CHƢƠNG 2 : CƠ SỞ NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO
2.2. Cơ sở pháp lý
Trong giai đoạn hiện nay, việc khai thác sử dụng các nguồn lực để cơng nghiệp hố, hiện đại hố đất nước, trong đó nguồn lực thơng tin, nhất là thông tin quá khứ - tài liệu lưu trữ là rất quan trọng. Công tác thu thập, bảo quản tài liệu tiến hành tốt, đó là nguồn thơng tin đa dạng, phong phú phục vụ cho việc nghiên cứu trên mọi mặt hoạt động và việc khai thác sử dụng tốt tài liệu lưu trữ mang lại hiệu quả thiết thực, phát huy tác dụng đối sự nghiệp xây dựng đất nước. Song song với đó là sự phát triển của cơng nghệ thơng tin sản sinh ra các loại hình tài liệu mới, sự địi hỏi ngày càng cao của nhu cầu xã hội dẫn đến việc ứng dụng khoa học kỹ thuật hiện đại vào cơng tác lưu trữ nói chung và cơng tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT nói riêng là thiết yếu. Nhận thức
chính sách của Nhà nước về lưu trữ là "Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất,
kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ". Thực tế
cho thấy từ nội dung này các cơ quan quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và các cơ quan lưu trữ đều đã đưa việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ như là một nhiệm vụ quan trọng, thường xuyên trong các kế hoạch, nhiệm vụ về công tác lưu trữ của đơn vị mình. Có thể nói quy định này là cơ sở ban đầu đặt nền móng cho việc ứng dụng khoa học kỹ thuật hiện đại vào công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.
Do nhận thấy việc ứng dụng khoa học cơng nghệ vào cơng tác lưu trữ cịn nhiều hạn chế; công tác quản lý, khai thác giá trị tài liệu lưu trữ chưa được phát huy đầy đủ để phục vụ có hiệu quả hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử nên Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, trong đó nhấn mạnh "Nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo vệ, bảo quản an toàn, bảo hiểm và quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ". Có thể nói, tài liệu lưu trữ chỉ có
thể phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng phục vụ các nhu cầu của xã hội. Để phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ, các cơ quan quản lý và cơ quan lưu trữ các cấp cần thay đổi quan niệm và nhận thức về cơng tác lưu trữ. Ngồi việc bảo quản an tồn tài liệu, bảo mật thơng tin trong tài liệu lưu trữ, cần quan tâm đến công tác phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Muốn vậy cơ quan quản lý các cấp và cơ quan lưu trữ cần phải đầu tư nghiên cứu, tìm tịi các biện pháp mới, ứng dụng các khoa học kỹ thuật hiện đại vào công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nhằm tạo ra cơ hội và điều kiện tốt nhất để độc giả có thể thuận tiện trong việc tiếp cận, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, phát huy tốt những giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội.
Từ những quy định này có thể thấy việc ứng dụng khoa học kỹ thuật hiện đại vào công tác lưu trữ đã được Nhà nước quan tâm, chỉ đạo trong suốt thời gian qua, là cơ sở ban đầu để các cơ quan lưu trữ nghiên cứu, tìm tịi các phương pháp mới nhằm hiện đại hoá mọi mặt của công tác lưu trữ. Tuy nhiên những quy định này mới chỉ quy định chung về việc ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ mà chưa có các quy định cụ thể về biện pháp, hình thức áp dụng như thế nào.
Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 đã đề cập các nội dung chủ yếu quy hoạch ngành Văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030, trong đó nêu rõ dự báo chỉ tiêu sự nghiệp văn thư, lưu trữ:
"50% hồ sơ lưu trữ được khai thác sử dụng, 50% hồ sơ tài liệu được công bố, triển lãm giới thiệu cho cơng chúng; bình qn hàng năm, phục vụ 20.000 lượt người/năm đến khai thác sử dụng trong đó, 20% thơng tin của tài liệu lưu trữ (thuộc diện sử dụng rộng rãi) được cung cấp trên mạng diện rộng của ngành Văn thư, Lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng của công chúng". Các chỉ tiêu trong quy hoạch ngành Văn thư, lưu trữ đến năm 2020,
tầm nhìn đến năm 2030 đã cho thấy quyết tâm của các cơ quan Nhà nước trong việc đưa các tài liệu lưu trữ phổ biến rộng rãi đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội, cho thấy một bước phát triển mới của công tác lưu trữ. Để hồn thành các chỉ tiêu này thì các cơ quan lưu trữ cần tổ chức khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả cao bằng việc nghiên cứu, tìm tịi, xây dựng các hình thức khai thác sử dụng tài liệu thuận tiện, nhanh chóng, chính xác. Chính vì vậy, đây cũng chính là một cơ sở pháp lý để các cơ quan lưu trữ xây dựng phịng đọc ảo – một hình thức khai thác sử dụng tài liệu hiện đại, hiệu quả. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, Điều 9: "Khuyến khích việc thực
định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, là văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực cao chỉ dưới Luật. Nghị định cũng đề cập tới việc khuyến khích tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến, trong đó việc xây dựng phịng đọc ảo lại là một hình thức cụ thế hóa của nội dung quy định này. Có thể thấy hiện nay Nhà nước mới chỉ ban hành các quy định chung về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác lưu trữ, mà chưa có các quy định cụ thể về việc ứng dụng các khoa học kỹ thuật hiện đại vào công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu trong môi trường mạng cũng như việc thiết lập phòng đọc ảo. Việc quy định về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu bằng hình thức trực tuyến/trong mơi trường mạng mới chỉ dừng lại ở mức khuyến khích. Để xây dựng các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng mới nhằm đáp ứng sự phát triển của cơng nghệ thơng tin thì các cơ quan quản lý lưu trữ cần nghiên cứu xây dựng, bổ sung hành lang pháp lý quy định rõ về biện pháp khai thác sử dụng tài liệu trong môi trường mạng, trách nhiệm của cơ quan lưu trữ và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến, tính xác thực của tài liệu, lệ phí khai thác sử dụng,…