CHƢƠNG 2 : CƠ SỞ NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO
3.1. Mơ hình hệ thống
3.1.3.2. Tổ chức website
Website của phịng đọc ảo khơng phải là nơi tập trung một cách đơn giản các thông tin như đã đề cập trong trang chủ, mà là sự tổ chức logic của các thông tin tương quan. Việc tổ chức các thông tin trên website phòng đọc ảo được vận dụng “Cấu trúc thơng tin” để phân tích về vấn đề lựa chọn và tổ chức nội dung của một website lưu trữ nói chung. Cấu trúc thơng tin là một môn khoa học để nghiên cứu về mối quan hệ logic hữu cơ của nguồn thông tin mạng, xây dựng các kênh thông tin, đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng. Thông qua việc cấu trúc thông tin, website sẽ tạo lập nên được hệ thống tổ chức nội dung, hệ thống hướng dẫn và hệ thống tra cứu.
Trên cơ sở cấu trúc thơng tin, website phịng đọc ảo được bố cục như sau:
ST T
CHUYÊN MỤC MÔ TẢ CHỨC NĂNG
1 Tin tức:
o Các sự kiện đã diễn ra trong ngành liên quan đến mặt tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
o Các tài liệu mới được giới thiệu, công bố
- Đưa tin các hoạt động nổi bật của các cơ quan đầu ngành như Bộ Nộ vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; các hoạt động của TTLTQG III nhằm làm phong phú nội dung website.
- Đưa tin các tài liệu đã được cơng bố, giới thiệu, giải mật... với mục đích tăng hàm lượng thơng tin có thể trở thành mối quan tâm đối với
o Các cuộc triển lãm đã hoặc sắp diễn ra
người dùng.
- Đưa tin các cuộc triển lãm đã và sắp diễn ra góp phần nâng cao hiệu quả của triển lãm.
2 Từ điển chuyên ngành: o A: o B: o C: o D: o ... Chứa hệ thống các thuật ngữ chuyên ngành văn thư, lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực văn thư và lưu trữ..., với mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng khi tra cứu thơng tin trong phịng đọc ảo, đặc biệt đối với người dùng phổ thông.
3 Hƣớng dẫn sử dụng:
o Tìm hiểu cách tổ chức tài liệu lưu trữ
o Tra cứu tài liệu
Tra cứu theo từ khóa
Tra cứu theo phơng
Tra cứu theo chủ đề
o Đăng ký thành viên
Đối tượng là người Việt Nam
Cung cấp thông tin chỉ dẫn khai thác thơng tin của phịng đọc ảo nhằm tăng hiệu quả sử dụng của người dùng.
Đối tượng là người nước ngoài
o Đăng nhập hệ thống
o Tải tài liệu 4 Dịch vụ:
o Đặt trước yêu cầu sử dụng TLLT tại phòng đọc truyền thống o Phục vụ sử dụng TLLT tại phòng đọc truyền thống o Cung cấp bản sao, chứng thực TLLT
- Hướng dẫn độc giả đặt trước phiếu yêu cầu sử dụng TLLT (đối với độc giả thành viên của phòng đọc) nhằm giảm thời gian chờ giải quyết các thủ tục kiểm duyệt của phòng đọc truyền thống. - Hướng dẫn thủ tục sử dụng TLLT truyền thống và cung cấp bản sao, chứng thực TLLT 5 Liên hệ: o Địa chỉ
Sơ đồ chỉ dẫn tới Trung tâm Sơ đồ chỉ dẫn tới phòng đọc truyền thống o Điện thoại/Fax/Email o Giờ làm việc o Quy định của phòng đọc truyền thống
Cung cấp địa chỉ liên hệ, cách thức liên hệ và quy định của phòng đọc truyền thống nhằm tạo điều kiện cho các đối tượng độc giả có các nhu cầu đọc trực tiếp tài liệu truyền thống hoặc các nhu cầu khác nằm trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn giải quyết của Trung tâm.
6 Liên kết website:
o Website của Bộ Nội vụ
o Website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
o Website của 63 Sở Nội vụ các
tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương
o Website của Thư viện quốc gia Việt Nam
Liệt kê danh sách các đường link kết nối tới những nguồn thơng tin có liên quan khác, giới thiệu khái quát vị trí, chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan này.
Bảng 3.1: Tổ chức website của phòng đọc ảo
Kết cấu của các chuyên mục của phòng đọc ảo được thiết kế theo mơ hình cây nhiều tầng. Trong đó thiết kế một số chun mục chính, mỗi chun mục chính lại chia thành các chuyên mục con, cung cấp thông tin tới người dùng theo phạm vi từ bao quát đến cụ thể.