9. Kết cấu của luận văn
3.2. Nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin tƣ liệu của Viện
3.2.5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin
Hạ tầng thơng tin đủ mạnh sẽ tác động tích cực đến khả năng đáp ứng các yêu cầu khai thác thông tin của tất cả các bạn đọc tại bất cứ đâu là điều kiện để cho một TV hoạt động tốt. Do vậy, để xây dựng thư viện hải quan cần đầu tư đúng mức cho một hạ tầng thông tin hiện đại, phù hợp với xu thế phát triển của TV hiện nay.
Trước tiên cần xây dựng hệ thống mạng LAN, INTRANET kết nối các thành phần riêng rẽ như máy chủ, máy trạm và các thiết bị phụ trợ khác tạo thành một tổng thể thống nhất đồng bộ. Và hệ thống này có vai trị rất quan trọng là cầu nối liên kết tất cả các máy lại với nhau. Xây dựng hệ thống mạng Intranet có tốc độ cao nhằm phục vụ nhu cầu tìm kiếm, truy cập thơng tin của cán bộ công chức, viên chức vào bất cứ thời gian nào.
Máy trạm với mục đích để cho cán bộ thư viện cập nhật thơng tin như số hóa, xử lý tài liệu số đồng thời còn là điểm truy nhập thông tin.
Các thiết bị ngoại vi bao gồm các thiết bị hỗ trợ như in laser, in phun, máy photocopy, máy scaner, máy ảnh kỹ thuật số...
Máy scaner, máy ảnh kỹ thuật số: mục tiêu để số hóa các tài liệu trong thư viện đặc biệt là quét các tài liệu có chất lượng thấp: mốc, nát, rách..., từ đó tạo dữ liệu dưới dạng số ở file PDF, dùng để số hóa sưới dạng hình ảnh. Và đây là các thiết bị rất quan trọng với hầu hết các thư viện bắt đầu tiến hành xây dựng thư viện điện tử. Trang bị máy quét tài liệu (Scan) chất lượng cao, tốc độ quét nhanh và máy ảnh kỹ thuật số có độ phân giải chất lượng , đảm bảo chất lượng, không làm hư hỏng tài liệu gốc do không phải tháo gáy tài liệu.
Cần trang bị 01 máy photocopy dùng để sao chụp tài liệu và công việc của cơ quan. Máy chủ lưu trữ dữ liệu số hóa, các thiết bị lưu trữ bên ngồi chủ yếu là đĩa CD, DVD,...
Thiết bị hỗ trợ nhằm đảm bảo hệ thống thông tin như các thiết bị lưu điện để hệ thống điện chạy ổn định và các thiết lưu dữ liệu, thiết bị bảo vệ bảo mật.
Xây dựng website riêng của Thư viện Viện NCHQ để tất cả các nguồn tin dưới dạng số được phân hoạch và được xây dựng kèm theo các cơng cụ hỗ trợ (máy tìm, các cơng cụ tra cứu khác…) trên cổng thơng tin điện tử của TV để khơng chỉ các cán bộ trong Ngành mà cịn là nơi người dùng tin ngoài TV cũng có thể truy cập trực tuyến theo đúng mức độ đã được quy định. Bên cạnh đó, website của Thư viện kết nối với mục "Thư viện điện tử" netoffice để cập nhật thông tin mới nhất, nhanh nhất không chỉ tài liệu về chuyên môn nghiệp vụ, về Luật, Thuế mà cịn những nguồn thơng tin khác về tài liệu mình cần trên "Thư viện điện tử" mạng nội bộ của Tổng cục Hải quan.
Sự kết hợp xuất bản điện tử và phát triển nguồn tin nội sinh trong Tổng cục Hải quan có nhiều thuận lợi. Nhìn chung, trong điều kiện hiện nay, Viện NCHQ cần hướng đến những kế hoạch cụ thể để trở thành nhà cung cấp nội dung thơng tin lên Internet cho cộng đồng của mình. Có thể nói, ý tưởng về
việc hình thành đề án tạo lập, phát triển thư viện xét cho cùng là hướng tới mục tiêu này. Hơn nữa, khả năng tích hợp các loại nguồn tin nội sinh với nhau và với các nguồn tin khác xét từ quyền lợi của người dùng tin sẽ được giải quyết một cách căn bản về mặt công nghệ.