8. Bố cục luận văn
2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tư
2.2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự văn phòng
Để quản lý điều hành mọi hoạt động trong văn phòng cần có một bộ máy gồm các cấp, các khâu liên kết với nhau theo quan hệ trên dưới, ngang dọc và có những chức năng, quyền hạn, trách nhiệm xác định. Tổ chức bộ máy và nhân sự văn phòng là xây dựng cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, khoa học có sự phân công cụ thể rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa các bộ phận nhằm đảm bảo tổ chức hoạt động nhịp nhàng, đồng bộ, không có sự chồng chéo, trùng lặp.
Cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính - Xúc tiến gồm lãnh đạo văn phòng và các bộ phận chuyên trách (Xem Phụ lục 03)
Lãnh đạo văn phòng gồm Phó Giám đốc, Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng Hành chính - Xúc tiến.
Phó Giám đốc Hành chính, Tổ chức và Xúc tiến đầu tư do Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật. Là người đứng đầu, điều hành mọi hoạt động của Phòng Hành chính - Xúc tiến, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm, Ủy ban nhân dân thành phố và trước pháp luật về các lĩnh vực:
- Công tác hành chính, tổ chức và xúc tiến đầu tư
- Tham mưu xây dựng kế hoạch xúc tiến đầu tư, tổ chức hoạt động xúc tiến đầu tư theo kế hoạch đã được Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt
- Công tác cải cách hành chính, công tác tuyên truyền, ứng dụng công nghệ thông tin
- Phụ trách, chỉ đạo hoạt động của Công đoàn Trung tâm
- Chỉ đạo tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Trung tâm hàng tháng, quý, năm
Phó Giám đốc xác định cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính - Xúc tiến bằng việc phân chia thành các bộ phận, đề ra những nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận và phân công lao động trong phòng. Tất cả những việc này được Phó Giám đốc trình Giám đốc trong cuộc họp Ban Giám đốc và được Giám đốc thông qua bằng văn bản sau đó được Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng triển khai thực hiện.
Giúp việc cho Phó Giám đốc là Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng do Giám đốc Trung tâm bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật. Ngoài việc chỉ đạo chung, Trưởng phòng phụ trách trực tiếp Bộ phận Xúc tiến đầu tư, Bộ phận Tổng hợp và Bộ phận Kế toán. Phó Trưởng phòng phụ trách trực tiếp Bộ phận Văn thư - Lưu trữ, Bộ phận Hành chính - Quản trị và Bộ phận lái xe.
Nhìn chung, việc bố trí cơ cấu của Phòng Hành chính - Xúc tiến có tính hợp lý, phù hợp với điều kiện thực tế nhằm thực hiện sứ mệnh và mục tiêu của Trung tâm nói riêng và thành phố nói chung. Chức năng, nhiệm vụ của các cá nhân trong phòng được quy định khá rõ ràng bằng văn bản. Tuy Phòng Hành chính - Xúc tiến thực hiện cả chức năng, nhiệm vụ chuyên môn nhưng cơ cấu tổ chức của phòng khá gọn nhẹ, ít đầu mối trung gian. Các cấp bậc đã được phân chia rõ ràng, nên cấp dưới phải phục tùng cấp trên, cấp trên phải chịu trách nhiệm với cấp trên nữa. Mọi việc của phòng phải báo cho Trưởng phòng, Phó Giám đốc phụ trách, từ đó kịp thời trình Giám đốc, đặc biệt là văn bản từ bộ phận văn thư, các vấn đề từ chuyên viên khác trong văn phòng nói riêng và Trung tâm nói chung cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc mang lại hiệu quả cao.
Nhân sự của Phòng Hành chính - Xúc tiến nói riêng và biên chế của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư chung đều được thực hiện theo Quyết định điều động của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng. Nhân sự của phòng được điều động từ các Sở ngành
trên địa bàn thành phố về Trung tâm nhận công tác gồm: Văn phòng Thành ủy, Sở Nội vụ, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Công Thương, Ban Quản lý khu kinh tế. Qua khảo sát thực tế, tác giả đã tổng hợp số lượng và trình độ nhân sự trong phòng ở bảng dưới đây:
Bộ phận Số lƣợng
Trình độ
Chuyên môn Lý luận chính trị Trên
Đại học Đại học Cao cấp
Trung cấp Sơ cấp Lãnh đạo Phòng 03 03 02 01 Bộ phận Xúc tiến đầu tư 02 01 01 02 Bộ phận Tổng hợp 01 01 01 Bộ phận Kế toán 01 01 01 Bộ phận Văn thư - Lưu trữ 01 01 01 Bộ phận Hành chính - Quản trị 02 02 01 Bộ phận Lái xe 02 02 Tổng số 12 05 07 02 05 02 Bảng 2.2: Bảng số lƣợng và trình độ nhân sự Phòng Hành chính, Tổ chức và Xúc tiến đầu tƣ (Nguồn: Khảo sát thực tế)
Nhìn vào bảng trên chúng ta thấy, Phòng Hành chính - Xúc tiến có 12 công chức, viên chức và người lao động có trình độ đại học và trên đại học. Các công chức, viên chức đều được phòng phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng thông qua bảng phân công nhiệm vụ của phòng. Sự phân công làm việc tương đối khoa học và có sự hỗ trợ với nhau. Riêng Bộ phận Xúc tiến đầu tư sẽ có thêm nhân sự từ Bộ phận Hành chính - Quản trị và Bộ phận Tổng hợp cùng phối hợp thì mới thực hiện được khối lượng công việc được giao. Các cán bộ, công chức, viên chức có độ tuổi trung bình là 35, là một lợi
thế rất lớn bởi đây được coi là độ tuổi vàng, họ có sức khỏe tốt, có kinh nghiệm, nhiệt tình, không ngại tiếp cận những phương pháp làm việc mới. Tuy nhiên, Phó Giám đốc phụ trách và các Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng đều là Tiến sĩ, Thạc sĩ chuyên ngành Kinh tế của Đại học Ngoại thương. Vì họ không được đào tạo về chuyên ngành quản trị văn phòng, văn thư lưu trữ hoặc hành chính văn thư,…cho nên thiếu lý luận và kinh nghiệm trong tổ chức công tác văn phòng. Điều này làm cho công tác văn phòng chưa thực sự hiệu quả và nề nếp, bởi bản thân các lãnh đạo cũng chưa nắm bắt được các nghiệp vụ văn phòng phục vụ cho chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Đây là một trong những nguyên nhân khiến cho một số văn bản ban hành không đảm bảo đúng thể thức theo quy định hoặc hạn chế về chất lượng; tham mưu về quy trình bổ nhiệm hay khen thưởng còn gặp lúng túng, chưa có sự cân bằng trong chỉ đạo thực hiện giữa hai lĩnh vực là văn phòng và xúc tiến đầu tư…Thêm vào đó, sự phân công công việc cho cán bộ, công chức và người lao động trong phòng còn có điểm chưa hợp lý như: Nhiệm vụ lĩnh vực xúc tiến đầu tư khá nặng nề thì 02 chuyên viên bộ phận này kiêm cả vị trí tổng hợp và hành chính quản trị; 01 chuyên viên văn thư, lưu trữ đảm nhận cả việc của Bộ phận một cửa tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cho nhà đầu tư, một phần việc của Bộ phận Tổng hợp, xây dựng lịch công tác và thủ quỹ cơ quan.
Tóm lại, chúng tôi thấy về cơ bản cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự Phòng Hành chính - Xúc tiến đã phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, đảm bảo việc tham mưu, tổng hợp, xúc tiến đầu tư và hậu cần nhằm giúp Trung tâm Xúc tiến Đầu tư xây dựng được một cơ chế quản lý gọn nhẹ, thuận tiện cung cấp các dịch vụ hành chính cho các phòng chuyên môn được hoạt động thông suốt và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Cơ chế hoạt động quản lý được thực hiện trong mối quan hệ của phòng với các phòng khác khi hợp tác giúp đỡ nhau để thực hiện chức năng của mình, góp phần thúc đẩy nhau trong công việc chung, được phối kết hợp hài hòa và hiệu quả tránh tình trạng chồng chéo đan xen nhau gây nên tình trạng không đồng bộ. Trong cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính - Xúc tiến có sự linh hoạt trong quá trình hoạt động như bộ phận bảo vệ, bộ phận lễ tân không biên chế chính thức mà được sử dụng đội ngũ có tay nghề, chuyên môn của Trung tâm Hội nghị thành phố trong việc bảo vệ công sở (bởi 2 cơ quan chung trụ sở làm việc) cũng như phục vụ các hội nghị và gặp gỡ với đối tác trong và ngoài nước. Bên cạnh những ưu điểm vẫn còn một số tồn tại cần được điều chỉnh và khắc phục trong thời gian tới.