8. Bố cục luận văn
2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tư
2.2.3. Tổ chức hoạt động đối nội, đối ngoại và truyền thông
Tổ chức hoạt động đối nội, đối ngoại và truyền thông là một trong những chức năng, nhiệm vụ quan trọng nhất của Phòng Hành chính - Xúc tiến. Trung tâm Xúc tiến Đầu tư với vai trò là cầu nối giữa các nhà đầu tư trong và ngoài nước với thành phố vì vậy Phòng Hành chính - Xúc tiến đã và đang tham mưu về công tác đối nội, đối ngoại và truyền thông cho Ban Giám đốc Trung tâm một cách có hiệu quả.
Tổ chức công tác đối nội hướng tới những người làm việc tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố, không chỉ bao gồm Ban Giám đốc, toàn bộ công chức viên chức Trung tâm mà còn gồm cả đội ngũ bảo vệ, vệ sinh môi trường và lao công của cơ quan. Ở đây tồn tại 2 mối quan hệ: Mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên trong chỉ đạo, điều hành công việc; mối quan hệ giữa nhân viên và nhân viên trong phối hợp giải quyết công việc. Ngoài công việc, các hoạt động đối nội được triển khai trên cơ sở
khối đoàn kết thống nhất, tình cảm gắn bó của các mối quan hệ tạo nên môi trường văn hóa của cơ quan. Môi trường đó đã khuyến khích sự cống hiến tài năng, xây dựng nhân cách, tạo động lực cho tập thể công chức, viên chức Trung tâm làm việc tích cực, đóng góp quyền lợi cho tập thể. Động lực làm việc có ảnh hưởng quan trọng đến hiệu quả làm việc của tổ chức hành chính nên tạo động lực làm việc luôn được quan tâm ở bất cứ tổ chức nào. Đây được coi là một trong những chức năng quan trọng của nhà quản trị. Điều này luôn đúng ở bất cứ tổ chức nào, nhưng đối với cơ quan nhà nước điều này quan trọng hơn, bởi vì nếu cán bộ công chức, viên chức không được tạo động lực để làm việc sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của cơ quan nhà nước và có tác động không tốt đến xã hội, đến công dân - đối tượng phục vụ của các cơ quan nhà nước. Cơ quan nhà nước là những tổ chức do nhà nước thành lập để thực thi quyền lực nhà nước, hoạt động mang tính phục vụ công với nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước. Nếu thiếu tạo động lực làm việc, quyền lực và pháp luật của nhà nước có thể bị vi phạm, cơ quan nhà nước hoạt động không những không hiệu quả, gây lãng phí lớn cả về tài lực lẫn vật lực mà còn giảm niềm tin của nhân dân vào nhà nước. Trung tâm rất quan tâm đến xây dựng đội ngũ cán bộ công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, có bản lĩnh chính trị vững vàng, có năng lực và tính chuyên nghiệp cao (100% công chức, viên chức tốt nghiệp đại học chính quy, 83% có trình độ trên đại học)2
. Một mặt, tạo điều kiện để các công chức, viên chức tiếp tục theo học các khóa đào tạo đang thực hiện; mặt khác, tiếp tục cử nhiều công chức, viên chức tham gia các khóa tập huấn ngắn hạn, trung hạn về các lĩnh vực chuyên môn liên quan. Song song với việc quan tâm đến chế độ khuyến khích, đãi ngộ hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi để cán bộ công chức, viên chức yên tâm công tác, cống hiến như đề xuất để được thành phố cho phép áp dụng cơ chế đặc thù về tài chính nhằm cải thiện thu nhập, giữ nguyên biên chế công chức đối với 22 công chức từ các Sở ngành được điều động về và chuyển ngạch viên chức sang công chức cho 5 viên chức của Trung tâm. Bên cạnh đó, Công đoàn thể hiện đúng vai trò là tổ chức đại diện cho cán bộ công chức, viên chức; thường xuyên quan tâm chăm lo, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng cho người lao động; phát động phong trào thể dục thể thao như bóng đá, bóng bàn…tạo không khí vui tươi, phấn khởi và gắn kết nội bộ Trung tâm. Với đội ngũ trẻ có độ tuổi trung bình
2 Báo cáo số 258/BC-TTXTĐT ngày 29/12/2017 của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng tổng kết công tác năm 2017, phương phướng, nhiệm vụ năm 2018, tr8
35 tuổi là một lợi thế rất lớn bởi đây được coi là độ tuổi vàng, họ có sức khỏe tốt, có kinh nghiệm, nhiệt tình, không ngại tiếp cận những phương pháp làm việc mới.
Tổ chức công tác đối ngoại và truyền thông chính là thực hiện 2 nhiệm vụ lớn gồm xây dựng các mối quan hệ đối tác hiệu quả và quảng bá đầu tư. Nhiệm vụ này do Bộ phận Xúc tiến Đầu tư thực hiện. Hiện nay, Trung tâm chưa có văn bản quy định về lĩnh vực này mà thực tế gồm các hoạt động cụ thể như sau:
Thứ nhất, xây dựng các mối quan hệ đối tác hiệu quả. Xây dựng mối quan hệ đối tác là hoạt động không thể thiếu trong hoạt động thu hút vốn đầu tư bởi đây là hoạt động đòi hỏi sự hợp tác của rất nhiều cơ quan, tổ chức, giúp cho hoạt động đầu tư diễn ra một cách nhanh chóng, đồng bộ đồng thời tiết kiệm được chi phí, nâng cao hiệu quả của hoạt động.
Trung tâm Xúc tiến đầu tư có mối quan hệ hợp tác hiệu quả với Bộ Kế hoạch và Đầu tư trong việc chỉ đạo, hướng dẫn các vấn đề về đầu tư thuộc thẩm quyền của Bộ quyết định. Mối quan hệ với Thành ủy, các Ban trực thuộc Thành ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện chế độ báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo và đề xuất các vấn đề về công tác đầu tư, những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, công chức, viên chức và người lao động. Các sở ngành, ủy ban nhân dân quận, huyện trên địa bàn thành phố là mối quan hệ phối hợp thực hiện những vấn đề liên quan đến nhiệm vụ được thành phố giao. Ngoài ra, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đã, đang và sẽ tiếp tục duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài và bền vững với các cơ quan thực hiện hoạt động thu hút vốn đầu tư trên các địa phương cả nước và các bộ, sở, ban ngành có liên quan trên địa bàn Hải Phòng cũng như khắp cả nước.
Tham gia các đoàn tiếp xúc, làm việc của lãnh đạo thành phố với các đối tác trong và ngoài nước; phục vụ Uỷ ban nhân dân thành phố tiếp và làm việc với các đoàn công tác nước ngoài đến tìm hiểu môi trường đầu tư, kinh doanh của thành phố như: Tập đoàn Route Inn (Nhật Bản); Tập đoàn CapitaLand (Singapore); Hiệp hội đổi mới công nghệ Hàn Quốc tại thành phố Suwon; đoàn công tác của Vùng lãnh thổ Bắc Úc; đoàn công tác của Thủ tướng Chính phủ kiêm Bộ trưởng Ngoại giao và Di sản vật thể vùng Flanders, Vương quốc Bỉ; đoàn công tác của Đại sứ Hàn Quốc tại Việt Nam; các nhà đầu tư đến từ Singapore, châu Âu và Mỹ…; tăng cường quảng bá, giới thiệu hình ảnh, cung cấp thông tin cho doanh nghiệp nước ngoài tại Lễ hội Hoa Phượng Đỏ - Hải Phòng. (Xem Phụ lục 05)
Chủ động liên hệ, làm việc với các đối tác tiềm năng trong các lĩnh vực mà thành phố khuyến khích kêu gọi đầu tư; tham dự tọa đàm “Gặp gỡ Canada’’, tham dự và giới thiệu về môi trường đầu tư của thành phố tại “Hội nghị Thượng đỉnh kinh doanh GMS 6 và Diễn đàn Thượng đỉnh kinh doanh GMS”, “Hội nghị doanh nghiệp các tỉnh, thành phố khu vực Duyên hải phía Bắc năm 2018 tại thành phố Hải Phòng”, Hội nghị xúc tiến đầu tư tại Thái Nguyên, Cần Thơ, Quảng Bình.
Ký kết biên bản ghi nhớ về hợp tác xúc tiến đầu tư với một số tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp trong nước và quốc tế; duy trì mối quan hệ với đại diện các Hiệp hội doanh nghiệp và các Tập đoàn, công ty lớn đặt tại Hải Phòng, với đại sứ quán của các nước có mối quan hệ hợp tác với thành phố; các đại sứ quán, lãnh sự quán của Việt Nam tại nước ngoài.
Thứ hai, tăng cường quảng bá đầu tư thông qua hàng loạt các hoạt động như xuất bản ấn phẩm, đăng tin bài trên trang website, tổ chức hội nghị xúc tiến đầu tư, tham gia các gian hàng thương mại, hợp tác với các cơ quan thông tấn báo chí,…
Xuất bản ấn phẩm là một trong những hình thức truyền tải thông tin đến công chúng. Xuất bản ấn phẩm cung cấp miễn phí giới thiệu về Hải Phòng nói chung và các Khu công nghiệp, Khu kinh tế Hải Phòng cũng như các cơ hội đầu tư tiềm năng của thành phố, các cuốn cẩm nang hướng dẫn đầu tư để giới thiệu, quảng bá với các nhà đầu tư nước ngoài. Bộ sách gồm: Hải Phòng điểm đến của nhà đầu tư; Cơ hội đầu tư tại Khu kinh tế, các khu công nghiệp Hải Phòng; Cẩm nang thực hiện thủ tục đầu tư Dự án nông nghiệp ứng dụng công nghệ cao; Danh mục các ngành, nghề và dự án khuyến khích đầu tư tại Hải Phòng với 5 thứ tiếng: tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Nhật, tiếng Trung và tiếng Hàn là những đối tác chủ yếu của thành phố. Những ấn phẩm này có thể giúp làm rõ mục tiêu của Trung tâm, phương châm hành động, niềm tin và giá trị chủ đạo, triết lý quản lý, thái độ đối với người dân và nhà đầu tư.
Hình 2.4: Một số hình ảnh về bộ sách của Trung tâm Xúc tiến Đầu tƣ
(Nguồn: Khảo sát thực tế)
Bộ sách được sử dụng tại các hội nghị, cuộc họp, tiếp xã giao giữa thành phố và các nhà đầu tư, đoàn công tác trong và ngoài nước. Bộ phận Xúc tiến thường xuyên cập nhật, bổ sung, chỉnh sửa bộ sách theo năm để đảm bảo thông tin luôn mới và đầy đủ phục vụ hoạt động xúc tiến đầu tư. Cùng với bộ sách Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố lựa chọn chiếc USB làm quà tặng cho các nhà đầu tư vì đó là thiết bị vừa để
lưu trữ thông tin đồng thời là thiết bị truyền tải thông tin, trong USB chứa đựng thông tin giới thiệu về mô hình “Một cửa về đầu tư cấp thành phố - Trung tâm Xúc tiến đầu tư” và giới thiệu về môi trường đầu tư kinh doanh tại Hải Phòng cũng như tiềm năng và thế mạnh của thành phố. Đây là những thông tin hữu ích cho nhà đầu tư.
Hình 2.6: Hình ảnh USB tài liệu của Trung tâm Xúc tiến Đầu tƣ
(Nguồn: Khảo sát thực tế)
Trong những năm gần đây, việc ứng dụng internet nói chung và sự phát triển nở rộ của mạng xã hội nói riêng đã tạo những biến chuyển mạnh mẽ trong phương thức truyền thông tại Việt Nam. Đăng tải thông tin trên website trở thành một hình thức phổ biến với bất kỳ tổ chức nào. Cung cấp thông tin trên website giúp Trung tâm Xúc tiến Đầu tư có thể truyền tải nhiều thông tin đến rộng rãi bạn đọc hơn một cách nhanh chóng. Nếu như ấn phẩm, báo in bị giới hạn bởi khu vực hành chính, đối tượng tiếp cận thì website có thể cung cấp thông tin ở bất cứ mọi nơi có kết nối Internet và bất cứ lúc nào. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ , Phòng Hành chính - Xúc tiến tham mưu thành lập Tổ công tác có trách nhiệm xây dựng hệ thống Cổng Thông tin điện tử Trung tâm Xúc tiến Đầu tư từ các ý tưởng ban đầu đến khi hoàn thiện đưa vào hoạt động. Ngày 18/4/2017, Trung tâm đã khai trương trang website: hppc.gov.vn và chính thức đi vào hoạt động. Căn cứ tình hình hoạt động thực tiễn trong công tác khai thác, vận hành Cổng Thông tin
điện tử, Phòng Hành chính - Xúc tiến tiếp tục tham mưu Quy chế quản lý, vận hành và khai thác; thành lập Ban biên tập và Tổ quản trị làm cơ sở thực hiện cũng như quản lý, vận hành và khai thác Cổng Thông tin điện tử. Thường xuyên cập nhật các thông tin trên cổng Thông tin điện tử của Trung tâm, cung cấp kịp thời dữ liệu về kinh tế - xã hội, tiềm năng, thế mạnh và chính sách của thành phố; quảng bá, giới thiệu hình ảnh thành phố tới các doanh nghiệp trong và ngoài nước nhằm thu hút đầu tư vào thành phố. Trang website đang ngày càng được hoàn thiện với thiết kế, giao diện đẹp mắt, đơn giản phù hợp cho việc tra cứu thông tin. Trang website của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư được thiết kế theo 2 ngôn ngữ tiếng Anh và tiếng Việt, điều này là một lợi thế giúp bạn đọc trong và ngoài nước có thể nắm bắt thông tin của Trung tâm. Đây chính là một trong những hình thức truyền thông hiệu quả nhất của Trung tâm. Mặc dù mới chỉ đi vào hoạt động được hơn 2 năm nhưng Cổng Thông tin điện tử của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đã vươn lên dẫn đầu về số lượng bài viết, số lượt truy cập, lượng thông tin cập nhật so với hệ thống Cổng Thông tin điện tử của 17 sở, ban, ngành trên địa bàn thành phố. Đến nay, Cổng Thông tin đã thu hút được 341.000 lượt truy cập trong đó 12.400 lượt là người nước ngoài, điều đó chứng tỏ không chỉ trong nước và các nước bạn cũng đặc biệt quan tâm về lĩnh vực đầu tư qua website của Trung tâm3.
Hình 2.6: Giao diện Cổng thông tin điện tử chính thức của Trung tâm Xúc tiến Đầu tƣ
(Nguồn: hppc.gov.vn)
Chủ trì tổ chức thành công Lễ ký kết Biên bản ghi nhớ giữa Công ty TNHH Aeon Mall Việt Nam, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Xuất nhập khẩu Việt Phát và Trung tâm Xúc tiến Đầu tư, Thương mại, Du lịch thành phố; các Hội nghị Xúc tiến đầu tư tại Hải Phòng: Tọa đàm xúc tiến đầu tư, du lịch Nhật Bản năm 2017 và năm 2018; Hội nghị hợp tác xúc tiến đầu tư với Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Bắc và các doanh nghiệp kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp trên địa bàn thành phố ngày
29/8/2017 và Hội nghị Tư vấn Xúc tiến Đầu tư ngày 27/9/2017. Chủ trì tham gia gian hàng “Đầu tư và phát triển công nghiệp Việt Nam” của thành phố Hải Phòng tại Hội chợ Thương mại quốc tế Việt Nam lần thứ 29 - Việt Nam Expo 2019 tại Hà Nội và gian hàng của thành phố tại Hội nghị triển lãm 30 năm thu hút FDI do Bộ Kế hoạch và Đầu tư tổ chức. Có thể nói, việc tổ chức các cuộc triển lãm, hội thảo về đầu tư tại Hải Phòng, tại các địa phương trong và ngoài nước cũng là hoạt động tốt để nâng cao hình ảnh các Khu công nghiệp, Khu kinh tế Hải Phòng để các nhà đầu tư hiểu rõ hơn về môi trường đầu tư.
Hợp tác với các cơ quan thông tấn báo chí Trung ương và địa phương để liên tục cập nhật những thông tin thời sự mới nhất về tình hình đầu tư, hoạt động của doanh nghiệp. Các phóng sự, bài báo về mô hình hoạt động của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố và tiềm năng, lợi thế của các Khu công nghiệp, Khu kinh tế Hải Phòng cũng góp phần cải thiện hình ảnh của thành phố. Tăng cường hợp tác, thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các tờ báo như báo Hải Phòng, báo Đầu tư, báo Công Thương, báo Diễn đàn doanh nghiệp...
Ngoài ra, công tác truyền thông còn thể hiện qua logo và slogan của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư.
Hình 2.7: Hình ảnh logo và slogan của Trung tâm Xúc tiến Đầu tƣ
(Nguồn: hppc.gov.vn)
Chữ HPPC là tên viết tắt tiếng Anh của Trung tâm - Hai Phong Promotion Center. LogoTrung tâm được thiết kế với màu xanh lam có đường nét đơn giản và hiện đại. Màu sắc chính là ấn tượng đầu tiên và là yếu tố tác động lên mặt cảm xúc, thị giác và gợi trí nhớ của các nhà đầu tư với Trung tâm nói riêng và thành phố Hải Phòng nói chung. Màu xanh thể hiện sự trẻ trung, năng động, hiện đại, sự tin cậy. Đây là màu xanh của nước biển và bầu trời nên rất được ưa chuộng vì sự trong sáng và tươi mát. Thông điệp chính mang đến cho các nhà đầu tư thông qua gam màu xanh lam của logo