CHƢƠNG 2 : CƠ SỞ NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO
3.2.2.1.Nguồn tài nguyên thông tin được tạo lập bởi số hóa tài liệu
3.2. Điều kiện triển khai
3.2.2.1.Nguồn tài nguyên thông tin được tạo lập bởi số hóa tài liệu
truyền thống
Số hóa tài liệu lưu trữ là một trong các khâu quan trọng trong việc xây dựng phòng đọc ảo và các cơ sở dữ liệu (sản phẩm của số hóa TLLT) với tư cách là tài nguyên thông tin cũng trở thành bộ phận cấu thành, giữ vị trí nịng cốt của loại phịng đọc mới này. Tuy nhiên, đối với một cơ quan lưu trữ lịch sử có quy mơ lớn như TTLTQG III thì số hóa trở thành một dự án / đề án đòi hỏi huy động nhân lực, vật lực, kinh phí và diễn ra trong một khoảng thời gian dài. Do đó, trong trường hợp dự án/đề án số hóa tài liệu chưa được triển khai thực hiện thì việc xây dựng phịng đọc ảo là điều "khơng tưởng" đối với 1 cơ quan lưu trữ. Ngược lại, khi số hóa tài liệu đã đi vào hoạt động và đạt được thành quả cũng như một lượng sản phẩm nhất định (sản phẩm được đề cập ở đây chính là các cơ sở dữ liệu - nguồn tài ngun thơng tin của phịng đọc ảo) thì việc xây dựng phịng đọc ảo mới có tiền đề để thực hiện. Hay nói cách khác, số hóa tài liệu chính là một điều kiện triển khai xây dựng loại phòng đọc đặc thù này.
Đối với TTLTQG III, điều kiện triển khai ở đây được xác định là "phát triển nguồn tài ngun thơng tin thơng qua số hóa tài liệu lưu trữ truyền thống" mà không phải là "xây dựng nguồn tài ngun thơng tin thơng qua số hóa tài liệu lưu trữ truyền thống". Bởi lẽ, Trung tâm đã và đang thực hiện dự án số hóa TLLT và đã xây dựng được một số cơ sở dữ liệu cần thiết có thể trở thành "đầu vào" của phịng đọc ảo. Nhiệm vụ ở đây chính là phát triển lượng tài liệu được số hóa lên một con số lớn hơn nhiều lần, nhằm mở rộng nguồn tài nguyên
thông tin phục vụ khai thác, sử dụngg TLLT qua mạng diện rộng. Qua khảo sát thực tế tại TTLTQG III, số lượng tài liệu được số hóa được thống kê như sau:
STT Loại hình tài liệu đƣợc số hóa Số lƣợng
1 Tài liệu hành chính ≈ 5.000.000 (ảnh)
2 Tài liệu nghe nhìn
Tài liệu ảnh ≈ 100.000 (ảnh)
Tài liệu ghi âm ≈ 10.000 (giờ)
Tài liệu phim điện ảnh ≈ 300 (cuộn)
Bảng 3.2: Thống kê số lượng TLLT được số hóa tại TTLTQG III
Trong đó, có 05 phơng được phép sử dụng trên bản số hóa tại phịng đọc truyền thống (phông Quốc hội - mục lục số 1, quyển số 1; phông Phủ Thủ tướng - mục lục số 1,2,3 - quyển số 1,2; phông Chủ tịch nước - mục lục số 2, quyển số 1; phông Bộ Vật tư - mục lục số 1, quyển số 1; phông Ủy ban Kế hoạch Nhà nước - mục lục số 1, quyển số 1). Việc cho phép sử dụng bản số hóa tại phịng đọc truyền thống sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho một phòng đọc ảo được triển khai và đi vào hoạt động.