8. Bố cục đề tài
3.1. Giải pháp về quản lý Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh
Thứ nhất, tuyên truyền nâng cao nhận thức của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh
Tài liệu Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh có giá trị nhiều mặt về chính trị, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học… Đây là tài sản chung của
nhân dân, cần đƣợc sƣu tầm, thu thập đầy đủ và quản lý tập trung thống nhất để khai thác, sử dụng phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc và phục vụ các yêu cầu của Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ trong việc lãnh đạo công việc chung của Đảng và nhu cầu nghiên cứu của xã hội.
Tuy nhiên, nhƣ trình bày ở chƣơng 2, trong những năm qua, một số cán bộ lãnh đạo và cơ quan đang lƣu giữ tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh còn có nhận thức chƣa đúng, coi đó là tài sản thuộc sở hữu của riêng cơ quan mình. Chủ trƣơng của Trung ƣơng Đảng về quản lý tập trung thống nhất tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh chƣa đạt đƣợc những kết quả nhƣ mong muốn. Điều này đã gây ảnh hƣởng đến công tác quản lý (thống kê, tổ chức khoa học…), khai thác sử dụng tài liệu Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng.
Để khắc phục tình trạng này, Ban Bí thƣ cần tiếp tục chỉ đạo các cơ quan phải nghiêm túc thực hiện những quyết định về Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh. Về phía Văn phòng Trung ƣơng và Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng, cần phối hợp với Ban Tuyên giáo Trung ƣơng và các cơ quan thông tấn, báo chí viết bài tuyên truyền, giới thiệu về ý nghĩa và tác dụng của tài liệu Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh; sự cần thiết phải sƣu tầm, thu thập và quản lý tập trung thống nhất tài liệu Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh… để nâng cao nhận thức của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong toàn xã hội, từ đó tự nguyện, tự giác, chủ động giao nộp tài liệu liên quan đến Hồ Chí Minh cho Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng. Đây là một nhiệm vụ chính trị, phục vụ lợi ích chung của toàn Đảng và toàn dân nên nhất thiết phải thực hiện trong những năm tới.
Thứ hai, thay đổi hình thức quản lý Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh
Nhƣ đã trình bày ở chƣơng 2, chủ trƣơng của Trung ƣơng Đảng về việc quản lý tập trung thống nhất tài liệu Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh là hoàn toàn đúng đắn, thể hiện trách nhiệm của Đảng ta đối với di sản của Ngƣời để lại cho Đảng ta và nhân dân ta. Tuy nhiên, hiện nay tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh còn bảo quản phân tán ở nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, trong đó có nguyên nhân căn bản là do một số cơ quan cần tài liệu để phục vụ cho công tác nghiên cứu, trƣng bày hoặc triển lãm tài liệu… Vì vậy, Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng cần có chế độ quản lý thích hợp đối với Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh, bằng cách :
Một là, chuyển từ phƣơng thức quản lý trực tiếp (tài liệu thông tin cấp
1) sang quản lý gián tiếp tài liệu Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh đối với một số cơ quan, tổ chức thƣờng xuyên sử dụng tài liệu nhƣ Bảo tàng Hồ Chí Minh, Viện Hồ Chí Minh và các lãnh tụ của Đảng, Bảo tàng Cách mạng, Thông tấn xã Việt Nạm…
Có nghĩa là, Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng cần đề nghị Trung ƣơng Đảng cho các cơ quan này đƣợc phép lƣu giữ lâu dài một số tài liệu liên quan đến Bác mà không phải giao nộp về Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng. Tuy nhiên, Cục Lƣu trữ vẫn phải thống nhất quản lý những tài liệu này bằng cách nắm số lƣợng, thành phần, nội dung, tình trạng tài liệu và tình hình khai thác sử dụng… Đối với những tài liệu có ý nghĩa lớn nhƣ bản gốc tác phẩm Nhật
ký trong tù hiện đang trƣng bày ở Bảo tàng Cách mạng.v.v… cần kiên quyết
thu về.
Để làm tốt điểm này, Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng cần thực hiện hai việc sau :
- Xác định các cơ quan có nhu cầu thƣờng xuyên sử dụng tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh.
- Nắm rõ thành phần, nội dung, khối lƣợng tài liệu mà các cơ quan này hiện đang lƣu giữ. Đây là công việc không đơn giản, cần có văn bản của Văn phòng Trung ƣơng hoặc cao hơn là Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đảng để yêu cầu các đối tƣợng này phải thống kê, báo cáo một cách xác thực, đầy đủ và cụ thể.
Dựa vào kết quả điều tra, nghiên cứu tình hình các mặt đã nêu trên, Cục Lƣu trữ tham mƣu cho lãnh đạo Văn phòng Trung ƣơng trình Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đảng ban hành văn bản để bổ sung, thậm chí sửa đổi nội dung các quyết định (Quyết định 89-QĐ/TW, Quyết định 94-QĐ/TW) đã ban hành về Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh để phù hợp với tình hình thực tiễn, có giá trị khoa học và là chuẩn mực để ban hành các văn bản liên quan đến phông lƣu trữ cá nhân thuộc Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam nói riêng và Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam nói chung.
Sau khi đã có quyết định của Trung ƣơng Đảng, Văn phòng Trung ƣơng và Cục Lƣu trữ sẽ ban hành văn bản hƣớng dẫn về mặt nghiệp vụ nhƣ cách thống kê, phân loại, lập hồ sơ, kỹ thuật bảo quản… đối với các cơ quan đƣợc phép lƣu giữ lâu dài tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh; xác định những loại tài liệu phải giao nộp về Kho Lƣu trữ Trung ƣơng. Ngoài ra, cần tiến hành kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất đối với các cơ quan này để kịp thời phát hiện và điều chỉnh những khiếm khuyết nếu có. Ví dụ : định kỳ kiểm tra đầu năm hoặc cuối năm, kiểm tra nhân tổ chức hội nghị tổng kết công tác văn thƣ, lƣu trữ Đảng.
Hai là, cần lƣu ý rằng, phƣơng thức quản lý nói trên chỉ áp dụng đối
với một số cơ quan nhất định; đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân không thuộc diện đƣợc phép lƣu giữ, bảo quản lâu dài tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh thì phải thu thập về Kho Lƣu trữ Trung ƣơng.
Ba là, có chế tài nghiêm khắc xử lý các cơ quan thuộc diện đƣợc phép
không đúng mục đích, bảo quản không chu đáo hoặc làm thất lạc, mất mát tài liệu. Đặc biệt là, cần có chế tài nghiêm khắc đối với các cơ quan, cá nhân không có chức năng công bố mà công bố tài liệu mật về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Bác khi chƣa đƣợc phép của Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ. Đồng thời, cũng cần có sự động viên, khen thƣởng những cơ quan, tổ chức, cá nhân nếu thực hiện tốt việc lƣu giữ và giao nộp tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh về Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng bằng vật chất (thƣởng tiền) hoặc bằng tinh thần (tặng giấy khen, bằng khen hoặc xét tặng Kỷ niệm chƣơng Vì sự nghiệp Văn phòng cấp uỷ (do Văn phòng Trung ƣơng tặng) hoặc đề nghị Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc, Bộ Nội vụ tặng Kỷ niệm chƣơng Vì sự nghiệp Lƣu trữ Việt Nam).