8. Bố cục đề tài
3.2. Giải pháp về sƣu tầm, thu thập tài liệu thuộc Phông lƣu trữ
Chủ tịch Hồ Chí Minh
Trong chƣơng 2 chúng tôi đã đề cập, trong thời gian qua, thực hiện Quyết định 89-QĐ/TW, Quyết định 94-QĐ/TW và các kết luận khác của Trung ƣơng Đảng, Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng đã sƣu tầm, thu thập đƣợc một khối lƣợng đáng kể tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh bảo quản ở các cơ quan, tổ chức trong nƣớc và một số lƣu trữ nƣớc ngoài, chủ yếu là Liên bang Nga dƣới dạng bản sao có chứng thực lƣu trữ. Tuy nhiên, trong thời gian tới Cục Lƣu trữ cần tiếp tục sƣu tầm, thu thập tài liệu của Bác để hoàn chỉnh hơn nữa nội dung, thành phần Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh; quản lý tập trung thống nhất, bảo vệ, bảo quản tuyệt đối an toàn và phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu trong phông.
Để làm được điều này, theo chúng tôi cần có các biện pháp sau :
Thứ nhất, cử cán bộ đi khảo sát, nắm tình hình tài liệu thuộc phông còn
giữ nhiều tài liệu mà Cục Lƣu trữ chƣa nắm đƣợc chính xác, nhƣ Bảo tàng Hồ Chí Minh, Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại giao, Thông tấn xã Việt Nam…
Thứ hai, phối hợp, bàn bạc với các cơ quan hữu quan về kế hoạch, cách
thức, biện pháp sƣu tầm, thu thập. Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh liên quan đến nhiều cơ quan của Đảng, Nhà nƣớc và luôn gắn với quyền lợi của các cơ quan. Vì vậy, để sƣu tầm, thu thập một cách hiệu quả thì phải có sự phối hợp giữa các cơ quan dƣới sự chủ trì của Văn phòng Trung ƣơng thông qua Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng để bàn về kế hoạch, cách thức, biện pháp sƣu tầm, thu thập tài liệu thuộc phông cả ở trong nƣớc và ngoài nƣớc.
Thứ ba, xây dựng kế hoạch dài hạn và ngắn hạn về sƣu tầm, thu thập
tài liệu.
Nhƣ đã phân tích ở chƣơng 2, tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh còn bảo quản rất phân tán ở nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân với số lƣợng lớn. Vì vậy, cần có kế hoạch dài hạn và ngắn hạn để sƣu tầm, thu thập tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh nói riêng và tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam nói chung theo chỉ đạo của Chánh Văn phòng Trung ƣơng Đảng tại Thông báo số 704-TB/VPTW/nb ngày 18-3- 2009 về nhiệm vụ trọng tâm năm 2009 và định hƣớng một số nhiệm vụ của Cục Lƣu trữ thời gian tới : “Cục cần phải tăng cường hơn nữa việc sưu tầm,
thu thập tài liệu thuộc thành phần Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam từ các cơ quan, đơn vị, cá nhân, bảo quản an toàn tài liệu; tăng cường phục vụ các nhu cầu khai thác, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Đảng. Đây là một chủ trương xuyên suốt trong chỉ đạo của Văn phòng và hoạt động của Cục”.
Thứ tư, trên cơ sở kế hoạch đã duyệt, Cục tiếp tục tổ chức sƣu tầm tài
liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh ở nƣớc ngoài. Để làm đƣợc điều này, Cục Lƣu trữ cần thông qua Văn phòng Trung ƣơng để chủ động
phối hợp với các cơ quan hữu quan nhƣ Bộ Ngoại giao, Đại sứ quán Việt Nam tại nƣớc sở tại, Ban Đối ngoại Trung ƣơng và lƣu trữ các nƣớc để tổ chức các đoàn đi sƣu tầm một cách hợp lý (về thời gian, cán bộ, kinh phí…).
Theo chúng tôi, khi tiến hành sƣu tầm ở nƣớc ngoài, cần lƣu ý những điểm sau :
Một là, về cách thức tổ chức sưu tầm, thu thập, tiến hành theo hai cách:
+ Cách thứ nhất, tổ chức đoàn đi sƣu tầm, thu thập độc lập : để thu thập tài liệu ở kho lƣu trữ các nơi (cả trong nƣớc và ngoài nƣớc). Theo cách này, Cục Lƣu trữ cần chủ động trong việc tìm hiểu về tình hình tài liệu của Chủ tịch Hồ Chí Minh trong các kho lƣu trữ để nắm số lƣợng, nội dung, thành phần, tài liệu bút tích, tài liệu bản thảo, bài viết trên báo… Trên cơ sở đó rà soát tài liệu trong Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh hiện đang bảo quản tại Kho Lƣu trữ để đảm bảo sƣu tầm những tài liệu có giá trị mà trong Kho Lƣu trữ Trung ƣơng chƣa có. Đối với việc sƣu tầm ở nƣớc ngoài thì ngoài việc nắm lại tình hình tài liệu trong Kho Lƣu trữ Trung ƣơng còn phải rà soát khối tài liệu của Chủ tịch Hồ Chí Minh đang bảo quản tại các cơ quan khác để không sƣu tầm những tài liệu đã có ở trong nƣớc, tránh lãng phí, mất thời gian.
Khi tổ chức đoàn đi sƣu tầm ở nƣớc ngoài, cần giữ gìn bí mật thông tin về đoàn đi, mục đích, yêu cầu và nội dung công việc trong thời gian ở nƣớc bạn để tránh những rủi ro hoặc sự phá hoại của các thế lực thù địch; phải liên hệ chặt chẽ với sứ quán Việt Nam ở nƣớc sở tại và liên hệ về cơ quan để xin ý kiến chỉ đạo, định hƣớng sƣu tầm khi cần thiết.
+ Cách thứ hai, kết hợp với các cơ quan, tổ chức khác để tổ chức đoàn đi sƣu tầm, thu thập ở nƣớc ngoài. Cách này nhằm tiết kiệm kinh phí và tranh thủ cán bộ có sự am hiểu về tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí
Minh của các cơ quan khác nhƣ Bảo tàng Hồ Chí Minh, Viện Lịch sử Đảng, Viện Hồ Chí Minh và các lãnh tụ của Đảng… khi sƣu tầm, thu thập tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh.
Việc kết hợp với các cơ quan khác sẽ đảm bảo tránh đƣợc tình trạng sƣu tầm, thu thập những tài liệu đã có ở trong nƣớc và Kho Lƣu trữ Trung ƣơng. Mặt khác, do tài liệu của Bác ở nƣớc ngoài phần lớn là bằng tiếng Pháp, Nga, Trung, Anh… nên đa số cán bộ đi sƣu tầm tài liệu của Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng gặp khó khăn do chƣa thông thạo các thứ tiếng này. Trong lúc đó, có những cán bộ của Bảo tàng Hồ Chí Minh, Viện Hồ Chí Minh và các lãnh tụ của Đảng… lại rất thạo về các ngoại ngữ này. Nhƣ vậy, nếu có sự phối hợp tốt thì Cục Lƣu trữ sẽ không phải có thêm phiên dịch khi đi sƣu tầm, thu thập tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh ở ngoài nƣớc.
Một điều quan trọng khác, trong xu thế quan hệ ngoại giao quốc tế hiện nay, quan hệ giữa nhà nƣớc với nhà nƣớc vẫn là chủ yếu. Vì vậy, cần kết hợp với các cơ quan của Nhà nƣớc, đặc biệt là Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc, Bảo tàng Hồ Chí Minh... Bởi trong thời gian qua, Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc, Bảo tàng Hồ Chí Minh đều tổ chức các đoàn đi sƣu tầm tài liệu của Bác ở Pháp, Nga… và đã sƣu tầm đƣợc nhiều tài liệu quý (có những tài liệu lần đầu tiên ta phát hiện) mà Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng chƣa có.
Hai là, biện pháp sưu tầm, thu thập :
Theo chúng tôi, tuỳ thuộc vào hoàn cảnh, tình hình cụ thể của mỗi kho lƣu trữ mà có các biện pháp thích hợp để sƣu tầm, thu thập tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh nói riêng và tài liệu Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam nói chung, nhƣ :
+ Photocopy tài liệu có chứng thực lƣu trữ : Đối với những kho lƣu trữ đƣợc phép sao chụp và có chứng thực lƣu trữ thì đây là biện pháp tốt nhất để bổ sung về nƣớc những tài liệu quý của Bác hoặc liên quan về Bác.
+ Scan tài liệu : đây là cách rất cần thiết để có đƣợc những hình ảnh với màu sắc chân thực về tài liệu, nhất là đối với những bản thảo viết tay, bản sửa chữa có bút tích của Hồ Chủ tịch. Bản scan tài liệu sẽ giúp các nhà khoa học và các đối tƣợng khác tiếp cận, tìm hiểu về thân thế, sự nghiệp của Chủ tịch Hồ Chí Minh đƣợc toàn diện, đầy đủ và sâu sắc hơn.
+ Chụp microphim, chụp ảnh tài liệu : Trong trƣờng hợp nếu không sƣu tầm đƣợc bằng cách photocopy tài liệu có chứng thực mà đƣợc cung cấp bản chụp microphim hoặc ảnh tài liệu, thì đây cũng là một biện pháp cần thiết để có đƣợc những tài liệu quý cần bổ sung cho phông.
+ Mua lại tài liệu (nếu đƣợc) : Đây là cách tốt nhất nếu đƣợc các kho lƣu trữ chấp thuận. Trong trƣờng hợp này, cần ƣu tiên mua tài liệu của Bác, sau đó là các tài liệu có bút tích của Bác hoặc liên quan đến Bác. Đối với biện pháp này, cần phải thông qua con đƣờng ngoại giao, nhƣ có công hàm của Bộ Ngoại giao hoặc đại sứ quán Việt Nam tại nƣớc sở tại, hoặc thông qua mối quan hệ cá nhân (cán bộ sƣu tầm chủ động “lobby” với cán bộ lƣu trữ của bạn)...
Khi sử dụng những phƣơng cách trên, cần cân nhắc đến giá thành chi trả đối với mỗi hình thức khai thác và giá thành cụ thể cho từng trang tài liệu ở kho lƣu trữ nƣớc sở tại để phù hợp với ngân sách của Nhà nƣớc nói chung và kinh phí của chuyến đi sƣu tầm nói riêng. Tuy nhiên, theo chúng tôi, đối với những tài liệu quý hiếm, quan trọng nếu đƣợc bạn chấp thuận thì dù có tốn kém cũng phải đầu tƣ kinh phí để sao chụp hoặc mua về cho bằng đƣợc.
+ Chép lại nội dung tài liệu có giá trị để cung cấp thông tin tham khảo cho lãnh đạo Đảng : Đây là cách cần sử dụng khi các cách trên đều không
đƣợc kho lƣu trữ nƣớc sở tại đáp ứng. Trong tình huống này, cán bộ lƣu trữ cần chép lại những nội dung tài liệu quan trọng, quý hiếm để cung cấp thêm thông tin cho các đồng chí lãnh đạo Đảng và các cơ quan có liên quan. Mặc dù đối với cách này, thông tin tài liệu không đảm bảo độ chính xác, song ở một góc độ nhất định, nó vẫn hết sức cần thiết để cung cấp cho Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ những thông tin phục vụ công tác lãnh đạo.
Thứ năm, có chế độ khuyến khích các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong
nƣớc và ngoài nƣớc bán lại, trao tặng hoặc ký gửi tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh cho Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng.
Để khuyến khích các cơ quan, cá nhân, Cục Lƣu trữ cần động viên bằng tinh thần : trao tặng giấy khen, bằng khen, kỷ niệm chƣơng…; và động viên bằng vật chất nhƣ tặng quà, tiền hoặc các vật lƣu niệm có giá trị (nhƣ đối với các cơ quan, tổ chức đang lƣu giữ tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh làm tốt công tác quản lý, công bố… mà chúng tôi đã trình bày ở nhóm giải pháp thứ nhất).
Bên cạnh đó, cần tăng cƣờng hợp tác quốc tế để mở rộng nguồn sƣu tầm, thu thập tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh, nhất là trong bối cảnh Việt Nam đã đặt quan hệ khoảng 200 nƣớc, vùng lãnh thổ trên thế giới, trong đó có các nơi mà sinh thời Hồ Chủ tịch từng sinh sống, hoạt động cách mạng và có mối quan hệ.
Văn phòng Trung ƣơng – cơ quan quản lý Cục Lƣu trữ cần đề nghị Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ cho phép Văn phòng Trung ƣơng, Cục Lƣu trữ thông qua đƣờng ngoại giao (Bộ Ngoại giao, Ban Đối ngoại Trung ƣơng) để đặt vấn đề sƣu tầm tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh mà ở trong nƣớc chƣa có với các đảng có quan hệ thân thiết với Đảng ta hoặc thông qua các cơ quan Nhà nƣớc để đặt vấn đề với chính quyền các nƣớc nhờ giúp đỡ.