8. Bố cục luận văn
2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tư
2.2.7. Tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác văn phòng
Kiểm tra, đánh giá là một trong những chức năng quan trọng của nhà lãnh đạo. Tính chất quan trọng của kiểm tra được thể hiện là công cụ giúp nhà lãnh đạo phát hiện ra những sai sót để khắc phục, điều chỉnh kịp thời; giúp nhận biết được kế hoạch đề ra có đúng hướng hay không; phát hiện, khám phá những cách làm hay để phát huy và phân công công việc hiệu quả hơn. Trên thực tế, một công việc nếu không có kiểm tra chắc chắn sẽ xảy ra nhiều sai sót hơn nếu nó được theo dõi, đôn đốc, giám sát thường
xuyên. Điều đó khẳng định rằng kiểm tra không chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoạt động. Kiểm tra cũng không phải là hoạt động đan xen mà là một quá trình liên tục về thời gian. Nó là yếu tố thường trực của nhà lãnh đạo ở mọi lúc, mọi nơi. Đối với các lãnh đạo phụ trách công tác văn phòng Trung tâm Xúc tiến Đầu tư, công tác kiểm tra, đánh giá là công cụ đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện đạt kết quả cao, hạn chế những sai sót trong quá trình thực hiện. Kiểm tra hoạt động văn phòng không có nghĩa là gay gắt mà mang ý nghĩa tích cực để kịp thời nhắc nhở, phát hiện sai sót và hướng dẫn cụ thể. Tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư, việc kiểm tra, đánh giá tổ chức công tác văn phòng do lãnh đạo văn phòng thực hiện bao gồm: Phó giám đốc phụ trách hành chính, Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng. Đồng thời Trung tâm chịu sự kiểm tra, đánh giá trực tiếp của Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố trong đó có lĩnh vực văn phòng. Trung tâm chưa có văn bản quy định về việc này còn về phía Ủy ban nhân dân thành phố được thực hiện định kỳ vào cuối tháng theo thông báo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố. Cụ thể như sau:
Đối với việc kiểm tra thực hiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan bằng cách quan sát trực tiếp các hoạt động của công tác văn phòng. Cán bộ, công chức viên chức khi thực hiện nhiệm vụ có tinh thần kỷ luật tốt. Điều này thể hiện thông qua việc chấp hành nghiêm chỉnh nội quy cơ quan như đi làm đúng giờ, giữ gìn môi trường cơ quan sạch sẽ, mặc đồng phục theo quy định, không hút thuốc,... Tính kỷ luật sẽ giúp công việc đạt hiệu quả tối ưu hơn. Bằng việc quan sát trực tiếp lãnh đạo văn phòng cũng thấy được tinh thần phối hợp giữa các công chức viên chức trong công việc. Ví dụ Bộ phận Xúc tiến chủ trì chuẩn bị tổ chức Tọa đàm Xúc tiến đầu tư Nhật Bản - Hải Phòng đã nhận được sự phối hợp của Bộ phận Hành chính - Quản trị lên chương trình, chuẩn bị cơ sở vật chất; Bộ phận Kế toán giải quyết vấn đề kinh phí, Bộ phận Văn thư gửi giấy mời và xác báo thành phần tham dự, ngoài ra còn có sự phối hợp của các phòng trong cơ quan để đón tiếp khách. Thêm nữa là qua quan sát trực tiếp, lãnh đạo văn phòng thấy được thái độ làm việc nghiêm túc, ứng xử chan hòa, cởi mở, nhiệt tình khi làm việc với mọi đối tượng. Qua đây, chúng ta thấy việc quan sát trực tiếp được thực hiện trên cơ sở quan sát các hành vi thực hiện công việc của cán bộ, công chức viên chức được giao thực hiện nhiệm vụ. Thông qua đó lãnh đạo văn phòng sẽ đánh giá được tình hình thực hiện công việc của nhân viên. Phương pháp này mang lại một kết quả chính xác nhưng lại rất tốn kém về thời gian và công sức.
Đối với việc kiểm tra chất lượng, số lượng hoạt động văn phòng được thực hiện qua kết quả thu được sau mỗi quá trình hoạt động. Tùy theo từng lĩnh vực, Phòng Hành chính - Xúc tiến xây dựng báo cáo tổng hợp riêng. Với các nhiệm vụ chung có Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác tháng, quý, năm. Với lĩnh vực xúc tiến đầu tư có Báo cáo kết quả triển khai Chiến lược thu hút vốn FDI vào thành phố Hải Phòng giai đoạn 2016-2020, Báo cáo kết quả triển khai Kế hoạch Xúc tiến đầu tư vào thành phố Hải Phòng giai đoạn 2016-2020, Báo cáo kết quả xúc tiến đầu tư hàng năm. Ngoài ra còn có một số báo cáo thuộc các lĩnh vực khác như Báo cáo tiến độ triển khai các dự án, Báo cáo kết quả công tác đối ngoại, Báo cáo công tác thi đua khen thưởng,… Lãnh đạo văn phòng thực hiện việc kiểm tra thông qua các báo cáo tháng, quý, năm, giai đoạn và so sánh với chương trình, kế hoạch đã xây dựng trước đó. Cách kiểm tra này nhấn mạnh nhiều vào kết quả mà cán bộ, công chức viên chức đạt được chứ không nhấn mạnh nhiều vào cách hoạt động thực hiện công việc, do đó nó có tác dụng nâng cao sự chịu trách nhiệm cá nhân đối với công việc. Do phát huy được tính tự chủ trong công việc nên phương pháp này là động lực để tăng năng suất lao động. Cán bộ, công chức viên chức được tự chủ trong công việc nên họ tự quyết định quá trình thực hiện công việc của mình vì vậy họ nỗ lực hơn, tích cực hơn trong công việc.
Công tác kiểm tra không chỉ trong nội bộ cơ quan mà còn chịu sự theo dõi, kiểm tra của cơ quan cấp trên là Ủy ban nhân dân thành phố. Ủy ban nhân dân thành phố theo dõi, kiểm tra, đôn đốc tình hình thực hiện các nhiệm vụ thông qua Phần mềm Hệ thống văn phòng điện tử. Bộ phận Văn thư được giao báo cáo tiến độ thực hiện và kết quả thực hiện toàn bộ các nhiệm vụ của chương trình công tác năm và các nhiệm vụ phát sinh Ủy ban nhân dân thành phố giao. Thông qua hệ thống báo cáo này, Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố tổng hợp tình hình thực hiện các nhiệm vụ (đã hoàn thành, đang thực hiện, quá hạn) theo tháng, quý, năm phục vụ phiên họp thường kỳ của Ủy ban nhân dân thành phố. Tại phiên họp thường kỳ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố sẽ thông báo những nhiệm vụ đã hoàn thành, đôn đốc những nhiệm vụ quá hạn; khen thưởng với các nhiệm vụ khó, mới đã được hoàn thành tốt, phê bình, nhắc nhở các nhiệm vụ còn tồn đọng, xử lý kéo dài bằng văn bản. Cũng tại cuộc họp, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư sẽ giải trình đối với các nhiệm vụ để xử lý kéo dài đồng thời đề xuất phương hướng giải quyết hoặc xin ý kiến Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố ngay tại cuộc họp. Các nhiệm vụ quá hạn kéo dài do không nhận được sự phối hợp của
các sở, ngành, đơn vị liên quan thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố cũng nhắc nhở, phê bình người đứng đầu các đơn vị không phối hợp ngay tại cuộc họp. Hình thức kiểm tra này được Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng thực hiện từ đầu năm 2019 cho đến nay. Có thể nói rằng đây là hình thức kiểm tra rất hiệu quả góp phần xử lý công việc nhanh chóng, hạn chế tối đa các nhiệm vụ tồn đọng gây bức xúc cho người dân và các nhà đầu tư.
Từ kết quả của việc kiểm tra hoạt động văn phòng, các lãnh đạo văn phòng sẽ phân tích, xử lý các thông tin đó để đánh giá được đúng đắn, khách quan những điểm phù hợp và không phù hợp trong tổ chức văn phòng. Đồng thời sử dụng kết quả của việc kiểm tra để điều chỉnh chương trình công tác, các nhiệm vụ thường xuyên, đột xuất; đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; bố trí và sử dụng nhân viên; đề bạt và thăng tiến; tạo động lực tinh thần cho công chức, viên chức và cải thiện môi trường và điều kiện làm việc. Thông qua các kết quả của kiểm tra, đánh giá các lãnh đạo văn phòng kịp thời phát hiện ra những thiếu sót trong kế hoạch và những quyết định của lãnh đạo để xử lý, hoàn chỉnh, bổ sung hoặc sửa đổi trong tương lai. Tuy nhiên, việc sử dụng các kết quả này tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư chưa có nhiều hiệu quả.
Tóm lại, công tác kiểm tra giúp Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đánh giá được tình hình thực hiện các quy định của Nhà nước, các cơ quan có thẩm quyền và một số quy định của Trung tâm về công tác văn phòng; đánh giá được những tác động của văn bản khi triển khai, áp dụng trong thực tế, trên cơ sở đó giúp Trung tâm ban hành bổ sung các văn bản hướng dẫn cụ thể cho phù hợp với đặc điểm tình hình của từng giai đoạn cụ thể. Thông qua kiểm tra, đánh giá giúp nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn phòng cũng như thấy được những hạn chế trong công tác này để lãnh đạo Trung tâm Xúc tiến Đầu tư quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, bố trí nhân sự và có những chỉ đạo thường xuyên, sát sao trong công tác này.
Tiểu kết Chƣơng 2
Trong chương này, tác giả đã giới thiệu khái quát về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng, Phòng Hành chính - Xúc tiến. Đồng thời làm rõ đặc điểm của Trung tâm - mô hình một cửa về đầu tư cấp thành phố chưa có trong tiền lệ. Phòng Hành chính - Xúc tiến cũng có các điểm khác biệt về cơ cầu tổ chức và chức năng nhiệm vụ: đứng đầu văn phòng là Phó Giám đốc, phòng thực hiện song hành nhiệm vụ vốn có của văn phòng và nhiệm vụ chuyên môn về xúc tiến đầu tư. Tác giả đã nêu lên thực trạng tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm: Bộ máy, nhân sự thực hiện; các văn bản quy định; phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra, đánh giá đối với từng nội dung cụ thể. Trong đó, tổ chức công tác đối nội, đối ngoại và truyền thông là một trong những nội dung quan trọng nhất và cũng là điểm nổi bật đối với Phòng Hành chính - Xúc tiến tại Trung tâm. Nhìn chung, tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm đã đạt được những kết quả nhất định xong vẫn còn một số hạn chế, đặc biệt là một số điểm mới do mô hình đặc thù mang lại hiện chưa có quy định thực hiện. Do vậy để nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn phòng cần phát huy những mặt đã làm được và khắc phục các hạn chế đồng thời nỗ lực nghiên cứu, tìm hiểu để tìm hướng giải quyết đối với các vấn đề mới, khó. Để đáp ứng một phần yêu cầu này, chúng tôi sẽ đề xuất một số giải pháp nhằm giúp cho tổ chức công tác văn phòng của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng có hiệu quả hơn ở chương tiếp theo.
CHƢƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM
XÚC TIẾN ĐẦU TƢ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG