8. Bố cục luận văn
3.1. Những hạn chế và nguyên nhân cơ bản của tổ chức công tác văn phòng
tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tƣ thành phố
Tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng còn một số hạn chế nảy sinh từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Có những hạn chế trong tổ chức công tác văn phòng lại chính là nguyên nhân của hạn chế khác. Vì vậy, tác giả sẽ phân tích đồng thời các đặc điểm chính của tổ chức công tác văn phòng trên cả hai phương diện hạn chế và nguyên nhân.
Thứ nhất, do nhận thức chưa đầy đủ, chưa sâu sắc của các cấp lãnh đạo văn phòng về công tác văn phòng. Lãnh đạo văn phòng chưa thực sự quan tâm đồng bộ đến việc thực hiện các nội dung công tác văn phòng: hướng chủ yếu vào việc thực hiện nhiệm vụ xúc tiến đầu tư mà mờ nhạt các nhiệm vụ khác trong văn phòng. Thực tế cho thấy, lãnh đạo phụ trách Phòng Hành chính - Xúc tiến mới chỉ bước đầu nhận thức được vai trò của tổ chức công tác văn phòng. Phó Giám đốc phụ trách và các Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng đều là Tiến sĩ, Thạc sĩ chuyên ngành Kinh tế của Đại học Ngoại thương. Vì họ không được đào tạo về chuyên ngành quản trị văn phòng, văn thư lưu trữ hoặc hành chính văn thư,…cho nên thiếu lý luận và kinh nghiệm trong tổ chức công tác văn phòng. Điều này làm cho công tác văn phòng chưa thực sự hiệu quả và nề nếp, bởi bản thân các lãnh đạo cũng chưa nắm bắt được các quy trình nghiệp vụ văn phòng phục vụ cho chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Đây là một trong những nguyên nhân khiến cho một số văn bản ban hành không đảm bảo đúng thể thức theo quy định hoặc hạn chế về chất lượng; tham mưu về quy trình bổ nhiệm hay khen thưởng còn gặp lúng túng,… Sự nhận thức chưa đầy đủ của các cấp lãnh đạo văn phòng còn thể hiện ở việc phân công công việc chưa được hợp lý. Nhiệm vụ lĩnh vực xúc tiến đầu tư khá nặng nề thì 02 chuyên viên bộ phận này kiêm cả vị trí tổng hợp và hành chính quản trị; 01 chuyên viên văn thư, lưu trữ đảm nhận cả việc của Bộ phận một cửa tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cho nhà đầu tư, một phần việc của Bộ phận
Tổng hợp, xây dựng lịch công tác và thủ quỹ cơ quan. Thêm vào đó là chưa có sự chỉ đạo, thực hiện hài hòa, cân bằng giữa lĩnh vực văn phòng và lĩnh vực xúc tiến đầu tư, phần lớn tập trung vào lĩnh vực xúc tiến đầu tư mà quên mất thực hiện nhiệm vụ trong lĩnh vực văn phòng. Điều này không những ảnh hưởng đến chất lượng công tác văn phòng mà còn tác động đến tâm lý của các công chức, viên chức trong phòng. Họ cảm thấy lạc lõng ngay trong chính tập thể của mình khi cùng thực hiện một chức năng, nhiệm vụ. Ngoài ra, nhận thức về công tác văn phòng của một số cán bộ còn hạn chế. Mặc dù được giao nhiệm vụ thực hiện các công việc trong văn phòng nhưng không phải tất cả cán bộ làm công tác văn phòng đều ý thức được ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác này cho nên trong quá trình thực hiện hay phối hợp thực hiện chưa thực sự hiệu quả. Ví dụ, trong việc soạn thảo văn bản, cán bộ soạn thảo cho rằng quan trọng nhất là phần nội dung còn các yếu tố về thể thức như ký hiệu văn bản, cỡ chữ, kiểu chữ, cách đánh số đầu mục,…thì không quan trọng.
Thứ hai, hệ thống văn bản chỉ đạo, quy định hướng dẫn về công tác văn phòng chưa đầy đủ. Những hạn chế trong nhận thức của lãnh đạo văn phòng đã gây ra hệ quả đó là chưa có các hướng dẫn cần thiết cho toàn bộ các nội dung công tác văn phòng. Hiện nay, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư có quy chế về công tác văn thư, lưu trữ và một số văn bản hướng dẫn về quản lý văn bản, thể thức văn bản, sử dụng hệ thống Văn phòng điện tử và thu nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Quy chế văn thư, lưu trữ đã có tác dụng tích cực đối với việc thực hiện các nghiệp vụ về văn thư lưu trữ đặc biệt là đã tách từng loại hồ sơ, tài liệu và cách thức nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Nhìn chung các công việc văn phòng được thực hiện theo các quy định rời lẻ của Trung tâm đã nêu ở trên, quy định chung của nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền.Tuy nhiên, những quy định của các cơ quan quản lý Nhà nước ở trung ương về công tác văn phòng còn mỏng và cũng chưa có một văn bản nào quy định cho những mô hình hoạt động đặc thù. Do đó, Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng cũng như các cơ quan có thẩm quyền chưa có cơ sở xây dựng, ban hành các quy định, hướng dẫn cho các cơ quan có cơ cấu tổ chức đặc thù chưa có trong tiền lệ. Ví dụ, các văn bản của các Sở do các Phó Giám đốc Sở biệt phái về Trung tâm ký hiện nay, ngoài việc đã biệt phái vẫn ký với chức danh ở cơ quan cũ, các Phó Giám đốc Sở không có bộ phận tham mưu, giúp việc đủ điều kiện pháp lý dự thảo, kiểm tra, trình ký văn bản. Do vậy, quy trình xây dựng
các văn bản của Sở do các Phó Giám đốc Sở biệt phái về Trung tâm ký hiện nay không bảo đảm đúng với các quy định hiện hành về quy trình xây dựng các văn bản gây rủi ro đối với những công việc khó, có quy mô lớn thuộc lĩnh vực có tính chất nhạy cảm đòi hỏi phải hết sức chặt chẽ như xác định giá đất, cấp chủ trương đầu tư các dự án cho nhà đầu tư trong và ngoài nước. Những tài liệu, hồ sơ hình thành trong trường hợp này lại nộp lưu về các Sở để phục vụ công tác hậu kiểm theo quyết định của Ủy ban nhân dân thành phố. Còn nhóm tài liệu được hình thành và phát hành tại Trung tâm thì nộp lưu vào lưu trữ Trung tâm sau một năm công việc kết thúc. Việc thu nộp tài liệu, hồ sơ vào lưu trữ cơ quan khá tốt nhưng lại nộp lưu tại 2 cơ quan việc làm này đã làm xé lẻ khối tài liệu phông lưu trữ Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố và gây rất nhiều bất cập, khó khăn cho việc khai thác sử dụng tài liệu tại Trung tâm.
Thứ ba, một số công việc trong văn phòng chưa được chuẩn hóa bằng các quy chế, quy định đã làm cho tổ chức công tác văn phòng chưa thực sự hiệu quả. Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đã xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015. Trong đó, Trung tâm đã xây dựng quy trình quản lý văn bản đi - đến; quy trình mua sắm, thanh toán trang thiết bị, văn phòng phẩm và chủ yếu tập trung xây dựng 4 quy trình thực hiện các thủ tục về lĩnh vực đầu tư, tài nguyên môi trường, tài chính và xây dựng. 4 quy trình này phục vụ cho hoạt động của các phòng chuyên môn, Phòng Hành chính Tổ chức - Xúc tiến không trực tiếp làm ra các kết quả giải quyết thủ tục hành chính nhưng là khâu tiếp nhận thông tin đầu vào, theo dõi, đôn đốc thụ lý hồ sơ và trả sản phẩm đầu ra cho doanh nghiệp. Mặc dù, Nhà nước đã có hàng loạt các quy định về việc này nhưng để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và thực tiễn Trung tâm Xúc tiến Đầu tư vẫn xây dựng thành quy trình riêng. Hơn nữa, việc xây dựng quy trình phân định rõ nhiệm vụ của Trung tâm, nhiệm vụ của các Sở (vì Trung tâm là sự tích hợp một phần chức năng, nhiệm vụ của 04 Sở) đồng thời giảm thời gian giải quyết công việc xuống tối thiểu 1/3 thời gian so với quy định của pháp luật. Qua đây, chúng ta thấy được quy trình thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn đã được chuẩn hóa thành quy trình khá chặt chẽ. Vậy thì, tổ chức công tác văn phòng muốn đạt hiệu quả cao thì cũng phải được chuẩn hóa đồng bộ các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Xúc tiến như: Quy định tổ chức hội nghị, tọa đàm, chương trình xúc tiến đầu tư; công tác lễ tân; quản lý tài sản,…