6. Kết cấu của đề tài luận văn
2.1. Khái quát về Ngân hàng thương mại cổ phần Đầu tư và Phát triển
2.1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
2.1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ
a. Chức năng
BIDV Quang Trung có chức năng hoạt động như một NHTM khác trên hệ thống các NHTM tại Việt Nam. BIDV Quang Trung là một chi nhánh của Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam và là đơn vị có tư cách pháp nhân riêng. Chức năng chính của BIDV Quang Trung là thực hiện việc kinh doanh và các chức năng khác mà Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam giao cho như:
- Huy nguồn tiền gửi từ các tổ chức kinh tế, các cá nhân bao gồm cả tiền gửi có kỳ hạn và nguồn tiền gửi thanh toán.
- Thực hiện nhiệm vụ cho vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn đối với các tổ chức kinh tế, các doanh nghiệp các cá nhân có nhu cầu để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc đầu tư, tiêu dùng.
- Mua bán ngoại tệ, tham gia trị trường ngoại hối, mua bán và kinh doanh vàng miếng
- Thanh toán, tài trợ thương mại cho hoạt động xuất nhập khẩu trong nước bằng các hình thức thanh toán như L/C, D/A, T/T ...
- Thực hiện việc phát hành thanh toán thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ địa, dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt, dịch vụ thanh toán qua đơn vị chấp nhận thẻ ...
- Cung cấp dịch vụ thanh toán cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu như thu chi hộ, thanh toán lương, chuyển tiền trong và ngoài nước
- Và các dịch vụ tài chính ngân hàng khác b. Nhiệm vụ
Nhiệm vụ của BIDV Quang Trung là thực hiện kế hoạch kinh doanh của đơn vị cấp trên giao, phối hợp với các chi nhánh khác trong công tác phối hợp
liên chi nhánh, triển khai đầy đủ các nhiệm vụ được giao. Đặc biệt với sứ mệnh là chi nhánh đầu tàu phải phát triển kinh doanh mọi mặt để sớm thực hiện nhiệm vụ là cơ sở cho việc chia tách các chi nhánh chuẩn bị mới thành lập theo kế hoạch chung của Hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức
BIDV Quang Trung hiện nay với vai trò là một chi nhánh lớn và được xếp hạng đặc biệt. Theo đó bộ máy tổ chức của BIDV Quang Trung được chia thành 20 phòng/tổ trong đó có 8 phòng giao dịch, 5 phòng Quan hệ khách hàng, 2 phòng khối hỗ trợ, 3 phòng khối hỗ trợ tác nghiệp và Ban giám đốc. Sơ đồ tổ chức bộ máy BIDV Quang Trung được biểu hiện bằng sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy tại BIDV chi nhánh Quang Trung
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)
Dưới sự chỉ đạo duy nhất từ Giám đốc, Ban giám đốc chịu trách nhiệm điều hành chung hoạt động toàn chi nhánh. Theo phân cấp thấp quyền và uỷ quyền của Giám đốc thì các Phó giám đốc khác trong ban có chức năng và nhiệm vụ riêng của mình. Ngoài ra có sự phân công, giao nhiệm vụ khi có 1 thành viên trong Ban giám đốc đi vắng.
* Phòng Kế hoạch tài chính
Công tác kế hoạch tổng hợp như: Thu thập thông tin phục vụ công tác kế hoạch – tổng hợp, tham mưu, xây dựng kế hoạch phát triển và kế hoạch kinh doanh, tổ chức triển khai kế hoạch kinh doanh, theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, giúp việc Giám đốc quản lý, đánh giá tổng thể hoạt động kinh doanh của Chi nhánh
Công tác nguồn vốn như: Đề xuất và tổ chức thực hiện điều hành nguồn vốn; chính sách biện pháp, giải pháp phát triển nguồn vốn và các biện pháp giảm chi phí vốn để góp phần nâng cao lợi nhuận. Đề xuất các biện pháp, giải pháp về lãi suất, về huy động vốn và điều hành vốn phù hợp với chính sách chung của BIDV và tình hình thực tiễn tại Chi nhánh. Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu suất sử dụng nguồn vốn theo chủ trương và chính sách của Chi nhánh/BIDV, trực tiếp thực hiện nghiệp vụ kinh doanh tiền tệ theo quy định và trình Giám đốc chi nhánh giao hạn mức mua bán ngoại tệ cho các phòng có liên quan, phối hợp với các Phòng liên quan giới thiệu các sản phẩm huy động vốn, sản phẩm kinh doanh tiền tệ với khách hàng. Hỗ trợ các bộ phận kinh doanh khác để bán sản phẩm; cung cấp các thông tin về thị trường, giá vốn để các phòng liên quan xử lý trong hoạt động kinh doanh…
* Phòng Tổ chức – hành chính
Công tác tổ chức nhân sự như là đầu mối tham mưu, đề xuất, giúp việc Giám đốc về triển khai thực hiện công tác tổ chức – nhân sự và phát triển nguồn nhân lực tại Chi nhánh
Công tác hành chính văn phòng như: Thực hiện công tác văn thư theo quy định: quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, sách báo, công văn đi-đến theo đúng quy trình, quy chế bảo mật; quản lý, sử dụng con dấu của chi nhánh theo đúng quy định của pháp luật và của BIDV; đầu mối tổ chức hoặc đại diện cho Chi nhánh trong quan hệ giao tiếp, đón tiếp các tổ chức/cá nhân trong, ngoài hệ thống BIDV; xây dựng, thông báo chương trình công tác và lịch làm việc của Ban Giám đốc đến các đơn vị liên quan. Theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện chương trình công tác và ý kiến chỉ đạo của Ban Giám đốc đối với các đơn vị phục vụ công tác điều hành của Ban Giám đốc; Tham mưu, đề xuất với Giám đốc về những biện pháp quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật của Chi nhánh; Thực hiện công tác quản lý, khai thác, sử dụng tài sản cố định, cơ sở vật chất, trang thiết bị, công cụ lao động, phương tiện vận tải phục vụ hoạt động kinh doanh của Chi nhánh theo đúng quy định, tiết kiệm và có hiệu quả; Trình duyệt và tổ chức thực hiện mua sắm các loại tài sản, công cụ… đảm bảo điều kiện làm việc và hoạt động kinh doanh của Chi nhánh…
* Phòng Quản trị tín dụng
Trực tiếp thực hiện tác nghiệp và quản trị cho vay, bảo lãnh đối với khách hàng theo quy định, quy trình của BIDV và của Chi nhánh; Thực hiện tính toán trích lập dự phòng rủi ro theo kết quả phân loại nợ của Phòng Khách hàng theo đúng các quy định của BIDV; gửi kết quả cho Phòng Quản lý rủi ro để thực hiện rà soát, trình cấp có thẩm quyền quyết định; Chịu trách nhiệm hoàn toàn về an toàn trong tác nghiệp của Phòng; tuân thủ đúng quy trình kiểm soát nội bộ trước khi giao dịch được thực hiện. Giám sát khách hàng tuân thủ các điều kiện của hợp đồng tín dụng; Thực hiện quản lý thông tin khách hàng, mẫu dấu, chữ ký khách hàng và các tác nghiệp liên quan theo quy trình nghiệp vụ về quản lý thông tin khách hàng và mẫu dấu, chữ ký khách hàng của BIDV …
* Phòng Quản lý rủi ro
Công tác quản lý tín dụng như: Tham mưu đề xuất chính sách, biện pháp phát triển và nâng cao chất lượng hoạt động tín dụng; Quản lý, giám sát, phân tích, đánh giá rủi ro tiềm ẩn đối với danh mục tín dụng của chi nhánh; duy trì và áp dụng hệ thống đánh giá, xếp hạng tín dụng vào việc quản lý danh mục; Đầu mối nghiên cứu, đề xuất trình lãnh đạo phê duyệt hạn mức, điều chỉnh hạn mức, cơ cấu, giới hạn tín dụng cho từng ngành, từng nhóm và từng khách hàng phù hợp với chỉ đạo của BIDV và tình hình thực tế tại Chi nhánh. Kiểm tra việc thực hiện giới hạn tín dụng của các Phòng liên quan và đề xuất xử lý nếu có vi phạm; Đầu mối đề xuất trình Giám đốc kế hoạch giảm nợ xấu của Chi nhánh, của khách hàng và phương án cơ cấu lại các khoản nợ vay của khách hàng theo quy định…
Công tác quản lý rủi ro tín dụng: Tham mưu, đề xuất xây dựng các quy định, biện pháp quản lý rủi ro tín dụng; Trình lãnh đạo cấp tín dụng/bảo lãnh cho khách hàng; Phối hợp, hỗ trợ Phòng Khách hàng để phát hiện, xử lý các khoản nợ có vấn đề; Chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc thiết lập, vận hành, thực hiện và kiểm tra, giám sát hệ thống quản lý rủi ro của Chi nhánh. Chịu trách nhiệm về an toàn, chất lượng, giảm thiểu rủi ro trong hoạt động tín dụng theo phạm vi nhiệm vụ được giao. Giám sát các khoản cấp tín dụng tại Chi nhánh tuân thủ đúng quy định hiện hành.
Công tác quản lý rủi ro tác nghiệp, công tác phòng chống rửa tiền, công tác quản lý hệ thống chất lượng – ISO, công tác kiểm tra nội bộ …
* Các phòng khách hàng doanh nghiệp
Công tác tiếp thị và phát triển khách hàng. Tham mưu, đề xuất chính sách, kế hoạch phát triển quan hệ khách hàng. Trực tiếp tiếp thị và bán sản phẩm (sản phẩm bán buôn, tài trợ thương mại, kinh doanh vốn và tiền tệ …).
Chịu trách nhiệm thiết lập, duy trì và phát triển quan hệ hợp tác với khách hàng và bán sản phẩm của ngân hàng.
Công tác tín dụng. Trực tiếp đề xuất hạn mức, giới hạn tín dụng và đề xuất tín dụng. Theo dõi, quản lý tình hình hoạt động của khách hàng. Kiểm tra giám sát quá trình sử dụng vốn vay, tài sản đảm bảo nợ vay. Đôn đốc khách hàng trả nợ gốc, lãi (kể cả các khoản nợ đã chuyển ngoại bảng). Phân loại, rà soát phát hiện rủi ro. Lập báo cáo phân tích, đề xuất các biện pháp phòng ngừa, xử lý rủi ro. Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ đề nghị miễn/giảm lãi, đề xuất miễn/giảm lãi và chuyển Phòng Quản lý rủi ro xử lý tiếp theo quy định. Tuân thủ các giới hạn hạn mức tín dụng của ngân hàng đối với khách hàng. Theo dõi việc sử dụng hạn mức của khách hàng.
Công tác tài trợ thương mại. Đầu mối quản lý nghiệp vụ tài trợ thương mại tại chi nhánh, phối hợp với các phòng liên quan để tiếp cận phát triển khách hàng sử dụng các sản phẩm tài trợ thương mại và bán các sản phẩm về tài trợ thương mại của BIDV. Chịu trách nhiệm về việc phát triển và nâng cao hiệu quả hợp tác kinh doanh đối ngoại của Chi nhánh. Và các nhiệm vụ kinh doanh khác
* Các phòng Khách hàng cá nhân
Công tác tiếp thị và phát triển khách hàng. Tham mưu, đề xuất chính sách và kế hoạch phát triển khách hàng cá nhân. Xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình marketing tổng thể cho từng nhóm sản phẩm. Tiếp nhận, triển khai và phát triển các sản phẩm tín dụng, dịch vụ ngân hàng dành cho khách hàng cá nhân của BIDV. Phối hợp với các đơn vị liên quan/đề nghị BIDV hỗ trợ tổ chức quảng bá, giới thiệu với khách hàng về những sản phẩm dịch vụ của BIDV dành cho khách hàng cá nhân, những tiện ích và những lợi ích mà khách hàng được hưởng.
Công tác bán sản phẩm và dịch vụ ngân hàng bán lẻ. Là đơn vị đầu mối tiếp nhận và triển khai các sản phẩm ngân hàng bán lẻ tại Chi nhánh theo sự chỉ đạo của Trụ sở chính BIDV và Ban lãnh đạo Chi nhánh. Xây dựng kế hoạch bán sản phẩm đối với khách hàng cá nhân. Chịu trách nhiệm về việc bán sản phẩm, nâng cao thị phần của chi nhánh, tối ưu hoá doanh thu nhằm đạt mục tiêu lợi nhuận, phù hợp với chính sách và mức độ chấp nhận rủi ro của ngân hàng.
Công tác tín dụng như: Tiếp xúc với khách hàng, tìm hiểu nhu cầu, tiếp nhận hồ sơ vay vốn, thu thập thông tin, phân tích khách hàng, khoản vay, lập báo cáo thẩm định, tiến hành các thủ tục phát vay theo quy định.
* Các phòng giao dịch
BIDV chi nhánh Quang Trung hiện nay có 8 phòng giao dịch. Các phòng giao dịch được coi như một chi nhánh thu nhỏ. Thực hiện việc kinh doanh đưa các sản phẩm dịch vụ của chi nhánh đến các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng.
* Phòng Dịch vụ khách hàng
Trực tiếp quản lý tài khoản và giao dịch với khách hàng. Thực hiện công tác phòng chống rửa tiền đối với các giao dịch phát sinh theo quy định của Nhà nước và của BIDV; phát hiện, báo cáo và xử lý kịp thời các giao dịch có dầu hiệu đáng ngờ trong tình huống khẩn cấp. Kiểm tra tính pháp lý, tính đầy đủ, đúng đắn của các chứng từ giao dịch. Thực hiện đúng các quy định, quy trình nghiệp vụ, thẩm quyền và các quy định về bảo mật trong mọi hoạt động giao dịch với khách hàng, kiểm soát nội bộ trước khi hoàn tất một giao dịch với khách hàng, chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc tự kiểm tra tính tuân thủ các quy định của Nhà nước và của BIDV trong hoạt động tác nghiệp của Phòng, đảm bảo an toàn về tiền và tài sản của ngân hàng và khách hàng …
Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ về quản lý kho và xuất/nhập quỹ; Chịu trách nhiệm: Đề xuất, tham mưu với Giám đốc chi nhánh về các biện pháp, điều kiện đảm bảo an toàn kho, quỹ và an ninh tiền tệ; phát triển các dịch vụ về kho quỹ; thực hiện đúng quy chế, quy trình quản lý kho quỹ. Chịu trách nhiệm hoàn toàn về đảm bảo an toàn kho quỹ và an ninh tiền tệ, bảo đảm an toàn tài sản của Chi nhánh/BIDV và của khách hàng. Tổ chức việc thực hiện nộp/rút tiền mặt tại Ngân hàng Nhà nước và các đơn vị liên quan; tổ chức việc tiếp quỹ/thu gom tiền tại các đơn vị trực thuộc…