CHƢƠNG 2 : CƠ SỞ NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO
2.1. Cơ sở lý thuyết
2.1.3. Sự khác biệt giữa mơ hình phịng đọc ảo và phịng đọc truyền
Thứ nhất, tài liệu trong phòng đọc ảo là TLLT ở dạng điện tử, bao gồm cả hai dạng tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born- digital) và các tài liệu được số hóa từ tài liệu truyền thống (digitalised)”. Với tư cách là tài ngun thơng tin chính của phịng đọc ảo, TLLT ở hai dạng này cho phép độc giả khai thác sử dụng không hạn chế về không gian và thời gian. Nhiều độc giả có thể khai thác cùng lúc và thậm chí là cùng một tài liệu. Trong khi đó, nguồn tài ngun thơng tin của phịng đọc truyền thống chỉ cho phép một số lượng độc giả nhất định sử dụng TLLT trong phạm vi khơng gian hạn chế. Phịng đọc truyền thống cũng thể hiện những hạn chế về khoảng cách địa lý, đặc biệt là đối với những độc giả ở xa cơ quan lưu trữ.
Thứ hai, tài ngun thơng tin của phịng đọc ảo không chỉ là tài nguyên trong kho lưu trữ mà còn tận dụng được các "nguồn tin bên ngồi"
thơng qua cơng cụ Internet để làm giàu tiềm năng thông tin, mở rộng khả năng và nâng cao hiệu quả phục vụ độc giả. Chẳng hạn, khi độc giả khai thác một hồ sơ cụ thể, phòng đọc ảo sẽ cho phép hiển thị các đường dẫn khác nhau tới các nguồn thông tin khác có liên quan đến hồ sơ này. Ưu điểm này tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả khai thác thông tin về một vấn đề một cách hồn chỉnh nhất có thể.
Thứ ba, phịng đọc ảo có khả năng phục vụ rộng rãi các đối tượng độc giả (nhờ công cụ trực tuyến/Internet). Đối tượng sử dụng, khai thác thông tin của phòng đọc ảo phân tán khắp mọi nơi và do đó tác dụng của nó đối với xã hội mạnh gấp nhiều lần so với phòng đọc truyền thống. Hơn nữa, khi phịng đọc ảo được thiết lập, thơng tin trong TLLT sẽ tham gia vào kết quả tìm kiếm dữ liệu của các trang web là các cơng cụ tìm kiếm thơng tin trên Internet như google, safari... Điều này sẽ góp phần rút ngắn khoảng cách của lưu trữ với xã hội nói chung và với người sử dụng TLLT nói riêng.
Thứ tư, trang thiết bị của phịng đọc ảo có nhiều điểm khác biệt so với phòng đọc truyền thống. Tại các phòng đọc truyền thống, độc giả trực tiếp đến phòng đọc, trực tiếp làm thủ tục với cán bộ quản lý phòng đọc và trực tiếp sử dụng tài liệu với vật mang tin truyền thống. Việc sử dụng tài liệu tại chỗ như vậy đặt ra yêu cầu về trang thiết bị gồm bàn, ghế, đèn chiếu sáng, quạt/điều hịa, máy tính hoặc tủ/phích phục vụ tra tìm tài liệu... Trong khi đó, những trang thiết bị này trở nên ko có ý nghĩa đối với phịng đọc ảo. Các cơ quan lưu trữ sẽ dành sự quan tâm đầu tư cho cơ sở hạ tầng phần cứng và phần mềm như máy chủ, máy trạm, thiết bị lưu trữ, mạng, hệ điều hành, phần mềm quản trị phòng đọc ảo...
Thứ năm, việc đảm bảo an tồn thơng tin trong tài liệu và đảm bảo vật mang tin của tài liệu có phần khác biệt. Đối với phịng đọc truyền thống,
thơng tin trong tài liệu khó phát tán ở phạm vi rộng nhưng vật mang tin của tài liệu có nguy cơ bị hư hỏng do tác động trực tiếp của độc giả và môi trường (khi tài liệu được mang ra khỏi môi trường lý tưởng tại kho bảo quản). Trái lại, khi tổ chức khai thác, sử dụng bằng hình thức phịng đọc ảo, độc giả chỉ tiếp cận thông tin tài liệu ở dạng điện tử, không tiếp xúc trực tiếp với bản gốc trên vật mang tin thực. Điều này sẽ góp phần giảm thiểu những nguy hại cho vật mang tin của tài liệu nhưng khó đảm bảo sự tồn vẹn, ổn định lâu dài của tài liệu hơn so với mơ hình phịng đọc truyền thống. Đây cũng là vấn đề phức tạp bởi tài liệu điện tử dễ bị thay đổi, bị thay thế hoặc sao chép tùy tiện hơn. Để giải quyết vấn đề này đòi hỏi phải ứng dụng và phát triển các thành tựu tiên tiến của công nghệ thông tin, mặt khác cần có các quy định chặt chẽ trong chuyển giao và khai thác thông tin. Có thể khái quát việc so sánh giữa hình thức sử dụng TLLT tại phòng đọc truyền thống với phòng đọc ảo như sau:
STT VẤN ĐỀ PHÒNG ĐỌC TRUYỀN THỐNG PHỊNG ĐỌC ẢO 1 Nhìn tổng thể Mỗi phịng đọc là một kho tàng thông tin tương đối riêng biệt
Mỗi phòng đọc là một cổng nối vào kho tàng thơng tin chung
2
Mơ hình tổ chức hoạt
động
- Tài nguyên thông tin phi số (trên các vật mang tin truyền thống)
- Tài nguyên thông tin số
Không liên kết trực tuyến (phục vụ độc giả bằng nguồn tài nguyên của bản thân)
Liên kết trực tuyến (ứng dụng công nghệ để liên kết tài nguyên thông tin từ nhiều nguồn khác nhau)
Phục vụ tập trung, tại chỗ (độc giả phải trực tiếp đến phòng đọc )
Phục vụ rộng rãi, phân tán (người dùng ở khắp mọi nơi, không phân biệt khoảng cách địa lý) 3 Cơ sở vật chất Trang thiết bị là các thực thể, độc giả có thể cảm nhận bằng các giác quan
Trang thiết bị phi thực thể đối với độc giả (một số trang thiết bị là thực thể đối với cơ quan, tổ chức xây dựng phòng đọc ảo: máy chủ, máy trạm...) 4 Bảo quản
vật mang tin và thông
tin của tài liệu
- Đơn giản (đối với thông tin tài liệu)
- Khó khăn (đối với vật mang tin)
- Phức tạp (đối với thông tin tài liệu)
- Bảo quản an toàn (đối với vật mang tin)
Bảng 2.1: So sánh phòng đọc truyền thống với phòng đọc ảo