TT Nội dung quản lý hoạt động CVHT
Mức độ đánh giá
Rất đồng ý Đồng ý Không đồng ý
1 Phân cấp quản lý CVHT hiện nay rất hợp lý 4/20
(20%)
3/20 (15%)
13/20 (65%)
2 Tổ chức CVHT hoạt động trong Ban CVHT là
phù hợp 6/20 (30%) 8/20 (40%) 6/20 (30%) 3 Sự hỗ trợ từ các đơn vị, tổ chức để quản lý hoạt
động CVHT rất hiệu quả 5/20 (25%) 5/20 (25%) 10/20 (50%)
Kết quả cho thấy mơ hình tổ chức CVHT hoạt động trong Ban CVHT được đa số ý kiến tán thành với 70% chứng tỏ với điều kiện thực tế hiện nay của Nhà trường thì tổ việc thành lập Ban CVHT là hợp lý. Bên cạnh đó ý kiến đánh giá phân cấp quản lý hiện nay chưa đạt yêu cầu với 65% không đồng ý. Tỷ lệ ý kiến đồng ý và không đồng ý là như nhau khi nhận định sự hỗ trợ từ các đơn vị, tổ chức để quản lý hoạt động CVHT rất hiệu quả. Điều này cần được xem xét lại và cũng cần có những điều chỉnh để tăng cường hơn nữa sự phối hợp hỗ trợ của các đơn vị.
Qua đó nhận thấy tổ chức CVHT chưa thực sự hoàn chỉnh trong phân cấp quản lý hoạt động. Chưa có Hội đồng CVHT để quản lý chuyên sâu, chưa xây dựng được đội ngũ CVHT chuyên trách và cũng nhận thấy CVHT chủ yếu tư vấn cho SV về chuyên môn, phương pháp học tập, tài liệu học tập còn các lĩnh vực khác thường phải tham khảo qua các đơn vị chức năng khác.
2.3.3. Phương pháp quản lý hoạt động cố vấn học tập
Vấn đề quản lý hoạt động CVHT tại Nhà trường chủ yếu bằng văn bản quy định và thông qua kết quả báo cáo từ Ban CVHT là chủ yếu. Các Phòng ban chức năng khác và Khoa chun mơn ít nắm được thông tin và không phân công hoạt động quản lý với nhiệm vụ CVHT, bởi vậy rất cần ban hành các văn
bản quy định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của CVHT; bồi dưỡng năng lực tư vấn; cần ban hành quy chế lương thưởng rõ ràng, tiêu chuẩn phân công người làm cố vấn; cần có tiêu chí, tiêu chuẩn kiếm tra đánh giá hoạt động cố vấn; xây dựng những công cụ hỗ trợ cho người làm CVHT…
Kết quả khảo sát về nội dung này như sau:
Bảng 2.11. Đánh giá phƣơng pháp quản lý hoạt động CVHT
TT Nội dung quản lý hoạt động CVHT
Mức độ đánh giá
Rất đồng ý Đồng ý Không đồng ý
1 Quản lý bằng chỉ đạo trực tiếp là hiệu quả 2/20
(10%)
4/20 (20%)
14/20 (70%)
2 Quản lý bằng hệ thống văn bản là hiệu quả 6/20
(30%)
8/20 (40%)
6/20 (30%)
3 Quản lý gián tiếp qua Ban CVHT là hiệu quả 13/20
(65%)
4/20 (20%)
3/20 (15%)
Như vậy: Đa số các ý kiến cho rằng không nên quản lý CVHT bằng chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo quản lý (Ban giám hiệu) mà cho rằng nên quản lý thơng qua Ban CVHT (85% đồng ý trong đó có 65% là rất đồng ý). Điều này cho thấy Ban CVHT cần phải tích cực hơn nữa để khâu quản lý tập trung đúng theo chức trách nhiệm vụ của mình và sẽ phát huy tốt hiệu quả giúp lãnh đạo quản lý tốt hơn. Bên cạnh đó có 70% ý kiến đồng cần ban hành hệ thống văn bản quy định rõ ràng, chặt chẽ hơn để các CVHT có căn cứ, cơ sở hoạt động hiệu quả và lãnh đạo quản lý được dễ dàng hơn.
Phương pháp quản lý hoạt động CVHT gặp rất nhiều khó khăn, về mặt lý luận, chưa có các nghiên cứu về biện pháp quản lý hoạt động của CVHT để có thể vận dụng nên cơng tác này gần như mang tính thử nghiệm, vừa làm vừa rút kinh nghiệm. Trong phân công, theo dõi, đánh giá kết quả hoạt động của CVHT cịn manh nét định tính, thiếu định lượng. Quản lý mang tính văn bản hành chính mà chưa theo sát tình hình cụ thể.
Từ các lý do trên cho thấy quản lý CVHT có vai trị quan trọng trong đào tạo theo tín chỉ; song thực tiễn thực hiện việc quản lý hoạt động CVHT còn nhiều lúng túng, hạn chế cần có nghiên cứu thực tế và áp dụng cụ thể khắc phục thực trạng những vướng mắc, hạn chế trên.
2.3.4. Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ CVHT
Bảng 2.12. Nhu cầu học tập, bồi dƣỡng chuyên môn CVHT
TT Nội dung hoạt động CVHT
Mức độ đánh giá
Rất đồng ý Đồng ý Không đồng ý
1 Cần được đào tạo bài bản về hoạt động CVHT 4/10
(40%)
6/10
(60%) 0
2 Muốn tìm hiểu mục tiêu, nội dung, kế hoạch chương trình đào tạo, các quy chế, quy định.
3/10 (30%) 5/10 (50%) 2/10 (20%)
3 Cần tham gia tập huấn, hội thảo chuyên đề CVHT 6/10
(60%)
4/10
(40%) 0
4 Nên trao đổi, học hỏi kinh nghiệm giữa các CVHT 3/10
(30%)
7/10
(70%) 0
Các CVHT đều chưa được đào tạo qua các khóa đào tạo hay tập huấn chuyên sâu. Bởi vậy đa số họ có mong muốn được đào tạo bài bản về hoạt động CVHT, nhất là các kỹ năng trong tư vấn cho SV.
Thực tế các CVHT đang thực hiện nhiệm vụ bằng các hướng dẫn văn bản, quy chế đào tạo… và tự mày mò vừa học vừa làm, vừa rút kinh nghiệm bởi tất cả các CVHT là cán bộ quản lý sinh viên, lại là giảng viên giảng dạy chun mơn ở các khoa. Chính vì vậy nhu cầu trao đổi, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau là 100%. Khi mới được phân công nhiệm vụ, các CVHT gặp rất nhiều khó khăn về quy trình và nội dung tư vấn như: CVHT sẽ làm gì sau khi tư vấn cho sinh viên mới nhập học, họ sẽ làm gì tiếp theo trong tiến trình giúp đỡ sinh viên và họ sẽ tư vấn gì cho sinh viên năm cuối...
Các CVHT chưa được cung cấp tài liệu để phục vụ tập huấn và bồi dưỡng theo từng chủ đề như:
- Chủ đề về học chế tín chỉ và chương trình đào tạo. - Chủ đề về kỹ năng tư vấn.
- Chủ để về kỹ năng giao tiếp, ứng xử. - Chủ đề về tâm lý người học.
Bởi vậy công tác tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ CVHT đang là vấn đề cần được xem xét tổ chức một cách hiệu quả. Định kỳ hằng năm, Nhà trường cần mở các lớp tập huấn, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ CVHT cho các cán bộ tham gia hoạt động CVHT.
2.3.5. Các nội dung quản lý đã thực hiện
Đầu khóa học, căn cứ vào các tiêu chuẩn và nhu cầu đối với CVHT, Phịng Cơng tác học sinh - sinh viên làm đầu mối phối hợp với Phòng đào tạo và các đơn vị chức năng trong Trường chọn cử cán bộ thực hiện việc cố vấn lớp trình Hiệu trưởng xem xét ra quyết định chỉ định hoạt động cố vấn lớp của từng lớp sinh viên trên cơ sở đề nghị của Phịng Cơng tác sinh viên.
Tùy theo nhiệm vụ công tác của các đơn vị, Hiệu trưởng ra quyết định thay thế cán bộ làm CVHT lớp trên cơ sở đề nghị của phịng cơng tác HSSV như:
- Cố vấn lớp thường xuyên không thực hiện hoặc thực hiện không đúng chức năng, nhiệm vụ;
- Theo nguyện vọng của cố vấn lớp và phải có lý do chính đáng như đi công tác, đi học dài hạn, cán bộ nữ nghỉ sinh con, không đảm bảo sức khỏe…
2.4. Thực trạng các yếu tố ảnh hƣởng đến quản lý hoạt động cố vấn học tập ở Trƣờng Cao đẳng Thƣơng mại và Du lịch Thái Nguyên
Quản lý hoạt động CVHT ở Nhà trường chịu ảnh hưởng của khá nhiều yếu tố chủ quan, khách quan khác nhau. Ở đây xét các yếu tố ảnh hưởng ở 3 góc độ: Nhà quản lý (Lãnh đạo Nhà trường); Đối tượng quản lý (Cán bộ CVHT); Môi trường quản lý (Cơ sở vật chất, cơ chế chính sách…).
2.4.1. Thái độ đối với hoạt động CVHT
Nhà lãnh đạo quản lý phải là tấm gương sáng về đạo đức, trí tuệ, năng lực, phải hội tụ đủ các yếu tố: “tâm, tầm, tài” mới có sức thuyết phục cao. Nhận thức đúng đắn của nhà quản lý về hoạt động CVHT sẽ là nền tảng để lãnh đạo xây dựng kế hoạch, đề ra mục tiêu yêu cầu chính xác, cụ thể và khả thi, chỉ đạo tổ chức triển khai thực hiện tốt mục tiêu đề ra.
Các cán bộ quản lý cũng nhận thấy hầu như các cán bộ CVHT không thu xếp được thời gian để gặp sinh viên do thời gian biểu, lịch công tác dày đặc. Điều này trái ngược hoàn tồn với bản chất của vị trí CVHT cần có. Nếu phát huy đúng vai trò, trách nhiệm của mình, các CVHT có thể đáp ứng cho SV những yêu cầu chính trong bài tập, một bài viết mẫu hoặc phản hồi cụ thể mà SV nhận được từ hệ thống hoặc từ các giảng viên phụ trách mơn học của mình, đồng thời có thế đưa ra hay mang theo bất cứ tài liệu nào liên quan đến bài tập cá nhân và nhờ CVHT hướng dẫn.
2.4.2. Sự hiểu biết của CVHT về đào tạo tín chỉ
Thực tế qua khảo sát, nhiều CVHT chưa thực sự am hiểu sâu về đào tạo tín chỉ, khơng ít CVHT vẫn cho rằng mặc dù có sự khác biệt về tên gọi, song chức năng, nhiệm vụ của giáo viên chủ nhiệm và CVHT về cơ bản là không khác nhau, chỉ khác nhau về tên gọi, cịn vai trị và nhiệm vụ thì khơng đổi, thậm chí cịn nặng nề hơn. CVHT vừa là giáo viên chủ nhiệm trước đây, đồng thời đảm nhận vai trò là người tư vấn, trợ giúp sinh viên trong học tập và nghiên cứu khoa học. Đây là một trong những nguyên nhân khiến cả giảng viên và sinh viên đều chưa thực sự hiểu đúng về vai trò của một người CVHT thực sự.
2.4.3. Thâm niên hoạt động của CVHT
Quan điểm lãnh đạo quản lý là lựa chọn CVHT phải qua cơng tác giảng dạy có từ 2 đến 3 năm kinh nghiệm giảng dạy trở lên và đạt tối thiểu trình độ cử nhân. Thực tế điều tra cho thấy có những tiêu chí khơng được ghi trong văn bản nhưng được lựa chọn, những CVHT là giảng viên trẻ tuổi nhiệt tình, thành thạo sử dụng mạng và có có thể dành nhiều thời gian cho hoạt động CVHT. Theo đó có quan
điểm cho rằng “Cán bộ trẻ thường có thời gian”, “Cán bộ trẻ mới ra trường, vừa trải qua thời kỳ sinh viên nên có thể hiểu sinh viên rõ hơn, hiểu phong cách dạy của các thầy cơ mà mình đã được học”, “Đào tạo theo hệ thống tín chỉ cần phải am hiểu về mạng công nghệ thông tin” hay “giảng viên trẻ thường không để ý nhiều đến vấn đề thù lao”... Tuy nhiên do Nhà trường mới chuyển đổi sang hình thức đào tạo tín chỉ nên các CVHT cũng đều mới bắt đầu làm quen công việc chưa lâu, thâm niên CVHT mới được một vài năm nên còn nhiều hạn chế.
2.4.4. Mối quan hệ giữa CVHT với bộ mơn, khoa, phịng, đồn thể:
Vấn đề bố trí, phân cơng nhiệm vụ cho CVHT cần sự phối hợp của các đơn vị, tuy nhiên hiện nay đang thiếu sự phối hợp hiệu quả trong khoa/bộ môn và phối hợp giữa các bộ phận, phịng ban, đồn hội, ký túc xá,… và đội ngũ hỗ trợ khác về các việc như cung cấp danh sách, hệ thống theo dõi kết quả học tập, thống kê bảo lưu, thông tin các loại…
Biện pháp quản lý chủ yếu thực hiện thông qua các chỉ đạo trong những cuộc họp giao ban công tác, họp tổng kết, đánh giá CVHT hàng kỳ. Cịn có sự chồng chéo trong quản lý CVHT bởi đây là các cán bộ kiêm nhiệm, cơng việc chính là quản lý học sinh - sinh viên, cịn hoạt động CVHT chỉ mang tính kiêm nhiệm nên khó đánh giá chất lượng, hiệu quả của CVHT.
2.4.5. Cơ chế chính sách đối với CVHT
Quy định về điều kiện hỗ trợ và quyền lợi cho CVHT được ghi trong văn bản quy định CVHT được hưởng phụ cấp theo quy định; được bố trí thời gian tham gia các khóa tập huấn nghiệp vụ CVHT. Song một số cán bộ cho rằng CVHT phải đảm nhiệm quá nhiều nhiệm vụ, mất nhiều thời gian nhưng chế độ thù lao không tương xứng. Đa phần họ thực hiện nhiệm vụ theo phân công chứ thực sự không thiết tha, điều này cũng ảnh hưởng nhiều đến chất lượng, hiệu quả của hoạt động CVHT.
2.4.6. Số lượng sinh viên cần phụ trách
Số lượng sinh viên mà mỗi CVHT phải chịu trách nhiệm quản lý sẽ ít nhiều ảnh hưởng đến chất lượng tư vấn của họ. Theo phân công nhiệm vụ hiện
nay, các CVHT sẽ phụ trách từ 2 đến 3 lớp SV. Với số lượng như vậy, mỗi CVHT phải quản lý khoảng 100 sinh viên. Thực trạng trên cho thấy phần nào công việc của CVHT đang bị quá tải. Mặc dù bên cạnh đó vẫn cịn các bộ phận cùng phối hợp với CVHT nhưng vẫn còn lúng túng, nhiều khi bị chồng chéo trong thực hiện chức trách, nhiệm vụ.
2.4.7.Công tác bồi dưỡng, tập huấn về kỹ năng cho CVHT
Đa số các CVHT chưa có điều kiện được đào đạo, tham gia các hoạt động tập huấn về hoạt động CVHT, đa số các CVHT thực hiện theo yêu cầu nhiệm vụ, vừa làm vừa rút kinh nghiệm và chủ yếu qua trao đổi học hỏi lẫn nhau mà chưa được học tập, nghiên cứu chuyên sâu về hoạt động CVHT một cách bài bản.
2.4.8. Các cơ sở vật chất và thời gian, địa điểm để thực thi công việc của CVHT
Cơ sở vật chất và điều kiện hỗ trợ phục vụ cho hoạt động CVHT cũng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của CVHT. Hiện tại Ban CVHT trực thuộc Phịng Cơng tác HSSV nên chưa có văn phịng riêng để hoạt động. Hệ thống phịng họp, hội trường, giảng đường đơi khi bố trí chưa hợp lý nên chưa thường xuyên tổ chức cho CVHT hỗ trợ trực tiếp, gặp mặt trao đổi với sinh viên. Website của Nhà trường chưa có chuyên mục dành riêng cho tọa đàm, trao đổi, thảo luận của sinh viên với CVHT. Hệ thống thông tin thư viện chưa cung cấp nguồn tài nguyên học liệu phong phú, đa dạng phục vụ nhu cầu nghiên cứu, học tập của sinh viên.
2.5. Đánh giá chung thực trạng công tác quản lý hoạt động cố vấn học tập của Nhà trƣờng của Nhà trƣờng
2.5.1. Những kết quả, thành tích đã đạt được
Qua thời gian triển khai đào tạo theo hình thức tín chỉ với sự nỗ lực của đội ngũ CVHT, phần lớn các cán bộ lãnh đạo, giảng viên của Nhà trường đã nhận thức được vai trò quan trọng của hoạt động CVHT, do đó hoạt động CVHT tại Nhà trường đã được định hình, đa phần cán bộ được phân cơng làm
nhiệm vụ CVHT đã quen dần với việc thực hiện những nhiệm vụ theo quy định; sinh viên cũng dần ý thức hơn về vai trò của CVHT ngay từ khi vào trường. Từ đó, hoạt động CVHT tại Nhà trường đã làm tốt ở một số mặt:
- Đã bước đầu phân công cán bộ phịng Cơng tác học sinh - sinh viên đảm nhiệm chức danh CVHT. Đề ra những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền lợi và nghĩa vụ của CVHT.
- CVHT nắm danh sách lớp, thông tin cá nhân sinh viên, cử hoặc tổ chức bầu ban cán sự lớp để quản lý lớp.
- Hướng dẫn sinh viên tìm hiểu chương trình đào tạo của khóa, ngành, tư vấn cho sinh viên lựa chọn học phần phù hợp và tự xây dựng kế hoạch học tập.
- Tổ chức thực hiện đánh giá kết quả rèn luyện của sinh viên theo quy chế đánh giá kết quả rèn luyện từng học kỳ và năm học. Nhắc nhở sinh viên khi kết quả học tập của họ bị giảm sút.
- Phối hợp để xử lý những trường hợp sinh viên vi phạm nội quy, quy chế và những trường hợp sinh viên nghỉ học hoặc có học lực kém.
Nguyên nhân đạt được một số kết quả trên phải kể đến:
Có sự quan tâm, chỉ đạo của Đảng ủy, Ban giám hiệu nhà trường.
Có sự chủ động tích cực của cán bộ quản lý trong phối hợp giữa các đơn