Bảng 4 .3 Tình hình tuyển dụng lao động của cơng ty, 2015
Bảng 4.13 Hạn chế trong quy trình hoạt động đào tạo nhân sự
Hạn chế Nguyên nhân Ngƣời chịu trách nhiệm
Không áp dụng vào công việc
Đào tạo không sát với
thực tế công việc Trưởng bộ phận và người đào tạo
Đào tạo xong thì nghỉ việc
Khơng nắm bắt được tâm tư của nhân viên
Trưởng bộ phận, Ban giám đốc, trình độ quản lý, đãi ngộ
Khơng tiếp thu được nội dung
Nhân viên khơng có khả năng
Trưởng bộ phận, Ban giám đốc, người lao động
Nguồn: Khảo sát thực tế của tác giả (2015)
4.2.3. Quy định trong hoạt động đãi ngộ nhân sự
Hoạt động đãi ngộ nhân sự tại công ty bao gồm các quy trình sau: Điều chỉnh lương; Quy trình tính lương; Quy trình thanh tốn lương. Cụ thể:
a. Điều chỉnh lương
Tại công ty TNHH sản xuất và thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật, việc điều chỉnh lương được thực hiện theo định kỳ một năm một lần, cụ thể:
- Những nhân viên có thành tích hoạt tốt sẽ được tăng lương cao hơn với mức tăng của những nhân viên hoạt động bình thường.
- Những nhân viên có kết quả hoạt động chưa tốt, bị kỷ luật, khiển trách sẽ không được tăng lương theo tiến độ, thời gian tăng lương sẽ kéo dài thêm 3 tháng hoặc 6 tháng tùy theo mức độ kỷ luật. Trong quá trình hoạt động về sau có sự cố gắng, chấp hành đúng nội quy của cơng ty, kết quả làm việc tốt thì cuối năm sẽ được tăng lương đúng tiến độ như những người khác.
Mục đích của việc điều chỉnh lương tại cơng ty là kích thích tinh thần lao động của CBCNV để họ yên tâm lao động, gắn bó tại cơng ty và đảm bảo sự phù hợp với mức lương trên thị trường, quy định của Nhà nước về mức lương cơ bản. Việc điều chỉnh lương của CBCNV trong cơng ty được phịng hành chính nhân sự đảm nhận, đến thời gian cuối năm lúc mà công ty thường có chính sách tăng lương cho CBCNV, phịng hành chính nhân sự sẽ dựa vào phiếu đánh giá nhân sự của các trưởng phòng, quản đốc, chủ nhiệm cơng trình để làm căn cứ lập danh sách những CBCNV thuộc diện được tăng lương. Sau đó, phịng hành chính nhân sự sẽ báo cáo lên Giám đốc xét duyệt. Sau khi Giám đốc xét duyệt, phịng hành chính nhân sự sẽ tiến hành lập hợp đồng lao động mới với mức lương đã được điều chỉnh, đồng thời yêu cầu CBCNV ký và lưu hợp đồng lao động mới.
Với cách thức điều chỉnh lương như trên, tại công ty TNHH sản xuất và thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật vẫn tồn tại hạn chế:
Một số đối tượng đến thời kỳ được tăng lương và không bị vi phạm kỷ luật gì trong cơng ty nhưng vẫn khơng được tăng lương. Nguyên nhân là do nhân viên phịng hành chính nhân sự đã bỏ xót một số đối tượng thuộc diện được tăng lương theo quy định. Điều này đã gây ảnh hưởng không nhỏ tới tâm lý làm việc của những nhân viên đó, đồng thời gây mất thời gian xin ý kiến của Giám đốc và làm lại hợp đồng cho các đối tượng đó.
b. Quy trình tính lương
Hiện nay, cơng ty trả lương cho cán bộ công nhân viên theo hình thức lương thỏa thuận theo hợp đồng lao động. Lương của cán bộ công nhân viên sẽ bao gồm mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp và lương làm thêm giờ. Cụ thể:
- Lương 1 ngày công = Lương cơ bản / 26 ngày
- Lương làm thêm giờ = ( Lương 1 ngày công / 8 * số giờ làm thêm ) * % mức lương làm thêm giờ
% mức lương làm thêm giờ sẽ tùy thuộc vào từng điều kiện cụ thể: + Ngày thường là 150%
+ Ngày nghỉ chủ nhật là 200% + Ngày nghỉ lễ, tết là 300%
- Phụ cấp lương bao gồm các khoản phụ cấp ăn ca, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp chức vụ, phụ cấp điện thoại, phụ cấp cơng trình. Phụ cấp ăn ca là 600.000 đồng/tháng. Nhân viên đi làm ngày nào sẽ được phụ cấp ăn ca ngày đó.
- Tổng lương = ( Lương 1 ngày công + Phụ cấp )* số ngày công + Lương làm thêm giờ + Thưởng ( nếu có )
Bên cạnh lương và các khồn phụ cấp lương, cơng ty cũng thực hiện công tác khen thưởng như là một cơng cụ để khuyến khích người lao động làm việc hăng say hơn. Hiện tại, cơng ty đang áp dụng các hình thức khen thưởng như:
- Tiền thưởng tết: Hàng năm công ty thực hiện xét thưởng cho tồn bộ người lao động trong cơng ty vào thời điểm trước Tết Âm. Căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh của cơng ty cũng như kết quả làm việc của công nhân viên trong công ty, ban lãnh đạo côn ty sẽ ra quyết định về số tiền thưởng tết. Thông thường đối với người lao động hồn thành cơng việc được giao sẽ được thưởng 1 tháng lương đối với nhân viên chính thức và nửa tháng lương đối với nhân viên trong thời gian thử việc.
- Thưởng các dịp:
+ Quốc khánh 2/9: Mỗi nhân viên 200.000 đồng
+ Ngày quốc tế phụ nữ 8/3: Mỗi nhân viên nữ 100.000 đồng + Ngày phụ nữ Việt Nam 20/10: Mỗi nhân viên nữ 100.000 đồng + Ngày lễ 30/4, 1/5: Mỗi nhân viên được thưởng 200.000 đồng Ngồi ra cơng ty cịn có các chính sách thưởng khác như:
- Thưởng các sáng kiến cải tiến kỹ thuật tiết kiệm điện năng, nguyên nhiên vật liệu, nâng cao năng suất lao động; các sáng kiến đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, tổ chức sản xuất hợp lý đạt hiệu quả cao.
- Thưởng tay nghề giỏi đối với công nhân làm tốt năng suất lao động cao. - Thưởng cho những trường hợp phát hiện được các vụ tiêu cực, gây lãng phí thất thốt; giải quyết tốt các trường hợp hoả hoạn, tai nạn, các vụ gây rối làm mất trật tự an ninh trong Công ty.
- Thưởng cho những trường hợp có thành tích xuất sắc, đặc biệt xuất sắc trong các phong trào do Công ty cũng như xã hội phát động.
Trong q trình tính lương cho cán bộ cơng nhân viên vẫn cịn xảy ra một số sai sót khơng đáng có như:
- Nhân viên nhân sự tiền lương nhập sai số ngày công của cán bộ công nhân viên do bất cẩn trong q trình nhập số liệu vào máy tính.
- Một số nhân viên đã nghỉ việc nhưng vẫn được tính lương, mặt khác một số nhân viên thuộc diện được tăng lương nhưng lại không được nhận theo mức lương mới. Nguyên nhân là do sự quản lý yếu kém của tổ trưởng không nắm bắt được những ai là người đã nghỉ làm, ai thuộc diện được và không được tăng lương. - Một số nhân viên có bậc lương cao song mức lương nhận được chưa tương xứng với bậc lương đó. Nguyên do là sự bất cẩn, yếu kém của nhân viên nhân sự tiền lương, tính lương sai cho đối tượng đó.
Bảng 4.14. Tổng hợp hạn chế trong quy trình tính lƣơng
Hạn chế Nguyên nhân Ngƣời chịu trách
nhiệm
Nhập sai công Lấy số liệu chấm công từ bản mềm NV nhân sự
Không kịp thời so với với tình hình nhân sự trong kỳ tính lương
Trình độ quản lý nhân sự yếu kém. Cấu kết với công nhân, tổ trưởng để tư lợi cá nhân
NV nhân sự tiền lương. Công nhân Tổ trưởng
Khơng chính xác về bậc lương mới của công nhân
Cẩu thả NV nhân sự tiền
lương
Nguồn: Khảo sát thực tế của tác giả (2015)
c. Quy trình thanh tốn lương
Hiện nay, công ty tiến hành trả lương cho cán bộ công nhân viên vào ngày mùng 5 hàng tháng. Việc thanh tốn lương được thực hiện dưới hình thức thanh tốn qua thẻ ngân hàng hoặc trực tiếp (cơng nhân xây dựng). Đối với nhân viên mới, sau khi thử việc được 2 tuần, công ty sẽ tiến hành làm thẻ ngân hàng cho nhân viên đó, trước ngày lĩnh lương người đó sẽ nhận được thẻ ngân hàng. Cuối tháng, sau khi tổng hợp tồn bộ lương của cán bộ cơng nhân viên, nhân viên nhân sự tiền lương gửi bảng lương lên cho Giám đốc xét duyệt. Sau khi giám đốc xét duyệt xong, sẽ gửi bảng lương sang phịng kế tốn, nhân viên phịng kế tốn sẽ gửi bảng lương đến ngân hàng, ngân hàng tiến hành chuyển tiền vào tài khoản của từng cán bộ công nhân viên vào ngày mùng 5 hàng tháng. Đến ngày mùng 5, khi lương đã chuyển vào tài khoản của từng cán bộ công nhân viên, nhân viên nhân sự tiền lương sẽ in phiếu báo lương và gửi cho trưởng bộ phận, trưởng bộ phận sẽ có trách nhiệm gửi phiếu báo lương cho từng thành viên mình quản lý.
Cán bộ công nhân viên sẽ căn cứ vào phiếu báo lương được nhận, qua đó sẽ nắm bắt được số tiền lương trong tháng, số ngày nghỉ (nếu có), các khoản phụ cấp, thưởng (nếu có). Nếu có thơng tin gì chưa chính xác thì cán bộ cơng nhân viên đó sẽ khiếu nại lên trưởng bộ phận để trưởng bộ phận sẽ phản ánh lại với nhân viên nhân sự tiền lương. Lương bị thiếu sẽ được chi trả vào tháng sau.
Đối với nhân công xây dựng, chủ quản cơng trình có trách nhiệm lên phịng kế tốn để nhận lương của tồn bộ cơng nhân mà mình quản lý. Chủ quản cơng trình sẽ trả lương trực tiếp cho từng thành viên, đồng thời yêu cầu từng thành viên ký xác nhận là đã nhận lương.
4.2.4. Các rủi ro xảy ra trong quản lý nhân sự tại công ty
Mặc dù đã có các quy định, quy chế cụ thể trong quá trình quản lý nhân sự,
nhưng hiện nay cơng ty vẫn cịn tồn đọng các rủi ro trong quá trình tuyển dụng nhân sự, quá trình sử dụng nhân sự và quá trình đãi ngộ nhân sự.
Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ thi tuyển, một số hồ sơ chưa đạt đủ điều kiện nhưng vẫn được nhân viên tuyển dụng đồng ý tiếp nhận hồ sơ. Các hồ sơ này chủ yếu là của con em của CBCNV trong công ty, hoặc là của người quen biết với nhân viên tuyển dụng, nên đã được ưu ái cho qua vịng tiếp nhận hồ sơ. Cơng tác đánh giá nhân viên thử việc chưa thực sự tốt, hiệu quả. Qua q trình điều tra trong năm 2014, có 1 nhân viên làm ở bộ phận phân xưởng tuy đã được nhận làm chính thức sau khi thử việc nhưng sau một thời gian làm việc đã tự động xin nghỉ việc vì khơng chịu được áp lực công việc, năng lực chuyên môn chưa phù hợp với vị trí cơng việc được giao. Được biết, đối tượng này là cháu của quản đốc phân xưởng, nên trong đã được sự ưu ái của quản đốc, trong quá trình thử việc đã được giao cơng việc nhẹ nhàng. Nhưng đến khi làm chính thức thì lại bị điều động làm cơng việc mang tính chun môn cao nên không đáp ứng được công việc.
Nguyên nhân, việc đánh giá nhân viên thử việc hoàn toàn phụ thuộc vào quyết định của trưởng bộ phận (quản đốc, chủ nhiệm cơng trình), đồng thời cơng ty chưa có bộ phận kiểm sốt nội bộ riêng để có thể kiểm tra, kiểm sốt cơng tác đánh giá nhân viên thử việc; cũng như việc kiểm tra, kiểm sốt lại các quy trình tuyển dụng nhân sự đã diễn ra đúng với quy định ban đầu của công ty hay không. Đồng thời, công ty cũng chưa lường trước được những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tuyển dụng nhân sự, nên chưa có các biện pháp để phòng tránh để những rủi ro đó khỏi xảy ra.
Cơng tác tính lương của CBCBV cịn nhiều sai sót, chủ yếu sai ở bộ phận nhân viên sản xuất và nhân viên cơng trình. Hai bộ phận này việc chấm cơng vẫn theo hình thức chấm cơng bằng tay, việc chấm cơng hồn toàn phụ thuộc vào quản đốc (chủ nhiệm cơng trình) nên dẫn đến nhiều nhầm lẫn, sai sót trong q trình chấm cơng. Nhân viên xin nghỉ, đi làm muộn vẫn chưa được phản ánh một cách kịp thời, hoặc do tạo được thiện cảm với quản đốc (chủ nhiệm cơng trình) nên đôi khi đi làm muộn vẫn được bỏ qua. Dẫn đến tình trạng cơng nhân đi làm muộn có quan hệ tốt với quản đốc (chủ nhiệm công trình) thì lương, thưởng ngang bằng, đơi khi cịn cao hơn cơng nhân tuân thủ đúng quy định về giờ làm việc của công ty; gây ra tình trạng bất mãn giữa công nhân với quản đốc, giữa công nhân với công nhân. Nguyên nhân, việc chấm công ở hai bộ phận này phụ thuộc hoàn toàn vào quản lý bộ phận, đồng thời cơng ty chưa có nhân viên độc lập để kiểm sốt, theo dõi q trình chấm cơng của quản đốc (chủ nhiệm cơng trình). Mặt khác, việc quản đốc (chủ nhiệm cơng trình) vừa quản lý cơng nhân, vừa đánh giá năng lực, tinh thần làm việc của công nhân như vậy một lúc quản đốc (chủ nhiệm công trình) đảm nhiệm q nhiều cương vị. Cơng ty cần phải có sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức của từng bộ phận sao để quá trình đánh giá, quản lý nhân sự diễn ra hợp lý, đúng với quy định của công ty đề ra.
Công tác đào tạo nhân sự cịn gặp nhiều hạn chế, các chương trình được mở ra để đào tạo nhân sự chưa thực sự hữu ích, nhân viên được đào tạo xong không áp dụng được vào thực tế, cách thức xử lý công việc vẫn theo phương hướng như cũ, khơng đổi mới được quy trình làm việc, khơng tăng được năng suất lao động. Mặt khác, một số nhân sự sau khi được cử đi đào tạo chuyên sâu nhưng vẫn phải làm công việc cũ, chưa được thăng tiến lên vị trí cao hơn. Dẫn đến tình trạng, đào tạo xong, nhân sự xin nghỉ việc chuyển sang công ty khác làm. Gây tốn kém tiền bạc của công ty, mất mát nhân tài. Nguyên nhân, công tác kiểm tra trình độ nhân viên, kiểm tra nhu cầu cần thiết phải cho đi đào tạo chưa thực sự tốt nên mới dẫn đến tình trạng đào tạo thừa, đào tạo không đúng năng lực, nguyện vọng của nhân viên.
4.3. ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CƠNG TY NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY
Hiện nay, Cơng ty chưa có bộ phận kiểm sốt nội bộ để kiểm tra, giám sát, đánh giá sự tuân thủ của các nhân viên đối với việc chấp hành các quy định của
Công ty trong quản lý nhân sự. Chỉ khi nào xảy ra sai sót trong các quy trình quản lý nhân sự, Ban giám đốc và các Trưởng bộ phận có liên quan mới tiến hành tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục hậu quả do các rủi ro đó xảy ra. Do vậy, có thể nói hệ thống kiểm sốt nội bộ trong quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật đã tồn tại, được Ban giám đốc chú trọng nhưng thực sự chưa đạt hiệu quả cao. Các rủi ro vẫn còn xảy ra trong các quy trình quản lý nhân sự tại cơng ty.
4.3.1 Quy trình tuyển dụng nhân sự
Hiện nay, cơng ty đã và đang áp dụng các tiêu chuẩn theo ISO 9001: 2008 vào quá trình tuyển dụng nhân sự. Tuy nhiên, cơng ty vẫn cịn tồn tại một số bất cập như:
Việc ưu tiên tuyển dụng con em CBCNV trong công ty, điều này đã tạo ra kẽ hở để việc một số đối tượng là con em CBCNV nhưng năng lực yếu kém nhưng vẫn được tuyển vào thử việc tại cơng ty. Trong q trình thử việc một số đối tượng này lại không đáp ứng được yêu cầu công việc, gây khó khăn trong q trình quản lý, điều chỉnh nhân sự, đồng thời gây lãng phí thời gian, tốn kém quỹ lương cho công ty khi phải chi trả cho những đối tượng đó.
Q trình kiểm tra, rà sốt hồ sơ thi tuyển vẫn còn lỏng lẻo, nhiều kẽ hở, thường chỉ có một hoặc hai nhân viên phịng hành chính nhân sự sẽ đảm nhận quá trình xét duyệt hồ sơ đầu vào, do vậy đã tạo điều kiện cho một vài cá nhân cấu kết với nhân viên xét duyệt hồ sơ ưu tiên cho một số hồ sơ chưa đủ điều kiện nhưng vẫn được chấp nhận. Đối với công nhân sản xuất (công nhân xây dựng), công ty chưa xây dựng được các bài kiểm tra trình độ, kinh nghiệm vận hành các loại máy móc cơng nghiệp. Cách thức kiểm tra chủ yếu dựa vào đánh giá chủ quan của quản đốc (chủ nhiệm cơng trình) do vậy một số ứng viên không tạo