9. Kết cấu của luận văn
2.2. Hoạt động thông tin tƣ liệu của Viện Nghiên cứu Hải quan
2.2.5. Dịch vụ thông tin tư liệu
Phục vụ tài liệu là hình thức phục vụ cơ bản nhất nhằm tạo ra cho người dùng tin tiếp cận tối ưu tới các tài liệu có trong kho và giúp người dùng tin sử dụng tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình. Dịch vụ thơng tin tại Viện
NCHQ vẫn cịn chưa đa dạng, hiện nay hình thức dịch vụ hiện có chỉ là phục vụ tài liệu cho người dùng tin tại cơ quan TCHQ. Ở Viện hình thức phục vụ tài liệu được tiến hành dưới những dạng: phục vụ đọc tại thư viện, dịch vụ cung cấp các bản sao tài liệu và dịch vụ tra cứu tin trên mạng nội bộ net- office của cơ quan TCHQ.
Dịch vụ phục vụ bạn đọc tại thư viện
Công tác phục vụ bạn đọc là khâu trọng tâm trong tồn bộ cơng tác tổ chức của Thư viện. Mặc dù cịn nhiều khó khăn nhưng trong công tác phục vụ của cán bộ TV luôn cố gắng từng bước phục vụ theo yêu cầu của CBCC. Việc tổ chức TV thành hai khu vực phòng đọc và phòng mượn riêng là rất khó khăn, bởi nó địi hỏi rất nhiều yếu tố như kho tàng, phòng ốc, giá sách, tủ và bàn ghế phục vụ bạn đọc. Với thực tế đó, phục vụ tại chỗ thơng qua Phịng đọc ngay tại Viện NCHQ. Tại đây, người dùng tin có thể sử dụng tại chỗ tất cả những tài liệu, vật mang tin và các nguồn tin khác có trong kho. Tại đây sách/ tư liệu được sắp xếp trong kho, khi người dùng tin có nhu cầu phải đưa yêu cầu tin cho thủ thư để được phục vụ.
Tuy nhiên, việc tổ chức phục vụ bạn đọc tại chỗ, với diện tích hạn chế, phục vụ cả sách/ tư liệu. Bởi đặc điểm nổi bật của sách là tính hệ thống, tính đầy đủ, tương đối ổn định và thống nhất trong nội dung, người dùng tin phần lớn là những cán bộ nghiên cứu có nhu cầu hiểu biết sâu về một vấn đề nào đó.
Ở Viện NCHQ không sắp xếp hệ thống tủ phích mục lục ngay tại nơi người dùng tin nghiên cứu tài liệu, vì vậy hạn chế nhu cầu tra cứu tin của bạn đọc. Đồng thời, như đã nói tại phần Cơ cấu nội dung tài liệu, tuy TV có vốn
tài liệu đa dạng nhưng phần lớn tài liệu khơng cịn phù hợp, chất lượng không cao nên việc thu hút bạn đọc là khó khăn.
Dịch vụ phục vụ bạn đọc là cán bộ TV tiếp xúc trực tiếp với bạn đọc, chính vì vậy người cán bộ cần có thái độ thân thiện với người dùng tin. Đánh giá thái độ phục vụ của cán bộ có 67,3% trả lời tốt; 31,5 % trả lời bình thường và 1,2% chưa tốt.
Bảng 2.6. Biểu đồ minh họa thái độ phục vụ của cán bộ
67% 31% 2% Tốt bình thường Chưa tốt
Công tác phục vụ bạn đọc: số lượng bạn đọc tìm đến thư viện cịn ít, các dịch vụ qua Internet chưa được triển khai, khi nghiên cứu phát bảng hỏi điều tra chúng tôi thu được kết quả như sau:
Bảng 2.7: Biểu đồ minh họa tần suất bạn đọc lên thư viện (%)
35%
53% 12%
Thường xuyên
Thỉnh thoảng
Không bao giờ
Tần suất bạn đọc lên thư viện cũng đánh giá khả năng phục vụ của thư viện, tại Viện, từ bảng điều tra cho thấy, số lượng bạn đọc thường xuyên lên thư viện rất hạn chế chỉ chiếm 35%, trong đó số lượng bạn đọc thỉnh thoảng đến chiếm 53%. Điều đó cho thấy bạn đọc chỉ đến với thư viện khi thật sự có nhu cầu. Đối với bạn đọc không bao giờ lên TV chiếm 12% rơi vào những trường hợp công tác tại các đơn vị nghiệp vụ thường xuyên phải tiếp xúc với các doanh nghiệp, người dân bên ngồi như: đơn vị Cục điều tra chống bn lậu, Báo Hải quan, Kiểm tra sau thông quan, các cán bộ làm cơng tác kiểm hóa thường xun khơng có mặt tại cơ quan. Vì thế để bạn đọc lên thư viện thường xuyên Viện cần chú trọng đầu tư thêm tài liệu nhằm thu hút tối đa người dùng tin.
Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu
Khi bạn đọc có yêu cầu, Viện cung cấp dịch vụ sao tài liệu nhưng riêng đối với đề tài nghiên cứu thì hạn chế số trang được phép in sao nhằm tránh việc sao chép ý tưởng, vi phạm quyền tác giả.
Dịch vụ tra cứu tin trên mạng nội bộ net-office của cơ quan TCHQ
Dịch vụ này nhằm cung cấp tài liệu cho CBCC thuộc 17 đơn vị khối cơ quan Tổng cục Hải quan và 37 Cục Hải quan tỉnh, thành phố trên cả nước. Mỗi cán bộ đều được cấp 2 tài khoản: tài khoản cá nhân (hatt1) và tài khoản chung của cơ quan (viennchq).
Bước 1: Các cán bộ đăng nhập vào mạng nội bộ theo địa chỉ: http://10.224.145.10/ .
Bước 2: Để có thẻ download tài liệu phải đăng nhập vào cổng đăng nhập (hình trên). Mặc định user name và mật khẩu là giống nhau. Khi đăng nhập vào chúng ta có thể đổi lại mật khẩu theo ý mình.
Bước 3: Tìm kiếm tài liệu tại vùng tìm kiếm "Thư viện điện tử"
Nhập từ khố cần tìm kiếm vào ơ tìm kiếm, chọn vùng tìm kiếm là "Thư viện điện tử", bấm nút Tìm. Hoặc bạn đọc có thể tìm kiếm tài liệu theo chủ đề có sẵn trong Thư viện điện tử, khi đó, các tài liệu tìm được sẽ có Source như hình dưới:
Bước 4: Cách download tài liệu khi đã đăng nhập:
Sau khi đã tìm kiếm được tài liệu, bấm chọn tài liệu cần download về máy tính như hình dưới: