1.4 Hiệu quả hoạt động quản lý chứng từ xuất khẩu hàng biển
1.4.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động quản lý chứng từ xuất
1.4.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động quản lý chứng từ xuất khẩu hàng biển hàng biển
- Công tác dự báo tình hình hàng hóa
Công tác dự báo tình hình hàng hóa là công tác được thực hiện nhằm hạn chế các rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa, việc lập dự báo giúp cho doanh nghiệp xây dựng các phương án đối phó dự phòng trong các tình huống giả định.
Tuy nhiên, việc lập dự báo này nên căn cứ vào tình hình hàng hóa, lịch sử hàng hóa đã thực hiện giao nhận, uy tín các bên liên quan,... thì mới đảm bảo tính chính xác và thực tế.
Mỗi loại hàng hoá lại có những đặc điểm riêng của nó. Ví dụ như hàng nông sản là loại hàng mau hỏng, dễ biến đổi chất lượng, còn hàng máy móc, thiết bị lại thường cồng kềnh, khối lượng và kích cỡ lớn,… Chính những đặc điểm riêng này của hàng hoá sẽ quy định cách bao gói, xếp dỡ, chằng buộc hàng hoá sao cho đúng quy cách, phù hợp với từng loại hàng để nhằm đảm bảo chất lượng của hàng hoá trong quá trình giao nhận và chuyên chở hàng hoá.
Bên cạnh đó, mỗi loại hàng hoá khác nhau với những đặc điểm riêng biệt sẽ đòi hỏi những loại chứng từ khác nhau để chứng nhận về phẩm chất, chất lượng của chúng. Tuỳ theo yêu cầu của cơ quan hải quan hoặc theo bộ chứng từ thanh toán được
quy định trong L/C mà người giao nhận sẽ phải chuẩn bị các loại chứng từ cho phù hợp.
Chính vì vậy, Công tác lập dự báo tình hình hàng hóa ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả hoạt động quản lý chứng từ xuất khẩu hàng biển
-Nguồn nhân lực
Nhân lực là yếu tố cốt lõi của các hoạt động, và hoạt động quản lý chứng từ xuất khẩu hàng biển cũng không ngoại lệ, khi bạn có được một đội ngũ nhân lực vững chắc, giàu kinh nghiệm và tâm huyết với nghề thì mọi việc được giải quyết dường như sẽ thuận lợi và suông sẻ hơn.
Một nhân tố có ảnh hưởng không nhỏ đến quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển là trình độ của người tổ chức điều hành cũng như người trực tiếp tham gia quy trình. Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hoá có diễn ra trong khoảng thời gian ngắn nhất để đưa hàng hoá đến nơi khách hàng yêu cầu phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của những người tham gia trực tiếp hay gián tiếp vào quy trình.
Nhân lực là thước đo sự thành công của các giai đoạn, là sự chuyển giao và là nhân tố ảnh hưởng đến quy trình của các hoạt động nói chung và hoạt động quả lý chứng từ xuất khẩu nói riêng.
Yếu tố Công nghệ
Sự đổi mới ngày càng nhanh về mặt công nghệ trong vận tải đã không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm chi phí khai thác, tác động đến năng suất của các hãng tàu trên thế giới.
Việc áp dụng những vật liệu mới trong chế tạo tàu biển, cải tiến cách thức thiết kế khoang tàu, giảm nhiên liệu khi vận hành máy, … cùng với việc áp dụng công nghệ tin học mới trong việc chế tạo, khai thác và bảo dưỡng tàu đã đem lại nhiều tác động tích cực.
Chính vì thế, công nghệ cũng là nhân tố ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả hoạt động quả lý chứng từ xuất khẩu hàng biển.
- Chính sách khuyến khích công nghệ của doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp có các chính sách khuyến khích phù hợp thì sẽ tạo động lực cho người lao động thực hiện hoạt động quản lý chứng từ xuất khẩu hàng biển được nhanh hơn, tìm cách cải tiến công việc hơn và ngược lại
Các chính sách có thể áp dụng như:
- Chi thưởng tiền mặt
- Chi thưởng bằng phần thưởng - Khen thưởng
- Thăng tiến
- Hợp đồng cung cấp dịch vụ với hãng tàu
Hợp đồng cung cấp dịch vụ với hãng tàu là công cụ giúp cho doanh nghiệp thực hiện các ràng buộc cho phép đối với hàng hóa của mình.
Các ràng buộc càng chi tiết sẽ có sự quy định rõ ràng về phạm vi trách nhiệm và các vấn đề phát sinh, tuy nhiên hợp đồng nên được soạn thảo theo hướng “hai bên đều có lợi” để tránh tình trạng quá o ép đối phương, làm giảm hiệu quả họa động của họ.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU HÀNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH YUSEN
LOGISTICS (VIỆT NAM)