8. Bố cục luận văn
3.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm
3.2.3. Chuẩn hóa công tác văn phòng
Chuẩn hóa công tác văn phòng là các biện pháp của cơ quan, tổ chức nhằm ban hành, phổ biến, hướng dẫn các quy định, quy chế về công tác văn phòng, thông qua các quy định, quy chế chúng ta có thể kiểm tra, đánh giá và xử lý kết quả thực hiện theo các chuẩn mực đã ban hành. Hầu hết các công việc văn phòng đều cần chuẩn hóa bởi những lợi ích to lớn mà việc chuẩn hóa mang lại. Do tính chất của công tác văn phòng mà trong công tác này tại các cơ quan, tổ chức nói chung hay Trung tâm Xúc tiến Đầu tư nói riêng sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, văn phòng phẩm, các trang thiết bị, phương tiện,…Bởi vậy, việc chuẩn hóa trong công tác văn phòng là rất cần thiết góp phần tiết kiệm nguyên vật liệu, công sức, kinh phí trong văn phòng. Chuẩn hóa là một trong những công cụ đảm bảo cho việc công khai, minh bạch hóa quy trình giải quyết công việc theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức, cải thiện đáng kể quan hệ giữa hai bên qua giải quyết công việc nhanh hơn và thái độ thân thiện hơn. Xác định rõ người rõ việc, nâng cao hiệu suất giải quyết công việc đồng thời có được cơ sở tài liệu để đào tạo và tuyển dụng công chức, viên chức.Tạo ra một loạt các hiệu ứng tốt như tạo điều kiện nâng cao trách nhiệm và kỹ năng xử lý công việc của công chức, viên chức; củng cố được lòng tin, cải thiện mối quan hệ và hình ảnh của Trung tâm với các cấp tổ chức, các doanh nghiệp, tập đoàn kinh tế và người dân thành phố phù hợp bản chất của nhà nước ta là của dân, do dân, vì dân. Và đặc biệt Phòng Hành chính - Xúc tiến vừa là bộ mặt của Trung tâm vừa là hình ảnh của thành phố trong hoạt động giao dịch về đầu tư nên càng phải tập trung vào việc chuẩn hóa. Đầu tiên phải xác định trách nhiệm cao nhất trong việc chuẩn hóa công tác văn phòng là Giám đốc Trung tâm sau đó là Phòng Hành chính - Xúc tiến là đơn vị trực tiếp thực hiện và các phòng chuyên môn có liên quan thì việc chuẩn hóa mới đạt được kết quả.
Hiện tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đã thực hiện theo một số quy chuẩn nhà nước quy định về công tác văn phòng. Trong việc soạn thảo và trình bày văn bản hành chính thực hiện theo Thông tư 01/2011/TT-BNV. Trong việc quản lý văn bản đi đến thực hiện theo Thông tư 07/TT-BNV. Các loại sổ (Sổ đăng ký văn bản đi, đến; Sổ chuyển giao văn bản,…) đã được triển khai áp dụng thống nhất trong công tác văn thư của cơ quan góp phần vào việc quản lý chặt chẽ văn bản đi, đến cũng như theo dõi quá trình quản lý giải quyết văn bản của các cơ quan. Văn bản này đã thống nhất kích thước của các loại sổ dùng trong các cơ quan, tổ chức, thống nhất về kích thước và nội
dung trên dấu đến không còn tình trạng có các kích thước dài, ngắn khác nhau. Đối với việc gửi nhận văn bản điện tử, Trung tâm thực hiện theo Quyết định 3133/2016/QĐ- UBND ngày 15/12/2016 của UBND thành phố ban hành Quy định việc gửi, nhận, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử qua môi trường mạng trong hoạt động của cơ quan nhà nước thành phố Hải Phòng. 100% văn bản gửi qua Hòm thư công vụ hoặc Trục liên thông của Phần mềm Quản lý văn bản thành phố có sử dụng chứng thực chữ ký số để đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản. Ngoài ra, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đã xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 trong đó có quy trình xử lý văn bản đi đến, quy trình mua sắm và quản lý thiết bị văn phòng; xây dựng và ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ làm cơ sở cho việc thực hiện công tác này. Qua đây, chúng ta thấy tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đã có một số công việc văn phòng được chuẩn hóa theo các quy định chung của nhà nước, Ủy ban nhân dân thành phố và xây dựng quy trình thực hiện theo TCVN ISO 9001:2015. Chuẩn hóa công tác văn phòng chưa được chú trọng triệt để và quan tâm sát sao mới chỉ tập trung vào công tác ban hành quy định, quy chế. Để đưa công tác văn phòng đi vào nề nếp đồng thời sẽ hỗ trợ đắc lực cho công tác chuyên môn của phòng (nhiệm vụ xúc tiến đầu tư) Trung tâm Xúc tiến Đầu tư cần tiếp tục tập trung vào việc chuẩn hóa công tác văn phòng thông qua việc xây dựng, hoàn thiện một số quy định, quy chế và phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá cụ thể như sau:
Thứ nhất, xây dựng quy định về tổ chức hội nghị, hội thảo của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư. Quy định gồm 3 Chương:
- Chương 1: Quy định chung
- Chương 2: Trình tự, thủ tục thực hiện - Chương 3: Tổ chức thực hiện
Nội dung quy định đề cập đến nguyên tắc thực hiện, thẩm quyền tổ chức, xây dựng kế hoạch, triển khai kế hoạch, các điều kiện thực hiện và tổng kết tổ chức hội nghị, hội thảo. Trong đó xây dựng và mẫu hóa các kịch bản, quy trình, chương trình, kế hoạch, các hình thức trang trí, một số nghi thức lễ tân khánh tiết để áp dụng cho việc tổ chức các sự kiện có tính thường xuyên, phổ biến như hội nghị sơ kết, tổng kết, hội nghị cán bộ công chức viên chức hàng năm. Quy định này là cơ sở để thực hiện các Hội nghị xúc tiến đầu tư tại các khu công nghiệp, Tọa đàm xúc tiến đầu tư với các đối tác nước ngoài,…góp phần nâng cao hiệu quả và tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức.
Thứ hai, xây dựng quy chế phối hợp thực hiện các hoạt động xúc tiến đầu tư trên địa bàn thành phố Hải Phòng. Quy chế có kết cấu gồm 4 Chương:
- Chương 1: Quy định chung
- Chương 2: Nội dung phối hợp và trách nhiệm của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố
- Chương 3: Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị - Chương 4: Tổ chức thực hiện
Nội dung quy chế đề cập đến nguyên tắc, phương thức, nội dung, trách nhiệm, quan hệ phối hợp công tác giữa Trung tâm Xúc tiến Đầu tư với Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, các Sở ban ngành, Ủy ban nhân dân các quận, huyện và các cơ quan, đơn vị liên quan trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm về hoạt động đầu tư. Mục tiêu của Quy chế được ban hành nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong quản lý nhà nước khi giải quyết các công việc, thủ tục của các dự án đầu tư. Qua đó, xây dựng môi trường đầu tư kinh doanh thuận lợi, đảm bảo các dự án đầu tư vào thành phố đạt hiệu quả cao về kinh tế - xã hội, bảo vệ môi trường các yêu cầu khác theo quy định của pháp luật để phát triển bền vững, mang lại lợi ích chung cho cả người dân và nhà đầu tư.
Ngoài ra, trong thời gian tới, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư tiếp tục chuẩn hóa một số vấn đề như xây dựng văn hóa công sở, công tác lễ tân, môi trường làm việc,..hoàn thiện, ban hành chính thức Quy chế làm việc tạm thời của Trung tâm hiện nay; đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy chế phối hợp thực hiện giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đã trình từ năm 2016. Hiện tại, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư chưa thể làm được những việc này bởi là mô hình hoạt động chưa có trong tiền lệ vừa hoạt động vừa rút kinh nghiệm, điều chỉnh cho phù hợp. Đồng thời thực hiện Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính, Ủy ban nhân dân thành phố đang điều chỉnh, sắp xếp lại cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư nên cũng làm ảnh hưởng tới việc chuẩn hóa công tác văn phòng.
Các quy định, quy chế trên sau khi ban hành được phổ biến đến Ban giám đốc, các phòng chuyên môn và từng công chức, viên chức Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thông qua cuộc họp giao ban Ban Giám đốc, cuộc họp toàn cơ quan và qua thông báo
nội bộ trên Hệ thống quản lý văn bản. Bên cạnh đó, đối với những quy định, quy chế Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đã ban hành hoặc áp dụng chuẩn quốc gia, chuẩn địa phương cần tăng cường phổ biến, hướng dẫn cụ thể để tránh việc thực hiện có sai sót.
Sau khi phổ biến và hướng dẫn, để các công việc đi vào nề nếp và theo các chuẩn mực đã định, cần có sự kiểm tra, đánh giá. Việc kiểm tra, đánh giá là biện pháp để mỗi công chức, viên chức có ý thức tuân thủ và thực hiện các chuẩn mực đã ban hành, đồng thời thông qua kiểm tra, đánh giá Trung tâm Xúc tiến Đầu tư có cơ sở kiểm chứng thêm sự phù hợp hay chưa phù hợp của các quy định, quy chế, nếu chưa phù hợp thì điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp thực tế. Trên cơ sở kiểm tra, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư mới đánh giá đúng kết quả thực hiện và xử lý những vi phạm không theo chuẩn mực đã định.
Tóm lại, chuẩn hóa quy trình cho các công việc nhằm tạo thói quen làm việc một cách khoa học, thực hiện một cách thống nhất, tránh làm việc theo thói quen, kinh nghiệm và tùy tiện. Đồng thời thông qua quy trình thực hiện, lãnh đạo Trung tâm Xúc tiến Đầu tư có thể kiểm soát được quá trình thực hiện công việc để từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý.