8. Bố cục luận văn
2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tư
2.2.5. Tổ chức hội họp, sự kiện và lễ tân
Tổ chức hội họp, sự kiện và lễ tân có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư, trong đó nổi bật là tổ chức các sự kiện về đầu tư. Phòng Hành chính - Xúc tiến là đơn vị chuyên về tổ chức hội họp, sự kiện cho Trung tâm. Phòng chịu trách nhiệm đề xuất ý tưởng, xây dựng chương trình, tổ chức thực hiện và phục vụ các hội nghị, cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, chuẩn bị kỹ về nội dung, đảm bảo các yêu cầu về khánh tiết, đón tiếp đại biểu không để xảy ra sơ xuất. Nhân sự làm công tác tổ chức sự kiện chính là Bộ phận Xúc tiến Đầu tư - vừa là đơn vị xây dựng chương trình đồng thời thực hiện luôn công tác phục vụ đảm bảo kịp thời, chu đáo và nhiệt tình, trách nhiệm trong nhiều hoạt động lớn của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư và Ủy ban nhân dân nhân thành phố. Cụ thể:
+ Nhằm cụ thể hóa và triển khai hiệu quả công tác ngoại giao văn hóa của thành phố Hải Phòng; tăng cường sự hiểu biết, tin cậy và gắn kết giữa nhân dân hai nước Việt Nam - Nhật Bản; thúc đẩy mối quan hệ ngoại giao, hợp tác, xúc tiến đầu tư, du lịch giữa thành phố Hải Phòng với các đối tác, địa phương của Nhật Bản, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đã tổ chức thành công: Tọa đàm xúc tiến đầu tư Nhật Bản - Hải Phòng mùa thứ
+ Thực hiện nhiệm vụ xúc tiến đầu tư, hỗ trợ doanh nghiệp triển khai dự án đầu tư vào thành phố, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư phối hợp với Trung tâm Xúc tiến Đầu tư phía Bắc, Công ty Cổ phần Shinec tổ chức Tọa đàm hỗ trợ hoạt động đầu tư, kinh doanh cho doanh nghiệp tại Khu công nghiệp Nam Cầu Kiền, Hội nghị hợp tác xúc tiến đầu tư với Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Bắc.
+ Với quyết tâm cải thiện môi trường đầu tư để thu hút các nhà đầu tư đến với Hải Phòng, thực hiện cam kết đầu tư các dự án tại Hải Phòng, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư tổ chức Hội nghị ký kết biên bản ghi nhớ giữa Công ty Cổ phần Bất động sản Việt Phát, Công ty TNHH AeonMall Việt Nam và Trung tâm Xúc tiến Đầu tư về đầu tư xây dựng Trung tâm thương mại AeonMall tại Hải Phòng.
+ Đồng hành cùng các nhà đầu tư trong thực hiện các thủ tục dự án, hàng năm Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đã tổ chức nhiều Lễ đóng mở thầu cho dự án giải quyết thủ tục tại Trung tâm: Lễ đóng mở thầu dự án Khách sạn 5 sao số 12 Trần Phú quận Ngô Quyền của Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhật Hạ, Lễ đóng mở thầu dự án Khu nhà ở thương mại phường Vĩnh Niệm quận Lê Chân của Công ty Xuất nhập khẩu Việt Phát,… Đối với toàn bộ những sự kiện lớn của thành phố về đầu tư, Phòng Hành chính - Xúc tiến chịu trách nhiệm về nội dung chương trình còn việc phục vụ hội nghị cũng như chuẩn hội trường họp do Bộ phận Lễ tân của Trung tâm Hội nghị thành phố chịu trách nhiệm tiếp đón khách đến tham dự, phục vụ suốt quá trình diễn ra sự kiện như phục vụ tiệc trà, đảm bảo âm thanh, ánh sáng, nhiệt độ điều hòa trong phòng,… Đây là điều rất thuận lợi cho Trung tâm Xúc tiến Đầu tư khi được sử dụng cơ sở vật chất sẵn có và đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp góp phần nâng cao chất lượng tổ chức các sự kiện trong lĩnh vực đầu tư.
Hiện nay, quy trình tổ chức sự kiện ở Trung tâm Xúc tiến Đầu tư chưa được ban hành thành văn bản mà quy trình được thực hiện từ những công việc thực tiễn. Tuy nhiên, tác giả có thể khái quát quy trình tổ chức các sự kiện về đầu tư tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư qua quan sát thực tế như sau:
Bước 1: Ấn định mục tiêu, xây dựng ý tưởng sự kiện
- Sau khi xác định được mục tiêu
- Ấn định mục tiêu là việc làm đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện. Tổ chức sự kiện này nhằm mục đích gì, mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì?
Ví dụ: Đối với tổ chức Tọa đàm hỗ trợ hoạt động đầu tư, kinh doanh cho doanh nghiệp tại Khu công nghiệp Nam Cầu Kiền, Phòng Hành chính - Xúc tiến xác định mục tiêu của Tọa đàm là để hỗ trợ doanh nghiệp triển khai dự án đầu tư vào thành phố.
sẽ là cơ sở định hướng cho việc xây dựng ý tưởng.
Bước 2: Lập kế hoạch cho sự kiện
Phát triển ý tưởng đã có, Phòng Hành chính - Xúc tiến dự thảo kế hoạch gồm các nội dung sau:
- Xác định mục đích, yêu cầu - Xác định cơ quan chỉ đạo
- Các đơn vị thực hiện: Đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp
- Nội dung kế hoạch: Thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện; thành phần đại biểu, khách mời (bao gồm các đại biểu tham dự và báo đài đưa tin); nội dung chương trình (có kịch bản chương trình kèm theo)
- Tổ chức thực hiện: Nêu rõ nhiệm vụ của từng đơn vị (nhiệm vụ của các Sở, ngành, đơn vị nếu có)
- Dự trù kinh phí tổ chức
Bước 3: Xin ý kiến phê duyệt kế hoạch của các cấp lãnh đạo
- Chuyên viên dự thảo kế hoạch tổ chức sự kiện trình Trưởng phòng và Phó Giám đốc Hành chính - Xúc tiến, sau đó trình Giám đốc Trung tâm phê duyệt.
- Nếu là các sự kiện của thành phố, dự thảo kế hoạch của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư tiếp tục trình Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố xem xét, quyết định.
Bước 4: Chuẩn bị cho sự kiện
- Bộ phận Xúc tiến gửi giấy mời và xác báo đại biểu tham dự.
- Bộ phận Hành chính - Quản trị in ấn tài liệu, chuẩn bị các ấn phẩm, máy tính thiết bị để trình chiếu tại sự kiện (nếu có).
- Bộ phận Lễ tân của Trung tâm hội nghị thành phố trang trí, bài trí sân khấu, hội trường, chuẩn bị hoa, tiệc trà trong khi diễn ra sự kiện.
Bước 5: Triển khai sự kiện: Sự kiện được tổ chức theo sự chuẩn bị và những kế hoạch đã được phê duyệt.
Bước 6: Kết thúc sự kiện
Khi kết thúc sự kiện Bộ phận Lễ tân và nhân viên kỹ của Trung tâm hội nghị thành phố thuật dọn dẹp nơi tổ chức sự kiện, thu dọn máy móc, thiết bị. Bộ phận Kế toán tập hợp các chứng từ chuẩn bị cho hội nghị để thanh toán.
Bước 7: Kiểm tra, đánh giá
Đây là công tác được thực hiện sau khi sự kiện kết thúc. Giám đốc Trung tâm Xúc tiến Đầu tư họp với Phòng Hành chính - Xúc tiến tổng kết, đánh giá quá trình tổ chức sự kiện, ghi nhận những kết quả đạt được và nêu những thiếu sót trong các khâu để rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sự kiện về sau.
Bước 8: Truyền thông sau sự kiện
Công tác truyền thông ngay sau sự kiện được giao cho Phó Trưởng phòng Hành chính - Xúc tiến (phụ trách lĩnh vực công nghệ thông tin). Nội dung của truyền thông sau sự kiện thường là các thông tin, bài báo nói về kết quả diễn ra sự kiện đó. Việc tổng kết lại sự kiện và đăng lên trang website chính thức của Trung tâm, đăng lên các báo, không chỉ nêu lên những kết quả đạt được mà còn là một hình thức thông báo cho đối tác về sự kiện đó và đặc biệt là một hình thức truyền thông về hình ảnh của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư một cách rất hiệu quả.
Hình 2.9: Hội nghị hợp tác xúc tiến đầu tƣ và khai trƣơng Website Hppc.gov.vn năm 2017
Hình 2.10. Tọa đàm xúc tiến đầu tƣ Nhật Bản tại Hải Phòng năm 2018
(Nguồn: Bộ phận Hành chính - Quản trị cung cấp)
Ngoài ra các cuộc họp, hội nghị là một trong những hoạt động mang tính thường xuyên và phổ biến tại cơ quan như họp giao ban, họp chuyên môn, họp đột xuất, hội nghị sơ kết và tổng kết,… Bộ phận Hành chính - Quản trị bố trí phòng họp, phối hợp phòng chuyên môn chuẩn bị tài liệu họp, nước uống, máy chiếu,… Tuy không phải những người trực tiếp tham gia cuộc họp nhưng chất lượng cuộc họp phụ thuộc một phần lớn vào công tác chuẩn bị của Bộ phận Hành chính - Quản trị thuộc Phòng Hành chính - Xúc tiến.