2.2 Thực tiễn hoạt động quản lý chứng từ xuất khẩu hàng biển tại công ty TNHH
2.2.2 Phân tích quy trình hoạt động quản lý chứng từ xuất khẩu hàng biển tạ
2.2.2.1 So sánh quy trình bộ chứng từ của công ty TNHH Yusen Logistics với công ty cổ phần đaị lý vận tải SAFI
Để có thể đánh giá một cách toàn diện về qui trình hoạt động quản lý chứng từ xuất khẩu hàng biển của Yesen, tác giả tiến hành nghiên cứu qui trình của một trong những dối thủ cạnh tranh của Yesen
- quy trình bộ chứng từ của công ty cổ phần đaị lý vận tải SAFI
Sơ đồ 2.3 quy trình xử lí bộ chứng từ của công ty cổ phần đaị lý vận tải SAFI
Nguồn: Phòng XNK công ty cổ phần đaị lý vận tải SAFI
Bước 1: Tiếp nhận thông tin về lô hàng
Tiếp nhận thông tin về lô hàng do khách hàng cung cấp để làm các thủ tục xuất khẩu hàng hóa. Khách hàng sẽ gửi cho công ty các chứng từ như: Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, booking note. Các chứng từ này bao gồm các thông tin chi tiết
BƯỚC 1
• Tiếp nhận thông tin về lô
hàng
BƯỚC 2
• Tổ chức giao hàng cho tàu
BƯỚC 3
• Lập bộ chứng từ
BƯỚC 4
về lô hàng như: số kiện, nhãn mác, bao bì; các thông tin về số lượng container, hãng tàu, chuyến tàu, ngày tàu chạy, cảng đến…
Bước 2: Tổ chức giao hàng cho tàu
Khi biết được thời gian dự kiến tàu đến cảng, nhân viên giao nhận của Safi sẽ tiến hành lập tờ khai hải quan, tiến hành thông quan hàng xuất khẩu, cung cấp chỉ dẫn xếp hàng cho hãng tàu, lập bảng kê khai hàng hóa để gửi cho cảng và gửi cho tàu
Sau khi tàu vào cảng, Safi sẽ tổ chức chuyên chở hàng hóa ra cảng để giao hàng và xếp hàng lên tàu.
Bước 3: Lập bộ chứng từ
Công ty sẽ dựa vào chi tiết trên HB/L để cung cấp chi tiết cho hãng tàu để phát hành MB/L. Vận đơn này phải hoàn hảo “Clean”, xác nhận hàng đã lên tàu “On board”. Sau đó, hãng tàu sẽ fax để khách hàng kiểm tra. Tùy theo yêu cầu, hãng tàu sẽ phát hành Surrendered MBL, Original MB/L hay Seawaybill.
Sau đó Safi sẽ tập hợp vận đơn cùng 1 số chứng từ khác để lập thành bộ chứng từ thanh toán gửi cho chủ hàng.
Bước 4: Lưu hồ sơ, quyết toán
Nhân viên bộ phận chứng từ phải lưu lại các bộ hồ sơ, chứng từ để tham khảo sau này và tạo thành từng file riêng theo khách hàng để tiện theo dõi
Sau khi hoàn tất các thủ tục xuất khẩu cho lô hàng, Safi sẽ tổng hợp tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình làm hàng và gửi cho khách hàng để quyết toán.
2.2.2.2 Phân tích điểm mạnh điểm yếu của quy trình
Cả hai quy trình trên có sự tương đồng nhất định về quy trình giữa hai công ty. Tuy nhiên, một vài điểm cần được kể đến là:
Yusen Logistics (Việt Nam) Safi
Điểm yếu
- Khách hàng cần phải mất thời gian để học cách book hàng qua hệ thống điện tử
-Quy trình chưa được ứng dụng logistics điện tử: Tiếp nhận thông tin khách hàng chủ yếu qua các phương tiện truyền thống như điện thoại, thư…
Điểm mạnh
- Quy trình quản lí chứng từ được ứng dụng logistics điện tử tạo sự nhanh chóng và chính xác cao: Mỗi khách hàng của Yusen sẽ được tạo 1 ID/ Pass word riêng trên hệ thống ebooking của Yusen, khi có nhu cầu, khách hàng sẽ tạo booking trên hệ thống đó và nhân viên chứng từ của Yusen sẽ xử lí booking của khách hàng qua hệ thống. Dữ liệu sẽ được lưu lại trên hệ thống để có thể quản lí hàng hóa dễ dàng và khi khách hàng tạo chứng từ trên hệ thống, toàn bộ dữ liệu khách hàng đã book sẽ được tham chiếu đến chứng từ và khách hàng có thể cập nhật chứng từ ngay trên hệ thống của Yusen. Ngoài ra, sau mỗi lô hàng Yusen sẽ gửi thông báo lô hàng cho người mua kèm theo bộ chứng từ xuất khẩu hàng biển qua hệ thống điện tử một cách rất nhanh chóng và thuận lợi, giảm thiểu các sai sót trong quá trình truyền dữ liệu tới khách hàng
- Phân công công việc được chuyên môn hóa cao: các nhân viên được phân công phụ trách từng mảng riêng biệt
- Các bước trong quy trình thực hiện được phân chia rõ ràng, hướng dẫn khách hàng chi tiết trong mỗi bước thực hiện bằng văn bản
cụ thể
- Ngoài việc đặt hàng, kiểm tra chứng từ cho một lô hàng đơn lẻ, hệ thống Yusen giúp người mua quản lí toàn bộ đơn hàng của mình, nhìn thấy và kiểm soát đơn hàng, lên kế hoạch về thời gian cần cung cấp hàng phù hợp để giảm thiểu tối đa chi phí lưu kho, bãi
2.3 Đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý chứng từ xuất khẩu tại công ty TNHH Yusen Logistics (Việt Nam)