9. Kết cấu của luận văn
3.2. Nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin tƣ liệu của Viện
3.2.2. Nâng cao công tác xử lý tư liệu
Cơng tác xử lý tài liệu có vai trị rất lớn ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm và dịch vụ thông tin, đến chất lượng hoạt động của cơ quan Thư viện. Nếu xử lý tài liệu được chú trọng sẽ tạo ra nguồn tin đảm bảo độ tin cậy, đầy đủ, đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin. Công tác xử lý tài liệu bao gồm mơ tả nội dung và mơ tả hình thức của tài liệu. Nếu người cán bộ xử lý tài liệu
làm tốt công tác này sẽ thuận lợi cho NDT trong quá trình tìm kiếm, khai thác tài liệu.
Trước hết, cần hoàn thiện bộ máy tra cứu thủ công, xây dựng thêm mục lục chủ đề và các phích tiêu đề, chỉ chỗ, kiểm tra định kỳ và thay mới thường xuyên. Công tác xử lý tài liệu trong thời gian đến cần tiếp tục thực hiện phân loại theo bảng DDC. Cần áp dụng các bộ công cụ như định chủ đề, định từ khóa một cách thống nhất. Trong tra cứu tìm tin, ngơn ngữ tìm tin theo chủ đề và từ khố đã trở nên thơng dụng và quen thuộc với người đọc và người dùng tin, Viện NCHQ nên sử dụng Bộ Từ khoá của Thư viện Quốc gia Việt Nam, đây là Bộ từ khóa đã được biên soạn tương đối cơng phu, có sự hiệu chỉnh bổ sung thêm qua các lần xuất bản để cập nhật và rút ngắn khoảng cách giữa các thuật ngữ trong bộ từ khoá/từ điển từ khoá với các khái niệm được đề cập trong nội dung vốn tài liệu, bước đầu đã đáp ứng được nhu cầu đặt ra trong cơng tác định từ khố, mhằm kiểm sốt về mặt từ vựng khi mô tả các khái niệm.