9. Kết cấu của luận văn
2.2. Hoạt động thông tin tƣ liệu của Viện Nghiên cứu Hải quan
2.2.1. Bổ sung và phát triển nguồn lực thông tin
Bổ sung tài liệu cho thư viện là tìm kiếm, thu thập và chọn lọc tài liệu nhập vào nguồn lực thông tin của Thư viện dựa trên cơ sở về ngân sách, tiềm năng, chức năng chuyên môn của đơn vị thông tin và đối tượng người dùng
tin. Trong dây truyền thông tin thư viện, công việc này được đặt ngày từ đầu nhằm duy trì vốn tư liệu của một cơ quan thông tin, đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin. Đây là một quá trình thường xuyên, liên tục chọn và mua sắm các tài liệu phù hợp với nội dung, chính sách của cơ quan, đồng thời cũng là quá trình thường xuyên, phát hiện, thanh lọc các tài liệu dư thừa, lỗi thời khơng cịn giá trị.
Bổ sung tài liệu là khâu quan trọng trong việc xây dựng nguồn lực thơng tin, vì vậy cần đảm bảo các tiêu chí về chất lượng nội dung, số lượng bản phù hợp với từng kho sách. Công tác bổ sung tài liệu của TV luôn bám sát nhiệm vụ chính trị, kinh tế, xã hội và cố gắng đáp ứng cao nhất nhu cầu tin của bạn đọc. Tuy nhiên, nguồn bổ sung của thư viện chưa đa dạng, chỉ tập trung một số nhà xuất bản: Chính trị Quốc gia, Văn hóa thông tin, Nông nghiệp, Lao động xã hội, Giao thông vận tải, Thống kê, Khoa học xã hội.
Từ năm 2003 đến năm 2005, công tác bổ sung sách diễn ra thường xuyên. Năm 2003, bổ sung 250 đầu sách với tổng số 906 bản sách cho thư viện. Các tài liệu tra cứu được chú trọng phát triển toàn diện theo các chuyên ngành và phục vụ nhu cầu học tập và nghiên cứu của cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan TCHQ. Tuy nhiên, nội dung các lĩnh vực văn hố, chính trị, khoa học- xã hội, khoa học tự nhiên… chưa phong phú và đa dạng, hầu hết là tài liệu liên quan tới lĩnh vực kinh doanh, kinh tế, tài chính, thuế. Mặc dù, thư viện đã chú trọng đến việc phục vụ cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ, công tác nghiên cứu của cán bộ trong Ngành nhưng việc bổ sung loại tài liệu liên quan đến lĩnh vực Hải quan, Thuế, kinh tế quốc tế, hoạt động thương mại vẫn còn hạn chế.
Năm 2004, Thư viện Hải quan mua bổ sung 398 đầu sách với 1.507 bản sách. Công tác bổ sung bám sát nội dung tài liệu, vào nhu cầu tin của bạn đọc tại Thư viện nói riêng và cơng tác của Ngành nói chung.
Năm 2005, Thư viện tiếp tục triển khai đề án thư viện và bổ sung 489 đầu sách với 1.708 cuốn.
Từ năm 2006-2012, do chuyển địa điểm nhiều lần và đến nay chưa có mặt bằng hoạt động, từ thực tế đó, TV bắt đầu giảm việc đặt mua tài liệu về nghiệp vụ Hải quan với tổng số 270 cuốn. Năm 2013-2014, tài liệu được sắp xếp, phân loại lại tại Viện NCHQ nhưng chủ yếu tài liệu về Hải quan từ năm 1998 đến nay. Do vậy, tài liệu trong Thư viện đang được sử dụng chủ yếu là tài liệu nội sinh, số lượng gia tăng hàng năm của loại tài liệu này không ổn định, tùy thuộc rất nhiều vào tình hình nghiên cứu của cán bộ trong Ngành. Trung bình, mỗi năm có thêm khoảng 10-15 cơng trình nghiên cứu khoa học.
Năm 2015, kỷ niệm 70 năm thành lập Ngành tài chính và 70 năm thành lập Hải quan Việt Nam, Viện Nghiên cứu Hải quan kết hợp với Báo Hải quan và Viện Sử học Việt Nam biên soạn và xuất bản 05 cuốn sách về Hải quan phát hành nội bộ, mỗi cuốn hơn 2000 bản gồm: 70 năm Hải quan Việt Nam (1945-2015; Hải quan Việt Nam- Nhũng sự kiện 1945-2015; Những bài viết đạt giải cuộc thi viết về "70 năm Hải quan Việt Nam"; Sổ tay Tuyên ngôn phục vụ Khách hàng và sách ảnh "Hải quan Việt Nam 70 năm xây dựng và phát triển). Trong đó, Thư viện Viện NCHQ được cấp và lưu giữ 50 cuốn sách. Ngoài ra, để phát triển nguồn tài liệu về Hải quan, Thư viện được Tổng cục Hải quan cấp chi phí mua 250 cuốn sách về Thuế, Luật, Niên giám thống kê, sách tiếng Anh và các tài liệu liên quan đến lĩnh vực xuất nhập khẩu để phục vụ thông tin mới đến cán bộ tại cơ quan. Đây là nguồn tài liệu nội bộ quý giá của Hải quan Việt Nam để phục vụ tìm hiểu về lịch sử, về nghiệp vụ, con người trong thời gian qua và và mục tiêu phát triển của Hải quan Việt Nam trong thời gian tới.
Bảng 2.1. Thống kê tình hình bổ sung tài liệu qua các năm Năm Sách (Đơn vị tính (bản) 2003 906 2004 1.507 2005 1.708 2006-2014 270 2015 300
Bảng 2.2. Biểu vẽ bổ sung sách (cuốn)
0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600 1800 2003 2004 2005 2006- 2014 2015 số lượng sách
(Nguồn: Danh mục bổ sung sách của Viện NCHQ qua các năm)
Chính sách bổ sung đã có sự thay đổi về loại hình tài liệu, tuy nhiên việc khai thác thơng tin từ nhiều nguồn, nhiều nơi khác nhau tài trợ hoặc được biếu tặng và một số nhà sách có uy tín trong nước là khơng có.
- Cơ cấu vốn tài liệu theo nội dung
Bảng 2.3 Cơ cấu nội dung vốn tài liệu
STT
Nội dung tài liệu Số lƣợng Tỷ lệ %
1 Chính trị – Khoa học xã hội 297 4,9% 2 Khoa học tự nhiên - kỹ thuật 157 2,6%
3 Văn học - Nghệ thuật 73 1,2%
4 Tư tưởng Hồ Chí Minh 187 3,1%
5 Văn hóa 217 3,6% 6 Luật 1.212 20% 7 Thuế 188 3,1% 8 Tài chính – kế tốn 587 9,7% 9 Từ điển 82 1,4% 10 Tin học 105 1,7%
11 Tài liệu về Hải quan 2.044 33,7%
12 Kinh tế 592 9,8%
13 Tiếng anh 87 1,4 %
14 Y học 45 0,7%
15 Loại khác 190 3,1%
Tổng cộng 6.063 100%
(Nguồn: Danh mục sách của Viện NCHQ qua các năm)
Bảng thống kê trên cho ta thấy số lượng tên tài liệu của cơ cấu nội dung với tỷ lệ chưa hợp lý, tài liệu về Luật và kinh tế chiếm tỷ lệ cao. Nội dung của các tài liệu này chủ yếu đề cập đến Luật dân sự, Luật lao động, Luật giao thông vận tải, Luật kinh tế về các quy định cơ bản trong kinh doanh, Luật về bảo hiểm xã hội, Luật đất đai... Đối với các tài liệu Kinh tế tập trung vào nội dung kinh tế công nghiệp, nông nghiệp theo các giai đoạn, tình hình kinh tế thế giới, tổ chức - quản lý kinh tế và sản xuất, các giáo trình kinh tế ngoại
thương, thanh tốn quốc tế... Tài liệu về Tài chính – Kế tốn chiếm 9,7%. Trong khi đó tài liệu liên quan đến công tác nghiệp vụ, tài liệu nghiên cứu về ngành Hải quan (33,7%) và Thuế chỉ có 3,1%. Hàng năm, ngành Hải quan tổ chức rất nhiều các khóa đào tạo và các chương trình hội thảo trong nước hoặc khảo sát tại nước ngoài nhưng trong TV cập nhật rất ít lượng tài liệu này phục vụ cho các CBCC, các nhà nghiên cứu.
Theo khảo sát, có nhiều tên tài liệu đã lỗi thời so với hiện nay như tin học, các vấn đề khoa học, kinh tế, chính trị tư tưởng đã có sự phát triển rất cao so với tài liệu trong kho trước đây đã bổ sung. Khoảng đến 55% nội dung tài liệu khơng cịn phù hợp để phục vụ cho công tác nghiên cứu, học tập và đào tạo của ngành Hải quan. Trước đó, thư viện cũng khơng chú trọng cơng tác thanh lý tài liệu ra khỏi kho sách nhằm tăng giá trị tài liệu của kho và tiết kiệm diện tích kho giá.
- Cơ cấu vốn tài liệu theo loại hình:
TV tuy chú trọng đến việc đa dạng hóa loại hình tài liệu nhưng do gián đoạn thời gian hoạt động, đến nay loại hình tài liệu hiện có chủ yếu là Sách. Sách là loại hình chiếm tỷ lệ cao nhất với 80% và loại hình tài liệu báo, tạp chí chỉ chiếm 20%.
Loại hình như: băng từ, đĩa CD-ROM về Hải quan qua các năm, CD- ROM về tư tưởng Hồ Chí Minh và bản đồ do TV chưa có thiết bị chuyên dụng để đọc loại hình tài liệu này, đồng thời, đây cũng là những tư liệu q của Hải quan. Chính vì vậy, các CD-ROM này hiện đang được bảo quản và lưu giữ tại Bảo tàng Hải quan Việt Nam- trụ sở Tổng cục Hải quan, để tránh tình trạng hư hỏng và mất mát do Thư viện chưa được thành lập.
- Cơ cấu vốn tài liệu theo ngôn ngữ:
Thống kê theo ngơn ngữ thì tài liệu tiếng Việt chiếm tỷ lệ cao là hơn 90%, điều này cũng thể hiện được những khó khăn về nguồn cung cấp, cán bộ
bổ sung tài liệu chưa tìm hiểu kỹ nhu cầu của bạn đọc và bám sát hoạt động của Ngành, đồng thời, nhu cầu tin của bạn đọc chưa cao về các loại ngôn ngữ khác, nhất là tiếng Anh. Tài liệu tiếng Anh không được bổ sung nhiều, đặc biệt đối với ngành Hải quan thì tài liệu ngơn ngữ khác nhau rất cần thiết, phục vụ cho công tác chuyên môn, học tập và nghiên cứu của CBCC. Qua thực tế, tỷ lệ cơ cấu vốn tài liệu chia theo ngôn ngữ cho ta thấy rằng, tài liệu ngơn ngữ nước ngồi chưa cao, trong khi đó nhu cầu đọc tài liệu ngôn ngữ CBCC chiếm tỷ lệ cao, họ rất cần các tài liệu nước ngoài để phục vụ cho nhu cầu thơng tin của mình. Theo khảo sát, nhu cầu thơng tin về tài liệu nước ngồi khá cao, Hải quan là ngành gác cửa khẩu kinh tế, đất nước ta giáp với các nước Lào, Cam puchia, là thành viên tổ chức Hải quan thế giới WCO. Chính vì vậy, để phục vụ giao thương đạt hiệu quả, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đòi hỏi vốn ngoại ngữ của CBCC là rất cần thiết.
Bảng 2.4: Bảng thống kê tài liệu nước ngồi mà bạn đọc có nhu cầu (%)
STT Tài liệu nƣớc ngoài Tỷ lệ
1 Tiếng Anh 25% 2 Tiếng Nhật 20% 3 Tiếng Campuchia 16% 4 Tiếng Hàn 17% 5 Tiếng Lào 13% 6 Tiếng Nga 09%
Nhìn vào bảng thống kê trên, ta thấy loại hình ngơn ngữ tài liệu mà bạn đọc cần tương đối đồng đều. Do vị trí cơng tác khác nhau, mỗi CBCC đảm nhiệm nhiệm vụ khác nhau sẽ có nhu cầu về nguồn thơng tin tương ứng. Tuy nhiên, tài liệu Tiếng Anh vẫn là nguồn thông tin mà bạn đọc nhu cầu cao hơn.