8. Bố cục luận văn
3.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm
3.2.1. Bồi dưỡng, nâng cao trình độ cán bộ văn phòng
Phần lớn nhân sự của Phòng Hành chính - Xúc tiến không được đào tạo về chuyên ngành văn phòng, văn thư - lưu trữ hoặc hành chính văn thư. Hơn nữa, Phó Giám đốc phụ trách văn phòng và các lãnh đạo văn phòng đều là Tiến sĩ, Thạc sĩ chuyên ngành Kinh tế của Đại học Ngoại thương cho nên thiếu lý luận và kinh nghiệm trong tổ chức công tác văn phòng. Vì thế cần rà soát, đánh giá lại các vị trí xem mức độ đáp ứng công việc của đội ngũ công chức, viên chức Phòng Hành chính - Xúc tiến, trên cơ sở đó có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng theo từng đối tượng. Để nâng cao chất lượng công tác văn phòng, đối tượng đầu tiên cần nâng cao nhận thức là lãnh đạo Trung tâm, lãnh đạo văn phòng. Bởi vì, công tác văn phòng có được quan tâm, thực hiện tốt và phát triển phụ thuộc phần lớn vào nhận thức của lãnh đạo cơ quan. Tiếp đó là bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ trực tiếp làm công tác văn phòng. Bên cạnh đó là bồi dưỡng kiến thức văn phòng cho toàn bộ công chức, viên chức trong Trung tâm bởi những công việc hàng ngày của họ cũng gắn liền với công tác này ở những mức độ khác nhau như: tham mưu trong công việc, soạn thảo văn bản, lập hồ sơ công việc,…; không những vậy còn tạo thuận lợi cho việc phối hợp trong giải quyết việc giữa Phòng Hành chính - Xúc tiến và các phòng chuyên môn. Các hình thức bồi dưỡng, nâng cao trình độ cụ thể như sau:
Tổ chức phổ biến, tuyên truyền các quy định của pháp luật về công tác văn phòng (công tác cán bộ, thi đua khen thưởng, văn thư, lưu trữ, đối ngoại, văn hóa công sở,…) bằng các hình thức: hướng dẫn, kiểm tra, ban hành văn bản, đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư, tổ chức riêng hoặc lồng ghép trong các cuộc họp, hội nghị, các cuộc kiểm tra nhằm cung cấp kiến thức và nâng cao nhận thức, trách nhiệm của lãnh đạo phụ trách văn phòng cũng như từng công chức, viên chức tại Phòng Hành chính - Xúc tiến. Đặc biệt chú trọng các quy định mới trong công
tác văn phòng như các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về công tác văn phòng, về sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại, các kiến thức để ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng (Phần mềm văn phòng điện tử, chữ ký số, số hóa tài liệu, văn bản điện tử,…)
Tham gia các lớp bồi dưỡng, tập huấn, phổ biến văn bản mới về công tác văn phòng do Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Ngoại vụ tổ chức hàng năm. Trong thời gian vừa qua thành phố đã tổ chức các lớp tập huấn rất bổ ích như: Tập huấn Quy chế phát ngôn và công tác thông tin đối ngoại; Tập huấn nghiệp vụ lễ tân đối ngoại trong giai đoạn mới; Hội nghị tập huấn, hướng dẫn sử dụng Trục liên thông văn bản điện tử 4 cấp chính quyền và hệ thống theo dõi nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố giao các sở, ngành, địa phương; Tập huấn về phòng cháy chữa cháy; Hội nghị tập huấn hướng dẫn sử dụng chức năng ký số trên hệ thống phần mềm Văn phòng điện tử HP - Eoffice; Tập huấn nghiệp vụ lập hồ sơ công việc và thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Tập huấn nghiệp vụ công tác thi đua, khen thưởng; Hội nghị tập huấn, hướng dẫn việc tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích trên Cổng dịch vụ trực tuyến thành phố; Tập huấn, hướng dẫn nộp hồ sơ thực hiện thủ tục hành chính và tra cứu tình trạng giải quyết thủ tục hành chính thông qua ứng dụng zalo,… Trong thời gian tới, Trung tâm tiếp tục quan tâm, tạo điều kiện cho các cán bộ văn phòng được tham gia các lớp tập huấn do thành phố tổ chức. Đối tượng tham gia không chỉ là người thực hiện trực tiếp mà cử cả Phó giám đốc hành chính và lãnh đạo phòng theo đúng nhóm đối tượng tập huấn nhằm nâng cao nhận thức về ý nghĩa tầm quan trọng của công tác văn phòng, nâng cao trình độ của lãnh đạo cũng như cán bộ làm công tác này, giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ văn phòng được thống nhất, hiệu quả, góp phần đưa công tác văn phòng của Trung tâm đi vào nề nếp. Đồng thời, tích cực tham gia các hội thảo, hội nghị tập huấn về đầu tư do Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Công Thương, VCCI, Cục Đầu tư nước ngoài, Cục Xúc tiến thương mại, các Hiệp hội Doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố, Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức. Nhiều hội thảo, hội nghị đã được tổ chức thành công như: Hội thảo “Kỳ vọng EVFTA 2018: Kỷ niệm 30 năm đầu tư trực tiếp nước ngoài tại Việt
Nam, 20 năm thành lập Euro Cham và 10 năm ra mắt ấn phẩm Sách Trắng; Hội nghị tham vấn về định hướng thu hút và sử dụng đầu tư nước ngoài trong thời gian tới tại thành phố Vĩnh Yên; Chương trình tập huấn “Nâng cao năng lực Xúc tiến đầu tư phát triển công nghiệp Việt Nam”; Hội thảo Xúc tiến đầu tư tại thành phố Yokkaichi - Nhật Bản; Chương trình tập huấn Hiệp hội Đối tác toàn diện và tiến bộ xuyên Thái Bình Dương cho các cán bộ làm công tác quản lý nhà nước về đầu tư,… Thông qua các hội thảo, hội nghị không chỉ mang lại kiến thức mà còn tạo cơ hội để tìm kiếm các nhà đầu tư đến với Hải Phòng.
Bố trí, cử cán bộ đi học về chuyên ngành văn phòng tại các cơ sở đào tạo uy tín, tham gia các khóa học nâng cao về nghiệp vụ xúc tiến đầu tư, các khóa học về kỹ năng thuyết trình, lễ tân ngoại giao,… để đảm bảo nguồn nhân lực ổn định, lâu dài thực hiện tốt nhiệm vụ đáp ứng yêu cầu đặt ra trong giai đoạn hiện nay.
Song song với các hình thức bồi dưỡng, đào tạo trên thì việc sử dụng cán bộ cũng góp phần nâng cao trình độ cán bộ thực hiện công tác văn phòng. Điều đó được thể hiện ở việc bố trí cán bộ đúng chuyên môn, thực hiện đúng các quy định về chế độ lao động, chế độ tiền lương, tiền thưởng. Ví dụ đối với cán bộ lưu trữ, ngoài chế độ hưởng lương theo ngạch bậc, còn phải quan tâm thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp độc hại theo quy định hiện hành. Ngoài ra cần tạo các điều kiện khác phù hợp với pháp luật để tăng thêm thu nhập cho cán bộ làm công tác văn phòng nhằm nâng cao đời sống để họ yên tâm công tác, gắn bó lâu dài với công việc, tâm huyết với công việc từ đó thúc đẩy tinh thần tự học tập, nghiên cứu nâng cao trình độ bản thân.