CHƢƠNG 2 : CƠ SỞ NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO
3.1. Mơ hình hệ thống
3.1.3.3. Các cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu cơ quan lưu trữ và các cơ quan liên quan khác
Cơ sở dữ liệu cơ quan lưu trữ và các cơ quan liên quan khác bao gồm mạng lưới các cơ quan lưu trữ của Việt Nam (từ trung ương đến địa phương) và các cơ quan trong mối quan hệ kết nối CSDL như đã đề cập ở trên, bao gồm:
- Bộ Nội vụ
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - 4 Trung tâm Lưu trữ quốc gia
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương
- Các cơ quan lưu trữ chuyên ngành - Các cơ quan lưu trữ tài liệu nghe - nhìn - ...
Cơ sở dữ liệu cơ quan lưu trữ và các cơ quan có liên quan khác gồm các thơng tin đầu vào sau:
- Mã cơ quan lưu trữ - Tên cơ quan lưu trữ - Địa chỉ liên hệ
Cơ sở dữ liệu phơng/cơng trình/sưu tập lưu trữ
Cơ sở dữ liệu phơng/cơng trình/sưu tập lưu trữ là tồn bộ các phơng/cơng trình/sưu tập lưu trữ được bảo quản tại TTLTQG III gồm:
- Tài liệu hành chính: + Quốc hội + Phủ Thủ tướng
+ Ủy ban Kế hoạch Nhà nước + Bộ Lao động
+ Bộ Nội vụ + Bộ Y tế + ...
+ Nhà máy Lọc hóa dầu + Tổng cục Bưu điện + Lăng Hồ Chủ tịch + Cục đê điều + ...
- Tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ + Đào Duy Anh
+ Văn Cao + Gia phả họ Đỗ + ...
Thơng tin đầu vào đối với CSDL phơng/cơng trình/sưu tập lưu trữ gồm có: - Mã cơ quan lưu trữ
- Mã phơng/cơng trình/sưu tập lưu trữ - Tên phơng/cơng trình/sưu tập lưu trữ - Lịch sử đơn vị hình thành phơng - Thời gian tài liệu
- Tổng số tài liệu
- Số tài liệu đã chỉnh lý - Số tài liệu chưa chỉnh lý - Các nhóm tài liệu chủ yếu - Các loại hình tài liệu khác
- Thời gian nhập tài liệu - Công cụ tra cứu
- Lập bản sao bảo hiểm - Ghi chú
Cơ sở dữ liệu hồ sơ
Cơ sở dữ liệu hồ sơ là toàn bộ hồ sơ được phân chia theo các phông bảo quản tại TTLTQG III. Thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu hồ sơ gồm:
- Mã cơ quan lưu trữ
- Mã phơng/cơng trình/sưu tập lưu trữ - Mục lục số
- Hộp số - Hồ sơ số
- Ký hiệu thông tin - Tiêu đề hồ sơ - Chú giải
- Thời gian bắt đầu - Thời gian kết thúc - Ngơn ngữ
- Bút tích - Số lượng tờ
- Thời hạn bảo quản - Chế độ sử dụng
- Tình trạng vật lý
Hình 3.2: Cơ sở dữ liệu hồ sơ dưới dạng thư mục (TTLTQG III)
Cơ sở dữ liệu văn bản
Cơ sở dữ liệu văn bản là toàn bộ văn bản của từng hồ sơ (chia theo từng phông lưu trữ). Thông tin đầu vào đối với CSDL văn bản (thông tin cấp 2) gồm có:
- Mã cơ quan lưu trữ
- Mã phơng/cơng trình/sưu tập lưu trữ - Mục lục số
- Hồ sơ số - Tờ số - Tên loại - Số và ký hiệu
- Thời gian - Tác giả
- Trích yếu nội dung - Ký hiệu thơng tin - Độ mật - Số lượng tờ - Mức độ tin cậy - Ngơn ngữ - Bút tích - Tình trạng vật lý
Cơ sở dữ liệu toàn văn của văn bản
Cơ sở dữ liệu toàn văn của văn bản là các file ảnh của văn bản trong hồ sơ. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu dạng này có thể không đầy đủ tất cả các văn bản của một hồ sơ (hồ sơ được phép khai thác sử dụng rộng rãi). Nguyên nhân chính là do một số văn bản có thể được đóng dấu mật ở các cấp độ khác nhau. Bên cạnh các file văn bản, cơ sở dữ liệu tồn văn của văn bản cịn gồm các thông tin đầu vào sau:
- Mã cơ quan lưu trữ
- Mã phơng/cơng trình/sưu tập lưu trữ - Mục lục số
- Hồ sơ số - Tờ số - Trang số - Tên file