9. Kết cấu của luận văn
2.2. Hoạt động thông tin tƣ liệu của Viện Nghiên cứu Hải quan
2.2.3. Tổ chức, bảo quản tư liệu
Trong thực tiễn, bất cứ cơ quan nào, dù lớn hay nhỏ, trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình ít nhiều đều cần đến tài liệu hoặc để giải quyết công việc cụ thể hoặc tìm thấy những thơng tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu và đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch chủ trương, chính sách, đề ra các quyết định về quản lý,... Đồng thời, đặc điểm của nước ta là nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa, nên khí hậu rất phức tạp. Điều kiện thiên nhiên mỗi vùng một khác, các loại vi sinh vật phá hoại tài liệu phát triển nhanh, điều đó gây nên những khó khăn phức tạp cho cơng tác bảo quản tài liệu... Vì vậy, địi hỏi cơng tác bảo quản tài liệu phải được thực hiện tốt.
Tài liệu bổ sung về thư viện trước kia không được gia cố bằng cách đóng bìa nilon, may chỉ ở gáy sách, làm giảm thêm tuổi thọ của tài liệu. Mặt khác, không gian ẩm thấp, Thư viện không thực hiện công tác bảo quản tài liệu theo định kỳ, hàng năm đã làm cho chất lượng tài liệu bị ảnh hưởng. Vào mùa mưa nhiều, kho tài liệu bị dột dẫn đến sách báo bị ngấm nước trầm trọng. Do trước đây, cán bộ không được đào tạo đúng chuyên môn nên công tác bảo quản tài liệu chỉ là những kinh nghiệm trong cuộc sống: phơi sách báo ra ngồi nắng cho khơ, sau đó cất lên giá và tiếp tục phục vụ bạn đọc.
TV chuyển địa điểm nhiều lần và chưa đủ điều kiện để thành lập phòng bảo quản tài liệu. Cho đến nay, khoảng 2000 cuốn sách, trang thiết bị trước đây của thư viện lưu tại kho TCHQ - Trâu Quỳ - Gia Lâm - Hà Nội (trước đây là kho trữ lương thực trong thời kỳ chiến tranh), xét về mặt bảo quản đang trong tình trạng báo động: nhiều sách, báo bị rách, nát, hư hỏng nặng, bị ố vàng, mốc, mờ chữ, có nhiều tài liệu càng ngày càng mất độ bền, rất giòn, dễ mục nát. Tất cả các sách, báo được lưu giữ trong 53 thùng Carton và 25 bao tải lớn. Trong điều kiện đó cơng tác bảo quản gặp nhiêu fkhos khăn. Thư viện được Tổng cục Hải quan trang bị 01 máy điều hịa đảm bảo khơng khí trong kho, tuy nhiên khơng có hệ thống báo cháy tự động trong kho sách. Hệ thống mạng điện, bóng điện chiếu sáng trong kho sách không đảm bảo. Hàng năm thư viện không thực hiện việc phòng chống mối mọt, vệ sinh kho sách theo định kỳ, khơng có kế hoạch tăng cường bảo vệ sách, báo trong các ngày mưa bão trong năm.
Số tài liệu còn lại và đề tài nghiên cứu khoa học và sách nội bộ của Ngành đang được sử dụng và bảo quản tại Bảo tàng Hải quan Việt Nam và TV Viện NCHQ - trụ sở Tổng cục Hải quan, thường xuyên lưu thơng và kiểm tra tình trạng hàng tháng để có biện pháp bảo quản tài liệu.
Bảng 2.5. Tình trạng tài liệu tại Kho Tổng cục Hải quan
TT TÌNH TRẠNG TÀI LIỆU TỶ LỆ
1 Sách, báo bị nhiễm bụi, bẩn 100 %
2 Sách bị nát, bị rách 55 %
3 Sách bị ố vàng, giấy đã chuyển màu, mờ chữ 70 % 4 Sách bị rách bìa, hỏng gáy 40% 5 Nội dung sách khơng cịn phù hợp 80%
(Nguồn: Khảo sát thực tế tại Kho TCHQ- Trâu Quỳ- Gia Lâm- Hà Nội)
Một số hình ảnh về thực trạng của tài liệu tại Kho TCHQ- Trâu Quỳ
(Nguồn: Khảo sát thực tế tại Kho TCHQ- Trâu Quỳ- Gia Lâm- Hà Nội)
Sách bị ố vàng
Sách bị nát, bị rách
Tình trạng tài liệu bị hủy hoại, kém độ bền là do một số nguyên nhân chủ quan và khách quan sau:
- Nhà kho chứa tài liệu chưa đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật; - Sự xâm hại tài liệu của các loại côn trùng;
- Nhiệt độ, độ ẩm chưa phù hợp với yêu cầu bảo quản tài liệu; - Do bản chất của tài liệu dễ bị lão hóa;
- Kinh phí đầu tư cho cơng tác bảo quản sách khơng có; - Cơng tác bảo quản chưa được quan tâm đúng mức.