8. Bố cục luận văn
3.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác văn phòng
* Đối với Nhà nước, Bộ Nội vụ và các cơ quan Trung ương có thẩm quyền
Văn bản quản lý là công cụ không thể thiếu trong quá trình quản lý và thực hiện công tác văn phòng từ Trung ương đến địa phương. Công tác văn phòng sẽ được tổ chức và thực hiện một cách khoa học và hiệu quả nếu được căn cứ vào một hệ thống văn bản quản lý và hướng dẫn hoàn thiện, tức là đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, đầy đủ và đồng bộ. Từ thực trạng hệ thống văn bản quản lý và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn phòng hiện nay: hệ thống văn bản của Trung ương và các cơ quan có thẩm quyền về công tác văn phòng còn mỏng, chưa bao trùm hết các nội dung, quy trình thực hiện các công việc văn phòng. Trong thời gian tới, để nâng cao hiệu quả
công tác văn phòng chúng ta cần hoàn thiện hệ thống văn bản này theo hướng: xây dựng những quy định còn thiếu; bổ sung, sửa đổi những văn bản đã ban hành không còn phù hợp với hiện tại; cập nhật tình hình thực tế xây dựng các văn bản quy định cho nhóm các cơ quan, tổ chức đặc thù đáp ứng yêu cầu hoạt động của các cơ quan nhà nước hiện nay. Cụ thể như sau:
Như đã trình bày ở Chương 1, văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ chiếm số lượng nhiều nhất, bên cạnh đó là các quy định về đối nội, đối ngoại, văn hóa công sở, xây dựng công sở, hậu cần và một số rất ít về tổ chức bộ máy. Hiện chưa có văn bản nào quy định riêng về công tác tham mưu, tổng hợp. Chức năng tham mưu, tổng hợp thông thường được quy định tại Quy chế làm việc và Quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc của cơ quan, tổ chức. Trong Quy định chức năng nhiệm vụ cũng chỉ là liệt kê nội dung tham mưu, các nhiệm vụ tham mưu chứ chưa quy định được đầy đủ về công tác tham mưu. Trong khi chức năng tham mưu, tổng hợp là chức năng cơ bản, truyền thống, là một trong những chức năng quan trọng nhất và hơn nữa là yếu tố nâng vị thế của văn phòng trong cơ quan, tổ chức. Vì vậy, chưa có quy định về công tác tham mưu, tổng hợp đồng nghĩa không có căn cứ chặt chẽ cho văn phòng làm việc cũng như không có những chế tài bắt buộc cho văn phòng trong quá trình hoạt động của mình. Thêm vào đó, xu thế toàn cầu hóa, hội nhập và phát triển kinh tế quốc tế để đáp ứng được yêu cầu trong giai đoạn đổi mới, công tác tham mưu, tổng hợp cần được đổi mới thích ứng kịp thời, bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, làm tốt vai trò cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ có hiệu quả nhiệm vụ chính trị, văn hóa, xã hội. Xuất phát từ tình hình thực tiễn trên Chính phủ và các Bộ ngành liên quan cần quy định về quy chế công tác tham mưu, tổng hợp làm cơ sở cho các cơ quan, tổ chức từ Trung ương đến địa phương có cơ sở thực hiện. Ngoài xây dựng quy chế tham mưu, tổng hợp còn xây dựng kế hoạch công tác tham mưu, tổng hợp hàng năm để tổ chức thực hiện có trọng tâm, trọng điểm tại văn phòng của các cơ quan, tổ chức.
Xây dựng quy chế văn hóa công sở giúp cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nghiêm túc hơn hiện tại. Khi chưa có quy định cụ thể sẽ xảy ra trường hợp làm việc, trang phục, ứng xử nơi công sở,…tùy tiện, không đúng chuẩn mực. Môi trường văn hóa công sở tốt đẹp tăng tính đoàn kết, tạo niềm tin của cán bộ, công chức, viên chức với cơ quan, với nhân dân góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Tính tự giác của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc sẽ đưa cơ quan, tổ chức phát triển vượt lên so với cơ quan khác. Văn hóa công sở còn có vai trò to lớn trong việc xây dựng nề nếp làm việc khoa học, kỷ cương và dân chủ, đòi hỏi các thành viên trong cơ quan, tổ chức phải quan tâm đến hiệu quả công việc chung của cơ quan, giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức tự nhìn lại, đánh giá mình. Bên cạnh đó yếu tố văn hóa còn giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải tôn trọng kỷ luật, danh dự của cơ quan, quan hệ thân ái, đoàn kết, hợp tác vì sự nghiệp chung. Hiện nay, các cơ quan, tổ chức đang lấy Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg làm cơ sở thực hiện và căn cứ để ban hành quy chế văn hóa công sở của mình. Tuy nhiên theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg, văn hóa công sở trong cơ quan hành chính Nhà nước chỉ giới hạn trong các quy định về trang phục, giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ, bài trí công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước. Nhưng, trong thực tế, khái niệm Văn hóa công sở không chỉ là những biểu hiện bên ngoài công sở mà văn hóa công sở phải chứa đựng những giá trị cốt lõi công sở hướng đến ở hiện tại và tương lai như đã trình bày ở trên. Vì vậy, Thủ tướng Chính phủ cần ban hành bổ sung nội dung này trong quy chế văn hóa công sở để các cơ quan, tổ chức có cơ sở xây dựng quy chế văn hóa công sở đầy đủ và hoàn thiện.
Bên cạnh đó, Bộ Nội vụ phối hợp với các Bộ, ngành để quy định rõ những vấn đề về công tác văn phòng có nội dung liên quan tới các lĩnh vực Bộ, ngành đang phụ trách. Ví dụ như Bộ Nội vụ phối hợp với Bộ Xây dựng trong việc quy định xây dựng, quản lý trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức. Hay Bộ Nội vụ phối hợp với Bộ Thông tin và Truyền thông quy định thống nhất sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử có đầy đủ các chức năng theo quy định cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, đảm bảo tài liệu điện tử phải được quản lý theo chu trình khép kín ngay từ khi hình thành đến khi được lưu trữ và khai thác sử dụng.
Mặt khác, trong quá trình tham mưu cho Thủ tướng Chính phủ thành lập các cơ quan mới trên phạm vi toàn quốc đặc biệt là các cơ quan có cơ cấu tổ chức đặc thù thì đồng thời Bộ Nội vụ có hệ thống văn bản quy định hoạt động riêng. Trong đó có quy định về công tác văn phòng với những vấn đề nổi bật như: công tác tổ chức cán bộ, tham mưu giải quyết văn bản, thể thức văn bản, thẩm quyền ký văn bản, phát hành văn bản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu,… Tóm lại, khi xây dựng lên một cơ quan, tổ chức thì phải có một hệ thống quy định đảm bảo về mặt pháp lý cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Qua đây, dù là việc xây dựng mới, bổ sung, sửa đổi các quy định đã ban hành hay các quy định đặc thù thì để đảm bảo việc ban hành văn bản chất lượng, hiệu quả, trước khi tham mưu ban hành, các Bộ ngành Trung ương cần lấy ý kiến của địa phương và tham khảo một cách nghiêm túc chứ không mang tính hình thức, chiếu lệ, thậm chí có những văn bản cần mở hội thảo để trao đổi ý kiến, trên cơ sở đó mới có thể ban hành được một văn bản chất lượng, sát với thực tế của địa phương.
* Đối với Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng và các cơ quan có thẩm quyền
Căn cứ các quy định của Nhà nước, các Bộ ngành Trung ương Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng chỉ đạo các sở ngành liên quan xây dựng các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn phòng. Mặt khác, các cơ quan có thẩm quyền cũng chủ động nghiên cứu, tham mưu giúp Ủy ban nhân dân thành phố xây dựng hệ thống văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn phòng. Sở Nội vụ tham mưu các vấn đề về công tác văn thư, lưu trữ; thi đua, khen thưởng. Sở Thông tin - Truyền thông phối hợp Trung tâm Thông tin - Tin học thành phố tham mưu quy chế quản lý Hệ thống Văn phòng điện tử HP - Eoffice. Sở Ngoại vụ tham mưu về công tác đối ngoại, lễ tân. Sở Tài chính tham mưu quy định về kinh phí để thực hiện các hoạt động văn phòng,... Hệ thống văn bản được đăng tải trên các phương tiện thông tin đại chúng; cổng thông tin điện tử của thành phố, của các cơ quan, tổ chức và các quận huyện; tổ chức riêng hoặc lồng ghép trong các hội nghị, các cuộc thanh tra, kiểm tra nhằm phổ biến nội dung văn bản đến từng cán bộ làm công tác văn phòng. Đây là những cơ sở pháp lý, hướng dẫn quan trọng sát thực nhất với các cơ quan trên địa bàn thành phố.
* Đối với Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố
Trên cơ sở các văn bản quy định của pháp luật, chỉ đạo, hướng dẫn của thành phố,Trung tâm Xúc tiến Đầu tư ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn phòng trong phạm vi quản lý, giúp các cán bộ, công chức viên chức có cơ sở, căn cứ để thực hiện nghiệp vụ. Bên cạnh đó một số các vấn đề mới chưa có trong tiền lệ, chưa được quy định trong văn bản do mô hình đặc thù đã gây ra những vướng mắc trong quá trình hoạt động thực tế của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư và có thể dẫn tới nhiều rủi ro về mặt pháp lý đối với các công việc của thành phố. Về việc này, Trung tâm cần chủ động đề xuất với Sở Nội vụ xin ý kiến Ủy ban nhân dân thành phố về các vấn đề cấp thiết hiện nay như quy trình tham mưu văn bản, quản lý văn bản đi, đến; nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan,…