Phần 4 Kết quả nghiên cứu
4.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại công ty
4.2.3. Quy định trong hoạt động đãi ngộ nhân sự
Hoạt động đãi ngộ nhân sự tại công ty bao gồm các quy trình sau: Điều chỉnh lương; Quy trình tính lương; Quy trình thanh tốn lương. Cụ thể:
a. Điều chỉnh lương
Tại công ty TNHH sản xuất và thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật, việc điều chỉnh lương được thực hiện theo định kỳ một năm một lần, cụ thể:
- Những nhân viên có thành tích hoạt tốt sẽ được tăng lương cao hơn với mức tăng của những nhân viên hoạt động bình thường.
- Những nhân viên có kết quả hoạt động chưa tốt, bị kỷ luật, khiển trách sẽ không được tăng lương theo tiến độ, thời gian tăng lương sẽ kéo dài thêm 3 tháng hoặc 6 tháng tùy theo mức độ kỷ luật. Trong q trình hoạt động về sau có sự cố gắng, chấp hành đúng nội quy của công ty, kết quả làm việc tốt thì cuối năm sẽ được tăng lương đúng tiến độ như những người khác.
Mục đích của việc điều chỉnh lương tại cơng ty là kích thích tinh thần lao động của CBCNV để họ yên tâm lao động, gắn bó tại cơng ty và đảm bảo sự phù hợp với mức lương trên thị trường, quy định của Nhà nước về mức lương cơ bản. Việc điều chỉnh lương của CBCNV trong công ty được phịng hành chính nhân sự đảm nhận, đến thời gian cuối năm lúc mà cơng ty thường có chính sách tăng lương cho CBCNV, phịng hành chính nhân sự sẽ dựa vào phiếu đánh giá nhân sự của các trưởng phòng, quản đốc, chủ nhiệm cơng trình để làm căn cứ lập danh sách những CBCNV thuộc diện được tăng lương. Sau đó, phịng hành chính nhân sự sẽ báo cáo lên Giám đốc xét duyệt. Sau khi Giám đốc xét duyệt, phịng hành chính nhân sự sẽ tiến hành lập hợp đồng lao động mới với mức lương đã được điều chỉnh, đồng thời yêu cầu CBCNV ký và lưu hợp đồng lao động mới.
Với cách thức điều chỉnh lương như trên, tại công ty TNHH sản xuất và thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật vẫn tồn tại hạn chế:
Một số đối tượng đến thời kỳ được tăng lương và không bị vi phạm kỷ luật gì trong cơng ty nhưng vẫn khơng được tăng lương. Nguyên nhân là do nhân viên phịng hành chính nhân sự đã bỏ xót một số đối tượng thuộc diện được tăng lương theo quy định. Điều này đã gây ảnh hưởng không nhỏ tới tâm lý làm việc của những nhân viên đó, đồng thời gây mất thời gian xin ý kiến của Giám đốc và làm lại hợp đồng cho các đối tượng đó.
b. Quy trình tính lương
Hiện nay, công ty trả lương cho cán bộ công nhân viên theo hình thức lương thỏa thuận theo hợp đồng lao động. Lương của cán bộ công nhân viên sẽ bao gồm mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp và lương làm thêm giờ. Cụ thể:
- Lương 1 ngày công = Lương cơ bản / 26 ngày
- Lương làm thêm giờ = ( Lương 1 ngày công / 8 * số giờ làm thêm ) * % mức lương làm thêm giờ
% mức lương làm thêm giờ sẽ tùy thuộc vào từng điều kiện cụ thể: + Ngày thường là 150%
+ Ngày nghỉ chủ nhật là 200% + Ngày nghỉ lễ, tết là 300%
- Phụ cấp lương bao gồm các khoản phụ cấp ăn ca, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp chức vụ, phụ cấp điện thoại, phụ cấp cơng trình. Phụ cấp ăn ca là 600.000 đồng/tháng. Nhân viên đi làm ngày nào sẽ được phụ cấp ăn ca ngày đó.
- Tổng lương = ( Lương 1 ngày cơng + Phụ cấp )* số ngày công + Lương làm thêm giờ + Thưởng ( nếu có )
Bên cạnh lương và các khồn phụ cấp lương, cơng ty cũng thực hiện công tác khen thưởng như là một cơng cụ để khuyến khích người lao động làm việc hăng say hơn. Hiện tại, công ty đang áp dụng các hình thức khen thưởng như:
- Tiền thưởng tết: Hàng năm công ty thực hiện xét thưởng cho toàn bộ người lao động trong công ty vào thời điểm trước Tết Âm. Căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh của công ty cũng như kết quả làm việc của công nhân viên trong công ty, ban lãnh đạo côn ty sẽ ra quyết định về số tiền thưởng tết. Thông thường đối với người lao động hồn thành cơng việc được giao sẽ được thưởng 1 tháng lương đối với nhân viên chính thức và nửa tháng lương đối với nhân viên trong thời gian thử việc.
- Thưởng các dịp:
+ Quốc khánh 2/9: Mỗi nhân viên 200.000 đồng
+ Ngày quốc tế phụ nữ 8/3: Mỗi nhân viên nữ 100.000 đồng + Ngày phụ nữ Việt Nam 20/10: Mỗi nhân viên nữ 100.000 đồng + Ngày lễ 30/4, 1/5: Mỗi nhân viên được thưởng 200.000 đồng Ngồi ra cơng ty cịn có các chính sách thưởng khác như:
- Thưởng các sáng kiến cải tiến kỹ thuật tiết kiệm điện năng, nguyên nhiên vật liệu, nâng cao năng suất lao động; các sáng kiến đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, tổ chức sản xuất hợp lý đạt hiệu quả cao.
- Thưởng tay nghề giỏi đối với công nhân làm tốt năng suất lao động cao. - Thưởng cho những trường hợp phát hiện được các vụ tiêu cực, gây lãng phí thất thốt; giải quyết tốt các trường hợp hoả hoạn, tai nạn, các vụ gây rối làm mất trật tự an ninh trong Công ty.
- Thưởng cho những trường hợp có thành tích xuất sắc, đặc biệt xuất sắc trong các phong trào do Công ty cũng như xã hội phát động.
Trong q trình tính lương cho cán bộ cơng nhân viên vẫn cịn xảy ra một số sai sót khơng đáng có như:
- Nhân viên nhân sự tiền lương nhập sai số ngày công của cán bộ công nhân viên do bất cẩn trong q trình nhập số liệu vào máy tính.
- Một số nhân viên đã nghỉ việc nhưng vẫn được tính lương, mặt khác một số nhân viên thuộc diện được tăng lương nhưng lại không được nhận theo mức lương mới. Nguyên nhân là do sự quản lý yếu kém của tổ trưởng không nắm bắt được những ai là người đã nghỉ làm, ai thuộc diện được và không được tăng lương. - Một số nhân viên có bậc lương cao song mức lương nhận được chưa tương xứng với bậc lương đó. Nguyên do là sự bất cẩn, yếu kém của nhân viên nhân sự tiền lương, tính lương sai cho đối tượng đó.
Bảng 4.14. Tổng hợp hạn chế trong quy trình tính lƣơng
Hạn chế Ngun nhân Ngƣời chịu trách
nhiệm
Nhập sai công Lấy số liệu chấm công từ bản mềm NV nhân sự
Không kịp thời so với với tình hình nhân sự trong kỳ tính lương
Trình độ quản lý nhân sự yếu kém. Cấu kết với công nhân, tổ trưởng để tư lợi cá nhân
NV nhân sự tiền lương. Công nhân Tổ trưởng
Khơng chính xác về bậc lương mới của công nhân
Cẩu thả NV nhân sự tiền
lương
Nguồn: Khảo sát thực tế của tác giả (2015)
c. Quy trình thanh tốn lương
Hiện nay, công ty tiến hành trả lương cho cán bộ công nhân viên vào ngày mùng 5 hàng tháng. Việc thanh toán lương được thực hiện dưới hình thức thanh tốn qua thẻ ngân hàng hoặc trực tiếp (công nhân xây dựng). Đối với nhân viên mới, sau khi thử việc được 2 tuần, công ty sẽ tiến hành làm thẻ ngân hàng cho nhân viên đó, trước ngày lĩnh lương người đó sẽ nhận được thẻ ngân hàng. Cuối tháng, sau khi tổng hợp tồn bộ lương của cán bộ cơng nhân viên, nhân viên nhân sự tiền lương gửi bảng lương lên cho Giám đốc xét duyệt. Sau khi giám đốc xét duyệt xong, sẽ gửi bảng lương sang phịng kế tốn, nhân viên phịng kế tốn sẽ gửi bảng lương đến ngân hàng, ngân hàng tiến hành chuyển tiền vào tài khoản của từng cán bộ công nhân viên vào ngày mùng 5 hàng tháng. Đến ngày mùng 5, khi lương đã chuyển vào tài khoản của từng cán bộ công nhân viên, nhân viên nhân sự tiền lương sẽ in phiếu báo lương và gửi cho trưởng bộ phận, trưởng bộ phận sẽ có trách nhiệm gửi phiếu báo lương cho từng thành viên mình quản lý.
Cán bộ cơng nhân viên sẽ căn cứ vào phiếu báo lương được nhận, qua đó sẽ nắm bắt được số tiền lương trong tháng, số ngày nghỉ (nếu có), các khoản phụ cấp, thưởng (nếu có). Nếu có thơng tin gì chưa chính xác thì cán bộ cơng nhân viên đó sẽ khiếu nại lên trưởng bộ phận để trưởng bộ phận sẽ phản ánh lại với nhân viên nhân sự tiền lương. Lương bị thiếu sẽ được chi trả vào tháng sau.
Đối với nhân công xây dựng, chủ quản cơng trình có trách nhiệm lên phịng kế tốn để nhận lương của tồn bộ cơng nhân mà mình quản lý. Chủ quản cơng trình sẽ trả lương trực tiếp cho từng thành viên, đồng thời yêu cầu từng thành viên ký xác nhận là đã nhận lương.