Cần tiến hành đổi mới việc phân công nhiệm vụ cho CVHT một cách khoa học, hợp lý đồng thời bố trí bổ sung đội ngũ CVHT đủ về số lượng và đảm bảo về chất lượng. Trong đó, nhà trường cần lựa chọn những cán bộ, giảng viên có trách nhiệm và uy tín để đảm nhiệm cơng việc CVHT đồng thời công bố đầy đủ thông tin của các CVHT cho SV biết ngay từ đầu khóa học. Mỗi sinh viên sẽ được tư vấn, cố vấn bởi nhiều CVHT trong mỗi lĩnh vực sinh hoạt, học tập khác nhau. Một CVHT có thể hướng dẫn, cố vấn cho nhiều SV theo nhiệm vụ đã được phân công.
* Ban giám hiệu: Trong Ban giám hiệu thì Hiệu trưởng là người đứng
đầu, chịu trách nhiệm chỉ đạo tổng thể hoạt động CVHT. Hiệu trưởng có thể ủy quyền cho các Phó Hiệu trưởng.
* Ban CVHT: Ban CVHT chịu trách nhiệm dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám hiệu. Thành phần của Ban CVHT bao gồm các cán bộ Trưởng, phó các Phịng, Khoa, Trung tâm và một số chuyên viên nhiều kinh nghiệm trong công tác đào tạo.
BAN GIÁM HIỆU
BAN CVHT CVHT là cán bộ, giảng viên CVHT là sinh viên SV CÁC LỚP Các khoa chuyên mơn Các phịng chức năng Ban chức năng Các Trung tâm Các cán bộ lớp Các cán bộ đoàn Chủ nhiệm các CLB SV tiêu biểu
Ban CVHT có nhiệm vụ tham mưu cho Hiệu trưởng chỉ đạo và quản lý hoạt động CVHT như: Xây dựng chương trình hoạt động của CVHT; xây dựng tiêu chí đánh giá hoạt động CVHT; theo dõi hiệu quả hoạt động CVHT; tổ chức lớp tập huấn hoặc các hội nghị hoạt động CVHT; tham mưu cho Hiệu trưởng thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động CVHT…cụ thể như: Xây dựng nội dung chương trình, kế hoạch hoạt động của CVHT hàng năm; quy định các tài liệu, biểu mẫu phục vụ cho hoạt động CVHT; tổ chức các khóa tập huấn nghiệp vụ cho CVHT; tổ chức Hội nghị đánh giá, tổng kết hoạt động CVHT hàng năm; hướng dẫn đội ngũ CVHT khi gặp vướng mắc trong công việc; tham mưu và báo cáo Hiệu trưởng về hoạt động CVHT trong trường.
Nhóm CVHT là cán bộ, giảng viên được bố trí, phân cơng:
* Các khoa chun mơn: Trong các đơn vị Khoa chuyên môn sẽ cử một số cán bộ, giảng viên tham gia làm CVHT với số lượng và nhiệm vụ như sau:
Khoa Đại cương: Số lượng 03 đồng chí, đảm nhiệm cố vấn kế hoạch
giảng dạy, thực hành, thực tập, nội dung học tập, giáo trình, tài liệu học tập, phương pháp học tập của các học phần thuộc khối kiến thức giáo dục đại cương cho các SV.
Khoa kế tốn - Tài chính: Số lượng 03 đồng chí, đảm nhiệm cố vấn kế
hoạch giảng dạy, thực hành, thực tập, nội dung học tập, giáo trình, tài liệu học tập, phương pháp học tập của các học phần thuộc khối kiến thức kế tốn, tài chính cho các SV trong khoa.
Khoa Khách sạn du lịch: Số lượng 02 đồng chí, đảm nhiệm cố vấn kế
hoạch giảng dạy, thực hành, thực tập, nội dung học tập, giáo trình, tài liệu học tập, phương pháp học tập của các học phần thuộc khối kiến thức Quản trị kinh doanh du lịch, quản trị nhà hàng khách sạn, hướng dẫn du lịch… cho các SV trong khoa.
Khoa Quản trị kinh doanh: Số lượng 02 đồng chí, đảm nhiệm cố vấn kế
hoạch giảng dạy, thực hành, thực tập, nội dung học tập, giáo trình, tài liệu học tập, phương pháp học tập của các học phần thuộc khối kiến thức ngành quản trị kinh doanh cho các SV trong khoa.
* Các phòng chức năng: Trong các đơn vị phòng chức năng sẽ cử một số cán bộ tham gia làm CVHT với số lượng và nhiệm vụ như sau:
Phòng đào tạo: Số lượng 03 đồng chí. Trong đó: Một đồng chí đảm
nhiệm cố vấn chương trình đào tạo, kế hoạch đào tạo, lịch học, lịch thi và giải đáp, hướng dẫn về quy trình, thủ tục đăng ký hoặc hủy đăng ký học phần học tập. Một đồng chí phụ trách cố vấn cơng tác giáo vụ: Hướng dẫn SV đăng ký, truy cập tài khoản trong phần mềm quản lý đào tạo, cố vấn về kỹ thuật máy tính, khai thác sử dụng các tính năng dành cho SV trong phần mềm. Cung cấp, phổ biến thông tin về nội quy, quy chế, tình hình học tập, kết quả học tập của SV. Một đồng chí cố vấn về các thủ tục chuyển trường, chuyển lớp, chuyển ngành, học chuyển đổi bổ sung, bảo lưu kết quả học tập và cung cấp các loại hệ thống sổ sách, biểu mẫu, đơn…
Phịng cơng tác HSSV: Số lượng 02 đồng chí. Trong đó: Một đồng chí
đảm nhiệm cố vấn về cơng tác khen thưởng, kỷ luật, xếp loại học tập và rèn luyện của SV; Quản lý hệ thống sổ sách, hồ sơ công tác HSSV. Một đồng chí phụ trách cố vấn cơng tác chế độ ưu tiên, chính sách miễn giảm, ưu đãi, các loại bảo hiểm và các chế độ quyền lợi của HSSV trong sinh hoạt, học tập.
Phòng Nghiên cứu khoa học: Số lượng 01 đồng chí cố vấn về cơng tác
đăng ký, triển khai thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học, ứng dụng chuyển giao cơng nghệ mà SV có thể tham gia.
Phịng Thanh tra, khảo thí và đảm bảo chất lượng: Số lượng 01 đồng chí
cố vấn về cơng tác đảm bảo nghĩa vụ, quyền lợi của SV theo đúng quy định. Tiếp nhận và giải quyết công tác phúc khảo kết quả thi, kết quả đánh giá, xếp loại của SV.
Phịng Tài chính kế tốn: Số lượng 01 đồng chí cố vấn các thủ tục về cơng
tác thu nộp học phí, lệ phí và thanh tốn chi trả học bổng, khen thưởng khác. * Các trung tâm hỗ trợ:
Trung tâm thông tin, thư viện: Số lượng 01 đồng chí cố vấn, giúp đỡ SV
cho SV. Hướng dẫn, quản lý SV đăng ký và khai thác thông tin trong hệ thống thư viện điện tử.
Trung tâm Tuyển sinh và Tư vấn giới thiệu việc làm: Số lượng 01 đồng
chí cố vấn, giúp đỡ SV trong lĩnh vực hướng nghiệp, cung cấp thông tin về nhu cầu việc làm để SV tiếp cận và có thể thực hiện hỗ trợ cung cấp, giáo dục SV các kỹ năng phỏng vấn, xin việc…
* Ban quản lý ký túc xá: Số lượng 01 đồng chí cố vấn, giúp đỡ SV các thủ tục đăng ký tạm trú, tạm vắng; Sắp xếp bố trí chỗ ăn, ở trong ký túc xá cho SV; Đảm bảo các điều kiện sinh hoạt, học tập cho SV nội trú. Giữ gìn an ninh trật tự, an toàn tạo điều kiện tốt nhất cho người học.
* Ban Y tế học đường: Số lượng 01 đồng chí đảm bảo cơng tác vệ sinh học đường, chăm sóc sức khỏe người học; cố vấn, giúp đỡ SV các thủ tục chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể...
Nhóm CVHT là sinh viên đƣợc phân công nhiệm vụ nhƣ sau:
Cán bộ lớp: Số lượng 01 sinh viên trong Ban cán sự lớp cố vấn, giúp đỡ SV trong các hoạt động học tập của tập thể lớp.
Cán bộ Đoàn: Số lượng 01 sinh viên trong Ban chấp hành chi đoàn cố vấn, giúp đỡ SV trong các hoạt động, sinh hoạt đoàn thanh niên.
Cán bộ Hội sinh viên: Số lượng 01 sinh viên trong Hội sinh viên phối hợp cùng Đoàn thanh niên cố vấn, giúp đỡ SV trong các hoạt động xã hội, cộng đồng.
Cán bộ chủ nhiệm các Câu lạc bộ: Số lượng mỗi câu lạc bộ có 01 sinh viên cố vấn, giúp đỡ SV trong các hoạt động sinh hoạt, vui chơi giải trí, giao lưu học tập, rèn luyện các kỹ năng sống, kỹ năng mềm.
Các sinh viên tiêu biểu: Là các SV khá giỏi, xuất sắc của các lớp SV tham gia CVHT giúp đỡ, phổ biến cho SV những kinh nghiệm học tập, phấn đấu rèn luyện thi đua.
3.2.2.3. Điều kiện thực hiện
Việc thiết kế, xây dựng kế hoạch do Ban CVHT phối hợp cùng các đơn
vị chức năng, đặc biệt là Phòng đào tạo để cùng thống nhất và trình Ban giám hiệu phê duyệt.
Trong đơn vị Nhà trường đã có bộ phận kế hoạch đào tạo có thể phối hợp tốt với Ban CVHT để xây dựng kế hoạch hoạt động cho các CVHT. Lãnh đạo quản lý cần nắm rõ thực tế đội ngũ CVHT, dự báo được khả năng và năng lực thực hiện kế hoạch. Tiến hành tổ chức xây dựng, biên soạn kịp thời hệ thống sổ sách, biểu mẫu cho từng năm học, từng khóa học.
Ban giám hiệu chỉ đạo trực tiếp Ban CVHT nên kế hoạch được lập ra sẽ được triển khai thực hiện thống nhất, đồng bộ tồn trường và tạo tính khoa học cao trong quản lý.
Với yêu cầu mơ hình quản lý như trên, các đơn vị phòng, khoa, trung tâm, các đơn vị hỗ trợ đào tạo đủ điều kiện đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ.
Cần quan tâm đảm bảo quyền lợi, chế độ và tạo điều kiện cho các CVHT hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Tổ chức thực hiện cần có sự quản lý, phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị để đảm bảo hoạt động CVHT không bị chồng chéo công việc để các CVHT luôn đảm bảo thực hiện tốt chức năng chuyên môn trong đơn vị phụ trách và chức năng CVHT hỗ trợ, giúp đỡ SV.
3.2.3. Chỉ đạo xây dựng nội dung chương trình hoạt động cho cố vấn học tập, từ đó có phương án đào tạo, bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ cho đội tập, từ đó có phương án đào tạo, bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ cho đội ngũ này
3.2.3.1. Mục đích - ý nghĩa
Vấn đề xây dựng nội dung chương trình hoạt động cho CVHT nhằm tạo sự thống nhất các nội dung hoạt động của CVHT. Điều này giúp cho CVHT nắm rõ hơn chức năng, nhiệm vụ cụ thể của mình và chủ động đề xuất, bổ xung các nội dung cụ thể phù hợp với các đối tượng SV các ngành nghề khác nhau.
Nội dung hoạt động CVHT cũng thể hiện rõ chức trách, nhiệm vụ cụ thể của CVHT để hoạt động này vừa mang tính độc lập, vừa mang tính phối hợp và cũng tránh được chồng chéo công việc của CVHT với GVCN.
Căn cứ vào nội dung chương trình hoạt động của CVHT, các cán bộ quản lý dễ dàng hơn trong phân công nhiệm vụ cho CVHT được phù hợp, hiệu
quả hơn, đồng thời cũng căn cứ mức độ hoàn thành các nội dung cơng việc đó để đánh giá hiệu quả hoạt động của CVHT. Bên cạnh đó, vấn đề bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho CVHT cũng là yêu cầu cần thực hiện.
Công tác bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ CVHT là nhiệm vụ quan trọng đảm bảo đáp ứng nhu cầu, quyền lợi cho các CVHT. Cần tổ chức thường xuyên, liên tục hoạt động này nhằm xây dựng một hệ thống CVHT chuyên trách, chuyên nghiệp, khắc phục tình trạng CVHT hoạt động mang tính kiêm nhiệm.
Hoạt động này giúp cho các CVHT củng cố, nâng cao được trình độ, kiến thức, kinh nghiệm hoạt động CVHT, nâng cao chất lượng CVHT, tạo sự tự tin, lòng yêu nghề, nâng cao ý thức trách nhiệm của các CVHT, yên tâm trong công tác.
Không ngừng bổ sung số lượng, từng bước nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động CVHT đồng thời giúp các lãnh đạo quản lý dễ dàng hơn trong lựa chọn, phân công nhiệm vụ cho các CVHT.
3.2.3.2. Nội dung công việc và cách thức thực hiện
* Chỉ đạo xây dựng nội dung chương trình hoạt động cho CVHT:
Đối với chương trình đào tạo, Nhà trường đang thực hiện thời gian đào tạo với một khóa học cao đẳng là 3 năm. Bởi vậy cần xây dựng, thiết kế nội dung chương trình hoạt động cụ thể trong từng giai đoạn đảm bảo tính khoa học, đúng nội dung đáp ứng yêu cầu người học.
a. Đối với SV năm thứ nhất, cuộc họp đầu tiên của học kỳ chính thứ nhất, phải tổ chức cho CVHT tiến hành các hoạt động sau:
Công bố quyết định thành lập Ban cán sự lớp, Ban chấp hành chi đoàn (do CVHT chỉ định); phân công nhiệm vụ Ban cán sự lớp, Ban chấp hành chi đoàn, làm rõ mối quan hệ hoạt động giữa CVHT và lớp. Ngay khi nhận lớp cần nắm rõ sơ yếu lý lịch của từng SV, đây là điều rất quan trọng đối với CVHT. Cơng việc này rất cần thiết vì thơng qua sơ yếu lý lịch để bước đầu CVHT có
thể tìm hiểu và đánh giá sơ bộ nhân cách của các SV. Đây chỉ là đánh giá sơ bộ ban đầu nhưng nhờ vào sơ yếu lịch sẽ giúp cho CVHT linh hoạt hơn trong cách tiếp xúc với từng thành viên của lớp. Một trong những ưu điểm khác của việc nắm rõ sơ yếu lý lịch của các SV là CVHT có thể phát hiện những trường hợp SV có hồn cảnh khó khăn để tìm ra những biện pháp thích hợp kịp thời giúp đỡ các họ.
Giới thiệu một số thông tin về Nhà trường, cơ cấu tổ chức của Trường, một số thông tin về Khoa quản lý đào tạo và các phòng chức năng để sinh viên biết và liên hệ khi có nhu cầu.
Triển khai các quy định, quy chế về học chế tín chỉ, các quy định của Trường liên quan đến quyền và nghĩa vụ của sinh viên; Phổ biến và triển khai các quy chế, quy định về đào tạo; phổ biến những nội dung mới, những nội dung điều chỉnh trong các quy định về đào tạo hiện hành (nếu có); phổ biến một số biểu mẫu có liên quan đến sinh viên và quy trình xác nhận đơn từ và biểu mẫu đó. Hiện tại, mail group là một phương tiện hữu hiệu để giúp CVHT và các sinh viên trong lớp liên lạc, thông tin khi cần thiết. Việc giữ thông tin liên lạc bằng email, điện thoại giúp CVHT nắm kịp thời các hoàn cảnh sinh viên cần được giúp đỡ, hỗ trợ, giúp các em an tâm trong việc học tập.
Hướng dẫn về thực hiện chương trình đào tạo, tiến trình đào tạo tồn khóa của ngành; về thực hiện thời khóa biểu học kỳ; về đăng ký học tập và điều chỉnh đăng ký học tập; về truy cập Website Nhà trường để đăng ký học tập và theo dõi kết quả học tập. Sinh viên năm đầu tiên do còn bỡ ngỡ, thụ động và chưa xác định phương hướng rõ ràng và hình thức học tập khác hẳn với lúc cịn học phổ thơng,… thì sự giúp đỡ của CVHT đó
, CVHT phải nhanh chóng quan tâm về tư tưởng và hiểu được tâm tư nguyện vọng của các em. Đồng thời hướng dẫn cho sinh viên tìm hiểu chương trình đào tạo của khố - ngành và cách lựa chọn học phần là công việc quan trọng hàng đầu của CVHT.
Tư vấn cho sinh viên phương pháp học đại học, phương pháp tự học và kỹ năng nghiên cứu khoa học, kỹ năng thu thập, xử lý, thông tin, tài liệu học
tập. CVHT có thể giới thiệu một vài kế hoạch học tập tồn khóa tiêu biểu. Hướ
. CVHT trong thời gian này phải bám sát các SV trong khâu đăng
hoạch học tập, nhưng trong thực tế, khi các SV trực tiếp đăng ký các học phần vẫn cịn đăn
. Phần lớn CVHT có thể dựa vào kết quả thi tuyển sinh để chọn ra người có điểm cao vào ban cán sự lớp. Tuy nhiên, việc lựa chọn này có thể chọn ra một ban cán sự khơng thực sự năng động, vì những SV được chọn chưa hẳn là các SV yêu thích hay có kinh nghiệm trong cơng việc mới được giao, điều này sẽ ảnh hưởng lớn đến các hoạt động phong trào của lớp sau này. Do đó, việc chọn cán sự lớp nên được thông báo chung cho cả lớp biết và đề nghị các SV tự nguyện đăng ký khả năng mình có thể tham gia chức vụ nào trong BCS lớp qua hình thức gửi email cho CVHT. Mặt khác, CVHT phải phổ biến chi tiết công tác đánh giá điểm rèn luyện ngay từ học kỳ đầu tiên, nhấn mạnh những ảnh hưởng của điểm rèn luyện đến kết quả học tập chung như thế nào, xét chọn học bổng ra sao nhằm góp phần giúp ban cán sự lớp thuận lợi hơn trong việc phổ biến các phong trào chung của lớp và