Giải pháp 1: Biện pháp nâng cao năng lực cho nhân viên chứng từ:
Nhân lực là nguồn lực cốt yếu của mọi doanh nghiệp, nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên là một vấn đề mà Yusen luôn luôn chú trọng, cụ thể:
Đối với nhân viên chứng từ mới tại công ty:
- Cần phải học hỏi và tiếp nhận những kinh nghiệm từ những nhân viên cũ.
- Cần lập cho mình bảng kế hoạch về việc tiếp nhận hồ sơ khách hàng như thế nào để tránh trường hợp sai sót.
- Thường xuyên cập nhật và rà soát thông tin của khách hàng có sẵn của công ty để học hỏi kinh nghiệm.
Đối với nhân viên chứng từ lâu năm tại Công Ty:
- Cần hỗ trợ và giúp đỡ những nhân viên mới về việc tiếp nhận và báo giá phù hợp cho khách hàng.
- Ngày càng tìm kiếm những khách hàng mới có tiềm năng ngoài ra cần tiếp cận và nâng cao hơn nữa những phương pháp tiếp cận khách hàng mới để có thể đem lại hiệu quả tốt.
- Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên trong bộ phận để tìm kiếm và tiếp nhận thông tin khách hàng hiệu quả.
Nhìn chung, để tạo nên một đội ngũ nhân viên hiệu quả cần:
- Tuyển các nhân viên có trình độ cũng như có chuyên môn nghiệp vụ.
- Cần thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn về nghiệp vụ; và nhất là khi có các thay đổi hay các quy định mới về thủ tục giao nhận cần phổ biến cho toàn thể nhân viên để họ biết mà thực hiện tạo nên sự chuyên nghiệp trong giao nhận.
- Bên cạnh đó, để đảm bảo tất cả nhân viên đều nắm vững những kiến thức mình được học trong các buổi tập huấn Công ty cần tổ chức các bài kiểm tra, ra tinh huống cho nhân viên xử lý. Có như vậy mới không lãng phí công sức cũng như chi phí bỏ ra cho các đợt tập huấn mà còn giúp nhân viên nắm vững những gì mình được học.
- Ngoài những kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ Công ty cũng cần trang bị cho nhân viên các kỹ năng “mềm” đó là các kỹ năng thuyết phục khách hàng, kỹ năng tạo dựng và duy trì mối quan hệ, kỹ năng giải quyết vấn đề..v.v…
Thực hiện các công việc sẽ giúp cho công ty có được đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp phù hợp với xu thế hiện nay. Từ đó tạo sự tin tưởng của khách hàng đối với dịch vụ của công ty, làm cho lượng khách hàng đến với công ty ngày càng nhiều đem lại doanh thu cho công ty.
Giải pháp 2: Biện pháp về cơ sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ
- Công ty nên thay thế các máy tính bị hỏng khi có dấu hiệu ngay để không cản trở cho công việc
- Nâng cấp hệ thống mạng, sử dụng máy in, photocopy, scan vào những giờ thấp điểm, sử dụng ít lần nhưng nhiều chứng từ.
Với đặc thù là ứng dụng logistics điện tử trong việc quản lí chứng từ xuất khẩu hàng biển, vậy nên việc có một hệ thống mạng tốc độ cao và ổn định có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc
- Cập nhật các phần mềm nghiệp vụ để đẩy nhanh tốc độ và nâng cao tính chính xác trong khâu kiểm tra chứng từ, từ đó nâng cao hiệu quả quản lí chứng từ xuất khẩu hàng biển
Có thể giải pháp này là một trong những giải pháp hữu hiệu nhất của công ty không những ở công ty YSSV mà hầu hết bất kì công ty giao nhận Forwarder cũng cần làm. Vì thế, từ này thành lập đến nay hệ thống thiết bị và các phương tiện hoạt động rất tốt và số lượng đơn hàng cũng tăng qua từng tháng. Bằng chứng là hiện đại
công ty đang thuê các kỹ sư tin học chuyên về các phần mềm, các web và mạng khi có trục trặc hay sự cố họ sẽ giải quyết ngay tránh công việc của các nhân việc bị gián đoạn và chậm tiến độ.
Giải pháp 3: Xây dựng quy trình chuẩn trong giao nhận cũng như chuẩn hóa trong các bước xử lý bộ chứng từ giao nhận
Hiện nay, với mỗi khách hàng Yusen xây dựng một quy trình riêng cho khách hàng đó. Tuy nhiên với số lượng khách hàng nhiều và không ngừng tăng lên như hiện này, việc áp dụng nhiều quy trình gây ra sự khó khăn cho nhân viên chứng từ. Xây dựng bộ quy trình chuẩn hóa cho tất cả các khách hàng của Yusen tạo sự thống nhất và dễ dàng cho người thực hiện, giảm thiểu sự sai xót, nhầm lẫn trong trường hợp nhân viên phải phụ trách nhiều khách hàng một lúc.
Công ty tiến hành xây dựng quy trình thủ tục chứng từ hoàn chỉnh bằng văn bản cho tất cả các hàng, đưa cụ thể từng bước chính vào trong quy trình để từ đó nhân viên xử lý bộ chứng từ nhanh hơn và chuyên nghiệp hơn.
Hiệu quả mang lại từ giải pháp này.
- Nắm rõ những bước cụ thể trong quy trình này giúp các nhân viên trong bộ phận xuất tránh được những sai xót và đồng thời giúp xử lý bộ chứng từ chuẩn hơn và đúng hơn đảm bảo tiết kiệm được thời gian hợp lý, hiệu quả hơn đảm bảo thời gian xử lý công việc chuyên nghiệp hơn.
- Xây dựng quy trình chuẩn giúp cho đội ngủ nhân viên có cơ sở để căn cứ thực hiện tất những nghiệp vụ, xin chứng từ và các nghiệp vụ liên quan có sự trao đổi chặt chẽ
Mở rộng vai trò và trình độ của người giao nhận
Ngoài việc tìm kiếm khách hàng và bán giá cước vận chuyển cho khách hàng thì ngoài ra công ty còn có thêm các dịch vụ liên quan.
Ngoài các vai trò chính, người giao nhận có thể tư vấn và giải thích các điều khoản gửi hàng trong Incorterms cho khách hàng nắm rõ nghiệp vụ gửi hàng, thông tin đầy đủ về các tuyến đường vận tải quốc tế.
Thực hiện được điều này sẽ giúp cho công ty:
- Giúp đa dạng dịch vụ hơn nhằm mở rộng dịch vụ kinh doanh cho công ty.
- Khách hàng có nhiều lựa chọn về nhu cầu gửi hàng cũng như giúp họ tiết kiệm được nhiều chi phí và thời gian.
- Tạo uy tín cho khách hàng khi họ tìm đến công ty mình.
Về vấn đề chất lượng đội ngũ giao nhận:
Mặc khác, hiện tại dù có đội ngũ nhân viên trình độ tay nghề cao và nhiều năm kinh nghiệm trong ngành giao nhận vận tải và logistics. Tuy nhiên, cũng cần phải có giải pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao phục vụ cho hoạt động Logistics. Phát triển nguồn nhân lực có trình độ và chuyên môn cao là nhân tố quan trọng quyết định sự sống còn và thành công trong hoạt động Logistics – một hoạt động mang tính chất toàn cầu.Hơn nữa, sẽ tăng lương và các chế độ phúc lợi khác lên khoảng 10 dến 20% nếu nhân viên có tinh thần và trách nhiệm cao cho công ty.
Hiện nay, công đi đào tạo nhân viên bằng cách cho tham gia học thêm bồi dưỡng các lớp nghiệp vụ ngắn ngày về giao nhận và dịch vụ logistics.
Thường xuyên cho nhân viên tham gia các hội thảo hay các buổi lễ của các công ty về giao nhận để tích lũy thêm kinh nghiệm từ họ
Một điều đặc biệt quan trọng là đào tạo và nâng cao nhân viên bằng cách giữ lại sao mỗi kì thực tập đây là nguồn nhân lực tốt nhất, nhằm tìm kiếm các sinh viên có tiềm năng năng lực về kiến thức giao nhận và logistics.
Cử các nhân viên có ưu tú ra nước ngoài tham gia các khóa huấn luyện về chuyên môn, học hỏi những tập đoàn giao nhận quốc tế mà đại diện của công ty
- Tính chuyên môn và kĩ năng nhân viên cao hơn. - Cung cách làm việc chuyên nghiệp hơn.
- Tạo được áp lực cho công việc.
- Giúp công ty giảm bớt được một phần chi phí cho công tác tuyển dụng.
Giải pháp 4: Xây dựng case study cho những lỗi mắc phải khi kiểm tra chứng từ
Để hạn chế những lỗi mắc phải khi kiểm tra chứng từ, Yusen yêu cầu nhân viên xây dựng case study cho những lỗi mà nhân viên mắc phải trong quá trình kiểm tra bộ chứng từ. Đây là môt khâu dễ gây sai sót nhất trong hoạt động quản lí chứng từ xuất khẩu hàng biển.
Case study mô tả chi tiết tình huống gặp phải là gì, hậu quả mang đến khi gặp phải lỗi sai đó là gì, nguyên nhân vì sao mắc phải và biện pháp khắc phục cho những tình huống đó để từ đó có một cái nhìn chi tiết nhất về tình huống gặp phải trong quá trình xử lí bộ chứng từ, giúp cho người phạm lỗi rút ra được bài học kinh nghiệm cho mình để tránh lặp lại vấn đề đó trong tương lai và đó cũng là những chia sẻ kinh nghiệm cho nhân viên khác trong bộ phận.
Giải pháp 5: Nâng cao sự tương tác giữa nhân viên phòng chứng từ và nhân viên kho
- Nhân viên chứng từ nên nắm vững các nghiệp vụ, qui trình cần thiết dưới kho
- Trao đổi với các nhân viên chứng từ những thông tin còn thiếu. - Tham khảo ý kiến của quản lí kho về những đề xuất với khách hàng.