Nguồn: Phòng XNK, công ty TNHH Yusen Logistics (Việt Nam)
Bước 2: Thuê vận tải
Các hợp đồng xuất khẩu mà Yusen nhận quản lí chứng từ chủ yếu theo điểu kiện cơ sở giao hàng F, do vậy bên mua là người mua phải ủy thác cho Yusen thuê phương tiện vận tải.
Hàng năm, người mua thường kí kết với các hãng tàu, đại lí vận tải các hợp đồng thuê tàu. Yusen dựa vào hợp đồng mà người mua đã kí với các hãng tàu, dựa trên tỷ lệ phân bổ hàng hóa mong muốn của người mua và yêu cầu về thời gian nhận hàng của người mua để tiến hành đặt booking với các hãng tàu.
Sau khi nhận được booking confỉmation từ các hãng tàu hoặc đại lí vận chuyển, Yusen sẽ chuyển booking này cho người mua, yêu cầu người bán giao hàng đến địa điểm như quy định trên booking confirmation và cung cấp các thông tin về hàng hóa và chứng từ cho Yusen kiểm tra.
Bước 3: Giao hàng
Tùy theo phương thức gửi hàng là gửi hàng nguyên container hay hàng lẻ mà thủ tục giao hàng sẽ khác nhau, cụ thể:
Những thủ tục đối với hàng nguyên container (FCL),
- Container do người chuyên chở cung cấp được chủ hàng (người bán) đóng hàng tại kho của mình hoặc một địa điểm nội địa nào đó, sau khi được hải quan kiểm tra thì container được kẹp chì.
- Sau đó người bán tiến hành giao container đã được kẹp chì đến địa điểm chỉ định
- Tại cảng đích, bằng chi phí của mình, người chuyên chở sẽ lo liệu và vận chuyển container đến bãi container của mình hoặc xuống cảng
- Người mua sẽ làm thủ tục hải quan nhập khẩu và dỡ hàng khỏi container bằng chi phí của mình.
Những thủ tục đối với hàng lẻ (LCL),
- Người bán sẽ chuyển hàng hóa của mình tới địa điểm được Yusen yêu cầu - Yusen sẽ gom hàng và đóng hàng của nhiều chủ hàng vào chung container
- Yusen sẽ vận chuyển container đến địa điểm mà người chuyên chở yêu cẩu
- Tại cảng đích, người chuyên chở sẽ đưa container về CFS và dỡ hàng khỏi container, để giao cho người nhận hàng.
Bước 4: Kiểm tra bộ chứng từ xuất khẩu
Để quá trình thực hiện hợp đồng ngoại thương được hoàn tất, bằng trách nhiệm của mình, Yusen phải cung cấp được bộ chứng từ chuẩn xác và nhanh chóng, sau khi đã kiểm tra, để người mua có thể tiến nhận hàng ở đầu đích:
Hóa đơn thương mại (comercial invoice): là chứng từ cơ bản thể hiện yêu cầu
của người bán, đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng như số tiền ghi trên hóa đơn. Thông thường, nhân viên chứng từ cần kiểm tra những nội dung trên hóa đơn như số đơn hàng, mô tả hàng hóa, style, số hóa đơn, đơn giá, tổng số tiền…