CHƢƠNG 2 : CƠ SỞ NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO
3.2. Điều kiện triển khai
3.2.1.1. Cơ sở pháp lý hoàn thiện
Đối với các lĩnh vực trong đời sống xã hội nói chung và lĩnh vực lưu trữ
nói riêng thì cơ sở pháp lý ln là điều kiện tiên quyết để có thể triển khai mọi hoạt động trong các lĩnh vực này. Theo đó, khi tổ chức khai thác, sử dụng TLLT trong mơi trường mạng vẫn đang manh nha hình thành thì vai trị của các văn bản pháp luật trong việc tạo hành lang pháp lý cho một hình thức tổ chức khai thác, sử dụng mới và mang tính đột phá sẽ càng được đề cao hơn bao giờ hết. Trên thực tế, các văn bản pháp luật liên quan tới việc xây dựng phòng đọc ảo đã được ban hành ở tầm vĩ mô và thể hiện được mức độ quan trọng ở hiệu lực của văn bản như Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng
01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, trong đó khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng TLLT điện tử trực tuyến; Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ đề cập các nội dung chủ yếu quy hoạch ngành Văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030, trong đó đề ra chỉ tiêu cụ thể đối với thông tin của tài liệu lưu trữ (thuộc diện sử dụng rộng rãi) được cung cấp trên mạng diện rộng của ngành Văn thư, Lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng của cơng chúng. Bên cạnh đó, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cũng được ban hành, tuy mới chỉ dừng lại ở việc quy định về một số khâu trong quy trình xây dựng phòng đọc ảo như:
- Hướng dẫn số 169/HĐ-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về Xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ;
- Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, ban hành kèm theo;
- Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình số hóa TLLT để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng.
Có thể thấy rằng, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ trên chỉ tập trung chủ yếu vào một số bước trong quy trình số hóa tài liệu lưu trữ, trong khi đó, cơng đoạn số hóa tài liệu chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng số các cơng đoạn xây dựng phịng đọc ảo. Để góp phần hồn thiện hành lang pháp lý trong lĩnh vực này, các cơ quan có thẩm quyền (Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) cần tiếp tục ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ, trong đó tập trung vào các khía cạnh sau:
- Quy trình xây dựng phịng đọc ảo
- Các tiêu chí lựa chọn TLLT phục vụ xây dựng danh mục tài liệu cho phép phục vụ trên mạng diện rộng;
- Các chuẩn được áp dụng đối với cơ sở dữ liệu; - Thiết kế cổng thơng tin điện tử của phịng đọc;
- Quy định về sử dụng phòng đọc ảo dựa trên các nguyên tắc giống với khai thác, sử dụng TLLT tại phòng đọc truyền thống;
- ...
Ngoài ra, do việc khai thác, sử dụng TLLT dưới dạng số tại phòng đọc truyền thống và trên mạng diện rộng chưa thực sự phổ biến đối với đại đa số người sử dụng TLLT cũng như đối với các cơ quan lưu trữ nên việc ban hành các văn bản nhằm nâng cao hiệu quả của dạng phòng đọc này trên thực tế là thực sự cần thiết. Các văn bản này có thể có hiệu lực pháp lý tương đương với một số văn bản đã được ban hành như Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước...