CHƢƠNG 2 : CƠ SỞ NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO
3.1. Mơ hình hệ thống
3.1.4. Các chức năng cho người dùng cuối
3.1.4.1. Đăng ký thành viên
Đăng ký tài khoản để trở thành thành viên của phòng đọc ảo là một trong các hình thức hỗ trợ quản lý độc giả khai thác và sử dụng TLLT, cụ thể là quản lý số lượng, số lượt độc giả; số lượng tài liệu được sử dụng bản toàn văn của văn bản trong hồ sơ lưu trữ (đọc và tải về)... Hơn nữa, đăng ký tài khoản người dùng có thể cho phép người quản trị hệ thống thống kê được các nhóm đối tượng khai thác, sử dụng TLLT theo các tiêu chí như độ tuổi, lĩnh vực công tác hoặc hướng nghiên cứu, quốc tịch... Qua đó, cơ quan lưu trữ có thể khái quát được đặc điểm của các nhóm độc giả và các mục đích khai thác, sử dụng TLLT từ đó đề ra các giải pháp nhằm phát triển phịng đọc ảo cũng như phòng truyền thống, đáp ứng nhu cầu của xã hội.
Ngoài ra, để đăng ký tài khoản người dùng, độc giả được yêu cầu xác nhận "đã đọc và đồng ý với các điều khoản quy định". Những điều khoản này thực chất chính là các quy định về khai thác, sử dụng TLLT ở dạng cơ sở dữ liệu được tích hợp trong phịng đọc ảo. Các quy định này được xây dựng dựa trên và khơng nằm ngồi các quy định, ngun tắc khai thác, sử dụng TLLT truyền thống.
Mặt khác, việc đặt ra chức năng đăng ký thành viên của phịng đọc ảo cũng có thể được xem như một cách thức nhằm phân biệt hai đối tượng độc giả, bao gồm:
Một là, độc giả tự do: Độc giả tự do được phép truy cập, tìm kiếm thơng tin trên trang web phòng đọc ảo gồm: các thông tin chung trên giao diện phịng đọc, các thơng tin về cơ quan lưu trữ, phơng lưu trữ, tiêu đề hồ sơ, trích yếu văn bản. Đối với bản văn của văn bản (thông tin cấp 1), độc giả được phép đọc trực tuyến đối với các văn bản thuộc diện cho phép tiếp cận công khai mà không cần đăng ký tài khoản người dùng, đồng nghĩa với việc khơng phải trả phí cho các lần truy cập và khai thác thông tin. Đây là những văn bản mang tính phổ biến, được sử dụng nhằm mục đích tuyên truyền là chủ yếu. Hai là, độc giả đăng ký tài khoản phòng đọc ảo: Độc giả đã đăng ký tài khoản tại cổng thông tin điện tử của phịng đọc ảo. Độc giả có thể truy cập các thơng tin giống như độc giả tự do, đặc biệt, có thể đọc trực tuyến, tải về các tài liệu thuộc diện cho phép tải nội dung. Phí đọc và tải tài liệu có thể được quy định 2 cách thức, hoặc trả phí thường niên cho tất cả các lượt đọc và tải khơng giới hạn, hoặc trả phí cho mỗi lần tải tài liệu.
Mặt khác, đối tượng độc giả có thể là người trong nước hoặc người nước ngoài. Trong xu thế mở cửa hội nhập hiện nay, việc phân biệt đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ giữa người trong nước với người nước ngoài là điều bất
cập, gây bức xúc trong quá trình thực hiện những năm gần đây. Để tăng cường phát huy giá trị của TLLT mà vẫn đảm bảo được bí mật nhà nước cũng như bí mật đời tư, vấn đề cấp bách hiện nay là cần đẩy mạnh công tác xây dựng danh mục tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng nhằm phân biệt cụ thể các nhóm tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi với tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng này, đồng thời có các quy định cụ thể về chế độ khai thác sử dụng (nguyên tắc, thẩm quyền cho phép, thủ tục) đối với từng loại. Có nghĩa là cần phải phân loại thông tin tài liệu để có các chế độ khai thác, sử dụng khác nhau, không phải là phân loại đối tượng sử dụng tài liệu. [7]
3.1.4.2. Tìm kiếm thơng tin
Tìm kiếm thơng tin TLLT trực tuyến cho người dùng truy cập vào website là chức năng cơ bản nhất của phòng đọc ảo. Trong đó, tìm kiếm theo từ khóa là phương thức tìm kiếm tài liệu chủ yếu bởi tính phổ biến và tiện dụng, phù hợp với đại đa số đối tượng độc giả. Phương thức này tương đương với tìm kiếm theo chủ đề ở mức độ thân thiện với người dùng và dễ tiếp cận. Trong khi đó, phịng đọc ảo cũng cho phép người dùng tìm kiếm thơng tin TLLT theo phông lưu trữ hoặc sưu tập lưu trữ, và đây là phương thức được xây dựng phù hợp với các đối tượng nghiên cứu chuyên sâu hoặc các đối tượng ngành lưu trữ (nhà khoa học, giảng viên và sinh viên chuyên ngành lưu trữ...)
Tìm kiếm thơng tin theo từ khóa
Hình 3.6: Tìm kiếm thơng tin TLLT theo từ khóa
Tìm kiếm thơng tin TLLT theo từ khóa là phương thức tìm kiếm phổ biến được áp dụng cho cơng cụ tìm kiếm hàng đầu trên thế giới - Google cũng như các cơng cụ tìm kiếm khác. Dựa theo cơ chế tìm kiếm của các cơng cụ này, phịng đọc ảo cung cấp cho người dùng tính năng tìm kiếm thơng tin lưu trữ, TLLT thay vì tính năng tìm kiếm web như Google đã thực hiện. Khi người dùng truy vấn bằng một từ hoặc một cụm từ nhất định,
phòng đọc ảo sẽ truy xuất các hồ sơ và hiển thị như là các kết quả tìm kiếm. Các kết quả này được truy xuất từ hệ cơ sở dữ liệu được tích hợp vào cổng thơng tin điện tử phịng đọc ảo. Cụ thể, có thể minh họa bằng việc thực hiện tìm kiếm với từ khóa "thăm Liên Xơ", màn hình sẽ hiển thị 18 kết quả được truy xuất - là 18 tiêu đề hồ sơ tài liệu hành chính hoặc tài liệu ghi âm/ghi hình thuộc các cơ sở dữ liệu khác nhau.
Hình 3.7: Các kết quả hiển thị khi thực hiện tìm kiếm với một từ khóa cụ thể
Tiếp theo, khi độc giả lựa chọn một hồ sơ bất kỳ trong tổng số 18 hồ sơ được truy xuất (lựa chọn hồ sơ số 1: Hồ sơ về đoàn Đại biểu Quốc hội nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa khóa I sang thăm Liên Xơ từ 08/10- 17/11/1956), màn hình sẽ hiển thị tầng thơng tin tiếp theo, bao gồm 3 nhóm
thơng tin chính:
+ Mục lục tài liệu của hồ sơ: Gồm các tên văn bản thuộc hồ sơ
+ Bảng mô tả chi tiết hồ sơ: Gồm các thông tin liên quan đến công tác quản lý hồ sơ theo đặc thù tổ chức khoa học TLLT như nơi bảo quản, tên phông, hộp số, hồ sơ số, thời gian, số tờ.
+ Danh mục tài liệu liên quan: Là điểm khu biệt và thể hiện tính ưu việt của phòng đọc ảo so với phòng đọc truyền thống cũng như các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT đang được áp dụng tại Việt Nam hiện nay. Thay vì chỉ cung cấp hồ sơ, tài liệu đúng theo yêu cầu của độc giả như đối với phòng đọc truyền thống, phòng đọc ảo còn cung cấp tới độc giả danh mục các tài liệu liên quan. Điều đặc biệt là các tài liệu này có thể tồn tại dưới các loại hình khác nhau (hành chính, khoa học - cơng nghệ, nghe - nhìn...), thuộc các phơng khác nhau đang bảo quản tại TTLTQG III và thậm chí đang được bảo quản tại một số các cơ quan liên quan khác. Đây là chính là "đầu ra" của việc tích hợp các cơ sở dữ liệu của TTLTQG III và liên kết cơ sở dữ liệu của một số cơ quan khác như đã đề cập ở trên.
Xét ví dụ minh họa, dễ nhận thấy rằng, danh mục liên quan bao gồm: - 05 kết quả là tài liệu hành chính (05 kết quả là các tài liệu được bảo quản tại Trung tâm, 0 kết quả là tài liệu được bảo quản tại các cơ quan khác)
- 05 kết quả là tài liệu nghe - nhìn (03 kết quả là tài liệu được bảo quản tại Trung tâm, 01 kết quả là tài liệu được bảo quản tại Bảo tàng Hồ Chí Minh,
01 kết quả là tài liệu được bảo quản tại Hãng phim tài liệu và khoa học Trung ương)
- 0 kết quả là tài liệu khoa học - công nghệ - 0 kết quả là tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ
Với ưu điểm của phòng đọc ảo là khả năng tích hợp các tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau bởi cùng liên quan đến một nội dung cụ thể, độc giả sẽ có cơ hội khai thác, sử dụng TLLT một cách tổng hợp và tồn diện nhất có thể.
Sau khi lựa chọn một văn bản của hồ sơ, độc giả sẽ được khai thác bản tồn văn (dạng số hóa) của văn bản thơng qua hai hình thức: đọc và tải về.
Hình 3.9: Bản tồn văn của văn bản ở dạng ảnh quét
+ Đối với hình thức đọc bản văn của văn bản: Phịng đọc ảo cho phép đọc bản văn của văn bản ở dạng qt hình ảnh. Tuy nhiên, chỉ số ít các văn bản (thường là các văn bản thuộc nhóm tài liệu mang tính tun truyền, phổ biến rộng rãi) sẽ được cung cấp cho người dùng tự do mà không phải đăng nhập hoặc đăng ký tài khoản thành viên. Đa phần các bản văn của văn bản chỉ được phép tiếp cận ở mức mục lục văn bản trong hồ sơ kèm theo các mô tả
chi tiết liên quan. Việc phân quyền tiếp cận như vậy sẽ phần nào nhằm đảm bảo an tồn thơng tin TLLT nói riêng mà đảm bảo tính cơ mật trong cơng tác lưu trữ nói chung.
+ Đối với hình thức tải về bản văn của văn bản: Người dùng chỉ có thể tải về bản văn của văn bản khi đã đăng nhập vào hệ thống (đối với những đối tượng đã đăng ký tài khoản thành viên). Số lần truy nhập, số lượt tải về và nội dung tài liệu được tải về của mỗi đối tượng người dùng đều được lưu trong hồ sơ độc giả của phịng đọc nhằm phục vụ cơng tác quản lý như đối với phịng đọc truyền thống.
Tìm kiếm thông tin theo chủ đề
Là một phương thức tìm kiếm song song với tìm kiếm theo từ khóa, tìm kiếm thơng tin theo chủ đề cho phép truy vấn TLLT theo các chủ đề từ bao quát đến cụ thể, từ nhóm chủ đề lớn đến các chủ đề con trong đó. Các chủ đề được thiết kế trong tầng thơng tin thứ hai chính là tên các lĩnh vực được đề cập trong Khung phân loại thông tin tài liệu từ năm 1945 đến nay của TTLTQG III. Theo đó, 45 chủ đề (từ số thứ tự 00 đến 44) và 1 mục "Phông, sưu tập TLLT cá nhân" sẽ là cầu nối đưa độc giả đến gần hơn đích cuối cùng là các hồ sơ lưu trữ. (Từ tầng thông tin là các hồ sơ lưu trữ, phòng đọc ảo cho phép khai thác, sử dụng tài liệu giống với phương thức tìm kiếm thơng tin theo từ khóa như đã minh họa)
Hình 3.12: Mơ phỏng các nhóm chủ đề nhỏ được hệ thống hóa
Tìm kiếm thơng tin theo phơng lưu trữ
Khác với hai phương thức tìm kiếm trên, tìm kiếm thơng tin theo phơng lưu trữ là một phương thức được thiết kế định hướng các đối tượng độc giả nghiên cứu chuyên sâu hoặc am hiểu về công tác lưu trữ nói chung và tổ chức, hệ thống hóa TLLT nói riêng. Bởi lẽ, xét ở một khía cạnh nào đó, thuật ngữ "phơng", kèm theo cách hệ thống hóa tài liệu theo phông sẽ dễ tiếp cận thông tin với một bộ phận độc giả nhưng lại trở nên phức tạp đối với đa số độc giả.
Tầng thơng tin thứ hai của giao diện tìm kiếm theo phơng (trên trang chủ) là 3 nhóm thơng tin:
+ Khái qt tình hình tài liệu + Lịch sử đơn vị hình thành phơng + Nội dung tài liệu của phông
Trong phần nội dung tài liệu của phơng, phịng đọc ảo truy xuất các nhóm tài liệu cơ bản của phơng, độc giả có thể lựa chọn theo mục đích khai thác, sử dụng của mình. Các nhóm này chỉ dẫn tới các nhóm bị bao hàm và đích cuối cùng là các hồ sơ lưu trữ. (Từ tầng thông tin là các hồ sơ lưu trữ, phòng đọc ảo cho phép khai thác, sử dụng tài liệu giống với phương thức tìm kiếm thơng tin theo từ khóa như đã minh họa)
Hình 3.15: Các nhóm tài liệu thuộc phông lưu trữ cụ thể
3.2. Điều kiện triển khai
3.2.1. Các điều kiện tiên quyết
3.2.1.1. Cơ sở pháp lý hoàn thiện
Đối với các lĩnh vực trong đời sống xã hội nói chung và lĩnh vực lưu trữ
nói riêng thì cơ sở pháp lý ln là điều kiện tiên quyết để có thể triển khai mọi hoạt động trong các lĩnh vực này. Theo đó, khi tổ chức khai thác, sử dụng TLLT trong môi trường mạng vẫn đang manh nha hình thành thì vai trị của các văn bản pháp luật trong việc tạo hành lang pháp lý cho một hình thức tổ chức khai thác, sử dụng mới và mang tính đột phá sẽ càng được đề cao hơn bao giờ hết. Trên thực tế, các văn bản pháp luật liên quan tới việc xây dựng phòng đọc ảo đã được ban hành ở tầm vĩ mô và thể hiện được mức độ quan trọng ở hiệu lực của văn bản như Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng
01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, trong đó khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng TLLT điện tử trực tuyến; Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ đề cập các nội dung chủ yếu quy hoạch ngành Văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030, trong đó đề ra chỉ tiêu cụ thể đối với thông tin của tài liệu lưu trữ (thuộc diện sử dụng rộng rãi) được cung cấp trên mạng diện rộng của ngành Văn thư, Lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng của công chúng. Bên cạnh đó, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cũng được ban hành, tuy mới chỉ dừng lại ở việc quy định về một số khâu trong quy trình xây dựng phịng đọc ảo như:
- Hướng dẫn số 169/HĐ-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về Xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ;
- Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, ban hành kèm theo;
- Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình số hóa TLLT để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng.
Có thể thấy rằng, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ trên chỉ tập trung chủ yếu vào một số bước trong quy trình số hóa tài liệu lưu trữ, trong khi đó, cơng đoạn số hóa tài liệu chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng số các cơng đoạn xây dựng phịng đọc ảo. Để góp phần hồn thiện hành lang pháp lý trong lĩnh vực này, các cơ quan có thẩm quyền (Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) cần tiếp tục ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ, trong đó tập trung vào các khía cạnh sau:
- Quy trình xây dựng phịng đọc ảo
- Các tiêu chí lựa chọn TLLT phục vụ xây dựng danh mục tài liệu cho phép phục vụ trên mạng diện rộng;
- Các chuẩn được áp dụng đối với cơ sở dữ liệu; - Thiết kế cổng thơng tin điện tử của phịng đọc;
- Quy định về sử dụng phòng đọc ảo dựa trên các nguyên tắc giống với khai thác, sử dụng TLLT tại phòng đọc truyền thống;
- ...
Ngoài ra, do việc khai thác, sử dụng TLLT dưới dạng số tại phòng đọc truyền thống và trên mạng diện rộng chưa thực sự phổ biến đối với đại đa số người sử dụng TLLT cũng như đối với các cơ quan lưu trữ nên việc ban hành các văn bản nhằm nâng cao hiệu quả của dạng phòng đọc này trên thực tế là