Bảng 4 .3 Tình hình tuyển dụng lao động của cơng ty, 2015
Bảng 4.5 Quy trình chấm cơng
Cơng việc Ngƣời thực hiện Nội dung
Chấm công Tổ trưởng, trưởng bộ phận Ghi nhận số giờ, ngày lao động vào
bảng chấm công của từng nhân viên
Nhập công Nhân viên chấm công Căn cứ vào bảng chấm cơng tiến hành
tính thời gian lao động và phiếu báo cơm
Tổng hợp công Nhân viên chấm công Tổng hợp công, in bảng chấm công
Nguồn: Phịng hành chính nhân sự (2015)
Hàng ngày, các nhân viên văn phịng đi làm sẽ chấm cơng bằng dấu vân tay thông qua máy chấm công, khi về các nhân viên cũng phải chấm công để xác nhận thời gian nghỉ làm.
Đối với công nhân sản xuất việc chấm ngày công sẽ do quản đốc phân xưởng phụ trách. Quản đốc phân xưởng yêu cầu tổ trưởng giám sát, quản lý các công nhân về thời gian đi làm của từng thành viên trong tổ. Đa số các tổ trưởng sẽ ghi lại những thông tin bất thường trong tổ vào sổ tay của mình, như: cơng nhân về sớm, công nhân đến muộn… Sau cuối ngày, tổ trưởng mới tiến hành ghi chép vào bảng chấm công. Do vậy, sau ngày làm việc công nhân chưa thể ký xác nhận số giờ làm việc của mình mà phải đến sáng hơm sau họ mới ký nhận được.
Thực tế quan sát được việc ký nhận của công nhân thường hay xảy ra việc ký thay cho nhau.
Đối với cơng nhân cơng trình việc chấm cơng sẽ do chủ nhiệm cơng trình trực tiếp chấm cơng. Cuối tháng quản đốc, chủ nhiệm cơng trình, trưởng phịng sẽ tiến hành lập bảng chấm công của từng nhân viên, yêu cầu nhân viên ký xác nhận sau đó chuyển qua cho nhân viên phịng hành chính nhân sự để tính lương.
Tuy nhiên, qua thực tế quan sát được trong q trình chấm cơng tại cơng ty vẫn cịn tồi tại những hạn chế nhất định, và những hạn chế này chỉ xảy ra ở bộ phận phân xưởng và bộ phận cơng trình, vì ở hai bộ phận này chấm công vẫn được tiến hành bằng cách thủ cơng, chưa có thiết bị chấm cơng. Do vậy, trong q trình chấm cơng cho cơng nhân vẫn diễn ra những sai sót, nhầm lẫn tai hại. Cụ thể:
- Tổ trưởng chấm công không kịp thời gian để nộp bảng chấm công cho quản đốc vào buổi sáng hôm sau nên đôi khi xảy ra nhầm lẫn công nhân làm thêm giờ và thời gian làm thêm.
- Trên bảng chấm công cùng một người mà nét chữ ký khác nhau, nguyên nhân là do tổ trưởng, quản đốc, chủ nhiệm cơng trình chủ quan, khơng coi trọng việc ký vào bảng chấm công dẫn đến việc nhân viên ký hộ cho nhau.
- Công nhân gọi điện báo nghỉ nhưng tổ trưởng không nhớ, quản lý cơng trình qn nên vẫn chấm cơng bình thường.
Bảng 4.6. Hạn chế trong quy trình chấm cơng
Hạn chế Nguyên nhân Ngƣời chịu
trách nhiệm
Nhầm lẫn chấm công và thời gian làm thêm Cẩu thả
Tổ trưởng, trưởng bộ phận và nhân viên nhân sự tiền lương
Cố tình chấm vượt giờ làm thêm Tư lợi cá nhân
Nhầm lẫn cán bộ nhân viên dẫn đến nhầm lẫn thời
gian làm của cán bộ nhân viên Trình độ quản lý
Cán bộ cơng nhân xin nghỉ nhưng vẫn chấm công Câu kết tử lợi cá nhân
Chấm công không kịp thời gian Cẩu thả
b. Đánh giá nhân sự
Con người luôn là yếu tố quan trong nhất trong mọi quy trình, mọi hoạt động. Trong quản lý nhân sự thì việc đánh giá nhân sự là khó nhất nhưng nó là một cơng việc rất quan trọng trong quá trình quản lý nhân sự. Việc đánh giá được được thực lực, trình độ, chun mơn,… của nhân sự sẽ góp phần rất lớn trong hoạt động quản lý nhân sự. Người đứng đầu bộ phận, hoặc cơng ty dù có xuất sắc đến đâu nhưng khơng có những đồng sự giỏi sẽ khó mà thực hiện được các chiến lược để đạt được mục tiêu của công ty. Đánh giá đúng nhân sự giúp lãnh đạo đặt nhân sự đúng vào vị trí, giao việc đúng với khả năng và cũng là cách động viên, khích lệ khuyến khích nhân viên hành thành tốt công việc được giao. Từ đó tạo mơi trường làm việc cạnh tranh lành mạnh, thăng tiến tốt cho nhân sự của công ty.
Công ty sử dụng bảng điểm để cho trưởng bộ phận, quản đốc, chủ nhiệm cơng trình làm căn cứ để đánh giá nhân viên của mình quản lý.
Đối với nhân viên văn phòng, cuối năm từng nhân viên sẽ tự đánh giá bản thân mình theo mẫu bảng điểm trên. Sau khi nhân viên tự đánh giá bản thân mình xong, trưởng phòng sẽ tổng hợp lại và cho điểm đánh giá tới từng nhân viên thuộc bộ phận mình quản lý. Sau đó, trưởng phịng sẽ gửi danh sách bảng điểm đánh giá nhân viên lên Giám đốc xem xét, đánh giá.
Đối với công nhân lao sản xuất tại các phân xưởng, sau khi bản thân mỗi cơng nhân tự đánh giá về mình, quản đốc sẽ tiến hành cho điểm đánh giá tới từng công nhân theo mẫu bảng điểm trên. Sau đó, quản đốc sẽ trình lên Phó giám đốc sản xuất xét duyệt, đánh giá, cho điểm. Phó Giám đốc sẽ gửi danh sách bảng điểm đánh giá công nhân sản xuất lên Giám đốc xem xét, đánh giá.
Đối với công nhân xây dựng thì sẽ được thợ cả đánh giá năng lực, tay nghề của từng công nhân, cho điểm theo mẫu bảng điểm trên. Sau đó sẽ báo cáo lên chủ nhiệm cơng trình xét duyệt, chủ nhiệm cơng trình tổng hợp lại, cho điểm đánh giá công nhân và gửi kết quả lên Phó giám đốc cơng trình theo dõi, đánh giá. Phó Giám đốc sẽ gửi danh sách bảng điểm đánh giá công nhân xây dựng lên Giám đốc xem xét, đánh giá.
Các bảng điểm đánh giá nhân sự sẽ được phịng hành chính nhân sự lưu trữ và làm cơ sở để tăng lương cho cán bộ công nhân viên.
Bảng 4.7. Bảng đánh giá nhân viên cuối năm của công ty
STT Tiêu chuẩn đánh giá
Điểm đánh giá Nhân viên Trưởng bộ phận Phó GĐ/ Trưởng phịng NS Giám đốc
1 Chất lượng và khối lượng công việc
2 Thông tin liên lạc
3 Tinh thần đồn kết, hịa đồng với mọi
người
4 Tinh thần tự chủ
5 Tính gương mẫu, lắng nghe ý kiến
6 Kỷ cương công việc
7 Ngày nghỉ và số lần được nghỉ
Thời gian nghỉ sinh không lương
Thời gian nghỉ không lương Đi sớm về muộn
8 Hạng mục kiểm tra đặc biệt
Tổng số điểm
Nguồn: Phịng hành chính nhân sự (2015)
Để có thể tự đánh giá hoặc đánh giá điểm cho nhân viên của mình, người lao động căn cứ vào bảng tiêu chuẩn đánh giá nhân viên của công ty.
Bảng 4.8. Tiêu chuẩn đánh giá nhân viên của công ty
STT Tiêu chuẩn đánh
giá Điểm đánh giá
1 Chất lượng và khối
lượng công việc
1 2 4 6
Thường xun
khơng hồn thành công việc
Hồn thành cơng việc được giao nhưng kết quả chưa tốt
Hồn thành cơng việc được giao và kết quả tốt
Hồn thành cơng việc được giao và kết quả tốt. Giúp đỡ người khác hồn thành cơng việc
2 Thông tin liên lạc
1 2 3 4
Thường xuyên
không thông tin báo cáo về tiến độ và chất lượng công việc
Đôi khi chưa báo cáo liên lạc hoặc chưa kịp thời
Báo cáo liên lạc đầy đủ và kịp thời mọi thông tin công việc
Báo cáo và hướng dẫn mọi người biết tầm quan trọng của việc thơng tin
3
Tinh thần đồn kết hịa đồng với mọi
người
1 2 4 6
Khơng có tinh thần đồn kết, hịa đồng với mọi người
Có tinh thần đồn kết, hịa đồng với mọi người
Có tinh thần đồn kết, hịa đồng với mọi người, nhiệt tình với đồng nghiệp
Có tinh thần đồn kết, hịa đồng với mọi người, nhiệt tình với đồng nghiệp. Có ý thức kết nối mọi người đoàn kết với nhau
4 Tinh thần tự chủ 1 2 3 4 Khơng có tinh thần tự chủ trong công việc Có tinh thần tự chủ trong cơng việc. Tự đưa ra được chủ kiến nhưng chưa thực hiện được
Có tinh thần tự chủ trong công việc. Tự đưa ra được chủ kiến và thực hiện được
Có tinh thần tự chủ trong công việc. Tự đưa ra được chủ kiến và thực hiện tốt mang lại lợi ích cho cơng ty
lắng nghe ý kiến
Không gương mẫu, lắng nghe ý kiến
Đã gương mẫu, lắng nghe ý kiến nhưng chưa biết vận dụng vào thực tế
Đã gương mẫu, lắng nghe ý kiến và biết vận dụng vào thực tế
Đã gương mẫu, lắng nghe ý kiến và biết vận dụng vào thực tế tốt. Biết hướng dẫn đồng nghiệp cùng gương mẫu
6 Kỷ cương công việc
1 2 3 4
Chưa có kỷ cương cơng việc
Có kỷ cương cơng việc nhưng chưa thực hiện tốt
Có kỷ cương công việc và thực hiện tốt
Có kỷ cương cơng việc,thực hiện tốt và nhắc nhở người khác cùng thực hiện tốt 7 Ngày nghỉ và số lần nghỉ 3 6 12 18 Nghỉ không hưởng
lương Trên 10 ngày Từ 6 ngày đến 10 ngày Từ 3 ngày đến 5 ngày Từ 1 ngày đến 2 ngày
Đi muộn về sớm Trên 10 lần Từ 7 đến 10 lần Từ 5 đến 7 lần Từ 1 lần đến 4 lần
8 Hạng mục kiểm tra đặc biệt: Thể hiện việc hiểu rõ về phương châm, mục tiêu của bộ phận, có ý thức tham gia vào việc quản lý bộ phận như là kết hợp với việc làm của bản thân
0 4 6 12
Việc quản lý (cơng việc) nhóm đơi khi
chệch ra khỏi
phương châm, mục tiêu của bộ phận
Việc quản lý (công việc) 100% đi theo đúng phương châm, mục tiêu của bộ phận
Việc quản lý nhóm (cơng việc) ln hồn thành 120% so với mục tiêu của bộ phận
Dựa trên phương châm và mục tiêu của bộ phận, luôn tự đưa ra được mục tiêu cho nhóm (cơng việc) mình quản lý cao hơn mục tiêu bộ phận và đạt 120% mục tiêu tự đề ra
Tổng điểm đánh giá là tổng điểm của tất cả các tiêu chuẩn cộng lại. Tiêu chí đánh giá xếp loại lao động như sau:
+ Tổng điểm đánh giá từ 0 đến 20: Xếp loại C + Tổng điểm đánh giá 21 đến 33: Xếp loại B + Tổng điểm đánh giá từ 34 đến 39: Xếp loại B+ + Tổng điểm đánh giá từ 40 đến 58: Xếp loại A
Để được đánh giá tăng lương thì người lao động phải đạt đủ 2 điều kiện: - Thứ nhất: Tổng điểm phải nằm trong bảng tiêu chuẩn trên
- Thứ hai: Tổng điểm đánh giá đủ cao được xếp vào trong tỷ lệ cho phép + 60% số người điểm cao nhất của loại B
+ 25% số người điểm cao nhất của loại B+ + 10% số người điểm cao nhất của loại A
Nếu đạt được các tiêu chuẩn trên thì người lao động sẽ đạt được các mức nâng bậc lương sau:
+ Nâng lương một bậc đối với lao động loại B + Nâng lương hai bậc đối với lao động loại B+ + Nâng lương ba bậc đối với lao động loại A Đối với bậc lương, cơng ty có quy định như sau: + Bậc 1 là 160.000 đồng
+ Bậc 2 là 320.000 đồng + Bậc 3 là 480.000 đồng
Trong thực tế quá trình đánh giá nhân sự của Công ty cũng đã gặp phải khá nhiều hạn chế khi đánh giá và giao việc cho nhân sự tại công ty. Đa phần các hạn chế này bắt nguồn từ trình độ quản lý của các trưởng bộ phận, hoặc do tư lợi cá nhân, tình cảm cá nhân, cảm tính làm cho quá trình đánh giá và giao việc khơng chính xác gây lãng phí cho cơng ty. Việc bản thân tự nhân viên đánh giá chính mình thường khơng mang tính khách quan, khơng thực sự có ý nghĩa trong q trình đánh giá nhân sự.
Một số nhân viên đang phải làm những công việc không đúng với năng lực chuyên môn của bản thân hoặc khối lượng công việc được giao không tương
xứng với khả năng của họ dẫn đến việc không phát huy hết khả năng làm việc của nhân viên đó. Từ đó việc đánh giá năng lực của CBCNV này thiếu sự chính xác, gây ra sự bất mãn đối với nhân viên trong quá trình làm việc, tạo ra tâm lý chán nản, không muốn làm việc và nguy cơ người lao động sẽ nghỉ việc.
Bảng 4.9. Hạn chế trong quy trình đánh giá
Hạn chế Nguyên nhân Ngƣời chịu trách
nhiệm
Đánh giá khơng chính xác Trình độ quản lý, câu kết tư
lợi cá nhân Trưởng bộ phận
Sắp xếp không đúng người
đúng việc Trình độ quản lý
Trưởng bộ phận, Ban giám đốc Giao quá ít hoặc q nhiều
cơng việc Trình độ quản lý Trưởng bộ phận,
Ban giám đốc
Nguồn: Phịng hành chính nhân sự (2015)
c. Hoạt động sử dụng và điều chỉnh nhân sự
Việc bố trí sử dụng nhân sự trong cơng ty phải chịu sự giám sát, quản lý của Ban giám đốc công ty. Vấn đề sắp xếp, sử dụng nhân sự của công ty là một vấn đề nhạy cảm có sức chi phối dư luận, thu hút suy nghĩ của nhiều người trong và ngồi cơng ty, có ảnh hưởng tới lịng tin của mọi người vào ban lãnh đạo, ảnh hưởng đến năng lực của cán bộ công nhân viên, cũng như sự cố gắng hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao để gây dựng được uy tín trong cơng việc, với đồng nghiệp. Đó là một phần quan trọng trong tạo dựng và duy trì sinh khí cho tồn cơng ty. Việc sắp xếp bố trí nhân sự, đặc biệt là nhân sự cấp cao nếu không được tiến hành sắp xếp một cách thỏa đáng sẽ gây ra hiệu ứng tiêu cực trong công việc của bộ phận đó và của cơng ty. Cịn việc bố trí sắp xếp nhân sự hợp tình, hợp lý phù hợp với năng lực, chun mơn và được sự đồng tình của cán bộ cơng nhân viên thì sẽ tạo ra một hiệu ứng tích cực trong việc phấn đấu, cố gắng thăng tiến của nhân viên và giúp cho công ty ngày càng phát triển. Do vậy cơng việc bố trí sắp xếp nhân sự, luân chuyển cán bộ của công ty được tiến hành khá thận trọng, bài bản, có lý, có tình, phù hợp với năng lực, sở trường, nguyện vọng của từng người.
Bảng 4.10. Ý kiến của cán bộ công nhân viên về việc sắp xếp nhân sự
Chỉ tiêu Số lƣợng
(ngƣời)
Tỷ lệ (%)
Tổng số cán bộ nhân viên điều tra 45 100
Lấy ý kiến nhân sự từ nhân viên 39 86,67
Việc lấy ý kiến công khai minh bạch 40 88,89
Việc sắp xếp, bố trí nhân viên hợp lý 35 77,78
Lấy ý kiến tín nhiệm với lãnh đạo 43 95,56
Việc quy hoạch nhân sự được diễn ra minh bạch 38 84,44
Nguồn: Phịng hành chính nhân sự (2015)
Qua đánh giá của cán bộ cơng nhân viên của cơng ty thì q trình bố trí, sắp xếp và sử dụng cán bộ công nhân viên của công ty diễn ra khá công khai, minh bạch và được đánh giá khá cao. Khi tiến hành điều tra 45 cán bộ cơng nhân viên thì ý kiến việc sắp xếp bố trí cán bộ cơng nhân viên sẽ lấy ý kiến của nhân viên là rất cao đạt trên 86%. Đồng thời, việc lấy ý kiến tín nhiệm với lãnh đạo, quy hoạch nhân sự thì được nhân viên đánh giá khá cao và cán bộ cơng nhân viên thấy mình có quyền và có cơ hội, động lực để phấn đầu và có khả năng cao thăng tiến trong công việc. Điều này tạo ra động lực rất lớn trong công việc của cán bộ cơng nhân viên để góp chung vào sự phát triển chung của công ty.
Việc đánh giá và sử dụng nhân sự sẽ là cơ sở cho các điều chỉnh nhân sự tại công ty sau này. Việc điều chỉnh nhân sự tại cơng ty chỉ xảy ra khi có những sự cố bất thường.
Đối với nhân viên văn phịng, ít khi có sự bổ nhiệm hay điều chỉnh nhân sự. Khi phải bổ sung thêm cán bộ văn phịng thì cơng ty sẽ lựa chọn những nhân viên có thành tích làm việc tốt, được sự tín nhiệm của mọi người đề bạt lên vị trí cao hơn, quan trọng hơn khi những vị trí đó trống. Đồng thời sẽ tuyển dụng các ứng viên hợp lý từ những nguồn bên ngồi vào vị trí bị khuyết sau khi điều chuyển.