2.3 Đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý chứng từ xuất khẩu tại công ty TNHH
2.3.2 Những tồn tại và nguyên nhân
2.3.2.1 Kĩ năng nghiệp vụ của nhân viên
Do đặc thù nhân viên chứng từ của công ty được tuyển dụng thường xuyên nên hầu hết chưa có kinh nghiệm hoặc chưa thích nghi đươc với môi trường làm việc của công ty. Vì thế, khi nhiều khi khách hàng hỏi giá cước hoặc các thông tin về thủ tục thì nhiều nhân viên vẫn còn ấp úng và cần tới cấp trên để thực hiện công việc.
2.3.2.2 Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin
Với đặc thù sử dụng logistics điện tử để nâng cao tốc độ và chất lượng chứng từ, do vậy cần một đường truyền tốc độ cao, ổn định và hệ thống máy tính, máy in và máy scan tốt để nâng cao hiệu quả công việc. Tuy nhiên, hiện tại hệ thống mạng cục bộ của phòng đôi lúc cũng không ổn định, tốc độ chậm, nhiều máy tính đã cũ và lỗi thời, không đáp ứng đươc yêu cầu đặt ra. Nâng cao chất lượng máy tính, máy in, máy
scan và cải thiện tốc độ đường truyền mạng là một vấn đề cấp thiết đặt ra để nâng cao hiệu quả của bộ phận quản lí chứng từ xuất khẩu hàng biển.
2.3.2.3 Sự chưa thống nhất trong quy trình xử lí bộ chứng từ hàng hóa
Hiện tại, với mỗi khách háng là một người mua (người nhập khẩu), Yusen xây dựng riêng một quy trình cho loại hàng đó. Với số lượng khách hàng lớn như hiện tại (khoảng trên 30 khách hàng), mỗi nhân viên chứng từ của Yusen phải phụ trách nhiều khách hàng một lúc, điều này nhiều khi gây sự khó khăn hoặc nhầm lẫn cho nhân viên trong quá trình thực hiện quản lí chứng từ xuất khẩu hàng biển.
2.3.2.4 Sự phân chia chưa rõ ràng về chi phí rủi ro
Trong báo cáo hàng tháng của bộ phận hàng xuất, các chi phí được phân chia thành chi phí chi trả cho hãng tàu và các chi phí khác. Chi phí rủi ro liên quan đến việc làm sai chứng từ chưa được bóc tách riêng mà để chung vào phần các chi phí khác, điều này làm cho việc thể hiện hiệu quả quản lí chứng từ chưa được rõ ràng.
Trong điều kiện các yếu tố khác không đổi, việc tăng các chi phí mà Yusen phải trả làm giảm lợi nhuận nhận được từ hoạt động quản lí chứng từ.
2.3.2.5. Thường xuyên cập nhật các ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả hoạt động quản lí chứng từ xuất khẩu hàng biển
Kiểm tra tính chính xác của bộ chứng từ xuất khẩu là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lí chứng từ xuất khẩu hàng biển. Ở khâu này, nhân viên cần kiểm tra sự thống nhất giữa các chứng từ với nhau như thông tin đơn hàng với vận đơn đường biển, vận đơn nhà, hóa đơn, phiếu đóng gói… Tuy nhiên, nếu làm theo phương pháp làm truyền thống, nhân viên phải tốn rất nhiều thời gian cho khâu này, và tỷ lệ sai sót còn tương đối cao. Điều này có thể do nhân viên chứng từ chưa cẩn thận trong quá trình làm việc hoặc do áp lực khối lượng chứng từ phải kiểm tra lớn trong áp lực cao về thời gian phải hoàn thành.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU HÀNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH YUSEN LOGISTICS (VIỆT NAM)
3.1 Triển vọng phát triển của hoạt động quản lý chứng từ xuất khẩu hàng biển
Thực trạng và triển vọng ngành dịch vụ logistics tại Việt Nam
1. Số lượng và quy mô doanh nghiệp tham gia cung ứng dịch vụ logistics
Việt Nam có tới gần 1000 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics. Đây là một con số khá lớn nhưng trên thực tế đa phần lại là những doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ. Do vốn ít nên cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cũng đơn giản, không thật sự chuyên sâu, không tổ chức được các văn phòng đại diện ở nước ngoài nên nguồn thông tin bị hạn chế, các công việc ở nước ngoài đều phải thông qua các đại lý của các công ty đa quốc gia. Điều này dẫn đến đa số các doanh nghiệp chỉ dừng lại ở việc làm đại lý cấp 2, cấp 3, thậm chí cấp 4 cho các đối tác nước ngoài có mạng lưới toàn cầu mà chưa tổ chức kết nối được các hoạt động vận tải đa phương thức.
Tuy có số lượng lớn, các công ty logistics Việt Nam mới đáp ứng được 25% nhu cầu nội địa và mới chỉ tập trung vào một vài ngành dịch vụ trong chuỗi giá trị dịch vụ có doanh số hàng tỉ đô la Mỹ này.
2. Tình trạng cạnh tranh trong cung ứng dịch vụ logisitics
Do phần lớn các nhà xuất khẩu của Việt Nam xuất khẩu hàng theo điều kiện FOB, FCA trong incoterms, nên quyền định đoạt về vận tải đều do người mua chỉ định và dĩ nhiên người mua sẽ chỉ định một công ty nước họ để thực hiện điều này. Do đó các công ty logistics của Việt Nam sẽ là không có nhiều cơ hội để cung ứng dịch vụ logistics. Điều này không phải dễ dàng giải quyết vì phần lớn các nhà xuất khẩu của Việt Nam đều gia công hoặc xuất hàng cho những khách hàng lớn đã có những hợp đồng dài hạn với các công ty logistics toàn cầu.
Chi phí logistics của Việt Nam được dự đoán khoảng 25% GDP của Việt Nam, cao hơn rất nhiều so với các nước phát triển như Mỹ và cao hơn các nước đang phát triển như Trung Quốc hay Thái Lan. Chính chi phí logistics cao này làm giảm hiệu quả những cố gắng của Việt Nam trong việc giới thiệu thị trường lao động giá rẻ và đẩy mạnh xuất khẩu. Nguyên nhân chính gây nên tình trạng này là cơ sở hạ tầng vận tải của Việt Nam đã quá cũ kỹ và quá tải, hệ thống quản lý hành chính phức tạp và các nhà sản xuất Việt Nam không tích cực sử dụng các dịch vụ thuê ngoài 3PL (third party logistics) của nước ngoài.
4. Hạ tầng thông tin ngành logistics
Đây chính là điểm yếu các doanh nghiệp logisitics Việt Nam. Mặc dù các doanh nghiệp logistics đã có nhiều ý thức trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh của mình nhưng vẫn còn kém xa so với các công ty logistics nước ngoài. Nếu chỉ xét về khía cạnh xây dựng website, phần lớn website của doanh nghiệp Việt Nam chỉ đơn thuần giới thiệu về mình, về dịch vụ của mình, thiếu hẳn các tiện ích mà khách hàng cần như công cụ track and trace (theo dõi đơn hàng), lịch tàu, e- booking, theo dõi chứng từ…Trong khi đó khả năng nhìn thấy và kiểm soát đơn hàng (visibility) là một yếu tố được các chủ hàng đánh giá rất cao khi họ lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ logistics cho mình.
5. Nguồn nhân lực trong ngành logistics
Logistics vẫn chưa được đào tạo chuyên sâu tại các trường đại học. Hiện nay chỉ có trường Đại học Giao thông vận tải thành phố Hồ Chí Minh là có ngành Logistics và Vận tải đa phương thức. Còn lại sinh viên các trường Đại học Hàng hải, Ngoại thương, Giao thông vận tải chỉ học một vài môn có liên quan. Với thời lượng học như vậy cho toàn bộ một chuỗi kinh doanh tương đối phức tạp như logistics thì quả là khó khăn quá lớn cho thầy cô truyền đạt đầy đủ lượng kiến thức cho sinh viên. Bên cạnh đó, số chuyên gia được đào tạo chuyên sâu vẫn còn quá thiếu so với nhu cầu.
Hiện nay Việt Nam có khoảng 6.000 nhân viên đang làm việc trong lĩnh vực logistics, tuy vậy những người có kinh nghiệm và hiểu biết về luật pháp quốc tế còn thiếu nhiều. Hiện nguồn nhân lực chính cho ngành này đều được lấy từ các đại lý hãng tàu, các công ty giao nhận vận tải biển và sử dụng theo khả năng hiện có. Trong khi đó, đây là lĩnh vực đòi hỏi chuyên gia không những am hiểu hệ thống pháp luật, thông lệ của nước sở tại, mà còn phải am hiểu pháp luật quốc tế và có mối quan hệ rộng khắp trên thế giới. Vì vậy việc đào tạo xuất nhập khẩu và logistics một cách bài bản và chất lượng cao là điều rất cần thiết ở nước ta hiện nay.
6. Đánh giá của quốc tế về thực trạng dịch vụ logistics của Việt Nam
Theo kết quả khảo sát cuả Ngân hàng Thế giới, Việt Nam xếp hạng thứ 53 trong số 150 quốc gia được đưa vào bảng xếp hạng. Singapore đứng thứ nhất (1) trên toàn thế giới, sau đó là các quốc gia Tây Âu (Đức, Hà Lan) và các quốc gia phát triển khác như Úc, Nhật Bản, Thụy Sỹ, Canada, Đan Mạch. So sánh với các quốc gia Châu Á khác trong khu vực, Việt Nam thua xa Hàn Quốc (25), Malaysia (27), Trung Quốc (30), Thái Lan (31), Ấn Độ (39) nhưng vẫn hơn Phillipine (65), Cambodia (81) và Lào (117).
So với một số nước Châu Âu, dịch vụ logistics của Việt Nam vẫn tốt hơn một số quốc gia thuộc khối Đông Âu như Bulgari (51), Nga (99), Ukraine (73) và hơn phần lớn các quốc gia Châu Phi khác.
Ngoài ra, theo nhận xét của phát ngôn viên Ngân hàng Thế giới, ông Michael Peskin, chi phí logistics của Việt nam chiếm tới 30% đến 40% tổng chi phí vận chuyển trong khi ở các nước khác chi phí này chỉ chiếm khoảng 15%. Do đó việc tận dụng tiềm năng kinh tế của đất nước để phát triển dịch vụ logistics và khắc phục những khó khăn, yếu kém về tính chuyên môn hóa trong cung ứng dịch vụ, về cơ sở hạ tầng và đặc biệt là nguồn nhân lực là điều thiết thực và cần kíp lúc này đối với ngành logisitics.
Triển vọng ngành vận tải biển
Với hơn 80% khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam được vận chuyển bằng đường biển thông qua các cảng trong toàn quốc. Theo số liệu thống kê, tốc độ tăng trưởng GDP năm 2016 ước đạt 6.16%. Sản lượng vận tải biển tăng bình quân 11%/năm trong thực tế, cao hơn mức đề ra (10%), sản lượng hàng thông qua cảng tăng bình quân 17%/năm, cao hơn 2 lần mức đề ra. Dự kiến trong những năm tới, khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu nói chung và khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển nói riêng sẽ tăng đáng kể. Đây là điều kiện thuận lợi cho ngành vận tải biển Việt Nam lớn mạnh và phát triển.
Bên cạnh đó, cuộc đối đầu giữa Mỹ và Trung Quốc đã mở ra cơ hội lớn cho ngành dệt may Việt Nam, góp phần tăng lượng hàng xuất khẩu của Việt Nam. Việc Mỹ áp dụng mức thuế lên đến 200 tỷ USD với mức thuế suất 10% lên các mặt hàng nhập khẩu từ Trung Quốc với các mặt hàng tiêu dùng là chủ yếu và may mặc là mặt hàng được hướng tới khiến cho các mặt hàng nhập khẩu vào Mỹ từ Trung Quốc khó có thể cạnh tranh được với các mặt hàng từ các nước đối thủ chính trong trận chiến tranh giành thị phần tại thị trường này như Việt Nam, Bangladesh…Đây được coi là một cơ hội tốt cho việc xuất khẩu của Việt Nam, góp phần gia tăng lượng hàng xuất mỗi năm và là một tín hiệu tốt cho ngành vận tại biển.
Có thể thấy, trong tương lai, nguồn hàng cho ngành vận tải biển của Việt Nam là rất lớn, tạo tiền đề cho sự phát triển không ngừng của ngành này.
Về Điều kiện địa lý- điều kiện tự nhiên:
Chúng ta có trên 1 triệu km2 mặt nước biển với trên 3260 km bờ biển, có nhiều vụng, vịnh và cửa sông nối liền với Thái Bình Dương, rất thuận tiện để xây dựng các cảng biển, các cơ sở sửa chữa và đóng mới tàu biển và phát triển các lọai dịch vụ hàng hải. Việt Nam còn nằm gần kề tuyến hàng hải quốc tế quan trọng nối liền các trung tâm kinh tế phát triển sôi động nhất thế giới hiện nay. Với lợi thế về địa lý và nhân lực, Việt Nam còn có thể đóng một vai trò quan trọng trong chiến lược phát
triển kinh tế hướng ra biển của một số quốc gia láng giềng không có bờ biển hoặc không đủ điều kiện để phát triển ngành kinh tế biển.
Sự ưu đãi của nhà nước:
Thuận lợi to lớn nhất, đó là sự ưu đãi của Nhà nước cho phép được chở hàng nội địa trong khi các hãng nước ngoài chưa được phép. Sự tận dụng đó giúp cho các hãng tàu Việt Nam có thể kết hợp được hàng hóa vận chuyển nội địa để bù đắp vào thiếu hụt hàng hóa xuất nhập khẩu trên một hành trình của tàu kết hợp cả tuyến nội địa và quốc tế. Hiện Thái Lan đang nghiên cứu để triển khai xây dựng và khai thác kênh đào Kra (dự kiến dài 120 m, sâu 26m, 2 làn với chiều rộng 340m, cho phép tàu dầu có trọng tải tới 200.000 DWT). Dự án này dự tính sẽ khởi công vào năm 2015. Khi đó các tàu lớn có thể đi trực tiếp từ ấn Độ Dương sang Thái Bình Dương mà không cần qua eo biển Malacca (qua Singapore và Malaysia).
Kinh tế thế giới tăng trưởng ổn định sẽ là điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất khẩu, hầu hết các mặt hàng xuất khẩu chính của Việt Nam là hàng hóa cơ bản, phục vụ đời sống thiết yếu như gạo, giầy dép, dệt may, thủy sản… mặc dù không tránh được suy giảm nhưng sẽ khó bị giảm mạnh trong điều kiện thu nhập vẫn bị thu hẹp và nhanh chóng tăng trở lại khi có tín hiệu khả quan; đồng Việt Nam yếu cũng đang tạo ra lợi thế cạnh tranh cho hàng hóa xuất khẩu, đặc biệt là hàng hóa có tỷ lệ nguyên liệu ngoại nhập thấp; việc giải ngân các dự án đầu tư và nâng cao năng lực sản xuất sẽ làm tăng nhu cầu nhập khẩu.
Chính những triển vọng về sự phát triển của ngành vận tải biển đã thúc đẩy sự phát triển củahoạt động quản lý chứng từ xuất khẩu hàng biển, đây được xem là kênh xuất nhập khẩu chủ chốt của Việt Nam.
3.2 Mục tiêu, định hướng phát triển hoạt động quản lý chứng từ xuất khẩu hàng biển tại công ty TNHH Yusen Logistics (Việt Nam)