CHƢƠNG 2 : CƠ SỞ NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO
3.1.4.2.Tìm kiếm thơng tin
3.1. Mơ hình hệ thống
3.1.4.2.Tìm kiếm thơng tin
Tìm kiếm thông tin TLLT trực tuyến cho người dùng truy cập vào website là chức năng cơ bản nhất của phòng đọc ảo. Trong đó, tìm kiếm theo từ khóa là phương thức tìm kiếm tài liệu chủ yếu bởi tính phổ biến và tiện dụng, phù hợp với đại đa số đối tượng độc giả. Phương thức này tương đương với tìm kiếm theo chủ đề ở mức độ thân thiện với người dùng và dễ tiếp cận. Trong khi đó, phịng đọc ảo cũng cho phép người dùng tìm kiếm thơng tin TLLT theo phông lưu trữ hoặc sưu tập lưu trữ, và đây là phương thức được xây dựng phù hợp với các đối tượng nghiên cứu chuyên sâu hoặc các đối tượng ngành lưu trữ (nhà khoa học, giảng viên và sinh viên chuyên ngành lưu trữ...)
Tìm kiếm thơng tin theo từ khóa
Hình 3.6: Tìm kiếm thơng tin TLLT theo từ khóa
Tìm kiếm thơng tin TLLT theo từ khóa là phương thức tìm kiếm phổ biến được áp dụng cho cơng cụ tìm kiếm hàng đầu trên thế giới - Google cũng như các cơng cụ tìm kiếm khác. Dựa theo cơ chế tìm kiếm của các cơng cụ này, phòng đọc ảo cung cấp cho người dùng tính năng tìm kiếm thơng tin lưu trữ, TLLT thay vì tính năng tìm kiếm web như Google đã thực hiện. Khi người dùng truy vấn bằng một từ hoặc một cụm từ nhất định,
phòng đọc ảo sẽ truy xuất các hồ sơ và hiển thị như là các kết quả tìm kiếm. Các kết quả này được truy xuất từ hệ cơ sở dữ liệu được tích hợp vào cổng thơng tin điện tử phịng đọc ảo. Cụ thể, có thể minh họa bằng việc thực hiện tìm kiếm với từ khóa "thăm Liên Xơ", màn hình sẽ hiển thị 18 kết quả được truy xuất - là 18 tiêu đề hồ sơ tài liệu hành chính hoặc tài liệu ghi âm/ghi hình thuộc các cơ sở dữ liệu khác nhau.
Hình 3.7: Các kết quả hiển thị khi thực hiện tìm kiếm với một từ khóa cụ thể
Tiếp theo, khi độc giả lựa chọn một hồ sơ bất kỳ trong tổng số 18 hồ sơ được truy xuất (lựa chọn hồ sơ số 1: Hồ sơ về đoàn Đại biểu Quốc hội nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa khóa I sang thăm Liên Xô từ 08/10- 17/11/1956), màn hình sẽ hiển thị tầng thơng tin tiếp theo, bao gồm 3 nhóm
thơng tin chính:
+ Mục lục tài liệu của hồ sơ: Gồm các tên văn bản thuộc hồ sơ
+ Bảng mô tả chi tiết hồ sơ: Gồm các thông tin liên quan đến công tác quản lý hồ sơ theo đặc thù tổ chức khoa học TLLT như nơi bảo quản, tên phông, hộp số, hồ sơ số, thời gian, số tờ.
+ Danh mục tài liệu liên quan: Là điểm khu biệt và thể hiện tính ưu việt của phịng đọc ảo so với phịng đọc truyền thống cũng như các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT đang được áp dụng tại Việt Nam hiện nay. Thay vì chỉ cung cấp hồ sơ, tài liệu đúng theo yêu cầu của độc giả như đối với phòng đọc truyền thống, phòng đọc ảo còn cung cấp tới độc giả danh mục các tài liệu liên quan. Điều đặc biệt là các tài liệu này có thể tồn tại dưới các loại hình khác nhau (hành chính, khoa học - cơng nghệ, nghe - nhìn...), thuộc các phơng khác nhau đang bảo quản tại TTLTQG III và thậm chí đang được bảo quản tại một số các cơ quan liên quan khác. Đây là chính là "đầu ra" của việc tích hợp các cơ sở dữ liệu của TTLTQG III và liên kết cơ sở dữ liệu của một số cơ quan khác như đã đề cập ở trên.
Xét ví dụ minh họa, dễ nhận thấy rằng, danh mục liên quan bao gồm: - 05 kết quả là tài liệu hành chính (05 kết quả là các tài liệu được bảo quản tại Trung tâm, 0 kết quả là tài liệu được bảo quản tại các cơ quan khác)
- 05 kết quả là tài liệu nghe - nhìn (03 kết quả là tài liệu được bảo quản tại Trung tâm, 01 kết quả là tài liệu được bảo quản tại Bảo tàng Hồ Chí Minh,
01 kết quả là tài liệu được bảo quản tại Hãng phim tài liệu và khoa học Trung ương)
- 0 kết quả là tài liệu khoa học - công nghệ - 0 kết quả là tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ
Với ưu điểm của phòng đọc ảo là khả năng tích hợp các tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau bởi cùng liên quan đến một nội dung cụ thể, độc giả sẽ có cơ hội khai thác, sử dụng TLLT một cách tổng hợp và tồn diện nhất có thể.
Sau khi lựa chọn một văn bản của hồ sơ, độc giả sẽ được khai thác bản toàn văn (dạng số hóa) của văn bản thơng qua hai hình thức: đọc và tải về.
Hình 3.9: Bản tồn văn của văn bản ở dạng ảnh quét
+ Đối với hình thức đọc bản văn của văn bản: Phòng đọc ảo cho phép đọc bản văn của văn bản ở dạng quét hình ảnh. Tuy nhiên, chỉ số ít các văn bản (thường là các văn bản thuộc nhóm tài liệu mang tính tun truyền, phổ biến rộng rãi) sẽ được cung cấp cho người dùng tự do mà không phải đăng nhập hoặc đăng ký tài khoản thành viên. Đa phần các bản văn của văn bản chỉ được phép tiếp cận ở mức mục lục văn bản trong hồ sơ kèm theo các mô tả
chi tiết liên quan. Việc phân quyền tiếp cận như vậy sẽ phần nào nhằm đảm bảo an tồn thơng tin TLLT nói riêng mà đảm bảo tính cơ mật trong cơng tác lưu trữ nói chung.
+ Đối với hình thức tải về bản văn của văn bản: Người dùng chỉ có thể tải về bản văn của văn bản khi đã đăng nhập vào hệ thống (đối với những đối tượng đã đăng ký tài khoản thành viên). Số lần truy nhập, số lượt tải về và nội dung tài liệu được tải về của mỗi đối tượng người dùng đều được lưu trong hồ sơ độc giả của phịng đọc nhằm phục vụ cơng tác quản lý như đối với phòng đọc truyền thống.
Tìm kiếm thơng tin theo chủ đề
Là một phương thức tìm kiếm song song với tìm kiếm theo từ khóa, tìm kiếm thơng tin theo chủ đề cho phép truy vấn TLLT theo các chủ đề từ bao quát đến cụ thể, từ nhóm chủ đề lớn đến các chủ đề con trong đó. Các chủ đề được thiết kế trong tầng thơng tin thứ hai chính là tên các lĩnh vực được đề cập trong Khung phân loại thông tin tài liệu từ năm 1945 đến nay của TTLTQG III. Theo đó, 45 chủ đề (từ số thứ tự 00 đến 44) và 1 mục "Phông, sưu tập TLLT cá nhân" sẽ là cầu nối đưa độc giả đến gần hơn đích cuối cùng là các hồ sơ lưu trữ. (Từ tầng thông tin là các hồ sơ lưu trữ, phòng đọc ảo cho phép khai thác, sử dụng tài liệu giống với phương thức tìm kiếm thơng tin theo từ khóa như đã minh họa)
Hình 3.12: Mơ phỏng các nhóm chủ đề nhỏ được hệ thống hóa
Tìm kiếm thơng tin theo phơng lưu trữ
Khác với hai phương thức tìm kiếm trên, tìm kiếm thơng tin theo phơng lưu trữ là một phương thức được thiết kế định hướng các đối tượng độc giả nghiên cứu chuyên sâu hoặc am hiểu về công tác lưu trữ nói chung và tổ chức, hệ thống hóa TLLT nói riêng. Bởi lẽ, xét ở một khía cạnh nào đó, thuật ngữ "phơng", kèm theo cách hệ thống hóa tài liệu theo phơng sẽ dễ tiếp cận thông tin với một bộ phận độc giả nhưng lại trở nên phức tạp đối với đa số độc giả.
Tầng thơng tin thứ hai của giao diện tìm kiếm theo phơng (trên trang chủ) là 3 nhóm thơng tin:
+ Khái quát tình hình tài liệu + Lịch sử đơn vị hình thành phơng + Nội dung tài liệu của phông
Trong phần nội dung tài liệu của phơng, phịng đọc ảo truy xuất các nhóm tài liệu cơ bản của phơng, độc giả có thể lựa chọn theo mục đích khai thác, sử dụng của mình. Các nhóm này chỉ dẫn tới các nhóm bị bao hàm và đích cuối cùng là các hồ sơ lưu trữ. (Từ tầng thông tin là các hồ sơ lưu trữ, phòng đọc ảo cho phép khai thác, sử dụng tài liệu giống với phương thức tìm kiếm thơng tin theo từ khóa như đã minh họa)
Hình 3.15: Các nhóm tài liệu thuộc phơng lưu trữ cụ thể