8. Bố cục đề tài
3.3. Giải pháp về tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu Phông lƣu trữ
nhất là tài liệu giai đoạn trƣớc năm 1945 còn phân tán ở nƣớc ngoài nếu đƣợc sƣu tầm thì chắc chắn sẽ bổ sung nhiều thông tin về cuộc đời hoạt động của Bác. Thiết nghĩ, đó là cách để ngành lƣu trữ tƣởng nhớ về Hồ Chí Minh - lãnh tụ vĩ đại của Đảng và dân tộc ta.
3.3. Giải pháp về tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh Chủ tịch Hồ Chí Minh
Vấn đề tổ chức chỉnh lý khoa học Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh không liên quan trực tiếp đến việc sƣu tầm, thu thập tài liệu. Song, thông qua chỉnh lý khoa học tài liệu sẽ giúp Cục Lƣu trữ nắm rõ và xác định đƣợc nội dung, thành phần, sự thiếu đủ của tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh.
Mục đích của việc sƣu tầm, thu thập tài liệu Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh không chỉ nhằm bảo quản tài liệu mà quan trọng hơn là để khai thác, sử dụng một cách có hiệu quả phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Vì vậy, mặc dù việc sƣu tầm, thu thập vẫn đang tiếp tục, song không thể chờ thu thập đầy đủ tài liệu từ các nơi về Kho mà trên cơ sở khối tài liệu hiện có cần phải cân nhắc tổ chức chỉnh lý khoa học để kịp thời phục vụ tốt nhất các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng các cơ quan, tổ chức đảng và toàn xã hội, nhất là trong dịp thực hiện Cuộc vận động “Học tập và làm theo tấm gƣơng đạo đức Hồ Chí Minh”. Trong điều kiện hiện nay, Cục Lƣu trữ có thể cân nhắc việc tổ chức khoa học sơ bộ hoặc tổ chức khoa học hoàn chỉnh Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh hiện có ở Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng.
Trƣớc hết, phải nhập khối tài liệu sƣu tầm từ nƣớc ngoài với khối hiện đã có ở trong kho (gồm tài liệu rút từ các phông trong kho năm 1975 và tài liệu thu thập theo Quyết định 89-QĐ/TW, Quyết định 94-QĐ/TW).
Lý do nhập : Để tránh xé lẻ phông và đảm bảo sự hoàn chỉnh tƣơng đối của Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh, mặc dù những tài liệu thuộc phông ở Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng vẫn chƣa đầy đủ. Tuy nhiên, với những khối tài liệu hiện có càng cần phải nhập lại, có nhƣ vậy, những tài liệu trên mới phản ánh rõ về hoạt động của Bác. Trên cơ sở ấy, mới có thể tiến hành tổ chức khoa học với các nội dung sau :
* Phân loại, lập hồ sơ tài liệu
Hiện nay Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh chƣa đƣợc lập hồ sơ, chỉnh lý hoàn chỉnh, tài liệu mới chỉ đƣợc đƣa về các nhóm theo Quyết định 94-QĐ/TW, nên cần thiết phải phân loại, lập hồ sơ Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh.
Căn cứ vào nội dung, thành phần tài liệu, Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh có thể chia thành các nhóm lớn nhƣ sau :
1) Tài liệu tiểu sử
2) Tài liệu phản ánh hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh - Hoạt động trƣớc năm 1945
- Hoạt động trong Ban Chấp hành Trung ƣơng, Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ - Hoạt động trong các cơ quan Nhà nƣớc
- Hoạt động về quân sự - Hoạt động về đối ngoại
- Hoạt động về văn học, nghệ thuật 3) Thƣ từ
4) Nhóm tƣ liệu lƣu trữ : gồm các sách, báo, tạp chí mà Chủ tịch Hồ Chí Minh có bài viết hoặc các tác giả khác viết về Ngƣời. Đối với Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh thì đây là nhóm tƣơng đối đặc biệt, vì nhiều bài viết của Hồ Chủ tịch đăng trên các báo hoặc xuất bản thành sách (nhất là trƣớc năm 1945) cho đến nay hầu nhƣ không còn bản thảo, bản gốc trƣớc khi in. Do đó, mặc dù là những tƣ liệu lƣu trữ song nó vẫn có một ý nghĩa to lớn khi nghiên cứu về hoạt động cách mạng của Ngƣời.
Trong mỗi nhóm trên, chú ý phân loại tài liệu để lập các hồ sơ vấn đề; bài nói, bài viết, thƣ, điện… của Bác và tài liệu của các cơ quan, tổ chức.
Trong nhóm tài liệu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi đến Bác lại tiếp tục phân loại thành : nhóm có bút tích của Bác và nhóm không có bút tích của Bác…
Từ các nhóm trên, tài liệu đƣợc đƣa về các đơn vị bảo quản và sắp xếp theo nguyên tắc logic. Ở bƣớc phân loại này cần chú ý lập các hồ sơ vấn đề, vụ việc; hồ sơ hội nghị có sự tham gia, chủ trì của Bác. Ví dụ : hồ sơ Hội nghị Bộ Chính trị do Bác chủ trì, hồ sơ về các chuyến đi thăm và làm việc của Bác ở các địa phƣơng, các nƣớc…
Đối với những thể loại nhƣ bài nói, bài viết, lời kêu gọi, di chúc… của Chủ tịch Hồ Chí Minh, theo chúng tôi cần cân nhắc yếu tố : Mỗi một văn kiện, tác phẩm của Ngƣời không đơn thuần chỉ là một tài liệu lƣu trữ thông thƣờng mà nó có thể chứa đựng vấn đề lớn về sự nghiệp cách mạng của Đảng ta. Vì vậy có thể lập mỗi tài liệu là một đơn vị bảo quản nhƣ cách sắp xếp sơ bộ hiện nay trong Kho Lƣu trữ Trung ƣơng.
Đối với Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh, đây là việc làm nhằm xác minh tính chân thực và đánh giá đúng về vai trò của tài liệu đó trong phông. Việc thẩm định tài liệu gồm 3 nội dung :
Thứ nhất, xem xét tài liệu đó có phải là của Bác hay không. Sở dĩ phải
thẩm định về mặt này là vì :
- Nhiều tài liệu trong phông hiện nay chƣa xác định chắc chắn là của Bác (vấn đề này chúng tôi đã đề cập ở chƣơng 1) do không có tên ngƣời ký, hoặc có nhƣng chúng ta chƣa khẳng định chính xác là của Hồ Chủ tịch, hoặc chƣa thể khẳng định các bút danh, bí danh, mật danh đó là của Bác. Đối với những tài liệu không có tên ngƣời ký thì việc xem xét phải dựa trên nhiều yếu tố : thời gian của tài liệu, nếu thời gian không rõ thì phải tiếp tục tìm hiểu nội dung (xem đề cập vấn đề gì, đến ai…), nét chữ, kiểu chữ (nếu là bản viết tay) và các bút tích (nếu có), địa danh, ngƣời nhận…
Nếu Cục Lƣu trữ làm tốt việc này chắc chắn sẽ bổ sung thêm nhiều tài liệu cho Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh ở Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng nói chung và bộ Hồ Chí Minh toàn tập, Hồ Chí Minh tuyển tập nói riêng, vì các bộ sách này còn nhiều tài liệu chƣa đƣợc thẩm định tính xác thực nên chỉ đƣa vào phần phụ lục, không đƣa vào phần các tác phẩm, văn kiện chính thức của Bác.
- Một số tài liệu của Bác do thƣ ký dự thảo, cái khó ở đây là chữ viết của thƣ ký lại rất giống chữ viết của Bác (cả tiếng Việt lẫn tiếng nƣớc ngoài). Đối với những tài liệu này, nếu xác định đƣợc chính xác thì giá trị tài liệu sẽ khác.
Thứ hai, tài liệu lƣu giữ có giá trị lịch sử và các giá trị khác hay không.
Đối với bất kỳ một phông lƣu trữ nào thì vấn đề xác định tài liệu có giá trị hay không là vấn đề quan trọng, bởi chỉ bảo quản những tài liệu khi nó có giá trị
lịch sử (lâu dài, vĩnh viễn), hoặc phải có giá trị về các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn học nghệ thuật…
Đối với Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh, cần chú ý xem xét giá trị của các tƣ liệu lƣu trữ là sách, báo có bài nói, bài viết, trả lời phỏng vấn… của Bác mà cho đến nay chúng ta đều không có bản gốc hoặc bản thảo bài nói, bài viết đó. Ví dụ : tác phẩm Đƣờng kách mệnh, hàng loạt các bài viết đăng trên báo của Đảng Cộng sản Pháp, Liên Xô, Trung Quốc… Hoặc các bài nói, bài viết của các tác giả về Bác.
Thứ ba, xác định tài liệu đang lƣu giữ trong Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ
Chí Minh hay thuộc Phông lƣu trữ Ban Chấp hành Trung ƣơng, Phông lƣu trữ Chính phủ hoặc các phông khác.
Hiện nay Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh có nhiều tài liệu thuộc khối tài liệu đến. Tuy nhiên, trong số đó có nhiều tài liệu không thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh, đó là các tài liệu, văn kiện Bác ký với tƣ cách là Chủ tịch Đảng, Chủ tịch nƣớc. Theo chúng tôi, những tài liệu này cần xem xét, cân nhắc để đƣa về Phông lƣu trữ Ban Chấp hành Trung ƣơng hoặc các phông liên quan, bởi nếu không sẽ làm xé lẻ tài liệu của các phông khác.
Việc xem xét tài liệu có phải thuộc không hay không thuộc phông nhằm làm cho thành phần Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh đƣợc hoàn chỉnh, đúng với nghĩa phông lƣu trữ cá nhân. Nếu làm rõ ranh giới phông, công tác sƣu tầm, thu thập và quản lý tài liệu sẽ có chất lƣợng hơn khi thu thập và bảo quản những tài liệu thuộc phông lƣu trữ cá nhân Chủ tịch Hồ Chí Minh.
Để thực hiện việc này, Cục Lƣu trữ cần kết hợp với các nhà nghiên cứu bởi việc thẩm định tài liệu liên quan đến Chủ tịch Hồ Chí Minh không đơn giản, đòi hỏi phải am hiểu nhiều loại kiến thức nhƣ văn bản học, lƣu trữ học, sử liệu học và lịch sử. Công tác thẩm định giá trị tài liệu có thể đƣợc tiến hành
xen kẽ ở bƣớc phân loại, lập hồ sơ tài liệu hoặc tiến hành thành một bƣớc độc lập.
* Biên mục tài liệu
Khi biên mục tài liệu Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh cần chú ý các thông tin nhƣ : loại bản (bản chính, bản gốc, bản thảo, bản viết tay), bút tích (ghi có tiếng nƣớc ngoài nếu có), tên và mật danh hoặc chữ ký mật danh của Bác, độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật)…
Khi biên mục, cần đánh số cho từng trang tài liệu (không đánh số theo tờ nhƣ các kho lƣu trữ Nhà nƣớc) và cần chú ý đánh số trang và viết mục lục đối với những trang là bản thảo, bản viết tay của Bác hoặc có bút tích của Bác.
Về cách biên mục, Cục Lƣu trữ có thể áp dụng việc biên mục bằng tay hoặc biên mục bằng máy tính. Đối với việc biên mục bằng máy tính sẽ giúp cho cán bộ lƣu trữ kế thừa đƣợc những bản ghi có trùng thông tin hoặc một phần thông tin, giúp cho quá trình biên mục đƣợc nhanh chóng. Bên cạnh đó, biên mục bằng máy sẽ giúp cho quá trình quản lý, thống kê, khai thác sử dụng tài liệu đƣợc nhanh chóng hơn rất nhiều so với cách biên mục bằng chữ viết tay.
* Xây dựng mục lục hồ sơ và công cụ tra cứu
Thông qua công cụ tra cứu sẽ giúp Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng nắm đƣợc số lƣợng, nội dung, thành phần, đặc điểm tài liệu Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh. Vì vậy, tài liệu sau khi đƣợc lập hồ sơ, cần xây dựng mục lục hồ sơ cho phông.
Có hai cách xây dựng mục lục hồ sơ : Thứ nhất, xây dựng mục lục hồ
sơ truyền thống; thứ hai, xây dựng cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ (trên máy tính).
Đối với Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh, theo chúng tôi cần xây dựng cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ để quản lý, khai thác sử dụng cho nhanh chóng, thuận lợi và dễ dàng.
* Dịch tài liệu và bút tích tài liệu bằng tiếng nước ngoài
Khác với các phông khác, Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh có rất nhiều tài liệu và bút tích bằng tiếng nƣớc ngoài nên cần phải tổ chức dịch để quản lý và có hình thức khai thác sử dụng hợp lý để phát huy giá trị của tài liệu. Bởi vì, đối với một vĩ nhân nhƣ Hồ Chủ tịch thì tƣ tƣởng, quan điểm nhiều khi đƣợc thể hiện trong lúc Ngƣời xử lý công văn tài liệu. Do đó, cần dịch dịch số tài liệu có bút tích hoặc tài liệu bằng tiếng nƣớc ngoài để đƣa ra phục vụ cho công tác nghiên cứu về thân thế và sự nghiệp của Ngƣời.
Tuy nhiên, trong thời gian qua do thiếu cán bộ có đủ trình độ (ngoại ngữ, lịch sử và am hiểu về Chủ tịch Hồ Chí Minh…) nên Cục Lƣu trữ chỉ mới tổ chức dịch đƣợc một số tài liệu, còn lại mới chỉ dịch trích yếu nội dung tài liệu sƣu tầm đƣợc ở Nga; tài liệu có bút tích chƣa đƣợc dịch ra tiếng Việt. Vì vậy, theo chúng tôi, Cục Lƣu trữ có thể thuê cán bộ có trình độ ngoại ngữ (tiếng Trung, Pháp, Nga, Anh), có phẩm chất chính trị, đạo đức tin cậy dịch những tài liệu này để đƣa ra phục vụ khai thác sử dụng.
b) Đối với tài liệu nghe nhìn
Tài liệu nghe nhìn thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh gồm nhiều loại, nhƣng hiện bảo quản tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng chỉ có hai loại là tài liệu ảnh và băng ghi âm.
- Đối với tài liệu ảnh (khoảng 30 cặp ảnh), khi tổ chức khoa học cần chú ý một số điểm chính nhƣ :
+ Xác minh tài liệu : Mỗi ảnh cần xác minh thời gian sự kiện, địa điểm xảy ra sự kiện, cá nhân trong ảnh, ngƣời chụp của từng ảnh để đảm bảo độ chính xác, khoa học của tài liệu ảnh.
+ Chú dẫn tài liệu : Cần ghi những thông tin chính nhƣ thời gian sự kiện, địa điểm xảy ra sự kiện, ngƣời chụp.
Bên cạnh đó, cần phải ghi đơn vị bảo quản, hộp số, mục lục số, tên phông của từng tài liệu ảnh.
- Đối với các băng ghi âm, cần gỡ băng, sao lƣu bảo hiểm và phân loại theo thời gian hoặc địa danh (nơi Bác đi và nói)...