8. Bố cục luận văn
2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tư
2.2.2. Tổ chức công tác tham mưu, tổng hợp
Về công tác tham mưu, tổng hợp tại cơ quan đã được Trung tâm Xúc tiến Đầu tư quy định rõ trong Quyết định số 05/QĐ-TTXTĐT ngày 06/01/2017 ban hành Quy chế làm việc tạm thời của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư Hải Phòng (Xem phụ lục 04) và Quyết định số 06/QĐ-TTXTĐT ngày 26/01/2018 ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn các phòng thuộc Trung tâm Xúc tiến Đầu tư Hải Phòng. Trong các quyết định này chỉ rõ tất cả các phòng thuộc Trung tâm đều có chức năng tham mưu cho lãnh đạo cơ quan những mảng công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, phạm vi hoạt động của phòng mình góp phần giúp cho lãnh đạo nắm bắt thông tin và kịp thời đưa ra những quyết định quản lý có tính hiệu quả, khả thi cao vào trong thực tế giúp cho công việc được giải quyết thuận lợi và nhanh chóng hơn. Trong đó, Phòng Hành chính - Xúc tiến là đơn vị thực hiện chức năng tham mưu về việc tổ chức, điều hành công việc chung của cơ quan và tham mưu về lĩnh vực xúc tiến đầu tư.
Thứ nhất, Phòng Hành chính - Xúc tiến thực hiện chức năng tham mưu về việc tổ chức, điều hành công việc chung của cơ quan. Nhiệm vụ này được giao cho Bộ phận thực hiện. Một số nội dung tham mưu được quy định trong Quy chế làm việc của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư. Điều đó đã được thể hiện thông qua những công việc mà phòng đảm nhiệm sau đây:
Xây dựng Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư là một đơn vị hành chính nhà nước nên tiêu chí về tài chính là tiết kiệm trong việc sử dụng ngân sách đồng thời là đơn vị sự nghiệp có thu nên phát huy tối đa chức năng xúc tiến đầu tư nhằm thu hút vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài để đóng góp cho ngân sách thành phố. Các hoạt động trong Chương trình công tác năm hướng tới đối tượng khách hàng là Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng, các Sở ban ngành, các doanh nghiệp trong và ngoài nước, các Tập đoàn kinh tế lớn như: Tập đoàn Sungroup, Tập đoàn FLC, Tập đoàn Vingroup, Công ty CP Him Lam, Công ty Aeon Mall, Tập đoàn Xuân Thành, Tổng công ty Xuân Trường,…và người dân. Quy trình xây dựng Chương trình công tác năm được quy định rõ trong Quy chế làm việc của Trung tâm, chậm nhất vào ngày 10 tháng 11 hàng năm 04 phòng chuyên môn gửi Phòng Hành chính - Xúc tiến chương trình công tác trên cơ sở kết
hợp giữa ý kiến của Phó Giám đốc phụ trách với sự chủ động đề xuất của các phòng. Xây dựng chương trình công tác năm phải đảm bảo rõ định tính, định lượng, kinh phí, thời gian thực hiện, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp. Phòng Hành chính - Xúc tiến tổng hợp, xây dựng dự thảo chương trình công tác của Trung tâm và gửi lại cho các phòng tham gia ý kiến. Trong vòng 02 ngày làm việc, kể từ khi nhận được dự thảo chương trình các phòng phải có ý kiến chính thức bằng văn bản phản hồi để hoàn chỉnh và trình Giám đốc Trung tâm ký duyệt. Giám đốc Trung tâm thông qua Chương trình công tác năm được gửi tới các Phó Giám đốc và các phòng để biết và thực hiện. Thực hiện Chương trình công tác năm hướng tới đơn giản hóa các thủ tục hành chính, đảm bảo mục tiêu 3 giảm: giảm hồ sơ giấy tờ, giảm thời gian thực hiện và chi phí phát sinh do đi lại, hoàn thiện hồ sơ thuộc các lĩnh vực: Cấp giấy chứng nhận đầu tư, đánh giá tác động môi trường dự án và cấp giấy phép xây dựng. Cập nhật, công bố công khai, minh bạch theo quy định về hồ sơ, quy trình giải quyết các thủ tục hành chính này. Trên cơ sở Chương trình công tác năm Phòng Hành chính - Xúc tiến xây dựng Chương trình công tác tuần, tháng, quý. Trước ngày 20 hàng tháng và ngày 20 của tháng cuối quý các phòng phải rà soát các vấn đề cần trình Giám đốc Trung tâm vào tháng, quý tiếp theo đã có trong Chương trình công tác năm và bổ sung những vấn đề mới phát sinh để xây dựng Chương trình công tác tháng, quý. Đối với Chương trình công tác tuần, trước 14h chiều thứ 6 hàng tuần, các Phó Giám đốc và các phòng đăng ký lịch làm việc tuần tiếp theo qua Phòng Hành chính - Xúc tiến để tổng hợp trình Giám đốc duyệt; khi có thay đổi chương trình, lịch công tác Phòng Hành chính - Xúc tiến đầu tư kịp thời thông tin cho các phòng và đối tượng liên quan biết để thực hiện.
Tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy định, quy chế làm việc cho cơ quan. Ngay từ khi thành lập và đi vào hoạt động việc đầu tiên là xây dựng các nội quy, quy định, quy chế làm việc cho cơ quan để tham mưu cho Giám đốc Trung tâm ban hành văn bản chính thức:
STT THỜI GIAN BAN HÀNH
TÊN VĂN BẢN
1 18/10/2016
Quyết định số 25/QĐ-TTXTĐT về việc ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng
2 2016
Dự thảo Quyết định ban hành Quy chế phối hợp thực hiện giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư (Dự thảo đang xin ý kiến UBND thành phố, các Sở ngành liên quan trên địa bàn thành phố)
3 06/01/2017
Quyết định số 05/QĐ-TTXTĐT về việc ban hành Quy chế làm việc tạm thời của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng
4 09/01/2017
Quyết định số 07/QĐ-TTXTĐT ban hành Quy chế nâng bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước thời hạn đối với công chức, viên chức và người lao động
5 20/01/2017
Quyết định số 24/QĐ-TTXTĐT ban hành Quy chế về việc quản lý, vận hành và khai thác Cổng thông tin điện tử Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng
6 20/1/2017
Quyết định số 27/QĐ-TTXTĐT ban nhành Quy chế chi trả nhuận bút, thù lao đối với các tác phẩm được đăng trên Cổng thông tin điện tử Xúc tiến Đầu tư, Thương mại, Du lịch thành phố Hải Phòng (hppc.gov.vn)
6 09/02/2017
Quyết định số 30/QĐ-TTXTĐT ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng
7 21/7/2017
Thông báo nội bộ về việc chấp hành kỷ luật, kỷ cương công vụ tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng
8 26/01//2018
Quyết định số 06/QĐ-TTXTĐT ban hành Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn các phòng thuộc Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng 9 28/5/2018
Quyết định số 53/QĐ-TTXTĐT ban hành Quy chế cung cấp thông tin cho công dân của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng
10 11/01/2019
Thông báo số 10/TB-TTXTĐT về phân công công tác của Lãnh đạo Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng
Bảng 2.3: Bảng tổng hợp các quy định, quy chế làm việc
(Nguồn: Khảo sát thực tế)
Đồng thời với việc tham mưu xây dựng quy chế, nội quy làm việc của cơ quan, Phòng Hành chính - Xúc tiến tiếp tục xây dựng và ban hành các nội quy hoạt động và điều hành của nội bộ phòng để áp dụng cho các cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của phòng thực hiện cũng như gửi tới các đơn vị có liên quan để biết và phối hợp cùng thực hiện như: Nội quy cơ quan, hàng loạt các thông báo nội bộ về công tác văn phòng (quy định về ký nháy văn bản, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, sử dụng Phần mềm Văn phòng điện tử, quy định giờ làm việc,…). Các quy định, quy chế, nội quy và các văn bản nội bộ về công tác văn phòng đã tạo cơ sở pháp lý để lãnh đạo Trung tâm điều hành hoạt động chung của cơ quan.
Ngoài ra, Phòng Hành chính - Xúc tiến tham mưu một số lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ như tổ chức cán bộ, thi đua khen thưởng, an ninh trật tự,... Công tác tổ chức cán bộ luôn được Đảng ủy, Ban Giám đốc Trung tâm coi là nhiệm vụ trọng tâm, được quan tâm, chỉ đạo thường xuyên. Do đó, công tác tổ chức cán bộ tại Phòng Hành chính - Xúc tiến đã được tổ chức thực hiện có hiệu quả góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao trên mọi lĩnh vực. Phòng tham mưu tiến hành xây dựng, kiện toàn bộ máy tinh gọn, sắp xếp hợp lý, xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, thuận tiện công tác quản lý, điều hành cơ quan. Xây dựng đề án vị trí việc làm nhằm xác định công việc, nhiệm vụ gắn với chức danh để bố trí công chức từ đó việc tuyển dụng, sắp xếp, sử dụng, xác định nhu cầu đào tạo và bồi dưỡng có hiệu quả. Tham mưu các đề án nhân sự ban chấp hành Công đoàn, Ủy ban Kiểm tra công đoàn cơ quan, chú trọng việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho đảng viên, công
chức, viên chức cơ quan. Cử nhiều cán bộ, đảng viên dự các khóa đào tạo về lý luận chính trị và bồi dưỡng nghiệp vụ đảng viên, tạo điều kiện về thời gian, kinh phí để công chức, viên chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng ngắn và trung hạn về các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ cần thiết để phục vụ trực tiếp các công việc chuyên môn tại cơ quan. Tham mưu thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với công chức, viên chức và người lao động. Phòng đã phát động nhiều phong trào thi đua sâu rộng, động viên cán bộ công chức khắc phục khó khăn, phấn đấu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Phòng đã triển khai đăng ký danh hiệu thi đua khen thưởng, trong đó năm 2018 đã vinh dự nhận Cờ thi đua của Chính Phủ cho tập thể Trung tâm Xúc tiến Đầu tư, tổ chức Đảng đạt danh hiệu “Trong sạch vững mạnh”, công tác Đoàn đạt danh hiệu “Công đoàn cơ sở vững mạnh”, Đoàn Thanh niên đạt danh hiệu “Chi đoàn cơ sở vững mạnh”. Phòng Hành chính - Xúc tiến trực tiếp tham mưu, tổ chức công tác bảo vệ thường trực, kiểm tra giám sát người, phương tiện ra vào, kiểm tra an ninh trật tự. Tuyên truyền, yêu cầu đảng viên, cán bộ, công chức, viên chức nâng cao ý thức trách nhiệm, tích cực tham gia phong trào toàn dân bảo vệ an ninh tổ quốc, phong trào toàn dân bảo vệ an ninh trong tình hình mới.
Thứ hai, Phòng Hành chính - Xúc tiến thực hiện chức năng tham mưu về lĩnh vực xúc tiến đầu tư. Nhiệm vụ này do Bộ phận Xúc tiến thực hiện. Điều đó đã được thể hiện thông qua những công việc mà phòng đảm nhiệm sau đây:
Xây dựng Chiến lược thu hút vốn FDI của thành phố Hải Phòng giai đoạn 2016-2020. Thực hiện chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành phố, Bộ phận Xúc tiến đầu tư thuộc Phòng Hành chính - Xúc tiến đã xây dựng Dự thảo Chiến lược thu hút vốn FDI của thành phố Hải Phòng giai đoạn 2016-2020. Dự thảo bám sát mục tiêu theo tinh thần Nghị quyết số 20/2015/NQ-HĐND ngày 18/12/2015 của Hội đồng nhân dân thành phố về Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh thành phố 5 năm (2016-2020), chiến lược thu hút vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài của thành phố hướng tới mục tiêu: “Phát huy hiệu quả các tiềm năng, lợi thế, đổi mới mô hình tăng trưởng, cơ cấu lại nền kinh tế, nâng cao sức mạnh thu hút đầu tư, công nghiệp hóa, hiện đại hóa sự phát triển nhanh, đột phá để xây dựng Hải Phòng trở thành trung tâm dịch vụ, công nghiệp lớn có sức cạnh tranh cao; là trọng điểm phát triển kinh tế biển của cả nước; trung tâm giáo dục, đào tạo, y tế và khoa học - công nghệ của vùng
Duyên hải Bắc Bộ; là đầu mối giao thông quan trọng của cả nước, cửa chính ra biển của các địa phương phía Bắc; đời sống vật chất và tinh thần của người dân không ngừng nâng cao; một pháo đài bất khả xâm phạm về quốc phòng - an ninh; hướng tới xây dựng Hải Phòng trở thành thành phố Cảng xanh, văn minh, hiện đại” [20,1]. Nội dung Dự thảo tập trung vào 3 giải pháp thực hiện lớn là về cải cách thủ tục hành chính, về xây dựng và phát triển cơ sở hạ tầng, về xúc tiến đầu tư.
Xây dựng Kế hoạch Xúc tiến đầu tư của thành phố Hải Phòng giai đoạn 2016- 2020, thu hút vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài là một trong những điểm sáng của nền kinh tế thành phố. Giai đoạn 2011-2015 đã thu hút FDI với lượng vốn thu hút đạt gần 7 tỉ USD [31,1]. Kế hoạch xúc tiến đầu tư giai đoạn 2016-2020 thành phố (Trung tâm) tiếp tục xác định nguồn vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài giữ vai trò quan trọng để thúc đẩy tái cấu trúc kinh tế, đổi mới mô hình tăng trưởng thành phố theo hướng thành phố Cảng xanh, phát triển bền vững. Chương trình Xúc tiến đầu tư hướng tới khách hàng là Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Uỷ ban nhân dân thành phố, các Tập đoàn xuyên quốc gia từ Nhật Bản, Hàn Quốc, EU,.. các Tập đoàn kinh tế lớn như: Tập đoàn Sungroup, Tập đoàn FLC, Tập đoàn Vingroup, Tập đoàn Xuân Thành, Tổng công ty Xuân Trường,…Trung tâm sẽ tập trung nghiên cứu thị trường, xu hướng và đối tác đầu tư, phối hợp với một số tổ chức quốc tế như Jica, Jetro, Amcham, Japan Desk và các sở ban ngành, đơn vị liên quan… để xây dựng chương trình xúc tiến đầu tư chi tiết. Xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ hoạt động xúc tiến đầu tư. Xây dựng Danh mục dự án kêu gọi đầu tư. Coi trọng xúc tiến đầu tư tại chỗ thông qua chăm sóc, hỗ trợ các nhà đầu tư hiện đang hoạt động trong các khu công nghiệp, khu kinh tế thành phố nói riêng và trên địa bàn thành phố nói chung.
Dự thảo Chiến lược thu hút vốn FDI của thành phố Hải Phòng giai đoạn 2016- 2020 và Kế hoạch Xúc tiến đầu tư của thành phố Hải Phòng giai đoạn 2016-2020 được gửi xin ý kiến đóng góp của các sở, ban, ngành liên quan. Trên cơ sở đó, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đã tiếp thu, hoàn thiện trình Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, ban hành.
Xây dựng Chương trình Xúc tiến đầu tư của thành phố Hải Phòng hàng năm. Thực hiện chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành phố, hướng dẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và trên cơ sở Kế hoạch Xúc tiến đầu tư giai đoạn 2016-2020, Bộ phận Xúc tiến Đầu tư thuộc Phòng Hành chính - Xúc tiến xây dựng Dự thảo Chương trình Xúc tiến
đầu tư cho từng năm. Dự thảo Chương trình Xúc tiến đầu tư năm của thành phố được gửi xin ý kiến đóng góp của các sở, ban, ngành liên quan. Trên cơ sở đó, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đã tiếp thu, hoàn thiện dự thảo trình Ủy ban nhân dân thành phố để xin ý kiến Bộ Kế hoạch và Đầu tư trước khi hoàn thiện, ban hành. Nếu như Chương trình công tác năm được cụ thể bằng Chương trình công tác tuần, tháng, quý thì Chương trình Xúc tiến đầu tư năm được cụ thể hóa bằng việc xây dựng hàng loạt các Kế hoạch cụ thể như: Hội nghị hợp tác xúc tiến đầu tư với Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Bắc, Tọa đàm hỗ trợ hoạt động đầu tư, kinh doanh cho doanh nghiệp tại Khu công nghiệp Nam Cầu Kiền, Hội nghị tư vấn xúc tiến cho các đối tượng là thành viên của Sàn Giao dịch thiết bị và công nghệ, Tọa đàm Xúc tiến đầu tư, du lịch Nhật Bản - Hải Phòng,…; Xây dựng Danh mục dự án kêu gọi đầu tư vào Hải Phòng, liên tục rà