1.2.1 Khái niệm hoạt động quản lý chứng từ xuất khẩu hàng biển
Để làm rõ khái niệm hoạt động quản lý chứng từ xuất khẩu hàng biển, tác giả sẽ tiến hành làm rõ hai khái niệm hoạt động quản lý và khái niệm chứng từ xuất khẩu hàng biển.
Qua nhiều thế hệ nghiên cứu và phát triển hoạt động quản lý ở trong và ngoài nước, đã có nhiều khái niệm về hoạt động quản lý:
“Hoạt động quản lý là hoạt động có ý thức của con người nhằm phối hợp hành động của một nhóm người hay một cộng đồng người để đạt được các mục tiêu đã đề ra một cách hiệu quả nhất” (Dương Hải Hưng, Trần Quốc Thành ,2015, tr14).
“Hoạt động quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời cơ của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra, trong môi trường luôn biến động”.
Với khái niệm như trên, hoạt động quản lý bao gồm các yếu tố đó là: Chủ thể của hoạt động quản lý (cá nhân, tổ chức); đối tượng quản lý (con người, giới vô sinh,
sinh vật); Mục tiêu của hoạt động quản lý; Khách thể của hoạt động quản lý (các yếu tố tạo nên môi trường của hệ thống) (Nguyễn Đức Lợi ,2008,tr12-13).
Theo ICCC, để xuất khẩu hoặc nhập khẩu một loại mặt hàng cụ thể, cần phải có 1 bộ chứng từ đi kèm để chứng minh sự việc, làm cơ sở cho việc thanh toán tiền hàng hoặc khiếu nại đòi bồi thường... Những chứng từ cơ bản của quá trình thực hiện Hợp đồng ngoại thương là những chứng từ xác nhận việc chấp hành hợp đồng đó, như là xác nhận việc người bán giao hàng, việc vận tải hàng, việc bảo hiểm hàng hoá, việc làm thủ tục hải quan.
Chứng từ hàng hoá có tác dụng nói rõ đặc điểm về giá trị, chất lượng và số lượng của hàng hoá. Những chứng từ này do người xuất trình và người mua sẽ trả tiền khi nhận được chúng. Những chứng từ chủ yếu của loại này là hoá đơn thương mại, bảng kê chi tiết, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận phẩm chất.
Chứng từ xuất khẩu được xem là văn bản do người xuất khẩu ban hành hoặc cơ quan quản lý, cơ quan đại diện tại nước xuất khẩu ban hành theo yêu cầu của người nhập khẩu nhằm mục đích phục vụ cho người nhập khẩu nhận được đủ hàng hóa, đúng chất lượng, đúng quy định theo pháp luật của nước nhập khẩu và phục vụ cho người xuất khẩu nhận đủ tiền thanh toán.
Tóm lại, quản lý chứng từ xuất nhập khẩu hàng biển là sự tác động một cách có tổ chức của cá nhân, tổ chức lên các chứng từ nhằm kiểm tra, sắp xếp, thực hiện, lưu trữ chúng một cách có hiệu quả nhất giúp cho người nhập khẩu nhận được đủ hàng hóa theo đúng yêu cầu và đúng quy định và giúp cho người xuất khẩu nhận đủ thanh toán.
Căn cứ vào chức năng của chúng, các chứng từ được chia thành các loại: Chứng từ hàng hoá, chứng từ vận tải, chứng từ bảo hiểm, chứng từ kho hàng và chứng từ hải quan. Ngoài ra trong quá trình thực hiện hợp đồng, các bên luôn tiếp xúc với các phương tiện tín dụng như Hối Phiếu, séc v.v...
1.2.2 Đặc điểm của hoạt động quản lý chứng từ
Hoạt động quản lý chứng từ xuất phát từ đồng thương mai, quản lý chứng từ phải logic và phù hợp với nội dung ghi trên hợp đồng.
Hoạt động quản lý chứng từ là một hoạt động liên tục và nhất quán trong suốt quá trình thực hiện giao dịch và sau giao dịch.
Nội dung phải rõ ràng, đầy đủ, chi tiết.
Quản lý chứng từ là giao dịch kinh tế hai bên, cả bên xuất khẩu và nhập khẩu đều có trách nhiệm lưu trữ và quản lý.
Là công cụ thanh toán, hạn chế rủi ro và đôi khi còn là công cụ từ chối thanh toán và lừa đảo
1.2.3 Trách nhiệm của các bên tham gia
1.2.3.1 Trách nhiệm của bên gửi hàng
Cung cấp thông tin về loại hàng hóa cần thiết cho bên nhận gửi hàng khi được yêu cầu
Chuyển hàng cho bên nhận đúng theo quy định trên hợp đồng.
Thanh toán các khoản chi phí hợp lí liên quan đến việc giao nhận hàng hóa theo thỏa thuận trong hợp đồng đã được kí kết giữa các bên
Chuyển hàng cho bên nhận đến địa điểm theo đúng theo quy định trên hợp đồng.
Vận chuyển hàng từ kho hay nơi chứa hàng của mình trong nội địa đến giao cho người gom hàng tại trạm làm hàng lẻ của cảng gửi và phải chịu chi phí vận chuyển này.
1.2.3.2 Trách nhiệm của bên nhận hàng
Thực hiện công việc theo đúng thỏa thuận với khách hàng
Liên hệ với bên vận chuyển để đặt lịch tàu cho hàng hóa như yêu cầu đã thỏa thuận của bên mua
Cung cấp cho người mua bộ chứng từ đầy đủ, chính xác theo thời gian đã thỏa thuận để người mua kịp thời sắp xếp nhận hàng