2.2 Thực tiễn hoạt động quản lý chứng từ xuất khẩu hàng biển tại công ty TNHH
2.2.1 Quy trình xử lý bộ chứng từ xuất khẩu hàng biển tại công ty TNHH Yusen
Logistics (Việt Nam)
Do đặc thù hợp đồng xuất khẩu mà Yusen nhận quản lí chứng từ chủ yếu theo điểu kiện cơ sở giao hàng FOB, do vậy địa điểm chuyển giao rủi ro là lan can tàu. Các công việc như kiểm dịch thực vật, hun trùng, khai báo hải quan, làm thủ tục xuất khẩu, thực hiện những bước đầu của khâu thanh toán sẽ do người bán thực hiện và mua bảo hiểm sẽ do người mua tự thực hiện.
Sơ đồ 2.2 Quy trình xử lí bộ chứng từ xuất khẩu
Nguồn: tác giả tự tổng hợp
BƯỚC 1
• Tiếp nhận thông tin từ
người gửi hàng BƯỚC 2 • Thuê vận tải BƯỚC 3 • Giao hàng BƯỚC 4 • Kiểm tra bộ chứng từ xuất khẩu BƯỚC 5 • Thanh toán BƯỚC 6
• Cập nhât dữ liệu tới người mua
BƯỚC 7
Bước 1: Tiếp nhận thông tin từ người gửi hàng
Dựa trên lượng hàng hóa thực tế hiện có và yêu cầu giao hàng của người mua, người bán gửi booking tới Yusen Logistics (Việt Nam)
Yusen logistics (Việt Nam) sẽ tiếp nhận thông tin mà người bán yêu cầu, kiểm tra lại các đơn hàng xuất có đúng với yêu cầu nhận hàng từ người mua hay không dựa trên dữ liệu mà người người mua cung cấp.
Mỗi khách hàng của Yusen sẽ được tạo 1 ID/ Pass trên hệ thống Logistics điện tử của Yusen, khi có nhu cầu book hàng, người bán (người gửi hàng) có thể book trực tiếp trên hệ thống đó của Yusen, nhân viên của Yusen sẽ nhanh chóng tiếp nhận thông tin cảu khách hàng và xử lí. Ngoài ra, dữ liệu từ e-booking của khách hàng sẽ được tham chiếu trực tiếp đến hệ thống e-invoice, khách hàng sẽ tạo được e-commercial invoice trực tiếp trên hệ thống của Yusen một cách nhanh chóng với độ chính xác cao.
Hình 2.1 Màn hình đăng nhập khách hành Yusen
Nguồn: Phòng XNK, công ty TNHH Yusen Logistics (Việt Nam)
Ngoài hệ thống cho người bán, Yusen cũng tạo một kênh thông tin điện tử cho người mua. Khi có sự không thống nhất về dữ liệu hàng hóa giữa người mua và người bán, nhân viên của Yusen sẽ sử dụng hệ thống của mình để thông báo tới người mua hàng, người mua sẽ xem lại và xử lí thông tin qua hệ thống, Yusen sẽ nhanh chóng nhận được xác nhận từ người mua qua hệ thống này. Ngoài ra, hệ thống sẽ giúp Yusen quản lí toàn bộ đơn hàng của khách hàng với mức sai sót giảm thiểu so với làm việc thủ công.
Hình 2.2 Giao diện quản lý đơn hàng trên website
Nguồn: Phòng XNK, công ty TNHH Yusen Logistics (Việt Nam)
Bước 2: Thuê vận tải
Các hợp đồng xuất khẩu mà Yusen nhận quản lí chứng từ chủ yếu theo điểu kiện cơ sở giao hàng F, do vậy bên mua là người mua phải ủy thác cho Yusen thuê phương tiện vận tải.
Hàng năm, người mua thường kí kết với các hãng tàu, đại lí vận tải các hợp đồng thuê tàu. Yusen dựa vào hợp đồng mà người mua đã kí với các hãng tàu, dựa trên tỷ lệ phân bổ hàng hóa mong muốn của người mua và yêu cầu về thời gian nhận hàng của người mua để tiến hành đặt booking với các hãng tàu.
Sau khi nhận được booking confỉmation từ các hãng tàu hoặc đại lí vận chuyển, Yusen sẽ chuyển booking này cho người mua, yêu cầu người bán giao hàng đến địa điểm như quy định trên booking confirmation và cung cấp các thông tin về hàng hóa và chứng từ cho Yusen kiểm tra.
Bước 3: Giao hàng
Tùy theo phương thức gửi hàng là gửi hàng nguyên container hay hàng lẻ mà thủ tục giao hàng sẽ khác nhau, cụ thể:
Những thủ tục đối với hàng nguyên container (FCL),
- Container do người chuyên chở cung cấp được chủ hàng (người bán) đóng hàng tại kho của mình hoặc một địa điểm nội địa nào đó, sau khi được hải quan kiểm tra thì container được kẹp chì.
- Sau đó người bán tiến hành giao container đã được kẹp chì đến địa điểm chỉ định
- Tại cảng đích, bằng chi phí của mình, người chuyên chở sẽ lo liệu và vận chuyển container đến bãi container của mình hoặc xuống cảng
- Người mua sẽ làm thủ tục hải quan nhập khẩu và dỡ hàng khỏi container bằng chi phí của mình.
Những thủ tục đối với hàng lẻ (LCL),
- Người bán sẽ chuyển hàng hóa của mình tới địa điểm được Yusen yêu cầu - Yusen sẽ gom hàng và đóng hàng của nhiều chủ hàng vào chung container
- Yusen sẽ vận chuyển container đến địa điểm mà người chuyên chở yêu cẩu
- Tại cảng đích, người chuyên chở sẽ đưa container về CFS và dỡ hàng khỏi container, để giao cho người nhận hàng.
Bước 4: Kiểm tra bộ chứng từ xuất khẩu
Để quá trình thực hiện hợp đồng ngoại thương được hoàn tất, bằng trách nhiệm của mình, Yusen phải cung cấp được bộ chứng từ chuẩn xác và nhanh chóng, sau khi đã kiểm tra, để người mua có thể tiến nhận hàng ở đầu đích:
Hóa đơn thương mại (comercial invoice): là chứng từ cơ bản thể hiện yêu cầu
của người bán, đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng như số tiền ghi trên hóa đơn. Thông thường, nhân viên chứng từ cần kiểm tra những nội dung trên hóa đơn như số đơn hàng, mô tả hàng hóa, style, số hóa đơn, đơn giá, tổng số tiền…
Hình 2.3 Hóa đơn thương mại
Nguồn: Phòng XNK, công ty TNHH Yusen Logistics (Việt Nam)
Phiếu đóng gói (packing list): là bảng kê khai tất cả các hàng hóa đựng trong
Hình 2.4 Phiếu đóng gói
Nguồn: Phòng XNK, công ty TNHH Yusen Logistics (Việt Nam)
Hình 2.5 Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
Nguồn: Phòng XNK, công ty TNHH Yusen Logistics (Việt Nam)
Giấy gửi hàng đường biển (seaway bill): Giấy gửi hàng đường biển là chứng
từ thay thế cho vận đơn đường biển. Thường dùng trong trường hợp hai bên mua bán quen thuộc nhau và thường thanh toán bằng cách ghi sổ.
Hình 2.6 Giấy gửi hàng đường biển (seaway bill)
Nguồn: Phòng XNK, công ty TNHH Yusen Logistics (Việt Nam)
Vận đơn nhà (House bill- FCR): là vận đơn phát hành bởi công ty giao nhận vận
Hình 2.7 Giấy gửi hàng đường biển (seaway bill)
Bước 5: Thanh toán
Sau khi nhận được xác nhận hàng đã xếp lên tàu, Yusen yêu cầu đại lý vận tải, hãng tàu lên hóa đơn các chi phí local charge, các chi phí phát sinh liên quan đến việc giao hàng (nếu có) và thanh toán cho hãng tàu theo thời gian quy định.
Bên cạnh đó, Yusen sẽ tiến hành lên hóa đơn thu người gửi hàng phí local charge, các chi phí phát sinh liên quan đến việc giao hàng (nếu có) và phi dịch vụ làm hàng theo như thỏa thuận đã có trong hợp đồng.
Bước 6: Cập nhật dữ liệu tới người mua
Sau khi đã có đầy đủ bộ chứng từ chính xác và nhận được xác nhận hàng đã được xếp lên tàu, Yusen sẽ gởi thông báo lô hàng (Shipping Advice) cho người mua kèm theo các chứng từ của lô hàng tại cảng đến để họ theo dõi thời gian tàu đến cảng đến, chuẩn bị tốt cho việc phát hành lệnh giao hàng và các thủ tục khác để khách hàng làm thủ tục nhận hàng thuận lợi.
Việc truyền dữ liệu này được thực hiện trên hệ thống Logistics điện tử của Yusen để đảm bảo tính nhanh chóng và chính xác cao.
Hình 2.8 Giao diện hệ thống Logistics điện tử
Bước 7: Khiếu nại
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, có thể phát sinh chanh chấp giữa các bên, khi đó bên bị vi phạm có quyền khiếu nại bên vi phạm. Khi nhận được khiếu nại, bên vi phạm cần nhanh chóng tìm phương hướng giải quyết một cách thỏa đáng.
2.2.2 Phân tích quy trình hoạt động quản lý chứng từ xuất khẩu hàng biển tại công ty TNHH Yusen Logistics (Việt Nam)