9. Kết cấu của luận văn
1.3. Đặc điểm nhu cầu tin ở Viện Nghiên cứu Hải quan
Nhu cầu tin là những địi hỏi khách quan về thơng tin của các cá nhân hoặc tập thể nhằm đảm bảo các hoạt động nhận thức và thực tiễn. Các hoạt động thơng tin cá nhân hay nhóm tập thể đó đều phát sinh từ nhu cầu tin và nhằm thỏa mãn nhu cầu tin của các đối tượng.
Khác với người dùng tin ở các lĩnh vực khác, người dùng tin ở Tổng cục hải quan quan tâm nhiều đến các thông tin vừa mang tính lý luận vừa mang tính thực tiễn, những thơng tin vừa tổng hợp, vừa chuyên sâu phản ánh đầy đủ hoạt động của Hải quan, các vấn đề ảnh hưởng, tác động đến hoạt động nghiệp vụ hải quan… của Việt Nam và thế giới.
VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI QUAN
PHÕNG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC PHÕNG QUẢN LÝ KHOA HỌC VÀ THƠNG TIN KHOA HỌC PHÕNG HÀNH CHÍNH – TÀI VỤ
Luận văn đã tiến hành một cuộc điều tra khảo sát, thăm dò ý kiến của CBCC Hải quan về mức độ đáp ứng nhu cầu tin của Viện NCHQ đối với người dùng tin. Từ đó sẽ giúp cho Viện NCHQ có thể thấy được những điểm mạnh, khó khăn và xác định được những giá trị và hiệu quả mà hoạt động thông tin của Viện mang lại cho NDT.
Quá trính điều tra thu được kết quả sau: - Tổng số phiếu phát ra: 400 phiếu
- Tổng số phiếu thu về: 330 phiếu (đạt 82.5 % trên tổng số phiếu gửi đi) - Thời gian tiến hành: tháng 6 và 7/2015
Trong tổng số phiếu nhận được, thành phần tham gia phiếu yêu cầu gồm: cán bộ lãnh đạo, quản lý chiếm 20% tổng số phiếu; Cán bộ công chức, viên chức chiếm 65%; Cơng nhân viên chiếm 15%. Qua phân tích kết quả thu được từ các phiếu trả lời, Luận văn đã thu được một số vấn đề nhu cầu tin của người dùng tin như sau:
1.3.1. Nhu cầu tin của cán bộ lãnh đạo, quản lý
Nhóm cán bộ lãnh đạo gồm: Tổng cục trưởng, Phó Tổng cục trưởng, Cục trưởng, Cục phó và các Trưởng, phó phịng ở các đơn vị thuộc Tổng cục Hải quan.
Trong thời đại ngày nay, thông tin khoa học giữ vai trò quan trọng trong quá trình ra quyết định của mỗi người. Đối với cán bộ làm công tác lãnh đạo, chỉ huy, nhóm người dùng tin này tuy số lượng không lớn nhưng đặc biệt quan trọng.
Là người lãnh đạo, quản lý, khơng có thời gian trực tiếp cập nhật, xử lý thông tin nên họ cần những thông tin đã được sàng lọc, tổng hợp cô đọng và phân tích một cách có hệ thống dưới các dạng như: tổng luận, tổng quan, thư mục chuyên đề, thông tin chuyên đề, các bản tin nhanh, tin tham khảo… Thơng tin cho nhóm này mang tính tổng kết, dự báo. Vì vậy nhu cầu tin của
họ mang tính ổn định cao, tài liệu của họ sử dụng cũng rất đa dạng, có diện rộng, khái quát trên các lĩnh vực khoa học cơ bản, khoa học xã hội, khoa học tự nhiên, tài liệu chính trị kinh tế xã hội, các văn bản, tài liệu của Đảng, Nhà nước; sự thay đổi, bổ sung các Thông tư, chỉ thị, Nghị quyết, Quyết định của Đảng và Nhà nước; những tin tức về định hướng đường lối chiến lược cùng với dự báo xu hướng phát triển của xã hội trong tương lai; những thơng tin thời sự an ninh, kinh tế, chính trị quốc tế trong và ngoài nước, phản ánh kịp thời các diễn biến kinh tế, các hoạt động của hải quan thực tiễn ở khu vực và ở cả các quốc gia trên thế giới.
Nhóm cán bộ lãnh đạo và quản lý không chỉ là những người ra quyết định điều hành hoạt động các đơn vị mà họ còn là những người cung cấp thơng tin có giá trị cao.
1.3.2. Đặc điểm nhu cầu tin của cán bộ, nhân viên
- Nhu cầu tin của nhóm cán bộ, cơng chức, viên chức
Là nhóm đối tượng có nhu cầu tin đa dạng và phức tạp, chiếm 65%. Họ có nhu cầu tiếp cận nguồn thơng tin một cách thường xuyên, liên tục để cập nhật thông tin và phục vụ cho cơng tác chun mơn của mình.
Là những cán bộ chuyên sâu về lĩnh vực mà họ đảm nhiệm (thủ tục hải quan, giám sát hải quan, thuế hải quan, pháp luật hải quan, thanh tra hải quan, điều tra chống buôn lậu, tổ chức, nghiên cứu khoa học hải quan, công nghệ thông tin, tài chính, quản lý rủi ro về Hải quan,...) nên thông tin họ cần là những thông tin mới, chuyên sâu trong và ngoài nước,…đặc biệt là những thơng tin đươc dịch từ tiếng nước ngồi để phục vụ cho việc củng cố, tự bồi dưỡng và nâng cao kiến thức nhằm phục vụ tốt nhiệm vụ họ được giao. Tuy nhiên, tuỳ từng chuyên môn mà họ có nhu cầu tài liệu khác nhau.
- Nhu cầu tin của nhóm nhân viên: nhu cầu tin chủ yếu của nhóm nhân
vụ chiếm 15%. Loại hình tài liệu mà họ hướng tới trong phạm vi hẹp như: báo, tạp chí, truyện ngắn và thường sử dụng chúng trong thời gian rảnh rỗi tại đơn vị do nhiệm vụ công tác của họ. Một số người đến Thư viện với mục đích chủ yếu là thoả mãn nhu cầu nắm bắt thông tin thời sự hàng ngày, nâng cao hiểu biết, giải trí, thư giãn. Vì vậy những tài liệu họ cần không nhất thiết chuyên sâu về lĩnh vực nào. Đơi khi họ cũng có thể tìm đến một số tài liệu về công việc mà họ đang phụ trách như tài liệu về y học; tài liệu về kỹ thuật máy móc, sửa chữa; sách nấu ăn... nhằm giúp họ nâng cao chun mơn, hồn thành tốt nhiệm vụ được giao.
1.4. Vai trị về tổ chức và hoạt động thơng tin - tƣ liệu của Viện
1.4.1. Đối với công tác nghiên cứu khoa học
Xuất phát từ chủ trương của Đảng, quy định của Luật Khoa học và Công nghệ và Luật Hải quan, để đáp ứng nhu cầu về thông tin khoa học và nâng cao chất lượng thông tin khoa học công nghệ cho không chỉ cán bộ công chức trong ngành Hải quan mà cịn cho đơng đảo các nhà nghiên cứu trong cả nước phục vụ cho công cuộc cải cách, phát triển, hiện đại hóa Hải quan Việt Nam. Tại Khoản 5, Điều 15, Luật Khoa học và Công nghệ đã quy định các tổ chức khoa học và cơng nghệ có quyền cơng bố kết quả hoạt động khoa học và công nghệ theo quy định của Luật Báo chí, Luật Xuất bản và các quy định khác của pháp luật. Trên cơ sở chủ trương của Đảng, quy định của Luật Khoa học và Công nghệ và Luật Hải quan, ngành Hải quan xác định hoạt động thông tin khoa học, phổ biến kiến thức khoa học về hải quan là một nhiệm vụ cần thiết và cấp bách.
Nhiệm vụ nghiên cứu khoa học là nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn hoạt động quản lý nhà nước về hải quan làm cơ sở cho việc hoạch định chính sách hải quan và xây dựng chiến lược phát triển ngành Hải quan trên cở sở
đường lối phát triển đất nước, thực tiễn của ngành Hải quan và xu thế hội nhập quốc tế.
Nghiên cứu quy trình nghiệp vụ hải quan và nghiên cứu ứng dụng phương pháp quản lý hải quan hiện đại vào công tác nghiệp vụ và xây dựng lực lượng hải quan.
Nghiên cứu, khảo sát thực tiễn hoạt động hải quan trong nước và quốc tế để tổng kết thực tiễn, phân tích, đánh giá thực trạng, dự báo xu hướng phát triển của hoạt động quản lý hải quan, qua đó kiến nghị về chủ trương, biện pháp quản lý nhằm phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước và hội nhập quốc tế về hải quan.
Hoạt động thông tin khoa học giúp công bố công khai trên các phương tiện thông tin của ngành về định hướng và nội dung nghiên cứu để các cá nhân và tổ chức có năng lực đăng ký tham gia xét duyệt.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ nêu trên, Viện Nghiên cứu Hải quan nhận thấy vai trò to lớn của hoạt động thông tin tư liệu đối với việc nghiên cứu khoa học, trao đổi thông tin khoa học, phổ biến kiến thức khoa học hải quan; công bố kết quả các cơng trình nghiên cứu khoa học của các nhà nghiên cứu trong ngành Hải quan và các ngành khoa học có liên quan; tuyên truyền phổ biến, giáo dục pháp luật về hải quan và pháp luật có liên quan; thông tin về thủ tục hải quan, hoạt động hải quan và hoạt động thương mại của các nước trong khu vực và trên thế giới. Thông tin tư liệu sẽ là chiếc cầu nối hữu hiệu phục vụ đắc lực cho hoạt động nghiệp vụ của ngành Hải quan và các ngành khoa học khác có liên quan.
1.4.2. Đối với công tác đào tạo nghiệp vụ hải quan
Xây dựng và tạo lập môi trường pháp lý và nghiệp vụ thuận lợi cho phép thực hiện thủ tục hải quan trên cơ sở áp dụng công nghệ thông tin khoa học và kỹ thuật trao đổi dữ liệu điện tử. Đây là nội dung quan trọng đã được
Lãnh đạo các cấp quan tâm triển khai thực hiện trước khi thực hiện các giải pháp về nghiệp vụ và kỹ thuật.
Trong những năm qua Ban cán sự Đảng và Lãnh đạo Tổng cục hải quan đã quan tâm chỉ đạo cơng tác cán bộ và coi đó là nhiệm vụ quan trọng, là yếu tố quyết định khả năng và mức độ hồn thành các nhiệm vụ chính trị được Đảng và Nhà nước giao cho. Đồng thời với việc tuyển dụng mới hàng năm theo các tiêu chuẩn, ngành nghề được đào tạo theo yêu cầu của ngành thì việc đào tạo lại, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ hải quan theo từng chuyên đề nhằm đáp ứng các yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới cũng được tăng cường. Phần lớn các CBCC có tinh thần phấn đấu học tập vươn lên, vừa học, vừa làm, có ý thức tìm tịi, sáng tạo, cải tiến phương pháp quản lý và tổ chức nhiệm vụ được giao, bước đầu đã phù hợp với yêu cầu trong tình hình mới. Để làm tốt được điều này phần lớn phải nhờ đến hoạt động thông tin tư liệu về thơng tin khoa học cơng nghệ trong nước nói chung và ngành Hải quan nói riêng. Hoạt động thông tin tư liệu sẽ đẩy mạnh việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống thơng tin, tài liệu, giáo trình giảng dạy.
1.4.3. Đối với mục tiêu cải cách, hiện đại hóa Hải quan
Mục tiêu đến năm 2020 của ngành Hải quan là xây dựng Hải quan Việt Nam hiện đại, có cơ chế, chính sách đầy đủ, minh bạch, thủ tục hải quan đơn giản, hài hòa đạt chuẩn mực quốc tế, trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin, xử lý dữ liệu tập trung, đạt trình độ tương đương với các nước tiên tiến trong khu vực Đông Nam Á. Xây dựng lực lượng Hải quan đạt trình độ chun nghiệp, chun sâu có trang thiết bị, kỷ thuật hiện đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả góp phần tạo thuận lợi cho các hoạt động thương mại hợp pháp, phát triển du lịch, thu hút đầu tư nước ngoài, đảm bảo an ninh quốc gia, an tồn xã hội, bảo vệ lợi ích của nhà nước, quyền và nghĩa vụ hợp pháp của tổ chức, cá nhân, thực hiện các cam kết quốc tế của Việt Nam liên quan đến
lĩnh vực hải quan như: Công ước Kyoto, Hiệp định Trị giá GATT/WTO, Cơng ước HS...
Do đó, việc xây dựng và phát triển tổ chức và hoạt động thông tin tư liệu phục vụ mục tiêu hiện đại hóa của ngành Hải quan là một yếu tố không thể thiếu được trong chiến lược phát triển ngành, phục vụ cung cấp nguồn tin để xây dựng, hoàn thiện hệ thống pháp luật hải quan theo hướng hiện đại, đồng bộ, tuân thủ chủ trương về cải cách thủ tục hành chính và các chuẩn mực, cam kết quốc tế; xây dựng hệ thống pháp luật hải quan hiện đại; phục vụ đáp ứng như vầu tin về công tác nghiệp vụ hải quan, tăng cường sự kiểm soát của cơ quan Hải quan với hàng hóa xuất nhập khẩu; nâng cao khả năng thu thuế; giải quyết được các thách thức về khối lượng công việc; tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong nước; góp phần nâng cao trình độ trang thiết bị kỹ thuật trong giám sát, kiểm tra hải quan; hiện đại hóa các trang thiết bị phục vụ hoạt động kiểm soát chống buôn lậu, buôn bán hàng cấm và các loại tội phạm mới.
Đây là một trong những nhiệm vụ không phải riêng của Viện Nghiên cứu Hải quan mà còn là trách nhiệm của toàn ngành Hải quan để giúp ban Lãnh đạo nắm bắt thông tin một cách kịp thời, có đầy đủ cơ sở đề ra được các quyết định chính xác và thực hiện chiến lược hiện đại hóa hải quan, điều khiển được thông tin cả ở cấp vĩ mô lẫn vi mô.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – TƢ LIỆU TẠI VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI QUAN
2.1. Tổ chức thông tin - tƣ liệu của Viện Nghiên cứu Hải quan
2.1.1. Tổ chức bộ máy
Việc tổ chức, sắp xếp cơng tác trong thư viện là để nhằm mục đích hợp lý hóa các khâu kỹ thuật, phục vụ người đọc từ đó nâng cao hiệu quả trong hoạt động của TV, thực hiện một cách hiệu quả nhiệm vụ được giao.
Hiện nay, Thư viện Hải quan trực thuộc Phòng Quản lý khoa học và Thông tin khoa học của Viện Nghiên cứu Hải quan. Tổng số biên chế của Phòng như sau:
- Lãnh đạo Phòng: 01 Trưởng phịng và 02 Phó trưởng phịng
- Cán bộ phịng: 08 cán bộ trong đó có 02 cán bộ phụ trách cơng tác thư viện. Phòng Quản lý khoa học và Thông tin khoa học được cơ cấu thành 4 bộ phận chức năng liên quan đến nhiệm vụ thư viện:
- Bộ phận Quản lý khoa học: Tổ chức triển khai và quản lý các chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học trong Ngành, nghiệm thu và thu thập các đề tài nghiên cứu về Thư viện.
- Bộ phận Thông tin Khoa học: gồm 5 cán bộ thực hiện chức năng quản lý các tư liệu, tài liệu về hoạt động hải quan, xây dựng tư liệu ảnh hoạt động nghiệp vụ của Hải quan. Ngồi ra, phịng cịn thực hiện việc trao đổi, nhận biếu tài liệu với các cơ quan khác, các cá nhân,… nhằm tăng cường nguồn lực cho Thư viện.
- Bộ phận Thư viện thực hiện công việc quản trị mạng chuyên mục "thư viện điện tử" trên mạng nội bộ netoffice, thu thập tài liệu và cập nhật thông tin cho Website; xử lý thông tin tài liệu khi tài liệu được chuyển từ bộ phận Quản lý khoa học và Thông tin Khoa học và phục vụ bạn đọc.
2.1.2. Đội ngũ cán bộ
Năm 2002, Viện NCHQ bổ sung 01 cán bộ thư viện theo chế độ hợp đồng khoán việc phục vụ Đề án Thư viện. Cán bộ làm việc tại thư viện được 04 năm.
Năm 2004, cán bộ hợp đồng chuyển sang thực hiện công tác khác nên Viện NCHQ chuyển 02 cán bộ đang làm công tác Thông tin Khoa học sang quản lý thư viện.
Như vậy, về nhân lực cho hoạt động của thư viện từ năm 2004 đến năm 2012 tuy đảm bảo hoạt động, cán bộ thư viện được đào tạo đúng chuyên môn nhưng không cố định, chỉ công tác tại Viện 04 năm, cán bộ kiêm nhiệm không được đào tạo đúng chuyên môn. Với số lượng cán bộ vừa thiếu lại vừa không được đào tạo đúng chuyên môn dẫn đến hoạt động của thư viện thường xuyên bị gián đoạn.
Năm 2013, Tổng cục Hải quan tuyển dụng 02 cán bộ chuyên ngành Thông tin – Thư viện và điều động phân công 01 cán bộ công tác tại Thư viện Trường Hải quan Việt Nam và 01 cán bộ công tác tại Viện Nghiên cứu Hải quan.
Nhân lực là một trong 4 yếu tố cấu thành và tồn tại của bất kỳ thư viện nào, là người lựa chọn, xử lý, bảo quản, sắp xếp theo nguyên tắc nghiệp vụ thư viện. Ngay từ khi Thư viện hoạt động, trải qua nhiều giai đoạn và đến nay chỉ có 01 cán bộ có trình độ Đại học về nghiệp vụ thư viện. Cán bộ thư viện