9. Kết cấu của luận văn
2.1. Tổ chức thông tin tƣ liệu của Viện Nghiên cứu Hải quan
2.1.3. Cơ sở vật chất kỹ thuật
Tại Mục b Khoản 2 Điều 3 của Quy chế tổ chức và hoạt động của Viện NCHQ trực thuộc Tổng cục Hải quan quy định: “Xây dựng và quản lý Thư viện Hải quan phục vụ các yêu cầu của công tác nghiên cứu và quản lý của ngành Hải quan”. Theo đó, Viện NCHQ xây dựng đề án thư viện Hải quan 2001-2005 và đã được thông qua với mục tiêu đáp ứng công cuộc cải cách, hiện đại hóa ngành Hải quan, nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ công chức của Ngành. Cũng trong giai đoạn này, Viện NCHQ đã mua phần mềm quản lý CDS/ISIS trên máy tính phục vụ cho người quản lý thư viện. Đây là phần mềm tư liệu do UNESCO phát triển từ năm 1985 và được sử dụng phổ biến tại Việt Nam để quản lý thư viện truyền thống. Sử dụng phần mềm này, người quản lý thư viện có thể tra cứu mã tài liệu để dễ dàng tìm tài liệu trên giá. Phần mềm CDS/ISIS có những ưu điểm nổi bật như cấu trúc CSDL do người sử dụng tự xây dựng, có thể quản lý các trường có độ dài biến động, có khả năng nhận biết các trường lặp, trường con, có ngơn ngữ tạo format đủ mạnh để có thể in và hiện hình theo ý muốn. Tuy nhiên, hạn chế căn bản của CDS/ISIS là khơng thực hiện được các phép tính và thống kê, khơng có khả năng kiểm tra trùng.
Trong giai đoạn này, do chuyển từ trụ sở chính tại 162 Nguyễn Văn Cừ, chuyển sang 159 Bà Triệu, tại đây thư viện được bố trí diện tích khoảng 50m2 ở tầng 1 của trụ sở. Phòng nhỏ nên chỉ chứa 07 giá để sách báo và tạp chí, tuy nhiên cơ sở vật chất khơng đảm bảo an tồn cho tài liệu với không gian ẩm thấp và nhỏ.
Tại quyết định số 3432/TCHQ-NCHQ ngày 25/8/2005 về Xây dựng Kế hoạch Khoa học và Công nghệ ngành Hải quan giai đoạn 2005-2010, kế hoạch phát triển 5 năm 2006 - 2010 là xây dựng thư viện khoa học ngành Hải quan với quy mô lớn, hiện đại nhằm phục vụ hiệu quả công tác nghiên cứu và
tham khảo của cán bộ, cơng chức trong tồn Ngành. Năm 2005, Viện đã đưa ra kế hoạch tăng cường năng lực nghiên cứu khoa học như bổ sung cán bộ nghiên cứu, trang bị thêm một số thiết bị phục vụ công tác nghiên cứu và quản lý khoa học, xây dựng phần mềm tra cứu trên máy tính phục vụ cho cơng tác thư viện Ngành. Đồng thời, Viện NCHQ đã đầu tư lắp đặt 01 máy photocopy kỹ thuật số Sharp AR - 250 để đảm nhiệm việc in ấn, sao chụp tài liệu; 01 bộ máy vi tính Compaq Presario 5000 Itel pentium III 680 và máy in Colordeskjet Printer HP 1220 nối mạng để phục vụ cho công tác xử lý thông tin và bạn đọc tra cứu tài liệu. Về giá sách: có 10 giá bằng sắt, mỗi giá có 06 khoang, rộng 1,5 m/ khoang, cao 0,4 m/ khoang. Các hoạt động này nhằm hồn thiện Thư viện Hải quan và phục vụ cơng tác Khoa học cơng nghệ cho tồn Ngành. Tuy nhiên, tháng 6/2006, do trụ sở cần phải cải tạo và sửa chữa, Viện NCHQ phải thuê trụ sở mới tại 92 Võ Thị Sáu. Tại địa điểm này, thư viện được bố trí 01 phịng khoảng 60 m2 để lưu giữ sách. Thời gian này, thư viện vẫn sử dụng phần mềm CDS/ISIS nhằm để cán bộ thư viện quản lý tài liệu và dịch vụ mượn trả được đảm bảo. Tuy nhiên hệ thống tra cứu thiếu hấp dẫn đối với người dùng tin, ở dạng truyền thống, điều kiện kinh phí hạn chế nên vẫn chưa mở rộng được dịch vụ sử dụng máy tính cho bạn đọc.
Có thể thấy, cơng tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý thư viện của Viện NCHQ còn yếu cả về chiều rộng và chiều sâu. Phần mềm được sử dụng chỉ phục vụ quản lý hoạt động thư viện truyền thống, phần mềm đầu tư rời rạc không được nâng cấp và chưa thực hiện liên kết trong Ngành cũng như liên kết với các thư viện khác.
Từ năm 2009 đến năm 2011, Viện NCHQ chuyển về địa điểm thuê mới là 148 Nguyễn Trãi, diện tích cho Viện NCHQ hoạt động chật chội nên khơng bố trí được diện tích dành cho Thư viện. Do vậy, toàn bộ tài liệu, sách báo và trang thiết bị của thư viện chuyển về kho Tổng cục Hải quan tại Trâu Quỳ -
Gia Lâm- Hà Nội. Thư viện lưu giữ lại các đề tài nghiên cứu khoa học và sách nghiệp vụ của tồn Ngành để phục vụ cho cán bộ, cơng chức viên chức của cơ quan.
Năm 2012, Trụ sở TCHQ và Viện NCHQ chuyển về tòa nhà Tổng cục – Dương Đình Nghệ- Cầu Giấy. Năm 2013, Ban quản lý tòa nhà Tổng cục Hải quan kết hợp với Viện NCHQ lập dự án xây dựng thư viện tiến trình 2013-2015 và 2015-2020 theo mục tiêu hiện đại hóa Hải quan. Có thể thấy, yêu cầu đặt ra ở hiện tại và tương lai, cơ sở vật chất, trang thiết bị dành cho thư viện là rất khó khăn, cịn nhiều vấn đề cần xem xét và giải quyết kịp thời.
Năm 2014, Cục Tin học và Thống kê tài chính – Bộ Tài chính đã phối hợp với các đơn vị tư vấn thực hiện khảo sát hiện trạng, thu thập nhu cầu, nghiên cứu các quy định quản lý hiện hành liên quan đến nghiệp vụ quản lý thư viện, phân tích lựa chọn các phương án kỹ thuật nhằm phục vụ việc lập dự án "Xây dựng và triển khai hệ thống thư viện điện tử thống nhất Bộ Tài chính". Qua đó, Cục Tin học và Thống kê tài chính cũng đã khảo sát tại 13 đơn vị và 05 Tổng cục thuộc Bộ, trong đó có Thư viện Trường Hải quan Việt Nam và Thư viện của Viện NCHQ. Tuy nhiên, do chưa có trụ sở thư viện chính nên Viện NCHQ chỉ thực hiện báo cáo cơng tác tư liệu hiện có tại cơ quan và nhu cầu tin của bạn đọc.