9. Cấu trúc luận văn
1.4. Quản lý hoạt động cố vấn học tập trong đào tạo tín chỉ
1.4.1. Vai trị, nhiệm vụ của cố vấn học tập trong các trường Cao đẳng, Đại học
1.4.1.1. Vai trò
Cố vấn học tập - cụm từ được nhắc đến khá nhiều kể từ khi hình thức đào tạo theo tín chỉ được áp dụng tại các trường Đại học ở Việt Nam. Trước tiên phải khẳng định rằng, CVHT có vai trị rất quan trọng trong đào tạo tín chỉ và ảnh hưởng đến kết quả học tập, rèn luyện của sinh viên. Với vai trò cố vấn, các CVHT là người định hướng, tư vấn, giám sát hoạt động học tập của sinh viên, giúp cho sinh viên nhận thức được tầm quan trọng của quy chế đào tạo, nhận thức chính xác các khái niệm của quy chế, hiểu được quy chế, chương trình đào tạo, phương pháp học tập, từ đó chọn lựa được chương trình kế hoạch học tập phù hợp với sức học, hồn cảnh cá nhân và tự tìm ra biện pháp khắc phục các khó khăn xuất hiện khi mới từ gia đình vào mơi trường xã hội và trường Cao đẳng, Đại học. Thông qua hoạt động cố vấn cho các lớp sinh viên, CVHT nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng, tình cảm, năng lực cá nhân, hồn cảnh gia đình, nguyện vọng của từng sinh viên để từ đó có những đề xuất kịp thời với nhà trường về các biện pháp hỗ trợ cho sinh viên cũng như thực hiện tốt công tác quản lý sinh viên.
Nếu như trong hình thức đào tạo theo niên chế, GVCN là cầu nối giữa nhà trường và sinh viên, là người đại diện của nhà trường thực hiện cơng tác quản lý sinh viên thì trong đào tạo theo hệ thống tín chỉ, CVHT thực thi vai trị là GVCN trước đây đồng thời là người cố vấn, trợ giúp sinh viên trong học tập và nghiên cứu khoa học.
CVHT là người tư vấn và hỗ trợ
học tập. Có thể nói rằng CVHT có vai trị then chốt thơng qua hoạt động tư vấn, trợ giúp, theo dõi và định hướng cho SV trong việc xây dựng chương trình học tập. CVHT là một bộ phận không thể tách rời và đảm bảo cho “cỗ máy” học chế tín chỉ vận hành hiệu quả, thông suốt.
CVHT chiếm vai trị quan trọng trong sự thành cơng của sinh viên trong đào tạo; Là cầu nối giữa nhà trường với sinh viên, làm nhiệm vụ tư vấn cho sinh viên về học tập, nghiên cứu khoa học và việc làm, đại diện nhà trường quản lý tồn diện sinh viên về mọi mặt…
Đã có nhiều hội thảo, hội thi với qui mô khác nhau đề cập đến “cố vấn học tập” trong phương thức đào tạo theo hệ thống tín chỉ. Cụ thể trường Đại học Cần Thơ tổ chức “Hội nghị nâng cao vai trò cố vấn học tập”, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - ĐH Quốc gia Hà Nội đã tổ chức cuộc thi “Nghiệp vụ cố vấn học tập”, Trường Đại học Ngoại ngữ - ĐH Quốc gia Hà Nội cũng đã tổ chức Hội thảo “Những vấn đề sinh viên cần trong quá trình học tập tại trường và vai trò của cố vấn học tập”… Tất cả các hội thảo, hội thi này đều nhằm mục đích làm rõ vai trị, nhiệm vụ của đội ngũ CVHT để từ đó xác định những yêu cầu đối với CVHT trong phương thức đào tạo theo hệ thống tín chỉ.
1.4.1.2. Nhiệm vụ
CVHT là một mắt xích khơng thể thiếu trong q trình giải quyết các vấn đề liên quan đến sinh viên. CVHT là người am hiểu quy trình đào tạo, nắm vững chương trình đào tạo và các qui định của trường để tư vấn, định hướng cho sinh viên trong thời gian học tập, rèn luyện tại trường đại học. Hiện nay, đa số các trường đại học, cao đẳng đều đã ban hành những quy chế quy định chức năng, nhiệm vụ, cơng việc chính của CVHT, tiêu chuẩn cần có và những chính
sách phúc lợi, khen thưởng đối với CVHT. Trong đó, nhiệm vụ chính của CVHT mà đa số các trường đều quy định là:
- Học tập, nghiên cứu, nắm vững mục tiêu giáo dục, nội dung, chương trình, phương pháp đào tạo, quy chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo, quy định, nội quy của trường về học tập, rèn luyện và công tác sinh viên của trường; thường xuyên cập nhật những thay đổi, bổ sung trong quy chế, quy định, nội quy để có thể tư vấn, hỗ trợ giúp đỡ sinh viên trong quá trình học tập, rèn luyện tại trường;
- Nắm rõ chức năng, nhiệm vụ các đơn vị liên quan trong công tác sinh viên để hướng dẫn sinh viên cách tìm hiểu thơng tin, liên hệ cơng việc đúng kênh, đúng việc, đúng đối tượng;
- Tư vấn cho sinh viên cách thức xây dựng kế hoạch học tập cho toàn khóa học; hướng dẫn sinh viên đăng ký học phần ở từng học kỳ để hoàn thành kế hoạch học tập;
- Nắm danh sách lớp, thông tin cá nhân sinh viên; đề cử Ban cán sự lớp thông qua bầu cử tại lớp để trường phê duyệt;
- Thơng qua tình hình, kết quả học tập của sinh viên để tư vấn, hướng dẫn sinh viên trong việc đăng ký, điều chỉnh kế hoạch học tập cho phù hợp với năng lực và hoàn cảnh;
- Thực hiện công tác đánh giá kết quả rèn luyện sinh viên (phổ biến quy định đánh giá, hướng dẫn thực hiện, chủ trì họp lớp đánh giá), hướng dẫn sinh viên thực hiện khiếu nại, điều chỉnh, đánh giá bổ sung theo đúng quy định, tiến độ; - Hướng dẫn, khuyến khích, tạo điều kiện cho sinh viên tham gia các hoạt động học thuật, nghiên cứu khoa học; các hoạt động văn, thể, mỹ lành mạnh, bổ ích;
- Nắm tình hình chung của lớp phụ trách (về các mặt học tập, đời sống, sinh hoạt) thông qua báo cáo của Ban cán sự lớp; hướng dẫn, tư vấn cho sinh viên trong quá trình học tập, rèn luyện tại trường và các vấn đề khác có liên quan;
- Chủ trì họp lớp xét khen thưởng, kỷ luật sinh viên thuộc lớp phụ trách; đề nghị khen thưởng, kỷ luật sinh viên thuộc lớp phụ trách gửi khoa;
- Tham dự họp Hội đồng xét khen thưởng - kỷ luật sinh viên ĐHCQ đối với sinh viên thuộc lớp phụ trách để phát biểu ý kiến, đề xuất hình thức khen thưởng, kỷ luật nhưng khơng được quyền biểu quyết;
- Thực hiện chế độ báo cáo theo yêu cầu của ban chủ nhiệm khoa.
Như vậy, vai trò, nhiệm vụ của CVHT rất quan trọng trong hệ thống học tập theo tín chỉ. Cố vấn khơng chỉ là người hướng dẫn sinh viên đăng ký các học phần, lập kế hoạch học tập mà CVHT còn phải hướng dẫn sinh viên về phương pháp học, kỹ năng nghiên cứu, kỹ năng giải quyết vấn đề và hướng dẫn thêm cho sinh viên về phương pháp tự học, các kỹ năng sống… Tuy nhiên, trong thực tế, hiệu quả của CVHT thực sự không cao do nhiều nguyên nhân khác nhau. Từng bước xây dựng và nâng cao chất lượng CVHT là công việc cần được quan tâm hàng đầu của các trường triển khai chương trình học tập của sinh viên theo học chế tín chỉ. CVHT sẽ đóng góp khơng nhỏ vào thành công trong việc đào tạo theo hệ thống tín chỉ.
1.4.2. Quản lý hoạt động của cố vấn học tập ở trường Cao đẳng, Đại học
Quản lý công tác xây dựng, bồi dưỡng đội ngũ CVHT: Hầu hết các CVHT được chọn từ các cán bộ, giáo viên giầu kinh nghiệm, tuy nhiên để đạt hiệu quả tốt trong cơng tác cố vấn thì cần có kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho CVHT.
Quản lý nội dung, kế hoạch hoạt động công việc của CVHT: Xây dựng các chương trình, kế hoạch CVHT gắn liền với các khóa học, chương trình đào tạo cụ thể, lập kế hoạch hoạt động trong từng giai đoạn và tồn bộ chương trình.
Quản lý việc phân công nhiệm vụ cho CVHT: Với CVHT kiêm nhiệm cần phân cơng hợp lý để đảm bảo hồn thành 2 nhiệm vụ, với CVHT chuyên trách cần giao nhiệm vụ cụ thể, sâu rộng trong tư vấn, cố vấn, giúp đỡ sinh viên.
Quản lý thời gian hoạt động của CVHT: Thực hiện các biện pháp quản lý CVHT với đặc thù công việc hoạt động không chỉ thời gian trên lớp, thời gian làm việc hành chính mà cả thời gian sinh viên tự học, tự nghiên cứu ngồi giờ.
Quan lý cơng tác kiểm tra, giám sát hiệu quả công việc của CVHT: Việc kiểm tra đánh giá CVHT phải đảm bảo tính khách quan, tồn diện.
Quản lý công tác đánh giá, khen thưởng, kỷ luật phù hợp đối với CVHT: Khen thưởng kịp thời đối với những CVHT làm việc hiệu quả, điều chỉnh
những CVHT làm việc chưa có hiệu quả, thậm chí kỷ luật những CVHT khơng hồn thành nhiệm hoặc để xảy ra sai phạm.
Trên đây là một số nội dung cơ bản trong hoạt động quản lý CVHT góp phần nâng cao chất lượng giáo dục - đào tạo nguồn nhân lực.
1.5. Các yếu tố ảnh hƣởng đến quản lý hoạt động cố vấn học tập
1.5.1. Yếu tố chủ quan
1.5.1.1. Thái độ đối với quản lý hoạt động CVHT
Theo nhiều tác giả, để thực hiện được quản lý hoạt động CVHT, điều có tính chất định hướng nhất đó là CVHT phải đi từ việc nâng cao nhận thức. Trong quản lý CVHT cần thấy rõ đây là việc làm cần thiết và quan trọng đối trong đào tạo theo tín chỉ. Khi một người yêu thích và thực sự nhiệt huyết trong hoạt động trợ giúp thì họ sẽ quý trọng con người và họ say mê với công việc giúp đỡ.
Người lãnh đạo quản lý phải xác định rõ vị trí, vai trị, chức năng nhiệm vụ của CVHT rõ ràng, khi đó CVHT thấy được vai trị, trách nhiệm của mình sẽ cố gắng, tích cực, hăng hái, nhiệt tình và có những hành động thiết thực, cụ thể, hữu ích cho hoạt động của mình.
Các yếu tố thể hiện thái độ đối với quản lý hoạt động CVHT được xác định như: Nhận thấy hoạt động CVHT phải tạo thành một hệ thống logic và có sự quản lý thống nhất trong các bộ phận. Từ đó có các biện pháp quản lý phù hợp nâng cao hiệu quả của hoạt động CVHT.
1.5.1.2. Sự hiểu biết của quản lý CVHT về đào tạo tín chỉ
Chất lượng quản lý hoạt động CVHT phụ thuộc vào mức độ hiểu biết của quản lý CVHT về đào tạo theo tín chỉ, (Người quản lý CVHT cần hiểu rõ về tổng thể các nội dung trong hoạt động CVHT, nắm rõ các chương trình đào tạo, cách thức triển khai, tổ chức hoạt động CVHT. Những người làm công tác quản lý này không chỉ cần được trang bị kiến thức một cách bài bản, hệ thống mà cịn có khả năng quản lý, phân cơng, điều chỉnh hoạt động CVHT phù hợp.
Khi bàn về tổ chức quản lý hoạt động của CVHT tại các trường, yêu cầu các nhà quản lý CVHT trước hết phải hiểu sâu sắc vai trò của CVHT trong đào
tạo. Biết rõ khả năng, năng lực của các CVHT về hoạt động tư vấn, kinh nghiệm CVHT để có sự phân cơng, giao nhiệm vụ phù hợp phát huy hết khả năng của họ.
Các yếu tố thể hiện thái độ đối với quản lý hoạt động CVHT được xác định là: Đã trải nghiệm quản lý hoạt động CVHT (đã từng quản lý cán bộ, giáo viên chủ nhiệm, CVHT); hiểu rõ về vị trí của CVHT trong đào tạo theo tín chỉ; hiểu được chương trình đào tạo chung của trường; nắm được các quy định, quy chế của trường và các phịng ban, từ đó có quan điểm đúng đắn và lịng nhiệt tình, trách nhiệm trong cơng tác quản lý CVHT.
1.5.1.3. Thâm niên công tác của người quản lý CVHT
Nhiều người cho rằng hiệu quả của quản lý hoạt động CVHT nói chung phụ thuộc vào kinh nghiệm quản lý. Thời gian cơng tác lãnh đạo lâu năm có liên quan đến hình thành kỹ năng quản lý và phương pháp quản lý tốt . Lãnh đạo nhiều kinh nghiệm sẽ có các biện pháp quản lý hệ thống khoa học, tạo sự thống nhất chung trong chỉ đạo.
1.5.1.4. Xây dựng mối quan hệ giữa CVHT với bộ mơn, khoa, phịng, đồn thể
Xét từ góc độ quản lý nhà nước, mối quan hệ giữa CVHT với các bộ mơn, khoa, phịng là quan hệ cấp dưới với cấp trên. Song trên góc độ hỗ trợ và tham gia quản lý Học sinh - sinh viên của CVHT là quan hệ mang tính chất chuyên nghiệp, chuyên sâu từng lính vực do vậy các quan hệ đó. Người lãnh đạo quản lý phải là người định hướng, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ cho CVHT đồng thời cần chủ động xây dựng mối quan hệ phối hợp, hợp tác hỗ trợ giữa các đơn vị với CVHT.
Quan hệ với bộ môn, khoa, phịng và đội ngũ cố vấn là quan hệ đơi bên cùng có trách nhiệm và tất cả vì học sinh - sinh viên (Học sinh - sinh viên là trung tâm). Khắc phục “xin - cho”.
Quan hệ với các đoàn thể là quan hệ chuyên gia, cố vấn và chi sẻ trách nhiệm. Khắc phục “tham gia - gượng ép”.
1.5.2. Yếu tố khách quan
1.5.2.1. Cơ chế chính sách trong quản lý CVHT
Sự tạo điều kiện của nhà trường về mặt chính sách, điều kiện cơ sở vật chất là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động CVHT. Ở nước ngồi, CVHT có phịng làm việc để gặp gỡ sinh viên, CVHT được sử dụng điện thoại, máy tính, máy fax và các điều kiện cơ sở vật chất khác, nhưng ở Việt Nam hiện nay, hầu hết các CVHT tự chi trả các khoản chi phí liên quan khi liên lạc với sinh viên, khơng có phịng làm việc và chưa có chế độ chính sách hợp lý cho thời gian CVHT dành cho sinh viên. Ngồi cơng việc giảng dạy, các CVHT còn phải tham gia rất nhiều các hoạt động khác như nghiên cứu khoa học, thi đua, khen thưởng, các hoạt động văn nghệ, thể thao… Việc kiêm nhiệm thêm một công việc mất nhiều thời gian như CVHT nhưng kinh phí lại hạn chế, (thậm chí có trường cịn khơng có kinh phí cho CVHT) khiến cho các CVHT cảm thấy mệt mỏi và uể oải. Bởi vậy, bên cạnh việc phân cơng, giao nhiệm vụ thì người quản lý cũng cần quan tâm, hỗ trợ, tạo điều kiện về cơ sở vật chất, điều kiện làm việc, động viên tinh thần cho CVHT tốt hơn.
1.5.2.2. Giao nhiệm vụ phụ trách SV cho CVHT
Với số lượng sinh viên quá đông sẽ khiến cho CVHT thường xuyên phải giải đáp các vấn đề thắc mắc và điều này sẽ ảnh hưởng đến q trình thực hiện các cuộc tư vấn có chất lượng tốt, khó có thể thể hiện được các biểu hiện của kỹ năng tư vấn. Bởi vậy người quản lý cần bố trí phân cơng hợp lý, đủ số lượng SV và phù hợp điều kiện quản lý cũng như chuyên môn của CVHT.
Tại mỗi giai đoạn của quá trình đào tạo, tùy theo từng chuyên ngành, từng khóa học mà giao nhiệm vụ phân cơng CVHT phù hợp, tạo điều kiện cho CVHT và SV có sự trao đổi hợp tác tốt nhất.
1.5.2.3. Công tác bồi dưỡng, tập huấn về kỹ năng cho CVHT
Đây là yếu tố quan trọng quyết định đến trình độ kỹ năng tư vấn - trợ giúp của CVHT. Ở nước ngoài, CVHT là những người tốt nghiệp các ngành trợ giúp (ngành Tâm lý, Giáo dục, hoặc Tham vấn...), có bằng cấp từ cử nhân, thạc sỹ trở lên và tại Mỹ cịn cần có chứng chỉ thực hành, nhưng ở Việt Nam, CVHT là giảng viên ở nhiều khoa khác nhau, hoặc ở các Phịng Ban. Trong khi đó,
chất lượng các hoạt động của cố vấn phụ thuộc nhiều vào việc được trau dồi, tập huấn, cần được giám sát thường xuyên.
Để CVHT thực hiện tốt hoạt động, cần có các phương pháp rèn luyện kỹ năng cho người làm công việc trợ giúp như: sắm vai, quan sát, sử dụng băng hình, thảo luận, chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn và điều này sẽ được thực hiện tốt nhất qua các khóa tập huấn về kỹ năng tư vấn.
Như vậy lãnh đạo quản lý cần chú trọng cao đến công tác bồi dưỡng, tập huấn cho CVHT. Thường xuyên tổ chức hội thảo, tạo đàm hay đi tham quan các đơn vị khác để giao lưu, trao đổi kinh nghiệm trong CVHT.
1.5.2.4. Các điều kiện cơ sở vật chất và thời gian, địa điểm để thực thi công