi nghe Thư ký báo cáo, Thẩm phán kiểm tra căn cước của những người tham gia phiên hịa giải có mặt. Các trường hợp có mặt, vắng mặt người tham gia phiên hòa giải được xử lý như đã phân tích ở phần trên. Nếu đủ điều kiện về người tham gia tố tụng để tiến hành hòa giải thì Thẩm phán và Thư ký bố trí họ ngồi đúng vị trí của mình. Việc bố trí vị trí ngồi cho các đương sự tham gia hịa giải cũng rất quan trọng, tránh để các đương sự cãi vã, lộn xộn, xơ xát trong q trình hịa giải.
Sau khi đã bố trí sắp xếp vị trí ngồi của những người tham gia phiên hòa giải xong, Thẩm phán tuyên bố bắt đầu phiên hòa giải.
Theo quy định tại Điều 185 của BLTTDS thì: "Khi hịa giải, Thẩm phán phổ biến cho các đương sự biết các quy định của pháp luật liên quan đến việc giải quyết vụ án để các bên liên hệ đến quyền, nghĩa vụ của mình; phân tích hậu quả pháp lý của việc hòa giải thành để họ tự nguyện thỏa thuận với nhau về việc giải quyết vụ án" [34].
Quy định này mang tính chất rất chung chung. Thực tế thì khi bắt đầu tiến hành hòa giải, Thẩm phán phải phổ biến quyền và nghĩa vụ của các đương sự cũng như những người tham gia tố tụng có mặt, sau đó mới phổ biến cho các đương sự biết các quy định của pháp luật liên quan đến việc giải quyết vụ án. Nhưng nếu chỉ dừng ở đấy thì các đương sự rất khó liên hệ đến quyền, nghĩa vụ của họ nên Thẩm phán cần phải phân tích kỹ các điều luật
liên quan và đối chiếu nó với những nội dung cần giải quyết trong vụ án để các đương sự dễ hiểu và dễ tiếp thu. Sau đó, Thẩm phán phân tích hậu quả pháp lý của việc hồ giải thành rồi đưa ra các phương án hịa giải để các bên tự thương lượng. Vì đây là cuộc thương lượng công khai của các đương sự, Thẩm phán là người thứ ba giúp các đương sự thương lượng nên trong q trình hịa giải, Thẩm phán có thể đưa ra những ý kiến cần thiết để giúp các đương sự thỏa thuận đúng với tính chất của vụ việc, khơng trái với quy định của pháp luật và đạo đức xã hội. Tuy nhiên, Thẩm phán chỉ có thể phân tích hậu quả pháp lý của việc hịa giải thành và đưa ra những giải pháp để các bên lựa chọn chứ khơng thể nói định hướng giải quyết của Tịa án nếu các đương sự khơng thỏa thuận được với nhau.
Theo hướng dẫn tại mục 5 Phần II của Nghị quyết số 02/2006/NQ-HĐTP ngày 12/5/2006 của HĐTP TANDTC quy định:
1. Tòa án xem xét các yêu cầu cụ thể của đương sự trong vụ án phải giải quyết để tiến hành hòa giải từng yêu cầu theo thứ tự hợp lý. Ví dụ: Trong vụ án ly hơn, có cả tranh chấp về ni con, chia tài sản thì Tòa án cần hòa giải về quan hệ hơn nhân trước, nếu hịa giải đồn tụ khơng thành thì tiếp tục tiến hành hịa giải việc ni con và sau đó hịa giải việc chia tài sản.
2. Khi tiến hành hịa giải, ngồi việc tuân thủ nguyên tắc quy định tại Điều 184 của BLTTDS, tùy theo các quan hệ pháp luật, Thẩm phán phổ biến cho các đương sự biết các quy định của pháp luật có liên quan đến việc giải quyết vụ án để các bên liên hệ đến quyền, nghĩa vụ của mình mà tự nguyện thỏa thuận với nhau về việc giải quyết vụ án; phân tích hậu quả pháp lý của việc hòa giải thành cho các đương sự biết (như mối quan hệ giữa các đương sự, việc chịu án phí...). Thẩm phán khơng được nói trước với các đương sự ai sai, ai đúng ở chỗ nào hoặc nếu các đương sự không thỏa thuận được thì hướng xét xử của Tòa án như thế nào...
Thư ký phải có mặt từ khi bắt đầu phiên hòa giải đến khi kết thúc phiên hòa giải. Nhiệm vụ của Thư ký là ghi biên bản hòa giải. Điều 186 của BLTTDS quy định:
Việc hòa giải được Thư ký Tòa án ghi vào biên bản. Biên bản hịa giải phải có các nội dung chính sau:
- Ngày, tháng, năm tiến hành phiên hòa giải; - Địa điểm tiến hành phiên hòa giải;
- Thành phần tham gia phiên hòa giải;
- Ý kiến của các đương sự hoặc người đại diện hợp pháp của các đương sự;
- Những nội dung đã được các đương sự thỏa thuận, không thỏa thuận.
Biên bản hịa giải phải có đầy đủ chữ ký hoặc điểm chỉ của các đương sự có mặt trong phiên hòa giải, chữ ký của Thư ký Tòa án ghi biên bản và của Thẩm phán chủ trì phiên hịa giải [34].
Đương nhiên việc ghi biên bản là trách nhiệm của Thư ký, song theo quy định trên thì biên bản hịa giải phải có đầy đủ chữ ký hoặc điểm chỉ của các đương sự có mặt trong phiên hịa giải, chữ ký của Thư ký Tòa án ghi biên bản và của Thẩm phán chủ trì phiên hịa giải, cũng có nghĩa là việc ghi biên bản của Thư ký đã được Thẩm phán và các đương sự giám sát chặt chẽ.
Nếu trong q trình hịa giải, các đương sự không thống nhất được với nhau về việc giải quyết toàn bộ nội dung vụ án thì sau khi Thẩm phán và các đương sự ký vào biên bản hòa giải là đã kết thúc phiên hòa giải. Thẩm phán tuyên bố buổi hòa giải kết thúc và có thể thơng báo cho các đương sự đến tham gia phiên hịa giải tiếp theo hoặc có thể làm thủ tục đưa vụ án ra xét xử.
Nếu trong q trình hịa giải, các đương sự thỏa thuận được với nhau về việc giải quyết tồn bộ nội dung vụ án thì Tịa án phải làm cơng việc tiếp
theo là lập biên bản hòa giải thành. Theo quy định tại đoạn 2 khoản 2 Điều 186 của BLTTDS thì: "Khi các đương sự thỏa thuận được với nhau về vấn đề phải giải quyết trong vụ án dân sự thì Tịa án lập biên bản hịa giải thành. Biên bản này được gửi ngay cho các đương sự tham gia phiên hịa giải" [34].
Điều luật này đã có điểm mới hơn hẳn so với PLTTGQCVADS. Theo khoản 2 Điều 44 của PLTTGQCVADS thì biên bản hịa giải thành phải được sao gửi cho Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp và các tổ chức xã hội khởi kiện vì lợi ích chung. Quy định đó là khơng cần thiết, bởi biên bản hòa giải thành là sự tự nguyện thỏa thuận của các đương sự. Pháp luật đã quy định cụ thể những người có đủ điều kiện để tham gia hịa giải. Do vậy, chỉ có các đương sự mới cần thiết được nhận biên bản hòa giải thành để họ có thời gian suy nghĩ thêm về quyết định của mình trong việc giải quyết vụ án.
Điều luật quy định là "phải gửi ngay" cho các đương sự tham gia hòa giải là chưa chính xác, bởi họ đã có mặt ngay ở đó thì Tịa án tiến hành giao ngay cho họ chứ không phải gửi. Hơn nữa, theo mẫu biên bản trong Nghị quyết số 02/2006/NQ-HĐTP ngày 12/5/2006 của HĐTP TANDTC thì biên bản hịa giải thành phải có chữ ký của các đương sự và Thẩm phán chủ trì phiên hòa giải nên sau khi đợi lập biên bản để ký xác nhận vào đó thì họ có thể được nhận ngay bản sao. Có chăng việc gửi biên bản hòa giải thành chỉ được thực hiện với các đương sự vắng mặt tại phiên hòa giải.
Trong vụ việc thuận tình ly hơn, mục đích hịa giải ban đầu của Tòa án là hịa giải để các đương sự về đồn tụ vợ chồng. Do vậy, nếu hòa giải thành thì Tịa án cũng lập biên bản hịa giải thành, nhưng có Thẩm phán thì u cầu đương sự rút đơn để ra quyết định đình chỉ việc giải quyết; có Thẩm phán lại chờ đủ thời gian để ra quyết định công nhận sự thỏa thuận của các đương sự.
Theo Luật Hơn nhân và gia đình năm 1959 và Thơng tư số 25/TATC ngày 30/11/1974 của TANDTC hướng dẫn việc hòa giải trong TTDS thì khi giải quyết ly hôn, Tịa án khơng tiến hành hòa giải trong trường hợp thuận
tình ly hơn vì cho rằng nếu hịa giải trong trường hợp đó là vi phạm quyền tự định đoạt của đương sự. Tuy nhiên, trong thực tiễn không phải mọi trường hợp thuận tình ly hơn đều do "mâu thuẫn đã đến mức trầm trọng, mục đích của hơn nhân khơng đạt được" mà có thể do mâu thuẫn nhất thời, do tự ái, hiểu lầm, sĩ diện cá nhân... nên việc hòa giải giúp các đương sự hàn gắn cuộc sống vợ chồng là cần thiết, góp phần ổn định cuộc sống xã hội. Do vậy, Luật Hôn nhân và gia đình năm 1986 cũng như Luật Hôn nhân và gia đình năm 2000 đều quy định hịa giải trong giải quyết ly hơn là một thủ tục bắt buộc.
Theo các điều 88, 90 và 91 của Luật Hơn nhân và gia đình năm 2000 thì hịa giải là thủ tục bắt buộc khi vợ, chồng hoặc cả vợ chồng cùng có đơn yêu cầu ly hơn. Thủ tục hịa giải trong vụ án ly hơn cũng giống như thủ tục hịa giải trong các vụ việc dân sự khác, chỉ có mục đích ban đầu của hịa giải là khác nhau. Nếu mục đích hịa giải đồn tụ khơng đạt được thì Tịa án mới tiến hành hịa giải để các đương sự thỏa thuận với nhau về việc giải quyết các vấn đề trong vụ án.
Theo hướng dẫn tại Nghị quyết số 02/2006/NQ-HĐTP ngày 12/5/2006 của HĐTP TANDTC thì biên bản hịa giải thành cần ghi:
Trong thời hạn bảy ngày, kể từ ngày lập biên bản hòa giải, nếu đương sự nào có thay đổi ý kiến về sự thỏa thuận thì phải lập biên bản gửi cho Tòa án. Trong trường hợp đương sự trực tiếp đến Tịa án xin thay đổi thỏa thuận thì Thẩm phán phải lập biên bản ghi ý kiến thay đổi thỏa thuận của họ. Biên bản ghi ý kiến thay đổi thỏa thuận phải có chữ ký hoặc điểm chỉ của đương sự và lưu vào hồ sơ vụ án. Việc thay đổi thỏa thuận này phải được Tịa án thơng báo cho các đương sự khác có liên quan đến thỏa thuận biết [56].
Trong thời hạn bảy ngày, kể từ ngày lập biên bản hòa giải, nếu đương sự nào có thay đổi ý kiến về sự thỏa thuận trên đây thì phải làm thành văn bản gửi cho Tòa án. Hết thời hạn này, nếu khơng có đương sự nào thay đổi ý kiến về sự thỏa thuận đó, thì Tịa án ra quyết định công nhận sự thỏa thuận của các đương sự và quyết định này có hiệu lực pháp luật ngay sau khi ban hành, không bị kháng cáo, kháng nghị theo thủ tục phúc thẩm [56].
Quy định và hướng dẫn về biên bản hòa giải thành này đã quá rõ ràng và dễ hiểu nên Thẩm phán không cần phải giải thích gì thêm.