9. Kết cấu của luận văn
2.2. Hoạt động thông tin tƣ liệu của Viện Nghiên cứu Hải quan
2.2.2. Công tác xử lý tư liệu
Trong quy trình đường đi của tài liệu từ khâu bổ sung đến khâu phục vụ người dùng tin, khâu xử lý thông tin là công đoạn quan trọng nhất. Hoạt động này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin và hiệu quả phục vụ. Đây là điều kiện tiên quyết để mỗi thư viện có thể hội nhập và phát triển, có thể chia sẻ nguồn tài liệu với nhau.
Đối tượng được xử lý bao gồm các loại hình tài liệu sau: Sách (tiếng Việt), Đề tài nghiên cứu.
Trước đây, tất cả khâu xử lý tài liệu được thực hiện theo ý chủ quan của một cán bộ trực tiếp xử lý tài liệu. Nhãn sách khơng được đóng gáy, chỉ biểu thị thơng tin của TV và số thứ tự chứ chưa có thơng tin về sách. Sách được dán theo số thứ tự nhập về, không phân loại theo chủ đề, không sắp xếp theo vần chữ cái đúng tiêu chuẩn của khung phân loại nào cả.
Sách của TV được phân loại theo số thứ tự
Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện được triển khai lại từ năm 2013 để đáp ứng đúng chuẩn nghiệp vụ thư viện thường xuyên, đều đặn, nhanh, kịp
thời. Công tác này do 01 cán bộ chuyên ngành về TV và 02 cán bộ kiêm nhiệm hỗ trợ. Q trình xử lý thơng tin được tiến hành theo các bước: Xử lý hình thức thơng tin/tư liệu bao gồm các công đoạn xử lý kỹ thuật ban đầu
nhằm mục đích tổ chức, sắp xếp các tài liệu theo các dấu hiệu hình thức của tài liệu như tên tác giả, tên tài liệu, các yếu tố xuất bản và đặc điểm vật lý của tài liệu. Xử lý nội dung thông tin/tư liệu bao gồm các hoạt động như phân loại tài liệu, định chủ đề, định từ khóa; tóm tắt chú giải.
Cơng tác xử lý nghiệp vụ sơ bộ được tiến hành ngay sau khi tài liệu được bổ sung về TV. Việc đầu tiên của công tác xử lý tài liệu sơ bộ là đăng ký tài liệu vào sổ.
Sổ đăng ký bao gồm các thông tin; - Ngày vào sổ
- Số thứ tự - Tên tác giả - Tên tài liệu - Nơi xuất bản - Năm xuất bản
Sau khi vào sổ đăng ký, cán bộ nghiệp vụ tiến hành dán nhãn, định ký hiệu xếp giá cho tài liệu, việc dán nhãn tạo điều kiện cho cán bộ trong quá trình lấy tài liệu. Hiện nay cơng tác này tại Viện vẫn được thực hiện thủ công trên phiếu. Đây là một hạn chế trong công tác nghiệp vụ tại Viện.
Hiện nay tại Viện đang áp dụng bảng phân loại DDC, đây là một khung phân loại đang được sử dụng khá rộng rãi. Thuận lợi khi sử dụng bảng phân loại này chính là các ký hiệu phân loại có sẵn trong các cơ sở dữ liệu, rất tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ xử lý, thêm nữa do hiện nay rất nhiều thư viện đang áp dụng bảng phân loại này nên Thư viện Viện NCHQ sẽ có
nhiều thuận lợi trong trao đổi, chia sẻ và khai thác thông tin với các thư viện khác.
Tóm tắt tài liệu:
Tóm tắt là q trình xử lý ngữ nghĩa và viết tóm tắt nội dung của tài liệu nhằm thể hiện nổi bật những thông tin cơ bản của tài liệu đó cho người dùng tin. Do đặc thù riêng của Viện (số cán bộ làm cơng tác nghiệp vụ cịn hạn chế) nên việc làm tóm tắt chưa được chú trọng. Hiện nay, Viện mới chỉ làm tóm tắt cho một số cơng trình nghiên cứu khoa học và sách nghiệp vụ đáp ứng như cầu tin của cán bộ cơng chức, viên chức trong tồn Ngành. Hầu hết các sách còn lại lưu tại kho TCHQ- Trâu Quỳ - Gia Lâm.
Hiện nay, các tài liệu có nội dung đề cập đến các vấn đề Hải quan được TV scan và cập nhật tại mục tìm kiếm "thư viện điện tử" trên mạng nội bộ Netoffice Tổng cục Hải quan. Nội dung chủ yếu về Luật, Tài liệu tiếng Anh về Tổ chức Hải quan thế giới, Văn bản mới về Hải quan, Quản lý rủi ro về Hải quan, Hợp tác và hội nhập Hải quan.