CHƢƠNG 2 : CƠ SỞ NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO
2.1. Cơ sở lý thuyết
2.1.1. Khái niệm phòng đọc ảo
Đối với cơng tác lưu trữ nói chung, việc áp dụng các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT nhằm phát huy tối đa giá trị thông tin của tài liệu là nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan lưu trữ. Trong đó, tổ chức sử dụng TLLT tại phịng đọc là hình thức chủ yếu được áp dụng phổ biến nhất từ trước tới nay. Phòng đọc TLLT được hiểu là một không gian cố định bao gồm các trang thiết bị cần thiết phục vụ hoạt động cung cấp tài liệu của cán bộ phòng đọc và hoạt động sử dụng tài liệu của độc giả nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Không gian này cũng thường được gọi là "phòng đọc truyền thống" để phân biệt với các loại phòng đọc mới xuất hiện cùng với sự phát triển của khoa học - cơng nghệ hiện đại, trong đó có phịng đọc ảo.
Phòng đọc ảo (virtual reading room) trước hết được xác định là phòng đọc tồn tại trong "thực tế ảo" (một thuật ngữ chuyên ngành công nghệ). Theo tiến sĩ Sue V.G. Cobb, Đại học Nottingham (Anh), "Thực tế ảo" (virtual reality) hay còn gọi là "thực tại ảo" là thuật ngữ mô tả một môi trường được mơ phỏng bằng máy tính, dùng để chỉ một tập hợp các cơng nghệ máy tính được sử dụng để tạo ra và cho phép người dùng trải nghiệm môi trường kỹ thuật số mơ phỏng ba chiều (3D)". Hay nói cách khác, thực tế ảo là công nghệ sử dụng các kỹ thuật mơ hình hóa khơng gian với sự hỗ trợ của các thiết bị đa phương tiện để xây dựng một thế giới mô phỏng (môi trường ảo) bằng máy vi tính để đưa con người vào một thế giới nhân tạo với không gian như thật. Người sử dụng sẽ không giống như người quan sát bên ngoài, mà trở thành một phần của hệ thống. Thế giới nhân tạo này không tĩnh tại, mà lại phản ứng,
thay đổi theo ý muốn (tín hiệu vào) của người sử dụng. Người sử dụng nhìn thấy sự vật thay đổi trên màn hình ngay theo ý muốn của họ và bị thu hút và cảm nhận bằng các giác quan bởi sự mô phỏng này.
Chuyên gia Stephen R.Ellis thuộc Trung tâm nghiên cứu AMAS, Cục Quản trị hàng không và không gian quốc gia (Mỹ) lại cho rằng "Sự hiển thị mơi trường ảo là sự hiển thị mang tính tương tác dựa trên máy tính đồ họa, tạo một không gian khác với không gian thực của người sử dụng". [43] Định nghĩa này nhấn mạnh khía cạnh khơng gian được hiển thị qua màn hình máy tính để so sánh với khơng gian thực của người sử dụng.
Trên thực tế, công nghệ thực tế ảo thường được so sánh với các thuật ngữ như "công nghệ số", "công nghệ điện tử", " công nghệ trực tuyến"... Hiện nay, trên thế giới vẫn tồn tại những quan niệm khác nhau về các thuật ngữ này. Một số người cho rằng đây là những loại hình cơng nghệ khác nhau, nhưng nhiều nhà nghiên cứu lại quan niệm đây là những thuật ngữ có tính hốn đổi được cho nhau, đồng nghĩa với nhau và có thể sử dụng lẫn nhau tùy theo thói quen sử dụng thuật ngữ. Quan điểm thứ hai này nhận được sự đồng thuận nhiều hơn quan điểm thứ nhất. Có thể lấy ví dụ trong lĩnh vực thư viện (lĩnh vực được xác định là có mối liên quan gần nhất với phịng đọc ảo trong lưu trữ).
Gary Cleveland, trong báo cáo "Digital Libraries: definitions, issues and challenges" đã cho rằng tất cả các thuật ngữ "thư viện ảo", "thư viện điện tử", "thư viện khơng tường" và "thư viện số" đều có thể hốn đổi cho nhau để diễn tả khái niệm này. Giáo sư Peter Brophy thuộc Trung tâm nghiên cứu quản trị thông tin, Manchester Metropolitan University, Anh, trong báo cáo của mình - "Tổng quan nghiên cứu thư viện số" cũng xác định rằng thuật ngữ "thư viện số" và "thư viện điện tử" là có thể dùng lẫn cho nhau. Trong tài liệu về Thư
viện số, tác giả cũng cho rằng những thuật ngữ "thư viện điện tử", "thư viện số" và "thư viện ảo" là đồng nghĩa và cùng một nội hàm.
Với sự đồng nghĩa trên, có thể khẳng định rằng, phịng đọc ảo trong lĩnh vực thư viện cũng như trong lưu trữ cũng có thể thay thế bằng các tên gọi khác nhau như "phòng đọc điện tử", "phòng đọc trực tuyến", "phòng đọc số"... Tuy nhiên, thuật ngữ "phòng đọc ảo" được chúng tơi lựa chọn sử dụng (mang tính chất tạm thời trong khuôn khổ luận văn) bởi lẽ, "phịng đọc ảo" nhấn mạnh đến tính chất "phi không gian" về phương diện vốn tài liệu và dịch vụ. Phịng đọc ảo khơng phụ thuộc vào một địa điểm cố định (một cơ quan lưu trữ cụ thể) và nó cho phép truy cập thơng tin từ xa thông qua mạng. Việc sử dụng thuật ngữ "phịng đọc ảo" thay vì các thuật ngữ đồng nghĩa khác sẽ góp phần phân biệt với một hình thức tổ chức khai thác, sử dụng đang được áp dụng tại một số Trung tâm lưu trữ quốc gia. Đó là hình thức cho phép độc giả khai thác TLLT số hóa trên máy tính nhưng được tổ chức tập trung tại phòng đọc truyền thống.
Bên cạnh sự giống nhau về mặt thuật ngữ như đã đề cập ở trên, phòng đọc ảo áp dụng trong lĩnh vực lưu trữ và thư viện cịn có nhiều điểm tương đồng như tài nguyên thông tin phục vụ độc giả là thơng tin số hóa, độc giả khơng khai thác bản gốc trên vật mang tin truyền thống, phục vụ khai thác thông tin trên mạng, tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả về thời gian và khoảng cách địa lý. Tuy nhiên, phòng đọc ảo thuộc hai lĩnh vực này cũng hàm chứa những điểm khu biệt. Chẳng hạn, về đối tượng số hóa, trong lĩnh vực thư viện, đối tượng số hóa chủ yếu là sách và các dạng tư liệu khác (đa phần là dạng quyển/cuốn, số lượng bản lớn và có thể thu thập trên thị trường), trong khi đối tượng số hóa của phịng đọc ảo trong lưu trữ là TLLT (tài liệu có thể tồn tại dưới nhiều loại hình như tài liệu hành chính, tài liệu nghe - nhìn,
có giá trị đặc biệt bởi tính chính xác và độ tin cậy cao). Về quy trình, phương thức và trang thiết bị phục vụ số hóa, lĩnh vực lưu trữ địi hỏi các khâu nghiệp vụ mang tính phức tạp và đặc thù, trong đó có thể kể đến khâu vệ sinh tài liệu và thực hiện bóc/tách tài liệu trước khi tiến hành số hóa. Trong khi đó, việc số hóa phục vụ xây dựng phịng đọc ảo áp dụng cho một thư viện lại nhấn mạnh đến các kỹ thuật cũng như trang thiết bị chuyên biệt để quét tài liệu dưới dạng quyển/cuốn. Ngoài những điểm khác biệt chủ yếu này, phòng đọc ảo thuộc hai lĩnh vực thư viện và lưu trữ còn hàm chứa sự khác biệt về mặt quản trị hệ thống, quản trị nội dung cũng như các phần mềm được sử dụng nhằm vận hành và duy trì hoạt động của phịng đọc...
Trên thực tế tại nhiều quốc gia trên thế giới nói chung và tại Việt Nam nói riêng, phịng đọc ảo của thư viện đã được nghiên cứu xây dựng và áp dụng với một mức độ phổ biến nhất định. Tuy nhiên, đối với lĩnh vực lưu trữ, phòng đọc ảo là thuật ngữ mới chỉ được sử dụng nhiều tại các nước phát triển. Mặc dù vậy, khi xây dựng phòng đọc ảo, mỗi Lưu trữ quốc gia lại đưa ra các khái niệm khác nhau, phụ thuộc vào mục đích, đối tượng hướng đến riêng của mình (các khái niệm này sẽ được đề cập trong các phần sau). Khái niệm mang tính khái quát nhất được đưa ra bởi Giám đốc Trung tâm Lưu trữ trực tuyến (San Francisco, Mỹ) - Roger Macdonald và chuyên gia dữ liệu - Kalev Leetaru, "Phịng đọc ảo là dạng phịng đọc mà trong đó người nghiên cứu có thể sử dụng các thuật toán để khai thác dữ liệu trực tiếp trên các máy chủ của cơ quan lưu trữ bằng cách sử dụng phần mềm máy tính ảo." [44] Các thuật toán ở đây được nhắc đến như là các thao tác của người sử dụng, được xử lý bởi máy tính kết nối mạng. Đây là khái niệm mang tính khái qt cao nhưng có phần định hướng cơng nghệ thông tin và chưa thể hiện được những nguyên tắc, tính chất đặc thù của lưu trữ học. Dựa trên các kết quả nghiên cứu, chúng tôi mạnh dạn đưa ra khái niệm phòng đọc ảo như sau: “Phòng đọc ảo là một
cổng thông tin điện tử do các cơ quan lưu trữ tổ chức và quản lý, cho phép người sử dụng truy cập vào các cơ sở dữ liệu lưu trữ để tìm kiếm, khai thác và sử dụng các dịch vụ của phịng đọc mà khơng cần trực tiếp đến các lưu trữ
với điều kiện tuân theo các quy định của lưu trữ”. Trong đó, cổng thơng tin
điện tử tích hợp là điểm truy cập tập trung và duy nhất, tích hợp các kênh thông tin (cụ thể là các thông tin lưu trữ), các dịch vụ và ứng dụng, phân phối tới người sử dụng thông qua một phương thức thống nhất và đơn giản trên nền tảng Web. Điều đáng lưu ý chính là phịng đọc ảo nằm ngồi các lưu trữ (tồn tại trong môi trường ảo), nhưng việc tổ chức, quản lý lại gắn liền mật thiết với các cơ quan này. Nói một cách khái quát, phòng đọc ảo trong lĩnh vực lưu trữ là dạng phòng đọc đáp ứng các điều kiện sau:
- Tài liệu lưu trữ chứa trong phòng đọc ảo ở dạng số, thông tin TLLT nằm trong các cơ sở dữ liệu TLLT;
- Các tài liệu lưu trữ được truy cập, tìm kiếm, sử dụng qua chế độ mạng máy tính (khơng cần trực tiếp khai thác tại các lưu trữ);
- Phịng đọc ảo nằm ngồi các lưu trữ nhưng được quản lý bởi một cơ quan lưu trữ cụ thể;
- Các yêu cầu, quy định về khai thác, sử dụng TLLT truyền thống được áp dụng với hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tại phòng đọc ảo;
- Phòng đọc ảo có cùng mục tiêu, chức năng như một phịng đọc truyền thống. Trong đó mục tiêu quan trọng nhất là phát huy giá trị của TLLT đối với đời sống xã hội.